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Descubre qué es la ruta crítica y revoluciona tu forma de planificar proyectosDescubre qué es la ruta crítica y revoluciona tu forma de planificar proyectos

Descubre qué es la ruta crítica y revoluciona tu forma de planificar proyectos

Hugo Rodríguez - 12 Mar 22

Articulo

7 min.

Conocer qué es la ruta crítica te será de gran ayuda para la gestión de tus asignaciones y proyectos. Usualmente, manejar los tiempos de entrega de tareas suele ser un tema, pero, gracias a este método de gestión, serás consciente del tiempo que tendrás para administrar los plazos de entrega de tus asignaciones.

¬ŅQu√© plantea la metodolog√≠a de la ruta cr√≠tica? El portal¬†Economipedia sostiene que este m√©todo busca "asignar a cada actividad una fecha m√°xima y m√≠nima de inicio y fin. De ese modo, se pueden estimar los plazos que cada tarea puede demorar, a lo mucho, para que se puedan cumplir los objetivos establecidos".

¬ŅTienes un proyecto y no sabes si te alcanzar√° el tiempo? Si quieres resolver esas preguntas y sorprender a tu jefe con tu exposici√≥n, est√°s en el lugar correcto‚Ķ

En este post, conocer√°s qu√© es la ruta cr√≠tica, su importancia, funcionamiento y las etapas que conforman el procedimiento. Y, como bonus track, te ofrecemos una lista de recursos¬†que te ser√° de gran utilidad para gestionar tus proyectos. ¬°Acomp√°√Īanos!

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¬ŅQu√© es la ruta cr√≠tica?

La ruta cr√≠tica o diagrama CPM es un m√©todo usado para calcular el tiempo estimado en el desarrollo de un proyecto. Tambi√©n es conocido como ‚ÄúCPM‚ÄĚ por sus siglas en ingl√©s: ‚ÄúCritical Path Method‚ÄĚ.

Este método de ruta crítica se puede aplicar en diversas espacios, como por ejemplo:

  • Acad√©mico

  • Administrativo

  • Planificaci√≥n econ√≥mica o social

  • Planificaci√≥n de proyectos

Conocer qué es la ruta crítica te ayudará, en gran manera, a organizar actividades secuenciales que tengas en mente.

En cuanto a su historia, la ruta crítica fue creada por las firmas Dupont y Remington Rand en 1957. En ese contexto, se tenía el objetivo de encontrar el mejor mecanismo para aprovechar el tiempo y los costos de los proyectos. Y pues… lo lograron.

Algo fundamental que debes saber sobre lo que es la ruta crítica, es que está relacionada con una de las principales  herramientas de gestión de proyectos que utilizan los jefes de proyecto: un diagrama CPM.

La t√©cnica CPM te informa sobre el tiempo de cada tarea y el proyecto en general. Una vez que tienen esto mapeado, pueden comenzar a trazar la l√≠nea de tiempo en alg√ļn software de programaci√≥n para gestionar la¬†actividad.

 

¬ŅCu√°l es la diferencia entre m√©todo PERT y CPM?

Ahora sabes qu√© es la ruta cr√≠tica o m√©todo de la ruta cr√≠tica (CPM), pero, ¬Ņqu√© es el m√©todo PERT?

La T√©cnica de Revisi√≥n y Evaluaci√≥n de Proyectos), m√°s conocido como ‚ÄúPERT‚ÄĚ (Program Evaluation and Review Techniques), es un m√©todo gr√°fico muy famoso en el mundo de las tareas y actividades.

La principal diferencia entre PERT y CPM es que PERT fue dise√Īado para planificar proyectos con tiempos de actividad inciertos. Mientras que la t√©cnica CPM fue dise√Īada¬†para trabajos donde los tiempos de actividad est√°n mejor estructurados.

En la práctica, ambos métodos de planificación se suelen mezclar y se complementan muy bien para tener mejores resultados. Al final, ambos tienen la esencia de lo que es la ruta crítica: escoger el camino más eficiente para tu proyecto.

gestión de proyectos

Fuente: Pexels

¬ŅCu√°l es la importancia de la ruta cr√≠tica?

En cuanto a la importancia del método CPM, la ruta crítica te ayuda a identificar fechas límite importantes y las actividades que deben completarse a tiempo. También, te ayuda a saber qué actividades pueden retrasarse por temas de costos u otros factores.

Una vez que determines la ruta crítica de tu proyecto, tendrás una imagen clara del cronograma que debes seguir. Con este conocimiento, puedes cumplir con lo siguiente:

  • Establecer prioridades.

  • Plazos realistas.

  • Asignar las tareas cr√≠ticas a los miembros m√°s capaces de tu equipo.

Recuerda que el objetivo principal del método del camino crítico es calcular el tiempo más corto y eficiente para llevar a cabo una actividad. Al asumir un proyecto complejo, con muchas tareas dependientes, puede ocurrir que existan algunas actividades que no pueden comenzar o terminar hasta que otra haya iniciado o finalizado. Ante esta situación, un diagrama CPM te ayudará a ver la ruta con más claridad y a analizar la mejor opción. 

Cuando uno lidera un proyecto complejo, es necesario saber la cantidad de tiempo máximo que tiene para cada tarea y, al mismo tiempo, cumplir con su fecha límite. Tener todos estos deadlines de forma gráfica en un esquema de flechas te ayudará a tomar decisiones más rápidamente.

¬ŅAhora ves la importancia de saber qu√© es la ruta cr√≠tica y aplicarla¬†en tus proyectos?

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Etapas del método de la ruta crítica

Ahora que manejas buena parte del concepto de lo que es la ruta crítica, es momento de que veas los pasos básicos del proceso de gestión de proyectos, siguiendo esta modalidad.

Seg√ļn el portal Dropbox, el m√©todo de la ruta cr√≠tica cuenta con una serie de pasos b√°sicos que debes seguir.¬†Son los siguientes:

1. Enumeración de actividades

Lo primero que debes hacer en lo que es la ruta crítica es realizar un listado con todas las actividades y tareas que necesitas para finalizar el proyecto. Esto sería en lo que se conoce como una Estructura de Desglose del Trabajo (EDT)

¬ŅQu√© debes hacer durante esta etapa? B√°sicamente, debes agregar las tareas y actividades cr√≠ticas o de nivel superior (es decir, olvida las asignaciones m√≠nimas). Esto se plantea as√≠, principalmente, por lo complejo que resultar√≠a hacer un an√°lisis de ruta cr√≠tica si se incluyen descripciones precisas y detalladas de todas¬†y cada una¬†de las actividades.

2. Identificación de las dependencias

Una vez que hayas enumerado tu lista de tareas en lo que será tu ruta crítica, debes determinar las tareas que sean dependientes entre sí (gracias a la estructura de desglose, esto será sencillo de ver), lo que te permitirá identificar los trabajos que puedan realizarse en paralelo.

En este punto, una tarea predecesora (o primera actividad) determina la fecha de inicio de la tarea que ser√° la sucesora. ¬ŅC√≥mo podr√≠as determinar esto? Plant√©ate las siguientes preguntas al realizar la enumeraci√≥n de las respectivas actividades:

  • ¬ŅCu√°les tareas debes completar antes de poder iniciar con la siguiente actividad?

  • ¬ŅQu√© tarea viene luego de culminar esta actividad?

  • ¬ŅQu√© tarea tiene que terminar al mismo tiempo que esta asignaci√≥n?

Esta lista de tareas se conoce como secuencia de actividades, siendo utilizada para determinar la estructura de lo que es tu ruta crítica.

3. Creación de un diagrama de red

Una vez cubierto el punto con las actividades, es momento de convertir la estructura de desglose en un diagrama de red. Es decir, transformarlo en un diagrama de flujos, que muestre la cronología de las tareas.

La idea es que crees una caja para cada una de las tareas y, con el uso de flechas, puedas representar¬†las distintas dependencias. Posteriormente, deber√°s a√Īadir otros componentes ¬†al diagrama de red y¬†ver√°s el programa general del proyecto, pero no nos apresuremos.

 

4. Cálculo de la duración de las tareas

Ya tienes las actividades enumeradas, ¬Ņcierto? Entonces, es momento de calcular los tiempos que te tomar√° la culminaci√≥n de cada una de las tareas de la ruta cr√≠tica.

Obviamente, este tiempo debe ser una estimaci√≥n, por lo cual debes basarte, tanto en tu experiencia como en la de tus compa√Īeros de trabajo. De esta manera, podr√°s hacer una estimaci√≥n bastante certera y precisa del tiempo que te tomar√° hacer cada actividad.

De igual manera, debes enumerar cada una de las tareas basándote en las fechas más tempranas en las que puedes comenzar y culminar tu labor, sin retrasar el proyecto en cuestión.

5. Cálculo de la ruta

Con el modelo en cuestión, es momento de calcular lo que es la ruta crítica como tal. Debes saber que se trata de la ruta más larga en cuanto a las tareas programadas para la conclusión del proyecto.

Este cálculo refleja las fechas/horas más tempranas y tardías en las cuales puedes comenzar cada una de las actividades, sin tener que retrasar el proyecto. Asimismo, verás el estimado de la cantidad de tiempo que te tomará realizar el trabajo.

Para calcular la ruta crítica tienes dos opciones:

  • La utilizaci√≥n de un algoritmo de ruta cr√≠tica, siendo el m√©todo m√°s r√°pido y f√°cil.

  • El c√°lculo de la ruta cr√≠tica de forma manual.

Como no siempre tendrás la opción de utilizar un algoritmo, te detallamos cómo funciona el cálculo de la ruta crítica de forma manual:

  • Escribe las fechas de inicio y finalizaci√≥n de cada tarea: la primera actividad tiene como fecha de inicio 0, mientras que su fecha de finalizaci√≥n es la duraci√≥n de la actividad en s√≠. De igual forma, la fecha de inicio de la siguiente actividad es la fecha de finalizaci√≥n de la asignaci√≥n anterior; y as√≠¬†sucesivamente con todas las actividades de la lista.

  • Revisa cu√°l es la fecha de finalizaci√≥n de la √ļltima actividad de la secuencia y as√≠ podr√°s establecer cu√°nto dura la misma.

  • La secuencia de actividades que tenga la mayor duraci√≥n es lo que se conoce como ruta cr√≠tica.

Al calcular la ruta crítica, tienes la opción de desarrollar el cronograma del proyecto como tal.

7. Cálculo de la holgura total

Tras el cálculo de la ruta crítica, tienes la opción de identificar y reconocer cuáles elementos son holgura total (es decir, aquellas actividades que pueden demorarse, sin necesidad de extender el proyecto) y cuáles pueden considerarse como "actividad crítica". Esta información te será de gran utilidad para lo siguiente:

  • Realizar un seguimiento r√°pido en cuanto a las fechas de inicio de ciertas tareas.

  • Reducir el tiempo del proyecto (en caso de ser necesario).

  • Administrar y gestionar las limitaciones de recursos, de una forma mucho m√°s eficaz.

Eso sí, no debe confundirse holgura total con holgura libre. Hay sutiles diferencias:

  • Holgura total: la cantidad de tiempo que una actividad puede retrasarse, sin que se atrase la fecha de culminaci√≥n del proyecto.

  • Holgura libre: el tiempo que se puede retrasar una actividad, sin necesidad de impactar en la que le sigue. Solo puede haber holgura libre si dos o m√°s actividades tienen en com√ļn un sucesor.

tareas y actividades ruta crítica

Fuente: Pexels

¬ŅC√≥mo hacer una ruta cr√≠tica en Excel?

Como te dijimos hace un rato, el m√©todo PERT se suele mezclar con el diagrama de una ruta cr√≠tica. Por ello, te ense√Īaremos c√≥mo hacer este esquema de flechas en Excel:

1. El primer paso para hacer una ruta crítica en Excel, debes tener claro las actividades de tu proyecto. Esto es importante para que la red de actividades que hagas te sirva como referencia a largo plazo.

2. Debes tener claro las dependencias de las actividades, es decir, cada sucesión. Esta información debes ponerla en una columna de Excel.

3. Luego, ya en una hoja de Excel, debes crear un cuadro con un ID de la actividad, cuadros para llenar las actividades previas, duración y descripción de la actividad. Te dejamos un ejemplo de la planificación de actividades para que te puedas guiar:

ruta critica en excel

4. Siguiendo el m√©todo PERT,¬†es hora de crear el esquema de flechas. Primero, debes crear un recuadro de ‚Äúinicio‚ÄĚ y ‚Äúfinal‚ÄĚ. Luego, crea¬†c√≠rculos o cuadros por cada actividad que tengas.

5. Te recomendamos colocar la cantidad de duración debajo del nombre de la actividad para que tengas un mejor control de los tiempos de  cada etapa

ruta critica en excel

6. Para finalizar, debes ordenar cada actividad con la ayuda del cuadro anterior y a√Īadir las flechas que sean convenientes para generar el esquema de flechas deseado.

7. Te dejamos un ejemplo de ruta crítica para que veas cómo se ve este diagrama de proyectos en una hoja de Excel. 

ruta critica en excel

Ahora que sabes qué es la ruta crítica, hemos preparado una plantilla de ruta crítica en Excel que te ayudará a implementar esta técnica CPM en tus proyectos. ¡Descárgala gratis!

Consejos para planificar proyectos

Aprender¬† c√≥mo hacer un proyecto es un desaf√≠o grande para cualquier persona. Por ello, queremos compartir contigo algunos consejos para planificar este tipo de actividades¬†que estamos seguros que te servir√°n cuando te desempe√Īes como Project manager:

1. Conozca el proyecto de adentro hacia afuera

Si bien puedes tener claro qu√© es la ruta cr√≠tica,¬†tambi√©n es importante comprender los intereses y expectativas de tus clientes o p√ļblico objetivo respecto al proyecto.¬†

Debes conocer tu proyecto con mucho detalle, tanto fortalezas como posibles debilidades. Esto te ayudar√° a implementar soluciones m√°s eficientes y r√°pidas a futuro.

2. Utiliza una herramienta de gestión de proyectos

La tecnología nos ha facilitado la vida de muchas maneras, también facilita la eficiencia de tus tareas. Por ello, los softwares de gestión de proyectos son de gran utilidad para sistematizar la información más rápido y facilitar el acceso a los miembros de tu equipo.

Si te animas a implementar uno de estos software, te recomendamos conocer más acerca de  qué es Jira.

3. Ten la comunicación como base

Para ejecutar un proyecto sin problemas, es necesario que se produzca una comunicación eficaz y coherente entre todos los miembros de tu equipo. Algunos pueden no saber qué es una ruta crítica, por lo que debes tener siempre presente las capacitaciones y el diálogo constante.

Así como también, si hay cambios en etapas del proyecto o dentro de la empresa, todos deben estar enterados para evitar problemas a futuro.

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Plantillas para planificar proyectos

Hasta este punto ya sabes qué es la ruta crítica y los pasos a seguir para armarla en Excel. Sin embargo, el mundo de los proyectos es tan complejo que podrías necesitar más formas de organización y planificación. Te regalamos algunas:

1. Diagrama de Gantt

Si est√°s buscando organizar, hacer seguimiento y planificar tus proyectos, entonces necesitas tener no 1, sino 2 plantillas de diagrama de Gantt como herramientas de flujo de trabajo.

Descarga nuestra Plantilla de diagrama de Gantt en Excel

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2. Cronograma de proyecto

Si te gusta lo tradicional, esta plantilla de cronograma de proyecto te ayudar√° para lograr los objetivos de tu negocio.

Descarga nuestra Plantilla de cronograma para un proyecto

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3. Calendario de instagram

¬ŅTienes un proyecto en mente que tendr√° Instagram? Pues, debes tener en cuenta que, primero, se planifica una parrilla de contenidos para que todo sea un √©xito.

Descarga nuestra Plantilla de calendario de Instagram

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Por lo que ves, no solo basta saber qué es la ruta crítica, sino que es muy importante saber cómo utilizar un software como Excel para organizar tus proyectos (y tu vida). 

Alejandro Castro, docente del curso online de Excel para no financieros,¬†se√Īala que ‚Äúsi tus intenciones no est√°n relacionadas en finanzas, no debes preocuparte, pues tus habilidades de Excel te servir√°n para crear m√°s herramientas que servir√°n para tu vida‚ÄĚ.

Esperamos que toda esta información te haya sido de utilidad. Ahora estamos seguros que reconoces qué es la ruta crítica, en qué se diferencia del método PERT y cómo elaborarla en excel.

¡Este ha sido nuestro post! Si quieres saber más acerca de qué es la ruta crítica, inscríbete en nuestros  Programas de capacitación de innovación, con los cuales conocerás la mejor forma de implementar un proyecto innovador dentro de tu empresa. 

¬°√Čxitos!