En el mundo empresarial, saber las formas de presentación de un balance general es sumamente útil para toda organización que desea administrar sus estados contables de manera adecuada y tener una base sólida para afrontar cualquier eventualidad. Sabemos que este tipo de proceso puede ser complejo si no tienes claro qué es un balance general, o si no eres un experto con los números.
Según la plataforma Tributi, el balance general es “un estado financiero que informa los activos, pasivos y capital contable o patrimonio de una empresa o persona en un momento específico”. Por lo tanto, aprender cómo presentar un balance general en tu compañía es importante para asegurarte que todo está encaminado hacia el éxito.
Si tienes un negocio o desempeñas tus funciones contables para una empresa, en este artículo te diremos de cuántas formas se puede presentar el balance general y cuáles son. Además, te compartiremos una serie de herramientas para que puedas agilizar el proceso de seguimiento y control de tus estados contables.
1. Balance general en forma de cuenta
Esta es la forma de presentación del balance general más utilizada. Su presentación de manera horizontal responde a la siguiente fórmula: activo total = pasivo total + capital contable, la cual es conocida también como fórmula del balance general en forma de cuenta.
La estructura de balance general en forma de cuenta está basada en una “T” de mayor, la cuál es la representación gráfica de una cuenta contable, donde el activo se presenta del lado izquierdo de la cuenta y el pasivo y capital del lado derecho.
Ten en cuenta lo siguiente para esta forma de presentación del balance general:
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El total del pasivo más el capital se deben anotar a la misma altura del total activo.
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A los renglones que queden sin información, deberás trazarles una línea quebrada que se conoce con el nombre de zeta.
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El balance general, por lo regular, es presentado anualmente.
Fuente: Slide Player
2. Balance general en forma de reporte
El balance general en forma de reporte es conocido con la siguiente fórmula: capital contable = activo total – pasivo total.
En esta forma de presentar el balance general se muestran las cuentas de manera vertical en una sola hoja, restándole el pasivo al importe del activo, obteniendo como resultado el capital contable.
Fuente: Slide Player
3. Balance general clasificado
Algunas empresas elaboran sus estados financieros de acuerdo con las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF), también conocidas por sus siglas en inglés como IFRS, mientras que otras organizaciones realizan sus estados financieros de acuerdo con los United States Generally Accepted Accounting Principles (US GAAP).
Los US GAAP usan el título 'Balance general', mientras que las NIIF usan el título 'Estado de situación financiera'. A pesar de esta diferencia de nombre, ambas instituciones informan sobre los tres elementos básicos de una presentación del balance general: activos, pasivos y patrimonio.
Tanto las NIIF como los US GAAP requieren que el balance general se estructure entre activos corrientes y no corrientes y entre pasivos corrientes y no corrientes y los clasifique por separado. Esta forma de presentación del balance general se conoce como balance general clasificado.
Fuente: Pinterest
4. Balance general basado en liquidez
Según las NIIF, no se requiere que una entidad tenga clasificaciones separadas siempre que una presentación basada en la liquidez proporcione información confiable y más relevante que un balance general clasificado.
En una presentación del balance general basada en la liquidez, todos los activos y pasivos se muestran en orden de liquidez, es decir, de acuerdo con la facilidad con que se pueden convertir en efectivo.
Fuente: Pinterest
5. Balance general comparativo
Este es otro de los métodos para la presentación de los balances de una empresa. Básicamente, se utiliza para comparar saldos de cuenta en múltiples puntos en el tiempo.
Esta forma de presentar el balance general es particularmente útil para obtener una visión general de la posición financiera de la empresa, es decir, la trayectoria de su patrimonio neto y de sus deudas.
¿Cómo presentar un balance general?
Ahora que ya conoces los tipos de presentación del balance general, también es importante que sepas que estos formatos deben ir acompañados de ciertos elementos o reglas de presentación que te permitan brindar datos específicos del balance general en forma de reporte y cuenta. Bien, estos son los aspectos que debes tener en cuenta:
1. Encabezado
En él, deberás tener en cuenta lo siguiente:
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Agregar el nombre de la empresa o nombre del propietario de ella.
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Mencionar que se trata de un balance general o estado de situación financiera.
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Incluir la fecha de creación del balance general.
Fuente: Pexels
2. Cuerpo
Luego de que has mencionado a quién pertenece el balance general de cuentas y la fecha de su creación, es momento de ir al cuerpo y la sustancia de este documento, ¡lo más importante! Aquí deberás incluir:
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Nombre y valor detallado de cada una de las cuentas que forman el activo.
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Nombre y valor detallado de cada una de las cuentas que forman el pasivo.
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Importe del capital contable.
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Cortes de subtotales y totales indicados de manera clara.
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Moneda en la que se expresa el estado.
Fuente: Pexels
3. Firmas
Finalmente, para que los balances generales de las empresas puedan tener validez y credibilidad ante quienes lo revisan, estos deberán ser autorizados por un contador que certifique que los datos incluidos son verídicos; así que deberás incluir lo siguiente en tu balance general en forma de reporte y cuenta:
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La firma del contador que hizo y autorizó.
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La firma del propietario o responsable legal del negocio.
Herramientas gratuitas para hacer un balance general
¿Podrás imaginarte cómo se realizaba hace 40 años la presentación del balance general y la gestión de las finanzas en una empresa? Hojas y hojas apiladas unas arriba de otras, y horas tras horas de trabajo contabilizando cada número y logrando que estos dieran el resultado esperado.
Hoy existe una razón más para agradecer a la tecnología por su llegada y por hacer de estas formas de presentar un balance general algo más llevadero. Según un estudio de HubSpot, los sistemas contables digitales existentes en el mercado permiten centralizar los procesos, aumentar la seguridad de las operaciones y simplificar la elaboración de informes contables.
Para facilitarte todo este proceso, tenemos un conjunto de herramientas gratuitas que te ayudarán a elaborar una presentación del balance general en forma de reporte o cuenta de tu empresa de manera satisfactoria.
1. Plantilla de balance general en Excel
¿Quieres lograr que tus finanzas corporativas sean saludables y sostenibles con el tiempo? Entonces, lo que necesitas es una plantilla de balance general con la que puedas administrar los activos, los pasivos y el capital contable de tu empresa de manera adecuada.
Al descargar nuestra herramienta, podrás tener en tus manos una plantilla de balance general lista para ser llenada. Si sabes manejar un software como Excel, no tendrás complicaciones en su uso.
En esta plantilla podrás encontrar las principales dos formas de presentación del balance general con todos los elementos más importantes. Simplemente, elige la que más se adecúe a ti. Además, en esta plantilla de balance general hallarás una tabla con ratios importantes para tu negocio. Como adelanto, te contamos cuáles son estos ratios:
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Ratio de deuda
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Ratio corriente
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Capital de trabajo
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Relación entre tus activos y tu patrimonio
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Relación entre tus deudas y tu patrimonio
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2. Plantilla de hoja de balance en Excel
Sabemos que tener un mayor control de la situación financiera de tu empresa puede ser difícil si no tienes a la mano una herramienta que te facilite todo el proceso. Por suerte, hemos venido a salvarte con esta plantilla de hoja de balance para que puedas tener una visión contable de tu negocio de manera certera.
Básicamente, una hoja de balance es un documento que establece el orden y la contabilidad de todos los gastos que se efectúan, tanto activos como pasivos. De esta manera, la presentación del balance general que realices será fácil de leer.
Si deseas llevar un orden eficaz de la contabilidad de tu negocio y contar con una visión a largo plazo en el mercado, sin duda, esta plantilla de hoja de balance en Excel te resultará sumamente útil.
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3. Plantilla de estado de resultados
En Crehana hemos diseñado una plantilla de estado de resultados que te facilitará el proceso al momento de la creación de tu balance general, en ella encontrarás:
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Dos plantillas anuales de un estado de resultados con las que podrás completar la información financiera de tu empresa de forma rápida y sencilla según tus necesidades.
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Fórmulas en las celdas de la plantilla. ¡Esto será tu solución! Te agilizará el proceso de llenado de la información que necesites para tu empresa.
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También encontrarás una segunda plantilla con la que podrás comparar resultados finales de años diferentes. Esto te ayudará a evaluar tu desempeño con el pasar de los años. Puedes añadir más columnas para tener una comparación más amplia.
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4. Formato de estado de resultados
Si estás comenzando un negocio o te confunden los archivos de Excel de tu jefe, este formato de estado de resultados te servirá para aclarar todas tus dudas respecto a este concepto financiero.
Al principio, puede ser un poco difícil entender los conceptos de contabilidad o finanzas, sobre todo si es tu primera vez haciendo un balance general en forma de reporte y cuenta. Por ello, te compartimos este formato gratuito para que puedas evaluar el desempeño de la compañía en un periodo determinado de manera fácil y rápida.
De hecho, contar con este formato de estado de resultados te ayudará bastante en la administración de las finanzas de tu empresa. Si lo descargas, obtendrás el 50% de la tarea hecha y el otro 50% dependerá solo de la información que tengas a la mano sobre tu negocio.
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Como puedes ver, la presentación del balance general es sencilla si tienes claro cuál es su estructura y las herramientas adecuadas que faciliten la gestión y el control de tus movimientos financieros.
Si cuentas con toda la información de tu empresa estructurada, será pan comido saber cómo presentar un balance general de manera periódica y construir la puerta de entrada a un mundo de negocios organizado.
Como menciona Benjamín Salazar, Senior Finance Manager y profesor del curso online de Finanzas corporativas: construcción de modelos financieros, “entendiendo a fondo cómo realizar un análisis de balance general puedes conocer la realidad de las empresas y sobre esa base comenzar a trabajar”.
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