¿Qué es Microsoft Office? Las herramientas para el trabajo colaborativo

Aprender qué es Microsoft Office y para qué sirve te ayudará a desarrollar tu productividad, ya que estamos hablando de un conjunto de soluciones para el trabajo efectivo, que las empresas han utilizado desde la aparición de Office en 1989.

Si te interesa saber qué es Microsoft Office, para qué sirve, cuáles son las soluciones que ofrece y sus aplicaciones, esta entrada es para ti. Aquí podrás conocer qué es Microsoft Office, sus beneficios y la descripción de los programas más importantes de la paquetería de Microsoft 365.

Así podrás decidir si quieres instalar Microsoft 365 para tu empresa y aumentar la productividad de tu equipo de trabajo.

¡Empecemos!

¿Qué es Microsoft Office?

Microsoft Office ha estado en todos los aspectos de nuestra vida tecnológica. Hoy en día es común escuchar de múltiples procesadores de texto, hojas de cálculo y programas para realizar presentaciones, y Microsoft Office fue el precursor de todos ellos.

A pesar de la presencia de otras aplicaciones y programas, Microsoft 365 continúa vigente ofreciendo múltiples soluciones para el trabajo y la productividad personal y empresarial.

Como señala el sitio web de Tecnología Fácil:

“Microsoft Office es un conjunto de aplicaciones con las cuales podemos llevar a cabo tareas de ofimática, pudiendo automatizar y alcanzar un alto nivel de rendimiento en dichas tareas gracias a las herramientas que ofrece”.

Fuente: Microsoft

¿Para qué sirve Microsoft Office?

Microsoft Office ofrece múltiples soluciones para el trabajo de oficina en el hogar y las empresas. Sirve para crear, acceder y compartir documentos online entre los usuarios de cada programa de la paquetería Office. En el caso de Microsoft Office para empresas, también permite mantener una comunicación entre todos los usuarios de los programas y el trabajo colaborativo.

Con la aparición de Microsoft 365 (antes llamado Office 365), la paquetería de Microsoft Office ahora incluye funcionalidades de la nube, según el tamaño de la empresa e incluso para uso privado.

Hoy en día, Microsoft Office facilita que las empresas puedan seguir operando con cientos de colaboradores en trabajo remoto, como señala Luis Emilio Ruiz, profesor de nuestro curso online de Office 365: trabajo en equipo:

“La transformación digital ha creado una nueva forma de trabajar, más abierta y colaborativa, la barrera del espacio de trabajo se ha eliminado, permitiéndonos trabajar desde cualquier lugar de forma segura y efectiva. Microsoft 365 cuenta con la más completa colección de herramientas para la colaboración y el trabajo en equipo”.

Fuente: Microsoft

¿Cuáles son las ventajas de Microsoft Office?

Microsoft Office ofrece múltiples ventajas a sus usuarios, entre ellas:

• Trabajo colaborativo en la nube, lo que facilita el trabajo remoto para las empresas.
• Múltiples herramientas de colaboración y organización interna.
• Funciones avanzadas para la creación de contenidos y organización de la información.
• Actualización constante de los programas.
• Aumentar los servicios contratados a medida que crece nuestra empresa.

Fuente: Microsoft

¿Cuáles son los programas de Microsoft Office?

Todas las soluciones y aplicaciones que ofrece Microsoft Office, junto con sus funciones principales, se enlistan a continuación.

Microsoft Word

En términos simples, Microsoft Word es un procesador de textos. Permite elaborar, formatear, manipular y guardar diferentes documentos profesionales, de manera rápida y sencilla. La plataforma de Word se puede integrar con otros programas del ecosistema de Microsoft Office para la ejecución de tareas y mantener los flujos de trabajo.

Microsoft Excel

Microsoft Excel es un programa que nos presenta un área de trabajo con hojas de cálculo que nos permite manipular datos numéricos y texto para desplegar gráficas y tablas que permitan un análisis y gestión de la información, así como para generar reportes, gráficas y mucho más.

Microsoft PowerPoint

Dentro de la paquetería de Microsoft Office, Power Point es uno de los programas más populares del ecosistema de soluciones. Sirve para realizar presentaciones y transmitir información. Además, ofrece múltiples funciones multimedia para realizar las presentaciones.

Microsoft Teams

Con el desarrollo de Microsoft 365 y las funciones para el trabajo colaborativo en tiempo real, llega Microsoft Teams, una solución para la comunicación entre equipos de trabajo y el seguimiento de proyectos. 

Junto con Yammer, Microsoft Teams permite y facilita las reuniones en video, almacenamiento de archivos y la integración con otras aplicaciones de Microsoft 365.

Microsoft Outlook

Microsoft Outlook es un programa de gestión de correo electrónico que se integra con las diferentes soluciones de Microsoft 365. Outlook nos permite utilizarlo como agenda personal y administrar múltiples cuentas de correo electrónico desde un mismo espacio.

Fuente: Microsoft

Más programas de Microsoft 365

• Microsoft Access: es un programa de gestión de bases de datos que permite organizar la información con el principio de base de datos relacionales.
• Microsoft InfoPath: es un programa que permite la elaboración de formularios de entrada de base de datos en formato XML, los cuales se pueden vincular con otras herramientas de Microsoft 365.
• Microsoft OneNote: es un bloc de notas digital versátil y sencillo de utilizar, que permite tomar notas de manera efectiva, insertando elementos multimedia y permitiendo la multitarea entre usuarios.
• Microsoft OneDrive: es el servicio de alojamiento en la nube de la plataforma Microsoft Office, y permite la colaboración de documentos entre usuarios, el trabajo colaborativo y la gestión de archivos de los programas de Microsoft Office.
• Microsoft Project: es un software de administración de proyectos, seguimiento de equipos de trabajo y elaboración de programas de proyectos. Permite integraciones con otras plataformas de Microsoft 365, como Microsoft Teams.
• Microsoft Visio: es un programa que permite elaborar y representar de manera visual esquemas, mapas conceptuales y flujos de trabajo.
• Microsoft Publisher: es un programa que permite el diseño y diagramación de páginas para proyectos editoriales, como revistas, fanzines, libros, etc.
• Microsoft SharePoint: es una solución de colaboración corporativa que se utiliza para gestionar el contenido y documentación existente en el ecosistema de Microsoft Office que utiliza la corporación.

Todos los programas de Microsoft Office 365 se pueden adquirir por separado o en un plan que combina varios programas, dependiendo si es para uso personal en el hogar, o para pequeñas, medianas y grandes empresas.

Puedes consultar todos los planes desde el sitio web de Microsoft y elegir la opción que mejor se adapte a las necesidades de tu empresa.

Fuente: Microsoft

¡Ya sabes qué es Microsoft Office!

Si quieres aprender a utilizar cada una de estas herramientas de Microsoft Office para aumentar tu productividad, puedes consultar nuestros cursos online sobre productividad y software. Si eres constante con tu aprendizaje, en poco tiempo tendrás las habilidades y el conocimiento necesario para utilizar estos softwares en tu beneficio.

¡Mucha suerte!