En la gestión de proyectos, es importante conocer el concepto de Scope Creep, ya que entender su significado y saber cómo se corrige hace la diferencia entre las empresas que logran cumplir sus objetivos y mantener el alcance de sus proyectos, y las que fallan en el proceso.
A cualquier persona encargada de gestionar proyectos le debe sonar conocido el Scope Creep, porque muchas veces los proyectos no siguen el rumbo planeado sino que retroceden y se postergan de forma indefinida.
Para ayudarte a mejorar tus resultados y evitar problemas con el alcance de tus proyectos, en este artículo te explicaremos el significado de Scope Creep, te comentaremos cuáles son sus principales causas, y te daremos herramientas con las que puedes evitarlo.
¿Qué es Scope Creep?
De forma resumida, y para entender con claridad el significado de Scope Creep, podemos decir que se trata de un un problema común en la gestión de proyectos, en el que se pierde el alcance y la planificación de un proyecto.
El Scope Creep se da cuando un cliente o stakeholder vinculado al proyecto agrega cambios imprevistos, que no se encuentran incluidos en el alcance. Puede darse en cualquier momento de la gestión del proyecto y tiene como consecuencia que el alcance se retrase.
Afecta a partes importantes de la gestión de proyectos, como en el presupuesto, el cronograma y los objetivos. El Scope Creep es uno de los riesgos más comunes, pero se puede evitar si se anticipa con una buena planificación y comunicación.
Para explicarte el significado de Scope Creep con un ejemplo, imagínate que estás en el proceso de creación de una aplicación para móvil, y ya se tiene la idea y la estructura en general. Pero cuando se ha avanzado en gran parte del proyecto, alguien decide proponer un cambio repentino, alterando la planificación, moviendo tiempos y alterando los procesos.
Precisamente a esto que mencionamos en el ejemplo anterior es a lo que se le llama Scope Creep. Tal vez es la primera vez que escuchas hablar del concepto, pero es sumamente importante que lo conozcas.
El nombre y el significado de Scope Creep puede variar en función de un autor a otro, pero lo principal, es que es un problema que afecta la gestión de proyectos en muchas empresas por la pérdida del alcance.
La traducción de Scope Creep en español es “Síndrome de lavadero”, así que puede que también escuches hablar de este problema bajo ese nombre.
Orange Scrum señala que: “...es importante comprender que ningún proyecto está libre de Scope Creep. A menudo se observa que se solicita un ajuste aparentemente inofensivo y este ajuste conduce a otro y otro, y antes de que nos demos cuenta, ya nos hemos alejado de lo que era previsto originalmente”.
Fuente: Pexels
Causas del Scope Creep
No basta conocer cuál es el significado de Scope Creep, las empresas deben estar preparadas para enfrentar este tipo de problemas cuando se presentan y, para ello, es indispensable entender cuáles son sus causas.
Por eso, te contaremos cuáles son las causas que contribuyen al Scope Creep y te diremos cómo evitarlas en el camino.
Falta de definición en el alcance o Project Scope
Cuando el alcance no se encuentra bien estructurado, no es posible alinear a los equipos de trabajo y avanzar con el proyecto. Es decir, al momento de trabajar con un equipo o una agencia, si no se tiene la documentación necesaria para definir el plan de trabajo, indicando cada elemento o recurso necesario, no es posible desarrollar el proyecto de forma eficiente.
Para evitar el Scope Creep, es recomendable asegurar el alcance del proyecto desde el inicio. De esta forma, se tendrá una referencia para trabajar, y se contará con la documentación necesaria para avanzar.
Poca comunicación
Todos los colaboradores necesitan estar enterados del proyecto, conocer los detalles de principio a fin y entender cuál es su responsabilidad. Cuando esto no es así, se presentan problemas de coordinación y la planificación falla.
Algo que te puede ser muy útil es tener un plan de comunicación eficiente, y compartir el brief del proyecto con todos los involucrados. De esta forma, hay más probabilidades de corregir errores antes de que se inicie el proyecto y evitar el Scope Creep.
Objetivos poco claros
Es importante tener claro cuáles son los objetivos del proyecto claros, ya que con ellos se definen cuáles son los pasos que se deben seguir, y se puede medir el progreso en cada una de las etapas.
Los colaboradores tienen una visión más clara cuando conocen a profundidad los objetivos. De esta manera, al momento de contribuir con las tareas, sabrán cuáles son más útiles y cuáles no son tan urgentes.
Se recomienda establecer la metodología S.M.A.R.T para establecer los objetivos y evitar el Scope Creep.
- Específicos (Specific). La “S” en SMART significa específico, es decir, se tiene que lograr un objetivo específico y no general. Se trata de asegurar las metas para que el proyecto tenga éxito.
- Medibles (Measurable). La “M” en SMART significa medible, los objetivos deben tener un límite de tiempo, inversión u otro elemento que sea medible.
- Alcanzables (Achievable). La “A” en SMART significa alcanzable, se recomienda ser realistas con los objetivos, de forma que se puedan lograr con facilidad y sobre todo, que sean útiles para el proyecto.
- Realistas (Realistic). La “R” en SMART significa realista. Este punto se relaciona mucho con establecer objetivos alcanzables. Aunque hay que tener presente que no todos los objetivos alcanzables son realistas.
- Tiempo (Time). La “T” de SMART significa tiempo, es decir, se tiene que establecer una fecha límite para el proyecto. De no ser así, podría extenderse y corromper el alcance que se definió antes.
¿Quieres establecer objetivos SMART para tu proyecto? Estás de suerte, porque te brindamos 5 plantillas de objetivos SMART completamente gratis.
Fuente: Pexels
Exceso de colaboradores
Si más de un colaborador intenta tomar el mando del proyecto, se puede generar desorden, se pueden perder de vista los objetivos, y se pueden presentar problemas de alcance o Scope Creep.
Lo ideal es que cada persona tenga responsabilidades bien definidas, y que pueda cumplir con un rol que ayude a que el proyecto avance sin problemas.
Si deseas crear roles específicos para el proyecto puedes aplicar la matriz RACI y evitar el Scope Creep:
- Responsable: se trata de la persona encargada de impulsar el proyecto y tomar las decisiones.
- Aprobadores: es el grupo que verifica los cambios, ideas u objetivos para aprobarlas o dejarlas de lado.
- Consultados: si no estás seguro de alguna implementación en el proyecto, existen los consultados, cuyo propósito es brindar retroalimentaciones.
- Informados: estas personas necesitan estar al tanto del proyecto, ya sean cargos inferiores o mayores.
Para evitar el Scope Creep debes pensar en que para llevar a cabo cualquier proyecto existe un número exacto de colaboradores. Darle participación a más personas de las necesarias no ayuda a que las cosas avancen de la manera en la que se planifican, sino que puede ser algo que desestabilice el proyecto.
Fuente: Pexels
Control de cambios
Luego de concretar los roles para cada colaborador, se necesita un control de cambios eficaz. Es necesario recordar que se trata del proceso mediante el que se interfiere en la modificación de los elementos más importantes del proyecto, incluyendo el alcance.
El control de cambios propone reglas y restricciones ante cualquier variación del proyecto. Estos pasos son muy útiles para implementar el control de cambios:
- Plantear el cambio: desde el inicio del proyecto, tanto los colaboradores como los clientes pueden proponer un cambio, detallando cada parte de él, como una breve descripción, los beneficios y un plan de acción.
- Resumen del impacto: en esta parte, se debe resumir el impacto que generó el cambio aplicado, añadiendo información de los beneficios que significó.
- Resolución: a continuación, se procede a que el colaborador, encargado de tomar decisiones en el proyecto, decida si es viable el cambio, ya sea aceptando con condiciones, rechazando o postergando.
- Ejecución del cambio: una vez que se haya aprobado el cambio, es momento de proyectarlo, organizarlo y detallar en una agenda el cambio para definir el alcance del proyecto.
- Conclusión del cambio: ahora, se procede a terminar los cambios que se establecieron a lo largo del proyecto.
Según un artículo de Forbes, “...establecer un marco claro para el proyecto puede sentar las bases para un proyecto exitoso, ayudar a su organización a monitorear y abordar el Scope Creep y, en última instancia, garantizar que entregue lo que su cliente espera recibir.”
Fuente: Pexels
¿Cómo evitar el Scope Creep?
Entendiendo el significado de Scope Creep y teniendo claro cuáles son las causas por las que se suele presentar el Síndrome de lavadero, lo mejor que puedes hacer es poner en práctica algunas estrategias que te ayuden a evitarlo.
En el apartado anterior ya te mencionamos algunas de las cosas que puedes hacer, sin embargo, consideramos importante profundizar en al menos cinco de las estrategias con las que puedes evitar el Scope Creep. Lo mejor de todo, es que se trata de algunas estrategias muy sencillas de implementar, por lo que no tendrás ningún tipo de problema con ellas.
Documenta la planificación del proyecto
Una de las estrategias más importantes, que debería aplicar cualquier persona que esté encargada de la gestión de proyectos, es documentar la planificación y dejar asentado cuáles fueron los objetivos que se definieron y los mecanismos que se eligieron para alcanzarlos.
Este tipo de documentación, además de servir como respaldo, te permite tener claridad sobre el Project Scope y consultar el plan que se definió cada vez que lo necesites. Lo ideal es hablar con todos los stakeholders para definir desde el principio todos los puntos importantes, y evitar cambios a medida que se avanza.
Después de tener el documento en el que se registró con detalle cada uno de los aspectos del proyecto, solo tienes que compartir la planificación con todos los involucrados.
Establece mecanismos para controlar los cambios
Cuando hablamos del significado de Scope Creep dejamos claro que se trata de cambios inesperados que alteran el alcance de un proyecto. Precisamente por esto, debes tener mecanismos que te ayuden a controlar los cambios que se aplican al desarrollo del proyecto.
Lo principal es que se tenga claro que para realizar un cambio es necesario hacer una solicitud por escrito, y que debe haber una persona que se encargue de aprobar o rechazar los cambios que se solicitan.
Aunque cualquier persona puede hacer propuestas de mejora para conseguir un mejor producto o servicio, solo puede haber una persona encargada de decidir qué es lo más conveniente. Aunque parezca que se trata de una medida con mucha rigidez, es sumamente importante para evitar el Scope Creep.
Define un calendario para cumplir con el proyecto
Al momento de definir los detalles del alcance del proyecto, no se puede pasar por alto el desarrollo de un calendario en el que se pueda ver con claridad cuáles son las fechas con las que se debe cumplir.
Este calendario se puede hacer de manera conjunta con las personas que forman parte del proyecto, definiendo las fechas importantes y el tipo de responsabilidad que tiene cada persona con el cumplimiento de objetivos.
Las empresas que desean evitar el Scope Creep pueden hacer un calendario y utilizar herramientas como el diagrama de Gantt para medir el progreso de cada uno de los colaboradores. De igual manera, es importante prever cualquier contingencia e incluir los imprevistos dentro del calendario.
Fuente: Pexels
Analiza el Project Scope con los stakeholders
Los cambios imprevistos se pueden evitar si hay una buena comunicación, y si desde el principio los stakeholders participan en la definición del alcance de cada proyecto. En este sentido, la comunicación te puede ayudar a evitar ambigüedades sobre cualquier objetivo, y alinear a los equipos de trabajo de forma efectiva.
Es importante tomarse el tiempo de conversar con los inversores, los clientes y los colaboradores para planificar todo de la mejor forma posible. Analizar todo lo que tiene que ver con el proyecto en las etapas iniciales es la mejor forma de evitar el Scope Creep.
Involucra a tus equipos de trabajo con el proyecto
Por último, es importante que involucres a tus equipos de trabajo con el proyecto, tanto para que cumplan con sus responsabilidades como para se comprometan a evitar el Scope Creep o cualquier otro problema que se presente.
Por ejemplo, si el cliente se comunica directamente con uno de los colaboradores para que realice un cambio, el colaborador debe ser garante de la definición del proyecto y recordarle al cliente que existen mecanismos de control para gestionar los cambios y que debe realizar una solicitud al encargado de aprobar cualquier modificación.
Herramientas para evitar el Scope Creep
Ya has recorrido un largo camino para saber qué es Scope Creep. Pero aún debes saber qué se requiere para una buena gestión de proyectos y para evitar el Scope Creep.
Antes que nada, es importante mantener al equipo actualizado y enfocado a los objetivos. Estos son algunos de los software que puedes utilizar para lograrlo:
Asana
Se pueden crear equipos de venta y contabilidad, entre otros. Asana cuenta con una barra de progreso que te permitirá estar al tanto de todo lo que hacen tus equipos de trabajo y saber en qué punto se encuentra el proyecto.
Trello
Se trata de unala de las herramientas más populares para la gestión de proyectos y el trabajo colaborativo. Trello permite personalizar los tableros, adjuntar archivos desde la nube, es compatible con Slack y tiene una aplicación móvil.
Toggl Plan
Este software permite asignar y visualizar las tareas pendientes, por lo que resulta muy útil para medir el progreso del proyecto. Tenemos que destacar que Toggl Plan también es compatible con Slack, Evernote y Github.
Redbooth
En este software de trabajo colaborativo, Ccada tarea asignada tiene su propio espacio y los colaboradores pueden interactuar con ellas., Asimismo, incluye herramientas para gestionar videollamadas y un buscador de tareas, funciona como si fuera una red social para colaboradores.
Proyect.co
Esta aplicación es muy útil, porque permite gestionar la comunicación con los clientes. Ya habíamos mencionado que la falta de comunicación es una de las causas del Scope Creep, así que vale la pena contar con una herramienta que optimiza la comunicación y permite que los clientes estén enterados de todo lo que sucede con los proyectos.
Fuente: Pixabay
Ahora ya sabes cuáles son las consideraciones que se deben tomar al iniciar un proyecto y evitar caer en el Scope Creep. Además, tienes un listado de herramientas que te pueden servir para alinear a tus equipos de trabajo y mejorar la gestión de proyectos en tu empresa.
Aunque el Scope Creep es un problema que se puede presentar dentro de cualquier empresa, si se cuenta con el conocimiento necesario para solucionarlo, todo puede avanzar sin contratiempos.
Recuerda que en Crehana también cuentas con una plataforma de seguimiento de desempeño y OKRs con la que puedes obtener insights de valor y mejorar la toma de decisiones.
¡Hasta pronto!