Saber cómo identificar problemas es un factor que puede evitar la quiebra de una empresa.

De acuerdo a un estudio del Bureau of Labor Statistics, citado en el  blog de Investopedia, el 20% de negocios fracasa dentro de sus 2 primeros años; el 45%, en los 5 primeros años; y el 65%, en los 10 primeros años. Solo el 25% de los negocios llegan a los 15 años.

Si muchas de estas empresas hubieran detectado los problemas de gestión a tiempo, otra sería su suerte. Para que no te pase algo similar, en este artículo, vamos a explicarte cuáles son los pasos para identificar problemas en una empresa, algunos ejemplos de problemas de gestión, e ideas para resolverlos.

1. Analiza los efectos del problema en el negocio

Para identificar problemas en una organización, debes empezar haciendo un análisis de los efectos visibles en el negocio.

Puede que hayas notado una reducción en el número de ventas, un aumento de horas para realizar una tarea por parte del equipo o una evidente subida en el número de reclamos de los clientes. Los problemas de una empresa pueden ser muy variados, sobre todo si se trata de un negocio con una amplia cartera de productos. 

Una de las maneras más efectivas de empezar a detectar problemas en una empresa, es mirar si se han alcanzado los objetivos de cara a las ventas o clientes, y a partir de estos números ir hacia atrás.

Aquí te dejamos una lista con herramientas para analizar el crecimiento de tu marca a nivel de marketing y de gestión de clientes:

• Google Analytics
• Google Data Studio
• Hotjar
• Kissmetrics
• Hubspot

2. Verifica qué errores se cometieron en el pasado

En esta primera fase de identificación del problema, te sugerimos revisar números, comparar resultados con trimestres o campañas anteriores para determinar si la situación actual es más alentadora o si, por el contrario, estás enfrentando un problema que ha ocurrido tiempo atrás. 

Tener en cuenta las acciones pasadas te ayudará a identificar los problemas de la empresa rápidamente, ya que, si es un error pasado, es muy probable que las causas y soluciones estén delimitadas en el registro de la empresa.

Aunque puede parecer un alivio encontrar información sobre una problemática actual, lo cierto es que este no es un buen indicador. Presta atención a las acciones que no han tenido éxito para que, luego de identificar el problema en tu organización, puedas desarrollar una salida definitiva.

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3. Identifica dónde está la causa del problema

Luego de mirar números objetivos, es momento de que indagues en el origen del problema en una de estas tres categorías:

• Equipo de trabajo
• Procesos aplicados
• Cultura organizacional

Si haces un estudio correcto, puedes llegar a la identificación del problema en el negocio a partir del desempeño de los empleados o equipos, de las tareas y sistemas que se usan, o del ambiente de trabajo en el que participan todos.

Así que, si eres un administrador de recursos humanos o eres el dueño de la empresa, para identificar un problema en tu negocio, te aconsejamos implementar una auditoría para observar qué ruta lleva desde el origen hasta el resultado negativo. 

3.1. ¿Cómo evaluar a tu equipo?

Las causas de los problemas en las empresas pueden ser muchas. Sin embargo, siempre es importante analizar cuál es la situación de los profesionales que se desempeñan en la compañía. Considerar los siguientes aspectos puede ayudarte en este punto: 

• Rendimiento diario
• Cumplimiento de labores
• Compromiso con la empresa
• Employee experience
• Conflictos internos

Una vez que sepas cuáles son las fortalezas y debilidades de tu equipo, así como su nivel de compromiso con las actividades de la empresa, delimitar los problemas dentro de una empresa y sus soluciones será un proceso más sencillo. 

4. Revisa las metas de los proyectos y de la empresa

Para identificar problemas de gestión empresarial, no basta con mirar números. Eso está muy bien al comienzo; luego debes considerar qué objetivos has delimitado durante la  fijación de metas de tu negocio.

Seguramente, al momento de crear el plan de negocio, definiste la misión, la visión y el propósito. Entonces, ahora es necesario que los vuelvas a leer y que los valores en función de la investigación de los problemas de empresa que estás realizando.

De esta manera, en el esfuerzo de identificar cuáles son los problemas del negocio, puedes comparar cuánto afectan estos conflictos al propósito de la empresa, y cuántos recursos se necesitan para alcanzar una solución.

5. Analiza los indicadores de gestión o KPIs

Los Key Performance Indicators (KPI), conocidos como indicadores clave de rendimiento en español, son parámetros diseñados para determinar si tus estrategias están rindiendo frutos. Prestar atención a estos números es crucial para identificar los problemas de una empresa de forma precisa. 

Además, la detección de problemas en una empresa tendrá más peso si puedes sustentar las causas con información numérica que tenga validez. Una gran ventaja de estos datos es que se pueden analizar y gestionar con practicidad. 

En otras palabras, los KPIs te sirven como referencia antes, durante y después del proceso de identificación de la problemática principal de un negocio.

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6. Recoge feedback de los equipos

Dentro de las etapas de identificación del problema, este es uno de los momentos claves. 

Si tienes experiencia en emprender y conocimientos de liderazgo, sabrás reconocer que, algunas veces, problemas como la reducción de ventas o la insatisfacción del cliente, pueden tener su origen en el desempeño de los equipos humanos.

Por eso, para saber cómo identificar los problemas en un área de trabajo, es muy importante que te tomes el tiempo de conversar con todos los miembros del equipo. Cada uno de ellos te ofrecerá su punto de vista sobre los procesos que se ejecutan, las dificultades que se encuentran o las necesidades que tienen.

Esta información es valiosísima, porque no solo te permite entender un problema empresarial, sino que te empieza a dar las primeras ideas de posibles soluciones.

7. Estudia los procesos de ejecución

La identificación de un problema en una empresa suele ofrecer mucha información a partir del estudio de tareas específicas o de los sistemas de gestión de proyectos.

Imagina que lideras una agencia de diseño de experiencia de usuario y de interfaz (UX/UI). Luego de crear diversas aplicaciones para empresas fintech, te das cuenta que el feedback, los ingresos y las renovaciones de proyecto, se reducen al 50% en comparación con el año anterior.

Aparte de los aspectos básicos para considerar en la identificación de necesidades y problemas de la empresa, tienes que estudiar cuáles son los procesos que ralentizan tareas, cómo se ejecutan los proyectos, en qué invierten el tiempo los empleados, y la efectividad del sistema de negocio.

Como lo menciona Hernan del Collado, profesor de nuestro curso de resolución de problemas complejos, “el éxito de una solución sostenible en el tiempo, parte de la rigurosidad con la que se analizan los procesos en conflicto y de la transparencia de los mismos”.

Para ello, puedes usar algunas herramientas de análisis de desempeño y de gestión de procesos, como las siguientes:

• Kissflow
• ProcessMaker
• Basecamp
• Asana
• Pipedrive

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8. Solicita testimonios de clientes

Las ventas de tu compañía están sujetas a la aprobación del cliente, así que, si ellos no están de acuerdo con el bien que les ofreces, simplemente dejarán de comprarlos y tus ingresos caerán. Por lo tanto, durante la identificación de los problemas de una compañía, es necesario priorizar también la opinión del consumidor. 

Una gran ventaja de entrevistar a los clientes es que no tendrán reparos en decir su opinión, así esta sea negativa. Esto significa que tendrás información objetiva para determinar si existe un problema en la empresa. 

Para tener éxito durante este paso, te recomendamos trazar un plan que te asegure la obtención de información de calidad. Aquí te dejamos una lista con estrategias para recolectar el feedback del cliente:

• Envía correos de seguimiento luego de la compra.
• Diseña encuestas vía SMS.
• Ofrece incentivos o premios para el feedback.
• Promociona un concurso en las redes sociales.
• Aplica el análisis de mapas de calor en el sitio web.
• Realiza entrevistas virtuales o en persona con los clientes.
• Envía agradecimientos personalizados a los clientes luego de una venta. 

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9. Escribe el problema

Llegamos al último paso para identificar problemas en una empresa, aunque parece sencillo y trivial, tiene una importancia mayor. Definir la problemática en palabras, para que así todos los miembros del equipo lo comprendan y analicen, aumenta las probabilidades de encontrar una solución perdurable. 

Esto aplica tanto si se trata de mejorar los objetivos de un proyecto específico, como las metas globales de una empresa. Por eso, asegúrate de redactar el nombre del problema con palabras claras y concretas. 

Este paso de la identificación de un problema empresarial también actúa como recordatorio del tiempo invertido y de todo lo que conlleva resolverlo, lo cual refuerza el espíritu y el trabajo de equipo en una empresa.

9.1. Ejemplos de problemas en el trabajo

La detección de problemas en la empresa puede llevarte a descubrir muchos patrones de trabajo y dificultades de equipos. Sin embargo, hay algunas situaciones que suelen ser comunes en una organización empresarial. 

Si estás tratando de entender los resultados negativos en tu negocio, es posible que te encuentres con una o más de estos ejemplos de problemas en el trabajo:

• Deficiente manejo del tiempo productivo de los empleados.
• Falta de mecanismos para la comunicación en el equipo.
• Ausencia de estructura en los roles y los sistemas de trabajo.
• Débil cultura organizacional en la empresa.
• Presión desmedida por resultados.
• Desmotivación en los miembros del grupo. 
• Clima laboral negativo.
• Equipos de trabajo tóxicos. 
• Mala asignación de tareas. 

Ideas de soluciones para los problemas de una empresas

Si has seguido los pasos recomendados para la identificación del problema de tu negocio, es probable que, a estas alturas, hayas descubierto dónde falla tu organización, proyecto o equipo.

Por lo tanto, es tiempo de pensar en las soluciones al problema empresarial que te está trayendo conflictos. A partir de ahora, necesitas aplicar el sentido común, tus conocimientos de gestión de recursos humanos, y todas las herramientas digitales que existen.

Esta lista te muestra ideas para resolver un problema en la empresa:

• Refuerza los canales de comunicación con el equipo humano.
• Promueve la misión de la empresa y el propósito del proyecto.
• Ofrece mentoría y programas de aprendizaje a los empleados.
• Diseña estrategias para la motivación de los equipos.
• Crea flujos de trabajo que prioricen la calidad del trabajo y la salud mental de los empleados.
• Contrata el talento humano que mejor se adapte a la organización.
• Analiza qué está haciendo la competencia para inspirarte de sus mejores prácticas.

Para desarrollar este proceso con mayor efectividad, te recomendamos inscribirte en nuestra ruta de aprendizaje de pensamiento estratégico. 

Fuente: Unsplash

Ahora que ya sabes cómo identificar problemas en una empresa o proyecto, no puedes quedarte en la teoría. Las recomendaciones para la resolución de un problema de gestión, sirven solo si se aplican inmediatamente. Además, de acuerdo al blog de IVE Consultores: 

“Si sabes analizar problemas y abordarlos, ahorrarás tiempo ya que podrás reconocerlos lo antes posible y ponerles remedio. También, reducirás costes, especialmente en relación a los materiales y en producción”. 

El hecho de pasar a la acción y la práctica misma de la solución, te llevará a identificar más oportunidades de crecimiento para tu negocio.

Si sientes que te falta reforzar algunos conocimientos para detectar problemas en tu empresa eficientemente, revisa nuestra academia de liderazgo. 

¡Muchos éxitos!