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¿Cómo identificar problemas?: 7 pasos para recuperar la curva de crecimiento de tu negocio

¿Cómo identificar problemas?: 7 pasos para recuperar la curva de crecimiento de tu negocio

Última actualización 25 de Enero del 2022Tiempo de lectura: 7 min.

Eduardo Nuñez

Saber cómo identificar problemas es un factor que puede evitar la quiebra de una empresa.

De acuerdo a un estudio del Bureau of Labor Statistics, citado en el blog de Investopedia, el 20% de negocios fracasa dentro de sus 2 primeros años; el 45%, en los 5 primeros años; y el 65%, en los 10 primeros años. Solo el 25% de los negocios llegan a los 15 años.

Si muchas de estas empresas pudieran detectar los problemas de gestión a tiempo, otra sería su suerte.

Por eso mismo, en este artículo, vamos a explicarte las estrategias para identificar problemas en una empresa, algunos ejemplos de problemas de gestión, e ideas para resolverlos.

1. Analiza los efectos del problema en el negocio

Para identificar problemas en una organización, debes empezar en el análisis de los efectos visibles en el negocio.

Puede que hayas notado una reducción en el número de ventas, el aumento de horas para realizar una tarea por parte del equipo o una evidente subida en el número de reclamos de los clientes.

En esta primera fase de identificación del problema, tienes que revisar números, comparar resultados con trimestres o campañas anteriores, y validar si se acercan o alejan demasiado de los objetivos trazados.

Una de las maneras más efectivas de empezar a detectar problemas en una empresa, es mirar si se han alcanzado los objetivos de cara a las ventas o clientes, y a partir de estos números ir hacia atrás.

Por eso, aquí te dejamos una lista con herramientas para analizar el crecimiento de tu marca a nivel de marketing y de gestión de clientes:

  • Google Analytics
  • Google Data Studio
  • Hotjar
  • Kissmetrics
  • Hubspot
 

2. Identifica dónde está la causa del problema

Luego de mirar números objetivos, es momento de que indagues el origen del problema en una de estas tres categorías:

  • Grupo de empleados
  • Procesos aplicados
  • Cultura organizacional

Si haces un estudio correcto, puedes llegar a la identificación del problema en el negocio a partir del desempeño de los empleados o equipos, de las tareas y sistemas que se usan, o del ambiente de trabajo en el que participan todos.

Así que, si eres un administrador de recursos humanos o eres el dueño de la empresa, necesitas implementar una auditoría para observar la ruta que lleva desde el origen hasta el resultado negativo.

identificación del problema causaFuente: Unsplash

3. Revisa las metas de los proyectos y de la empresa

Para identificar problemas de gestión empresarial, no basta con mirar números. 

Eso está muy bien al comienzo, pero luego debes también considerar lo que enunciaste en el proceso de fijación de metas para el negocio.

Seguramente, al momento de crear el plan de negocio, definiste la misión, la visión y el propósito. 

Entonces, ahora es necesario que los vuelvas a leer y que los valores en función de la investigación de los problemas de empresa que estás realizando.

De esa manera, en el esfuerzo de identificar cuáles son los problemas del negocio, puedes comparar cuánto afectan esos problemas al propósito de la empresa, y cuántos recursos se necesitan para acercarse a una solución.

identificación del problema metasFuente: Unsplash

4. Recoge feedback de los equipos

Dentro de las etapas de identificación del problema, este es uno de los momentos claves. 

Si tienes experiencia en emprender y conocimientos de liderazgo, sabrás reconocer que, algunas veces, problemas como la reducción de ventas o la insatisfacción del cliente, pueden tener su origen en el desempeño de los equipos humanos.

Por eso, para saber cómo identificar los problemas en un área del trabajo, es muy importante que te tomes el tiempo de sentarte a conversar con los líderes de equipo y con los empleados en particular.

Cada uno de ellos, seguramente, te ofrecerá sus puntos de vista sobre los procesos que se ejecutan, las dificultades que se encuentran o las necesidades que tienen.

Esta información es valiosísima, porque no solo te permite entender un problema empresarial, sino que te empieza a dar las primeras ideas de posibles soluciones.

identificación del problema feedbackFuente: Unsplash

5. Estudia los procesos de ejecución

Una de las características de la identificación del problema en una empresa, es que suele ofrecer mucha información a partir del estudio de tareas específicas o de los sistemas de gestión de proyectos.

Imagina que lideras una agencia de diseño de experiencia de usuario y de interfaz (UX/UI). Luego de crear diversas aplicaciones para empresas fintech, el feedback, los ingresos y las renovaciones de proyecto, se reducen al 50% en comparación con el año anterior.

Aparte de los aspectos básicos para considerar en la identificación de necesidades y problemas de la empresa, tienes que estudiar cuáles son los procesos que ralentizan tareas, cómo se ejecutan los proyectos, en qué invierten el tiempo los empleados, y la efectividad del sistema de negocio.

De hecho, como lo menciona Hernan del Collado, profesor de nuestro curso Resolución de problemas complejos, “el éxito de una solución sostenible en el tiempo, parte de la rigurosidad con la que se analizan los procesos en conflicto y de la transparencia de los mismos”.

Para ello, puedes usar algunas herramientas de análisis de desempeño y de gestión de procesos, como las siguientes:

  • Kissflow
  • ProcessMaker
  • Basecamp
  • Asana
  • Pipedrive

identificación del problema procesosFuente: Unsplash

6. Solicita testimonios de clientes

Uno de los últimos pasos de la identificación del problema en una empresa, proyecto o equipo, es la conversación con los clientes, pues son finalmente ellos quienes reciben un producto o servicio, y a partir de los cuales se obtienen los números a analizar

Esta es una oportunidad de oro para recabar información directamente de los clientes, lo cual puede terminar en decisiones sobre cada aspecto del negocio, como la productividad de los empleados, los productos que se crean y los proyectos futuros.

Debes trazar un plan para recibir opiniones de calidad por parte de los usuarios. 

Por eso, aquí te dejamos una lista con estrategias para recolectar el feedback del cliente:

  • Envía correos de seguimiento luego de la compra.
  • Diseña encuestas vía SMS.
  • Ofrece incentivos o premios para el feedback.
  • Promociona un concurso en las redes sociales.
  • Aplica el análisis de mapas de calor en el sitio web.
  • Realiza entrevistas virtuales o en persona con los clientes.
  • Envía agradecimientos personalizados a los clientes por su aporte.

identificación del problema clientesFuente: Unsplash

7. Escribe el problema

En el trabajo de identificar y resolver problemas en una empresa, es necesario no saltarte el último paso.

Puede parecer el más sencillo y trivial, pero tiene una importancia mayor. 

Solo cuando todos los participantes de un equipo humano saben cuál es el problema que enfrentan y lo pueden enunciar con palabras, hay probabilidades de solución.

Esto aplica tanto si se trata de mejorar los objetivos de un proyecto específico, como las metas globales de una empresa.

Por eso, asegúrate de redactar el nombre del problema con palabras claras y concretas

Esto también será un recordatorio del tiempo invertido en la identificación de ese problema, y de todo lo que conlleva resolverlo, lo cual refuerza el espíritu y trabajo de equipo en una empresa.

Ejemplos de problemas en el trabajo

La detección de problemas en la empresa puede llevarte a descubrir muchos patrones de trabajo y dificultades de equipos.

Sin embargo, hay algunas situaciones que suelen ser comunes en una organización empresarial. 

Así que es posible que, si estás tratando de entender los resultados negativos en tu negocio, te encuentres con una o más de estas circunstancias relativas a la gestión de proyectos.

Esta es una lista con los ejemplos de problemas en una empresa:

  • Deficiente manejo del tiempo productivo de los empleados.
  • Falta de mecanismos para la comunicación en el equipo.
  • Ausencia de estructura en los roles y los sistemas de trabajo.
  • Débil cultura organizacional en la empresa.
  • Presión desmedida por resultados.
 

Ideas para solucionar problemas de gestión

Si has ejecutado un plan para la identificación del problema y has seguido los pasos recomendados, puede que a estas alturas hayas descubierto dónde falla tu organización, proyecto o equipo.

Entonces, es tiempo de pensar en las soluciones al problema empresarial. A partir de ahora, necesitas aplicar el sentido común, tus conocimientos de gestión de recursos humanos, y todas las herramientas digitales que existen.

Esta lista te muestra ideas para resolver un problema en la empresa:

  • Refuerza los canales de comunicación con el equipo humano.
  • Promueve la misión de la empresa y el propósito del proyecto.
  • Ofrece mentoría y programas de aprendizaje a los empleados.
  • Diseña estrategias para la motivación de los equipos.
  • Crea flujos de trabajo que prioricen la calidad del trabajo y la salud mental de los empleados.
  • Contrata el talento humano que mejor se adapte a la organización.

¡Es tiempo de implementar!

Ahora que ya sabes cómo identificar problemas en una empresa o proyecto, no puedes quedarte en la teoría.

Las recomendaciones para la resolución de un problema de gestión, sirven solo si se aplican inmediatamente. Es necesario que pongas en marcha un proceso para detectar el problema e, igualmente, un plan para las soluciones.

El hecho de pasar a la acción y la práctica misma de la solución, te llevará a identificar más oportunidades de crecimiento para tu negocio.

Y si sientes que te falta reforzar algunos conocimientos, no olvides revisar el catálogo de cursos online de gestión de equipos y proyectos que tenemos en Crehana.

¡Ataca el problema de raíz y continúa aprendiendo!

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