Matriz de Eisenhower: prioriza lo que importa y lo que urge

La matriz de Eisenhower puede ser la herramienta perfecta para mejorar la productividad de tu equipo de recursos humanos. Sabemos que en un grupo de trabajo hay muchas tareas y plazos por cumplir, pero a veces la acumulación de actividades generan estrés laboral y agotamiento. 

Por esta razón, es importante que incorpores recursos de administración del tiempo y planificación de objetivos en tus flujos de trabajo. Cuando haces una lista de tareas, las distribuyes por orden de prioridad y las asignas a cada persona en tu equipo, sus miembros tienden a alcanzar las metas planteadas en menor tiempo y con mayor efectividad.

Así que hoy vamos a explicarte qué es y cómo funciona la matriz de Eisenhower, además de contarte cuáles son los pasos para desarrollarla y cómo distribuir el contenido en sus cuadrantes. ¡Potencia los logros de tu equipo de RR . HH con esta herramienta de gestión de tareas!

¿Qué es la matriz de Eisenhower? 

La matriz de Eisenhower es una herramienta para organizar las tareas según tus tiempos y necesidades. Contiene una cuadrícula visual en la que se separan 4 espacios. En ellos, puedes colocar las tareas de acuerdo a su urgencia e importancia, lo que permite que ejecutes tus actividades de manera más efectiva y rápida. 

La matriz de prioridades de Eisenhower es una gran herramienta para cualquier persona en busca de mejorar sus niveles de productividad, al mismo tiempo que es especialmente útil para equipos de trabajo como los de recursos humanos. 

Origen de la matriz de eisenhower  

De acuerdo al blog de Product Plan, el recurso fue creado por el ex presidente de Estados Unidos, Dwight Eisenhower. En sus distintos roles como general de las fuerzas armadas estadounidenses, comandante de las fuerzas de la OTAN y, por supuesto, en su labor como jefe de estado, requería lidiar con tareas de importancia crítica todos los días. Por ello, la matriz lo ayudaba a priorizar sus obligaciones y a cumplir los objetivos de los equipos bajo sus órdenes.

Posteriormente, esta práctica fue popularizada por Stephen Covey en su libro Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva. Desde entonces, se le conoce como la estrategia de Eisenhower o la matriz de Eisenhower. Con el éxito del libro, su uso se ha extendido entre el público en general y se ha hecho particularmente demandado por equipos de trabajo en empresas, corporaciones y startups.

Elementos de la matriz de eisenhower  

Para que puedas aplicar el método de Eisenhower , es indispensable conocer cómo funciona. La matriz se divide en cuatro cuadrantes: hacer, decidir, delegar y eliminar. Cada uno de ellos está conformado por tareas urgentes y no tan urgentes, así como las importantes y no tan importantes.

Cuadrante #1: Hacer 

Este primer espacio de la matriz del tiempo de Eisenhower es ideal para que puedas colocar las tareas que son urgentes e importantes a la vez. Como es lógico, son actividades que no pueden ser delegadas a nadie más. 

En tu trabajo como gerente o administrador de recursos humanos, encontrarás cada día un grupo de tareas que no puedes posponer y que, si no son inmediatamente ejecutadas, tendrían un efecto negativo en equipos, procesos y en la organización.

El objetivo de esta sección es que identifiques las tareas que están en el top de tu lista de pendientes. Ello hará que no se acumulen y no te generen estrés durante el resto de tu jornada. Es por eso que en este cuadrante de la matriz de Eisenhower debes asignar los proyectos con fechas fijas, presiones y crisis. 

Ejemplos

• Asignar roles para el inicio de la campaña de reclutamiento  
• Enviar el nombre de los candidatos elegidos a gerencia el último día de plazo
• Hacer la compra del software de RR. HH. para solucionar los retrasos en las tareas urgentes del equipo

Cuadrante #2: Programar 

En el segundo cuadrante debes colocar las tareas que no son calificadas como urgentes, pero sí como importantes. Si estas actividades no se realizan en el tiempo estimado, podrían afectar tus objetivos a largo plazo. Sin embargo, las tareas no llegan a ser tan importantes como las del primer cuadrante.  

En este caso, la herramienta Eisenhower requiere que coloques actividades relacionadas con planificación estratégica de objetivos, construcción de relaciones interpersonales entre los miembros del equipo, creación de medidas para evitar retrasos a futuro, entre otras. Toma en cuenta que estas tareas no tienen todavía un plazo de cumplimiento cercano.

Ejemplos

• Crear el plan de presupuesto para la siguiente campaña de reclutamiento
• Establecer los lineamientos para la renovación del proceso de onboarding
• Hacer la lista de actividades para el team building de fin de semestre

Cuadrante #3: Delegar  

El tercer cuadrante del modelo de matriz Eisenhower está conformado por las tareas que son urgentes pero no importantes.  Si bien es recomendable que las actividades se lleven a cabo en un tiempo prudente, estas no afectarán tus otros objetivos a largo plazo.  

La buena noticia de este tercer cuadrante es que no requieren específicamente de tu presencia. Como líder del departamento de recursos humanos, aquí debes desplegar tus estrategias de delegación. Para ello, es importante que conozcas los perfiles que integran tu equipo, sus capacidades y brechas de conocimiento, así como la carga de trabajo que tienen actualmente.

Ejemplos

• Enviar correos para confirmar reuniones de equipo y departamento
• Publicar el contenido creado para la nueva página de empresa
• Llamar a candidatos para anunciarles su pase a la siguiente fase de selección

Cuadrante #4: Eliminar 

El último cuadrante se enfoca en eliminar todas esas actividades que te quitan tiempo y que no son necesarias para avanzar con tu trabajo. La matriz de eisenhower  busca priorizar tareas. Por ello, es importante que te deshagas de aquellas que no impactan positivamente en tu proceso. 

En el contexto de un equipo como el de RR. HH., estas actividades suelen incluir acciones que no aportan ningún valor para el flujo de trabajo de los miembros del equipo ni para la consecución de las metas a corto o largo plazo. Al contrario, muchas veces pueden estar funcionando como verdaderos “cuellos de botella” o fuentes de pérdida de tiempo y dinero.

Ejemplos

• Reuniones improductivas donde no hay conclusiones ni guías de acción
• Uso de herramientas tecnológicas que tienen una curva de aprendizaje alta y no han demostrado ser útiles
• Tiempos excesivamente extendidos de conversaciones informales en horario laboral

¿Para qué sirve la matriz de Eisenhower en un equipo de RR. HH?

La importancia de la matriz de Eisenhower es mucho más notoria en equipos como los de recursos humanos. Para entender qué te puede ayudar a conseguir, te explicamos sus 4 aportes más relevantes a continuación.

Lograr objetivos planteados en el departamento

Esta herramienta los ayudará a cumplir con sus objetivos laborales y recordar qué actividades son indispensables para el funcionamiento de la empresa u organización. Al definir visualmente la importancia de tareas y actividades, hace más fácil la consecución ordenada de los objetivos diarios, por lo que contribuye directamente con ir dando pasos cotidianos hacia los objetivos mayores.

En ese sentido, es bastante conveniente complementar su uso con un software de evaluación de desempeño, que permita asignar metas de forma masiva a cada persona del equipo, crear OKR’s y visualizar los resultados individuales. De esa manera, los cuadrantes de Eisenhower cobran mayor valor.

[IMAGEN DE PRODUCTO] = panel de desempeño de Crehana

Fuente: Crehana

Cumplir con el calendario de trabajo

La principal utilidad de la matriz de eisenhower es la capacidad que tiene para administrar el tiempo y las tareas. Al tener en cuentas cuáles son las actividades que irán en cada cuadrante, también puedes enfocarte en las tareas principales y delegar las demás. 

Ello puede influir en tu desempeño y aumentar la productividad de tu equipo, de modo que nadie incumpla los plazos propuestos y siempre esté por delante en cuanto a planificación de calendario. Eso, por supuesto, tiene un impacto en la moral del equipo y en sus niveles de satisfacción laboral.

Agilizar el feedback y las correcciones

Dado que la técnica de Eisenhower acelera el flujo de trabajo y las dinámicas de equipo si se utiliza correctamente, las tareas siempre estarán cumplidas antes de tiempo. Esto provoca que, como director o gerente de RR. HH., puedas tener un espacio para el feedback dentro de los plazos establecidos. 

Es decir, la matriz de Eisenhower puede convertirse en un recurso indirecto para satisfacer la necesidad de retroalimentación de los miembros del equipo. Esto, a largo plazo, fomenta la motivación laboral y la identificación con el líder.

Combatir el estrés laboral y agotamiento mental 

Si en tu equipo toda tarea se deja para última hora, es probable que no estés sabiendo cómo guiar y organizar sus actividades del día. Por esta razón, es importante que utilices la matriz de productividad de eisenhower  como una vía para la buena planificación de tareas, objetivos y plazos a cumplir. Este aporte puede reducir el estrés y el desgaste mental que viven todos en un equipo desorganizado y sin prioridades. 

Ventajas de la matriz de eisenhower  

Continuando con la información acerca de la matriz de eisenhower, es importante conocer cuáles son las ventajas y desventajas de esta herramienta. Aparte de contarte, anteriormente, todo lo que podía aportar en un equipo de RR. HH., creemos necesario brindarte mayor detalle sobre sus beneficios para que te animes a utilizar esta herramienta de gestión como parte de tu vida laboral cotidiana. 

• Facilidad de uso: la elaboración de la matriz de eisenhower no es complicada de realizar. Solo necesitas prestar atención a los cuatro cuadrantes y asignar las tareas que pertenecen a cada uno. 
• Servicio gratuito: como ya ha sido mencionado, el formato de matriz de eisenhower no implica costos, ya que tienes la opción de armar la matriz en un programa gratuito o de forma tradicional, con lápiz y papel. 
• Motivación en el trabajo: genera mayor motivación en los colaboradores de tu empresa. Las herramientas de organización son útiles para los equipos de trabajo, porque son fáciles de entender y tienen buenos resultados. 
• Trabajo en equipo: la herramienta tiene la ventaja de fomentar el liderazgo y la toma de decisiones en el trabajo. La asignación de actividades te permite delimitar las funciones de tu equipo de trabajo. 

Desventajas de la matriz de eisenhower  

Aún así, este formato de gestión del tiempo también tiene algunas desventajas que deben ser evaluadas. 

• Dificultades en las evaluaciones: en la matriz de eisenhower,  puede ser complicado diferenciar las tareas entre urgentes e importantes. Además, tienes que tener cuidado de delegar una actividad que solo puede ser hecha por ti o eliminar una tarea que si era importante. Por ello, como recomendamos antes, para asegurar una correcta evaluación del desempeño en tu equipo, puedes complementarla con el uso de software para tal propósito.
• No hay matices: la matriz solo cuenta con dos criterios de clasificación: urgencia e importancia. Si bien ello crea un proceso simple de trabajo, no siempre las tareas pueden asignarse según “blanco” o “negro”. Sería recomendable que existan otros criterios que ayuden a delimitar las tareas que no encajan en ninguno de los ya existentes. 
• Distribución de tareas: es posible que haya situaciones donde exista una distribución desigual de las labores entre los colaboradores. Para evitarlo, antes de usar la matriz de gestión de tiempo de Eisenhower, conviene que distribuyas las responsabilidades de manera justa en tu equipo de RR. HH.

Pasos para elaborar una matriz de eisenhower 

Si te estabas preguntando cómo poner en práctica la matriz de eisenhower , te presentamos cuatro pasos que te ayudarán a gestionar la herramienta. 

Organiza tus tareas en los cuadrantes 

El primer paso es la base de la matriz de eisenhower. Debes asegurarte de dibujar cuatro cuadrantes que se dividirán en los siguientes criterios: importante, no importante, urgente, no urgente. 

• Cuadrante 1: estas son las primeras actividades que tienes que asignar, ya que están dirigidas a la información urgente e importante. Asegúrate de realizar tareas que no pueden ser hechas por otra persona y que requieren un tiempo específico. 
• Cuadrante 2: en esta segunda parte, añade tus actividades importantes, pero no urgentes. ¿Tienes proyectos que debes realizar pero no tienen una fecha inmediata? Añade todas esas actividades a este cuadrante. De esta forma, no se te olvidarán. 
• Cuadrante 3: se caracteriza por información urgente, pero no importante. Aunque no lo creas, hay pendientes que son urgentes de realizar para tu trabajo, pero tampoco es que produzcan un impacto fuerte en tu desempeño. Por eso mismo, estas son el tipo de tareas que pueden delegarse a otros miembros de tu equipo de trabajo. 
• Cuadrante 4: por último, debes preguntarte qué tareas no son urgentes, ni importantes en tu trabajo. Una vez que hagas esta evaluación, eliminarlas lo antes posible hará que dejes de procrastinar y podrás enfocarte en las demás actividades. 

Coloca tareas a delegar

Uno de los aspectos más importantes de la matriz de eisenhower es aprender a delegar tareas. No te vuelvas una persona aprensiva. Ello solo conseguirá que pequeñas actividades te agobien y no puedas avanzar con lo más importante. Además, muchas veces, estas pequeñas actividades pueden ser hechas por otras personas. De esta manera, pones en práctica tu liderazgo y dejas que otro miembro del equipo cumpla su función. 

Como se señala en el blog de Hubspot, delegar responsabilidades es también una estrategia que aumenta la productividad de los líderes, ayuda a destacar el talento escondido de tu equipo y se convierte en una forma de motivar a los que trabajan contigo.

Incorpora la matriz con tu equipo de trabajo

Como tercer punto importante, debes incluir a tu equipo de trabajo en la matriz de eisenhower. Si bien puedes elaborar tu matriz de manera individual y conseguir buenos resultados, no pierdas la oportunidad de hacerlo con tu equipo de trabajo. Esta herramienta eleva tu gestión de tiempo y organiza tus responsabilidades. Por lo tanto, si todos los colaboradores de tu empresa también lo incorporan a sus métodos de trabajo, tu empresa subirá de categoría. 

Asimismo, si la añades como una herramienta principal en tu empresa, será más sencillo que cada uno conozca sus responsabilidades y podrás optimizar los procesos de tus proyectos más rápidamente. No habrá necesidad de perder el tiempo en seguimientos detallados con todos los colaboradores. Cada uno ya estará atento a sus funciones.  

Realiza tus actividades

Por último, ya estás listo para realizar tu lista de pendientes según la distribución de matriz de eisenhower. Si estás trabajando con más personas, asigna bien las actividades y fija tiempos de trabajo. Esto te permitirá mayor organización y aumentará la productividad de tus colaboradores. 

Tips para la matriz de Eisenhower

Existen algunas recomendaciones para la matriz de Eisenhower que pueden ayudarte a conseguir mejores resultados. Aquí te dejamos 3 prácticas que debes implementar para sacarle el máximo provecho.

Colorea las tareas del equipo

Haz que la matriz de Eisenhower mantenga un diseño muy visual. Esto implica darle un color a cada categoría. Por ejemplo, puedes pintar de color rojo las tareas por hacer, de verde las tareas por programar, de azul las tareas por delegar y de marrón las tareas por eliminar. Cuando tengas los colores definidos, familiariza a tu equipo con lo que representa cada color para que, al visualizar la herramienta, sepan muy bien lo importante y lo urgente con un solo golpe de vista.

Establece un número máximo de tareas por cuadrante

Otro tip conveniente es no llenar los cuadrantes del modelo Eisenhower con una lista interminable de tareas. Si lo haces, lo más probable es que tu equipo se sienta sobrepasado con todo lo que hay que hacer y la matriz pierda su sentido primordial. Al contrario, establece un número máximo de tareas a ejecutar cada día. Puedes valorar entre 4 y 6 por día dependiendo del tamaño de tu equipo y la envergadura de los proyectos que administran.

Usa una plantilla para la matriz de Eisenhower

Es bastante útil hacer uso de una plantilla de matriz de Eisenhower, que esté prediseñada y lista para llenar con las respectivas tareas. Si haces uso de un formato, verifica que sea lo suficientemente visual, que tenga espacios amplios y que su diseño se pueda personalizar con base en las necesidades de tu equipo.

De esta manera, además de ganar tiempo implementando los cuadrantes de la matriz de Eisenhower, ahorrarás algunos minutos más cada vez que inicies una nueva semana o mes y desees plantear las actividades más urgentes e importantes. Esto también te lo agradecerá tu equipo, que debe estar involucrado en su ejecución.

Fuente: Crehana

Hemos llegado al final de la nota. Aprender a elaborar una matriz de eisenhower es fácil de realizar si es que tomas en cuenta la información que te hemos mencionado. Es necesario que distingas los cuadrantes de la matriz para que posteriormente asignes tu lista de pendientes. No te olvides eliminar las actividades innecesarias y aprender a delegar otras. 

Asimismo, recuerda que es sumamente importante presentar la herramienta a tu equipo de trabajo. Esto es vital para que los objetivos del departamento se cumplan. Puedes iniciar por explicarles en qué consiste una matriz de Eisenhower, cómo ayudará en el trabajo del día a día y qué significa cada cuadrante. Así estarás marcando la pauta para su uso y convertirás este recurso en una razón más para el éxito de todo el equipo.