Los 5 tipos de gestión de proyectos que te ayudarán a liderar eficazmente

¿Quieres conocer los tipos de gestión de proyectos porque estás liderando a todo un equipo y deseas conseguir los objetivos empresariales? Si tu respuesta fue positiva, este artículo es perfecto para ti. Aquí encontrarás una guía completa de 5 tipos de gestión de proyectos para que tu forma de administrar una idea de negocio sea efectiva. 

Y es que para realizar una acción, ya sea en tu vida social como en el trabajo, existen una gran cantidad de maneras o formas distintas, no importa el área en el que te desenvuelvas. Es aquí, donde precisamente cobra sentido la gestión de proyectos empresariales. ¿De qué se trata? 

Para quienes se preguntan qué es gestión de proyectos podemos decirte que es un conjunto de acciones determinadas que garantizan alcanzar una meta, en este caso, empresarial. En esta gestión existen tantos tipos de técnicas distintas, unas mejores que otras. Sin embargo, en este texto te hablaremos de los 5 tipos de gestión de proyectos más comunes. 

¡Empieza a liderar mejor! Toma nota. 

Gestión de proyectos en cascada o Waterfall

Si te estás preguntando cuáles son los tipos de gestión de proyectos, este es uno de los más comunes. La metodología cascada o Waterfall, como también es conocida, es un enfoque de gestión de proyectos que se basa en una idea: No dejarás nada sin hacer.

Es un modelo tradicional de gestión que se originó en 1970 en las industrias de la fabricación y construcción, pues allí, el desarrollo de proyectos debía ocurrir de forma lineal. Y fue Winston W. Royce el primero en implementarlo y en conseguir que se adaptara a una variedad de industrias debido a secuencia lógica y de fácil implementación. 

Para Royce, este estilo, uno de los más usados entre los tipos de gestión de proyectos, tiene 5 fases estrictas que se desarrollan en forma lineal: 

• Requisitos: se alistan todos los requisitos del cliente para empezar con las siguientes fases, en donde no hay necesidad de la participación del cliente, pero sí es necesaria una comunicación ágil hasta que se complete el desarrollo del proyecto.  

Aquí lo primordial es la especificación de cada requisito por parte para poder estimar los recursos y las herramientas de gestión de proyectos que se van a usar en la ejecución del mismo.   

• Diseño: esta fase de diseño se divide en dos: diseño lógico y diseño físico. El primero se refiere al intercambio de ideas en donde se teorizan las posibles soluciones. Por su parte, el diseño físico son todas esas ideas y esquemas teóricos que se convierten en especificaciones concretas. 
• Implementación: aquí los programadores y desarrolladores le dan vida al proyecto, es decir, entienden los requisitos y las especificaciones de las anteriores fases, y empiezan a crear el código o la base de proyecto. 
• Verificación: es la fase donde el cliente revisa el producto y se asegura que cumpla con cada uno de los requisitos establecidos desde el inicio del proyecto. El objetivo de este punto, es comprobar la calidad del producto o software creado. Una fase que busca encontrar posibles errores o defectos. 
• Mantenimiento: en esta fase final, del estilo de gestión de proyectos, tiene como fin que el cliente siga verificando la posible existencia de fallas o errores. De ser así, el equipo de trabajo trabajará en la solución de las inconsistencias para lograr la satisfacción del cliente. 

Imagen: Pixabay

Ventajas y desventajas de la Metodología Waterfall

Unas de las ventajas de Waterfall, uno de los tipos de gestión de proyectos, es la facilidad con la que se puede aplicar, y aunque no es la más importante, si es una de las razones por la cual es tan conocida. Aquí te mostramos más ventajas y algunas desventajas de este estilo de gestión: 

Ventajas

• Es una de las metodologías más fáciles de administrar. Cada fase tiene entregables específicos y un proceso sencillo de revisión.
• Como los requisitos del proyecto se acuerdan en la primera fase, la planificación y programación se vuelven más simples y claras.
• Es un estilo que aplica muy bien para proyectos pequeños, donde los requisitos se pueden entender fácilmente.
• Tanto la ejecución de proyecto como los resultados estarán debidamente documentados.
• Con un cronograma de proyectos completamente establecido, puede realizarse una estimación precisa del costo, recursos y plazos.
• Es fácil medir el progreso a medida que se avanza y se conquistan hitos.
• Es un estilo de gestión donde los clientes no pueden agregar nuevos requisitos al proyecto, por lo que no se retrasa la elaboración de este.

Desventajas  

• No es de los tipos de gestión de proyectos ideales para trabajos de gran tamaño.
• Si los requisitos del proyecto no están definidos desde el principio, este se convertirá un método poco efectivo.
• Es un estilo que no permite ir hacia atrás a hacer cambios.
• El proceso de prueba comienza cuando finaliza el desarrollo. Por lo tanto, hay muchas posibilidades de encontrar errores que pueden ser costosos de solucionar.
• Es difícil que los clientes articulen todas sus necesidades al comienzo del proyecto.
• Si el cliente no está contento con el producto en la fase de verificación, puede ser muy costoso diseñarlo nuevamente.
• Esta gestión de proyectos es lineal, rígida y carece de flexibilidad para adaptarse a eventos inesperados.

Gestión de proyectos democrática

Como su nombre indica, es este estilo de gestión de proyectos democratico es aquel en el que los líderes recogen las opiniones y sugerencias de sus colaboradores para tomar decisiones.

Aunque el objetivo de esta metodología es lograr acuerdos entre las partes que componen el proyecto, las decisiones finales las debe tomar el gerente. Este tipo de gestión cumple con los rasgos esenciales de comunicación, colaboración y participación, todo orientado a resultados. 

La gestión de proyectos democrática es un estilo adecuado para esos entornos empresariales en los que los integrantes del equipo son competentes, pero no cuentan con motivación suficiente. 

De acuerdo al estudio Felicidad y Trabajo realizado por la consultora mexicana Crecimiento Sustentable, tener en cuenta la opinión de los empleados les genera mayor energía y dinamismo en sus tareas laborales, lo que deriva en más eficiencia y mayor productividad en las empresas.

Imagen: Pixabay

Ventajas y desventajas de la gestión de proyectos democrático 

A la hora de implementar metodologías de proyectos, es necesario conocer los beneficios y  los perjuicios que podría generar su aplicación: 

Ventajas

• Mayor autonomía: ante la ausencia del gerente o líder en la empresa o proyecto, no se genera un vacío por su falta, llegando a ser casi imperceptible ya que los colaboradores tienen autonomía y confianza en el proceso de toma de decisión.
• Mayores índices de innovación: en este punto los colaboradores sentirán la libertad de exponer sus ideas y estas pueden ayudar a mejorar determinados problemas de la compañía: procesos, productos, relaciones con clientes y proveedores, estrategias.
• Mayor proactividad: algunos equipos de trabajo son más proactivos porque los procesos no quedan estancados, sino que por el contrario, siempre están en continua evolución, lo que permite que se adapten a las diferentes necesidades y retos que se presentan.  
• Mejora del clima laboral: un estilo de liderazgo óptimo genera buenas relaciones entre los colaboradores. En estos casos, el trabajador no tiene la necesidad de competir con su compañeros y siempre aportan opiniones para la consecución de los objetivos en conjunto. 

Desventajas

• Es un estilo de gestión que en el inicio puede ser lento de implementar, pues el líder tiene que realizar varias reuniones para escuchar a los diferentes miembros del equipo, al igual que, definir los procesos que se realizan en los diferentes departamentos. 
• Este es uno de los tipos de gestión de proyectos puede fracasar si los colaboradores no tienen suficiente madurez y experiencia para tomar decisiones sobre los retos y necesidades que el proyecto exige. 
• La suficiente libertad de los colaboradores y el no seguimiento pertinente, puede llevar a perder el orden, la disciplina y la responsabilidad en la organización. Por eso, es importante medir la actitud de cada trabajador. 
• El líder puede generar dependencia de la experiencia y opinión de los colaboradores perdiendo su perspectiva y visión.

Gestión ágil de proyectos (Agile)

Uno de los tipos de gestión de proyectos más aprobados por las industrias de software es la Gestión Ágil de proyectos o Agile. Este estilo está basado en los 12 principios básicos del manifiesto, que se establecieron en 2001 por desarrolladores y programadores. 

Esta metodología busca la eficacia, resultados de calidad y proporcionar proyectos cargados de valor al cliente. Es un estilo de gestión que construye relaciones sólidas entre el equipo y el cliente con el fin de lograr adaptación a los distintos desafíos comerciales y administrativos. 

Para Elohin Fuentes, Scrum Master en Walmart y profesor de Crehana del curso online de Gestión ágil de proyectos, tiene una idea clara frente a este estilo de gestionar proyectos: 

“Los marcos de trabajo ágiles son las nuevas formas de trabajar. Son una disrupción a la cultura corporativa a como la conocemos hoy en día. Definitivamente es la forma del trabajo del futuro, porque las metodologías de trabajo tradicionales no están diseñadas para responder de manera rápida a los cambios que demanda el mercado actual. Un mercado donde los clientes digitales quieren todo de forma inmediata, por eso, se necesitan de metodologías ágiles que satisfagan sus necesidades”. 

Imagen: Pixabay

Ventajas y desventajas de la gestión de proyectos democrático

Estos son algunos de los beneficios y desventajas de usar este método de gestión de proyectos por si piensas usarlo.  

Ventajas

• Flexibilidad: las metodologías ágiles están cargadas de una mayor flexibilidad que permite no solo la optimización de los recursos, sino también incrementación de los resultados.
• Eliminación de tareas: este método permite priorizar las tareas de acuerdo a las necesidades que presentan durante el proyecto. Esto hace posible desechar todas aquellas acciones que resultan innecesarias.
• Reducción de costes: al priorizar la selección de las tareas, se van a agilizar los procesos y se reducirán costos en la contratación de nuevos colaboradores, además, genera un ingreso mayor porque son más las acciones que se realizan en menor tiempo. 

Desventajas

• Al inicio del proyecto, es difícil determinar con exactitud la cantidad de tiempo y dinero que se necesitará para ejecutar el proyecto. 
• El equipo necesita tener una base sólida y habilidades.
• Se requiere un alto nivel de interacción entre el cliente y los desarrolladores.

Gestión de proyectos Laissez-Faire

Es uno de los tipos de gestión de proyectos donde existe solo una mínima interferencia de gerente o líder del proyecto. Es decir, hay mucha confianza en los colaboradores para la toma de la mayor parte de las decisiones, la resolución de problemas y la elaboración del trabajo. 

En este estilo de gestión de proyectos se fomenta la innovación, la eficacia y la capacidad técnica. Un ejemplo de este estilo de gestión es Google, que es popular porque cada colaborador puede utilizar el 20% de su tiempo para trabajar en proyectos distintos a los asignados por su jefe. 

En esta empresa los empleados son libres de perseguir cualquier idea que tengan en mente. Este enfoque ha permitido crear innovaciones increíbles como Gmail, Google Maps, Twitter, Slack, y muchas herramientas más.

Pero este tipo de gestión de proyectos solo será posible si todos los integrantes del equipo saben lo que tienen que hacer. Al final, el objetivo de este estilo es promover la creatividad, la responsabilidad y la rendición de cuentas.

“Para lograr que tu trabajo tenga un valor agregado y que se diferencia en cualquier lugar y  de cualquier persona, es esencial que domines y lleves a cabo una buena gestión de proyectos. La practicidad es la llave que siempre debe estar al alcance de todo. 

Desarrollar habilidades como el liderazgo, el trabajo en equipo y la comunicación efectiva y el sentido de urgencia es muy importante para la vida laboral. Complementar esas habilidades con herramientas digitales harán que tengas un mayor control sobre tu desarrollo y proyecto”, así lo asegura Martin Arenas, profesor del curso online de Gestión de proyectos y tareas. 

Gestión de proyectos de afiliación 

Este estilo de gestión afiliativa centra sus estrategias en las personas y busca crear relaciones armoniosas entre los integrantes del equipo de trabajo y entre los empleados y el gerente. Una metodología que cumple con los rasgos principales del cuidado, entretenimiento, comunicación y desarrollo. 

También es un tipo de gestión flexible y que pueden cambiar las reglas si eso lleva a generar más tranquilidad y felicidad en el equipo de trabajo. Además, si es necesario, se ignorarán o eliminarán las estructuras que existen en la empresa y que limitan el actuar de los colaboradores como equipo. 

Un estilo que crea fuertes lazos

Una de las mayores ventajas de este tipo de gestión de proyectos es que pone a las personas en primer lugar. Aquí, el rol del gerente o líder de la empresa es crear relaciones sólidas y así, resolver conflictos internos de manera más fluida, levantar el autoestima de los empleados y fomentar un mejor trabajo en equipo. 

Aísla a los colaboradores con mayor conocimiento

En el equipo de trabajo puede haber personas con un alto desempeño que también se rigen bajo un estilo de gestión afiliativa. Sin embargo, para ellos este tipo de metodologías puede ser desmotivante porque a pesar de su fuerte trabajo y aporte,  el énfasis de este estilo está principalmente orientado a las relaciones en lugar de a los resultados.

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Luego de conocer estos tipos de gestión de proyectos es importante que establezcas cómo quieres empezar a gestionar tus ideas de negocio basado en las necesidades de tu equipo y clientes, recuerda que no solo es importante tus habilidades para liderar, también necesitas reconocer el contexto, los colaboradores y el tipo de negocio que estás ejecutando. 

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