📊 ¿Qué es Power Query y cómo usarlo en Excel? | Crehana
Descubre qué es Power Query y utiliza el análisis de datos para optimizar tu negocio sin perder tiempo

Descubre qué es Power Query y utiliza el análisis de datos para optimizar tu negocio sin perder tiempo

Última actualización 1 de Marzo del 2022Tiempo de lectura: 7 min.

Fernando Machuca

¿Sabes qué es Power Query y por qué es importante usarlo si trabajas con bases de datos? Si la respuesta es no, entonces estás en la nota correcta, porque te explicaremos todo lo que debes saber sobre el editor de Power Query.

Si sueles trabajar con muchos datos importantes y te toma mucho tiempo ordenarlos o darle forma, es porque no has conocido el editor Power Query. Se trata de una herramienta muy poderosa para trabajar con cualquier tipo de datos y que resulta muy útil para la organización, presentación y conexión de los mismos.

En esta nota te explicaremos, de manera sencilla, cómo puedes usarlo, para qué sirve Power Query y cómo sacarle provecho a esta herramienta gratuita de Microsoft. Además, te daremos algunos consejos para aprender a gestionar tu emprendimiento de forma exitosa.

¿Quieres saber más? ¡Sigue leyendo!

¿Qué es Power Query en Excel?

Antes de aprender cómo usar esta herramienta y descubrir su gran utilidad en nuestras vidas, comencemos este artículo por el aspecto más básico: ¿qué es Power Query?

Power Query es una herramienta de datos que viene integrada en programas como Microsoft Excel y Power BI. Su principal ventaja (y lo que lo convierte en una herramienta útil para ti) es que cumple la función de un ETL (extraer, transformar y cargar datos).

El editor Power Query te permite extraer información de distintas fuentes de datos, transformarla según sea necesario, y luego cargarlos en algún sitio para su posterior uso; ya sea en una tabla de Excel o en un modelo de datos como Power Pivot.

Para complementar la información, Jorge Karam, profesor del curso de Introducción a Power BI, te explica qué es Power Query y cuál es su utilidad:

Power Query te permite cargar y transformar los datos. Puedes subir datos, modificar parámetros, crear queries, hacer transformaciones básicas asignadas a tus filas o columnas”.

curso power bi crehana

Fuente: Crehana

En términos sencillos, Power Query en Excel es un motor de transformación y preparación de datos.

Este programa tiene una interfaz gráfica preparada para obtener datos de diferentes fuentes y además, cuenta con un editor de datos para aplicar las transformaciones.

Probablemente, estés pensando en ir corriendo a utilizar Power Query. Sin embargo, tenemos que profundizar más en sus funciones y la manera en la que trabaja esta herramienta.

¿Para qué sirve Power Query?

La llegada del big data transformó los modelos de negocios, por lo que el análisis de datos es cada vez más importante para el funcionamiento de las empresas. Para manejar y utilizar de forma efectiva la gran cantidad de datos que se recopilan diariamente hacen falta herramientas como Power Query.

Power Query sirve para buscar y organizar datos dispersos, realizar conexiones y darle forma a la información. Por ejemplo: quitar una columna, cambiar un tipo de data o combinar tablas. A continuación, te comentamos cuáles son algunas de las cosas que puedes realizar con Power Query:

  • Conectar datos de diferentes fuentes, formas y tamaños.
  • Organizar datos para procesarlos y analizarlos.
  • Realizar transformaciones de datos, incluyendo la transformación de bases de datos de inteligencia artificial.
  • Crear conectores y transformaciones de bases de datos, y compartirlos de forma rápida y sencilla.
  • Obtener datos de otras fuentes o de documentos de Excel.

Luego de darle forma a los datos, puedes compartir los resultados o usar la información para crear informes. Esta herramienta es muy útil para crear un dashboard en Excel.

Power Query te ofrece la posibilidad de realizar una inmensa cantidad de tareas relacionadas al análisis de datos sin la necesidad de tener conocimientos sobre lenguajes de programación. Además, sus opciones de conectividad te permiten sincronizar el complemento con cualquier fuente de datos.

Como puedes ver, Power Query te puede resultar muy útil para agilizar el trabajo en Excel. La gran pregunta es: ¿quieres saber cómo funciona?

Instrucciones para transformar datos excel

Fuente: Microsoft

¿Cómo funciona Power Query?

Entender cómo funciona este complemento de Excel es muy sencillo, en especial, si ya has trabajado con el análisis de datos. Pero no te preocupes si esta es la primera vez que investigas qué es Power Query y no conoces mucho la herramienta, porque te dejaremos un resumen de los tres procedimientos principales que realiza Power Query para trabajar con datos en Excel:

  • Primero, Power Query extrae los datos sin importar la fuente de los mismos. No importa si la información proviene de una base relacional o un archivo plano.
  • Posteriormente, transforma los datos. Y cuando hablamos de transformar, abarcamos muchos procesos: limpiar, combinar, agregar o fusionar; cualquier procedimiento que cambie la información y la enriquezca.
  • Finalmente, el programa carga los datos a Excel. La versión transformada de la información aparece en el programa para que pueda ser analizada.

Como puedes ver, la forma de operar de Power Query es sencilla de entender. Al menos en su esencia básica, porque aprender a trabajar con él puede tomarte algo de tiempo.

¿Cómo descargar e instalar Power Query?

Power Query es uno de los complementos más importantes de Microsoft Excel, y por la demanda de herramientas para el análisis de datos, este complemento se incorporó de forma predeterminada en todas las versiones de Excel posteriores a 2016.

Sin embargo, para quienes tienen una versión de Excel anterior, es necesario descargar el complemento directamente de la página de descargas oficial de Microsoft.

Lo único que debes hacer para tener el complemento Power Query para Excel en Office 2010 o 2013, es seleccionar y descargar el archivo que corresponda con la arquitectura de tu Windows (32 o 64 bits), ejecutar el instalador del complemento, y seguir las instrucciones de instalación.

Página para utilizar Power Query online

Fuente: Microsoft Power Query

En caso de que tengas una versión de Office antigua, te recomendamos que adquieras la suite de Office 2016 o alguna versión superior, porque el complemento para Excel 2010/2013 ya no recibe actualizaciones ni soporte por parte de Microsoft.

También puedes optar por utilizar Power Query online, y disfrutar de la integración de sus servicios con Power Bi, Power Platform y Azure Data Factory.

Si tienes alguna duda respecto al funcionamiento de Power Query, te recomendamos revisar su página de atención y soporte, en la que podrás obtener información respecto a la experiencia del programa en su versión para Excel o en su versión online. Además, podrás encontrar una guía sobre los principales problemas que se pueden presentar con el uso de conectores y flujos de datos.

¿Por qué utilizar Power Query?

Para empezar, podríamos decir que Power Query te puede ayudar a ahorrar tiempo y esfuerzo si trabajas con datos, sobre todo, porque simplifica el proceso de importación de datos con cualquier tipo de formato, y te permite organizarlos en una hoja de Excel, un formato que resulta más cómodo para visualizar los datos.

Además, como mencionamos antes, el editor de Power Query tiene una interfaz muy sencilla, que te permite trabajar con grandes bases de datos sin necesidad de aprender sobre lenguajes de programación. Por estas razones deberías usar Power Query para trabajar con datos:

  • Por su facilidad de uso y su interfaz intuitiva: Power Query es muy fácil de usar, y su curva de aprendizaje es muy alta.
  • Por su utilidad práctica: con este complemento de Excel puedes trabajar con datos y obtener resultados de forma muy rápida.
  • Gracias a su compatibilidad con las versiones anteriores, podrás utilizar este complemento de Excel en distintas versiones.
  • Por su capacidad de generar un código personalizado, por lo que podrás crear tu propio código M para grabar cada una de las transformaciones aplicadas a los datos.
  • Tiene un lenguaje muy fácil de aprender, como lo es el lenguaje M (aunque parezca complejo al principio, descubrirás que no lo es tanto. Más adelante, hablaremos de él).
  • Por su escalabilidad.

Estos puntos son tan solo un breve resumen de las ventajas que tiene Power Query, sin embargo, a medida de que vayas trabajando con la herramienta, verás que los motivos por los que Power Query se sigue usando para trabajar con bases datos son casi infinitos.

En este punto ya no puedes dudar sobre lo útil que es este complemento de Excel. Ya sólo nos queda por descubrir cómo usar Power Query.

 

¿Cómo usar Power Query en Excel?

Ahora que ya sabes para qué sirve Power Query, te contaremos cómo usar cada fase importante del proceso de transformación de datos con esta herramienta. Con la información que te daremos conocerás los aspectos básicos de Power Query y podrás empezar a usarlo, incluso si eres un principiante y no conoces todas las fórmulas de Excel avanzado.

Si quieres aprender a usar Power Query, es importante que sigas el siguiente flujo:

  1. Conecta: empieza creando conexiones a datos en la nube o en tu computadora.
  2. Transforma: dale forma a los datos según tus necesidades. La data original no se modifica.
  3. Combina: crea un modelo de datos desde varias fuentes y obtén una vista de la combinación de datos.
  4. Comparte: cuando finalices la transformación de datos, puedes guardarlo, compartirlo o utilizarlo para realizar informes o presentaciones.

Power Query en Excel graba cada acción realizada en el documento y puedes modificarla cuando quieras.

Puedes deshacer, rehacer, cambiar el orden o modificar cualquier paso. Además, con Power Query puedes crear queries sencillas o complejas. Esta herramienta utiliza el lenguaje M para grabar toda la información y llevar a cabo los pasos que ejecutes en el programa.

 

Tutorial básico de Power Query

Te contaremos, a través de este tutorial básico de Power Query, lo que puedes hacer con esta poderosa herramienta de datos, además de descubrir la importancia de manejar los Business Analytics de tu empresa.

Lo primero que debes saber sobre el funcionamiento de este complemento de Excel, es cómo ingresar a Power Query en Excel. Pues es muy sencillo, ya que el complemento está ubicado en la parte superior del programa.

Ejemplo de power query en excel

Fuente: sumproduct.com

Si no puedes ingresar a Power Query, te recomendamos seguir estos pasos o descargar la última actualización Microsoft Power Query para Excel.

Conectar datos con Power Query para Excel

Puedes usar Power Query para Excel cuando necesites conectar datos desde una fuente única o desde varias bases de datos.

Para conectar los datos, ingresa a la sección “obtener datos externos”. Las fuentes pueden incluir datos de una web, archivos, base de datos, Azure y otras fuentes.

Panel para conectar datos en power query

Fuente: Microsoft

Después de ello, el procedimiento para utilizar Power Query es muy simple:

  • Cuando logres conectar tus datos en Power Query aparecerá un panel de vista previa.
  • Dale clic a “cargar” si deseas trabajar los datos en Excel.
  • Si deseas aplicar transformaciones o dar forma a los datos, dale clic a “editar”.
  • Si optaste por la opción “editar” se iniciará el “editor de queries”.

Transformar datos con el editor de Power Query

El editor de Power Query te permite transformar los datos de las conexiones para su posterior análisis.

Cuando hablamos de transformar datos en Power Query nos referimos a modificarlos de cualquier manera (quitar una columna, cambiar datos, combinar, etc).

A medida que transformes los datos, notarás las modificaciones en tiempo real y podrás ajustarlas hasta lograr tu objetivo. La transformación de uno o más conjuntos de datos se llama datos de forma.

Interfaz de editor power query en excel

Fuente: Microsoft

  • Abre el editor de queries.
  • Selecciona “iniciar el editor”.
  • Puedes ver todos los cambios que realices en la sección “pasos aplicados” del panel “configuración de query”.

Ejemplo para aplicar pasos de power query en excel

Fuente: excelfreeblog.com

Compartir información de Microsoft Power Query Excel

Con Microsoft Power Query Excel 2010 o sus versiones posteriores puedes guardar la información trabajada en un libro de Excel y luego preparar gráficos estadísticos para presentarla.

Cómo mostrar panel de power query

Fuente: Microsoft

  • Mira la información trabajada seleccionando “mostrar panel”.
  • Luego ingresa a la sección “consultas del libro” en Power Query.
  • El panel te muestra todas las queries del libro.
  • Compártelo con cualquier persona de tu compañía.
  • Guárdalo en el “catálogo de datos” y envíalo a quien quieras.

Tips para usar Microsoft Power Query

El equipo de Microsoft Power Query ha definido una lista de buenas prácticas, consejos y trucos para aprovechar al máximo el complemento en Excel. En este punto te resumimos cuáles son las mejores formas de utilizar Power Query y reducir la cantidad de tiempo que gastas haciendo tus análisis de datos.

Filtra los datos desde el principio

Es una buena idea acostumbrarse a filtrar los datos que se analizarán en el editor de Power Query, lo que te permitirá trabajar solo con los datos que realmente sean relevantes para el trabajo que estés haciendo.

Hacerlo es muy fácil y te ayudará a trabajar de forma más eficiente. Para lograrlo puedes utilizar la barra de búsqueda de Excel, o el menú de filtro automático. Una vez que tengas acceso a la lista completa de datos podrás discriminar entre los que te son útiles y los que no.

Utiliza y define el tipo de datos adecuado

Para evitar errores en la ejecución de Power Query es necesario que agrupes los datos en función de la categoría a la que pertenecen, de otra manera, tus análisis no se podrán realizar como esperas y perderás una cantidad de tiempo considerable.

Este consejo aplica principalmente para los grupos de datos que importas a Excel en archivos de tipo TXT o CSV, en los cuales tendrás que establecer los parámetros adecuados para categorizarlos de forma efectiva.

Es importante que no mezcles un tipo de datos, como tiempo, con otros como porcentajes o números, y que los separes según su propia categoría. 

Verifica la validez de los datos

El equipo de Microsoft recomienda utilizar las herramientas de segmentación de datos de Power Query para obtener información sobre los grupos de datos con los que estás trabajando.

Estas herramientas te ayudan a evitar errores en la transformación de datos y verificar que todos los elementos del análisis están correctos. La manera en la que Power Query te ayuda respecto a esto, es mostrando un gráfico con estadísticas relacionadas a la cantidad de valores que se encuentran en las categorías “válido”, “error” y “vacío”.

Tips para utilizar Power Query

Fuente: Microsoft Power Query

Organiza tu trabajo

Para optimizar tu trabajo es recomendable que establezcas algunos parámetros que te permitan ordenar todo lo que haces dentro de Power Query. Te dejamos una lista de lo que podrías hacer para que realizar consultas y hacer transformaciones de datos te resulte más fácil:

  • Personaliza los nombres de cada uno de los pasos de la conexión, transformación, y análisis de datos con Power Query.
  • Agrega breves descripciones que te permitan saber en cualquier momento qué fue lo que se hizo en cada uno de los pasos.
  • Segmenta los datos en pequeñas partes que faciliten el análisis.
  • Crea grupos para organizar tus consultas.

Organizar tu trabajo te ayudará a ser más eficiente y utilizar el programa de una forma más rápida y sencilla.

Crea funciones que puedas reutilizar

Al trabajar con análisis de datos es posible que más de una vez tengas que aplicar las mismas transformaciones a grupos o bases de datos diferentes, por lo que es una buena idea crear una función de transformaciones personalizada que te ahorre tiempo y trabajo cuando uses el editor de Power Query.

Las funciones personalizadas de Power Query son muy sencillas de crear, lo único que debes hacer es definir los parámetros de entrada, y los pasos a través de los cuales la función tendrá que generar un resultado en particular. 

Incluso puedes tomar como referencia consultas y parámetros existentes. Para convertir tus consultas de Power Query en funciones debes hacer clic derecho sobre ellas y seleccionar la opción de Crear función.

¿Qué es Power Pivot?

Sabemos que esta nota trata sobre Power Query; pero es importante que conozcas también qué es Power Pivot si realmente estás interesado en la transformación de datos.

Power Pivot se usa para modelar los datos y realizar cálculos más complejos que Excel no puede manejar.

¿Cómo utilizar Power Pivot?

Cuando Power Query haya importado y limpiado las diversas fuentes de datos,  puedes utilizar Power Pivot para establecer relaciones entre las tablas o queries.

Luego, utilizando DAX (expresiones de análisis de datos), el lenguaje de fórmulas de Power Pivot, puedes crear cálculos más potentes y modelos de datos más sofisticados que en Excel.

En conclusión, si quieres trabajar con un gran conjunto de datos de Power Query, te recomendamos usar Power Pivot.

¿Cómo funcionan Power Query y Power Pivot?

Estos programas trabajan de forma integrada, especialmente, porque son desarrollados por la misma compañía: Microsoft. Si tuviésemos que resumir la manera en que se integran, podríamos decir que Power Query prepara los datos que serán analizados en Power Pivot.

Si te preguntas para qué sirve Power Pivot en la transformación de los datos de Power Query, es simple. Esta herramienta se encarga de trabajar los modelados y cálculos más complejos que no se pueden realizar en una hoja de Excel o tabla dinámica. 

Power Query y Power Pivot son dos herramientas que pueden trabajar de forma independiente; pero se complementan entre sí cuando necesitan analizar un volumen de data alto.

Datos sobre power query y power pivot

Fuente: goskills.com

Libros para aprender a usar Power Query

La mejor manera de aprender qué es Power Query y descubrir por completo la manera en la que funciona esta herramienta, es consultar la bibliografía especializada que se ha escrito al respecto.

Es muy difícil sintetizar toda la información que se necesita para conocer Power Query a profundidad en un artículo. Y aunque estamos seguros de que resolviste todas las dudas que tenías, sabemos que también te surgieron una lista de nuevas preguntas sobre el tema.

Por eso hemos decidido compartirte una pequeña selección de libros que te servirán para aprender a usar Power Query y sacarle provecho a esta herramienta para el análisis de datos. La mayoría de ellos son de contenido introductorio, por lo que podrás empezar a leerlos sin necesidad de haber trabajado antes con Power Query.

Prepara tu libreta de notas para empezar a anotar los libros de Power Query que te vamos a recomendar.

Power Pivot and Power BI. The Excel user’s guide to DAX, Power Query, Power BI & Power Pivot in Excel 2010-2016

Con tan solo leer el título, ya puedes saber que este libro está diseñado para que las personas puedan aprender cómo usar Power Query con Power BI y con Power Pivot. Este libro fue escrito por Rob Collie y Avichal Singh, y estamos seguros de que se convertirá en una de tus guías preferidas para aprender a trabajar con Power Query.

Sus autores te explican desde aspectos básicos como qué es Power Query hasta fórmulas avanzadas para el desarrollo de análisis y reportes de bases de datos. Lo mejor de todo, es que está pensado para el público que prefiere trabajar con Excel, así que su enfoque está orientado a integrar todas las herramientas que hemos mencionado con Excel.

La traducción al español del título de este texto, sería: Power Pivot y Power BI. La guía de usuario de Excel para DAX, Power Query, Power BI y Power Pivot en Excel 2010-2016.

Libro sobre Power Query en inglés

Fuente: Amazon

Excel Power Pivot and Power Query for Dummies

La colección de libros for dummies tiene títulos sobre una infinidad de temas y, por supuesto, no podía faltar uno en el que se explique qué es Power Query y para qué sirve. Este libro es una excelente introducción para quienes recién están empezando a trabajar con el análisis de datos y quieren tener una perspectiva amplia sobre las formas en las que se puede usar Power Query para ello.

Dentro de las cosas que se pueden aprender utilizando este texto, se destacan los métodos de extracción e importación de datos a Excel, y las formas de integración de Power Query con Power Pivot.

Además, los libros de la colección for dummies tiene algunas secciones que facilitan el aprendizaje de cualquier tipo de temas. Así que podrás usar este libro para conocer Power Query desde lo más básico hasta lo más complejo.

Libro Power Query for dummies

Fuente: Amazon

Learn Power Query: A low-code approach to connect and transform data from multiple sources for Power BI and Excel

Este libro está totalmente actualizado, y te servirá para conocer los últimos cambios que incorporó Microsoft en el funcionamiento de Power Query. Además, puedes usarlo como una guía para conectar y transformar los datos de una empresa usando Power BI y Excel.

De igual manera, debemos resaltar que uno de los capítulos del libro está dedicado exclusivamente a la interfaz de Power Query, así que te servirá para conocer con detalle cada una de las herramientas disponibles, y la forma en la que puedes encontrarlas y utilizarlas.

Cuando termines de leer este libro serás capaz de desarrollar análisis y reportes de datos con Power Query, por lo que también podrás empezar a utilizar las bases de datos de cualquier empresa para crear insights de valor y contribuir con la toma de decisiones inteligentes.

Libro Learn Power Query

Fuente: Amazon

Collect, transform and combine data using Power BI and Power Query in Excel

¿Quién mejor para explicar cómo funciona Power Query que Microsoft? Este libro fue escrito por Gil Raviv, y fue publicado por Microsoft con el propósito de explicarle a los usuarios de Power Query cuáles son las opciones que tienen disponibles para sacarle provecho a la herramienta.

En este texto encontrarás desde un capítulo introductorio sobre Power Query hasta uno en el que te guiarán en el desarrollo de una especie de proyecto final en el que tienes que poner a prueba tus conocimientos sobre el análisis de datos.

De igual manera, aprenderás cómo usar Power Query de manera integrada con Power Bi y Excel.

Libro de Microsoft sobre Power Query

Fuente: Kobo

Power Query cookbook

Por último, te recomendamos Power Query cookbook, un excelente libro para quienes tienen conocimientos básicos sobre Power Query y tienen interés en desarrollar habilidades avanzadas para el análisis de datos.

Se trata de un libro de mucha utilidad para quienes son analistas de datos y desean crear consultas de Power Query desde archivos, bases de datos, o páginas web. En total, el libro tiene más de 380 páginas y abarca 10 capítulos dedicados a explicar cómo usar Power Query para analizar datos y encontrar insights valiosos para cualquier tipo de empresa o negocio.

Libro Power Query cookbook

Fuente: Amazon

¿Listo para organizar tu data y simplificar tu trabajo gracias a Power Query? Esta información puede resultar especialmente útil para tu negocio. ¿Y sabes qué otro contenido puede ser beneficioso para ti? Nuestros cursos de emprendimiento y negocios, ya que con ellos aprenderás todo lo que se necesita para convertir los datos en fórmulas para aumentar la rentabilidad de tu negocio.

Esperamos que esta información pueda ayudarte a organizarte, ahorrar tiempo y dedicarte a lo más importante: el análisis de datos.

¡Buena suerte!

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