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Aprende a organizar los ingresos y egresos en Excel y sé el Jakob Fugger del siglo XXI

Aprende a organizar los ingresos y egresos en Excel y sé el Jakob Fugger del siglo XXI

Última actualización 11 de Agosto del 2022Tiempo de lectura: 7 min.

Josefina Castelan

Saber hacer una hoja de ingresos y egresos en Excel, hoy en día, es un requisito indispensable para poder desempeñar cualquier función dentro de un contexto empresarial. De hecho, conocer herramientas de trabajo como estas es útil para gestionar los ingresos y los egresos desde una perspectiva personal; y más aún, en relación con el mundo del trabajo. 

Recopilar datos, organizarlos y analizar resultados estadísticos son acciones que puedes llevar a cabo sin problemas por medio de una planilla de ingresos y egresos en Excel. Lo único que necesitas es conocer algunos aspectos teóricos y practicar creando un dashboard de ingresos y egresos en Microsoft Excel. 

Por eso, si estás necesitando adquirir competencias para mejorar tu rendimiento productivo, es imprescindible que aprendas cuáles son los pasos para realizar una planilla de control de ingresos y egresos en Excel. Por consiguiente, al finalizar este post, podrás mejorar tu perfil profesional e ir avanzando en tu camino como profesional.

¿Estás listo? ¡Empecemos!

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1. Crea la hoja de cálculo en Microsoft Excel

Generar una planilla de ingresos y egresos en Excel es muy sencillo. En primer lugar, deberás familiarizarte con la plataforma, que es muy intuitiva. Y así, verás de qué modo podrás organizar tus entradas y salidas de dinero sin problemas. 

A continuación, te presentamos el paso a paso para que puedas tener listo tu documento en Microsoft Excel; y por consiguiente, comenzar a trabajar en tu hoja de cálculo de ingresos y egresos en Excel: 

  1. Abre un nuevo documento para diseñar tu plantilla de ingresos y egresos en Excel. 
  2. Crea dos pestañas de trabajo dentro del mismo documento de ingresos y egresos en Excel. Para ello, tendrás que dirigirte a la sección inferior de tu hoja de cálculo y cambiar el nombre que viene por defecto: "hoja 1" por la leyenda “Ingresos”. Posteriormente, haz lo mismo con la "hoja 2" y coloca el nombre “Egresos”, como muestra la imagen que te presentamos a continuación.
  3. Coloca la descripción de las columnas, que serán los ejes principales de tu hoja de ingresos y egresos en Excel. Por ejemplo, puedes colocar las siguientes variables:
  • Fecha.
  • Descripción del ingreso o egreso de tu planilla de Excel. 
  • Cantidad o monto.

De este modo, puedes clasificar diferentes ítems de tu hoja de ingresos y egresos en Excel, en función de tus necesidades de organización económica.

Formato de hoja de ingresos y egresos en Excel

Fuente: Microsoft Excel

2. Completa los datos de tu planilla de Excel

Ahora, es momento de rellenar las columnas de tu hoja de cálculo de ingresos y egresos en Excel con los datos correspondientes. Para ello, debes tener en cuenta que los ingresos son el dinero o el valor equivalente que recibe una persona o una empresa; generalmente, a cambio de proporcionar un bien o servicio. Los egresos, en cambio, se refieren a toda salida de dinero, como tus gastos mensuales.

Entonces, si quieres crear una tabla de ingresos y egresos en Excel, debes saber que los ingresos y egresos van a variar, según cada economía, ya sea individual o empresarial.

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Agrega los ingresos en Excel

De este modo, entre los ingresos, podemos referenciar los siguientes. Tenlos en cuenta a la hora de crear tu planilla de ingresos y egresos en Excel:

  • Sueldo.
  • Horas extras.
  • Bonos.
  • Indemnizaciones.      
  • Ingresos financieros: intereses, dividendos, inversiones en acciones, etc.

equipo de trabajo diseña un dashboard de ingresos y egresos en Excel

Fuente: Pexels

Agrega los egresos en Excel

En contraposición, listamos algunos de los egresos más comunes, que puedes incluir en tu plantilla de Excel para gastos diarios, mensuales, semestrales o anuales:

  • Gastos fijos: estos se repiten de manera mensual, como la cuenta del teléfono, Internet, suministros de gas, luz y agua, entre otros.

  • Gastos variables: al diseñar tu hoja de cálculo de ingresos y egresos en Excel, no olvides que este tipo de gastos puede variar cada mes. Puedes incluir: los gastos en comida, de transporte, aquellos que se destinan a la recreación, etc.

Recuerda que para poder generar un documento de ingresos y egresos en Excel de manera prolija, debes pensar cuál será el parámetro temporal de análisis de los ingresos y egresos. 

Como recomendación, para optimizar tus finanzas personales en Excel, puedes crear una columna por cada mes en tu hoja de ingresos y egresos en Excel. De este modo, tendrás los datos recopilados en la misma planilla de trabajo para tu organización personal; o si necesitas mejorar tus procesos en el contexto laboral. 

De acuerdo con un estudio de Forbes, es esencial llevar a cabo una modernización en relación con las herramientas tecnológicas. Y ello incluye el manejo de interfaces como Microsoft Excel. De hecho, estas permiten brindar mayor agilidad. Y también, promueven la optimización de las cargas de trabajo y de los tiempos de inactividad.

Así, el proceso para visualizar y estudiar tus ingresos y egresos en Excel será muy sencillo. Y por consiguiente, podrás perfeccionar tu rendimiento dentro de tu equipo de trabajo.

3. Establece las fórmulas en tu planilla de Excel

Una vez que tengas completos todos los datos de tu planilla de control de ingresos y egresos en Excel, podrás llevar a cabo la sumatoria del balance mensual para tomar las decisiones pertinentes. Todo, a partir de la aplicación de fórmulas de Excel, que permiten disponer de una visualización gráfica de cuáles han sido tus ingresos y egresos a lo largo del mes o del período referencial que consideres para tu análisis. 

Julieta Santarelli, Data Scientist en The Walt Disney Company y docente a cargo de nuestro curso online de Excel básico para principiantes, explica lo siguiente: 

“Una fórmula puede definirse como un conjunto de operaciones entre números y operadores matemáticos, que resuelven un cálculo, devolviendo un resultado. Entonces, si tenemos datos numéricos, podemos hacer varias fórmulas matemáticas en nuestra planilla de Excel, igual que si usáramos una calculadora. En efecto, podemos sumar, restar, multiplicar, dividir. Así, emplearemos los paréntesis para darle prioridad a los cálculos que se realicen. Siempre, es necesario escribir en la barra de fórmulas, el signo ‘=’ para llevar a cabo cualquier fórmula. Y más allá de utilizar los números enteros, podremos hacer referencia a las celdas para agilizar la realización de los cálculos en este programa. Siempre, se tendrá que pulsar la tecla ‘Enter’ para obtener el resultado”. 

Algunas fórmulas para tu planilla de Excel

Siendo así, conocer cuáles son las principales fórmulas de Excel es muy importante para que puedas, por ejemplo, sistematizar las sumas y los promedios de tu reporte de ingresos y egresos en Excel.

Por ejemplo, si precisas realizar una adición en tu tabla de ingresos y egresos en Excel, solamente debes usar la función SUMA en Excel. Para ello, escribe “=SUMA”, abrir paréntesis, y seleccionar aquellas celdas con las que quieres operar. Luego, tendrás que cerrar los paréntesis y pulsar “Enter”. 

A la vez, en el caso de que necesites establecer el promedio de tus ingresos y egresos en Excel, puedes recurrir a la función PROMEDIO en Excel. Así, escribe “=PROMEDIO”. Luego, abre paréntesis y selecciona las celdas. Y con posterioridad, efectúa el cierre de los paréntesis y pulsa “Enter”.

Por otro lado, a través de tu cuadro de ingresos y egresos en Excel, podrás verificar la corrección de los datos contables, ya que este programa te ayuda a comprobar la lógica de tus operaciones. Así, si hay un error, probablemente, te hayas equivocado en el establecimiento de alguna fórmula de Excel. Y como consecuencia, podrás agilizar los flujos de trabajo.

 

4. Escoge el mejor formato para tu hoja de Excel

Una de las ventajas de realizar una planilla de cálculo de ingresos y egresos en Excel es la posibilidad de administrar datos y visualizarlos en tablas y gráficos con distintos formatos. 

Pues bien, cuando ya tengas tu tabla de ingresos y egresos en Excel, recuerda que puedes colocarle el formato que desees. Para ello, tendrás que dirigirte a la opción “Dar formato como tabla”, presente en la barra de herramientas de acceso rápido. Desde allí, podrás escoger el diseño que más te agrade para tu hoja de ingresos y egresos en Excel.

Por último, solamente, tendrás que guardar el archivo. ¡Y listo! Ya tienes a tu disposición un dashboard para organizar tus ingresos y egresos en Excel.

formato para tu hoja de ingresos y egresos Excel

Fuente: Microsoft Excel

5. Saca provecho de nuestras plantillas de Excel 

Para evidenciar aún más la utilidad de las hojas de cálculo de ingresos y egresos en Excel, es esencial saber emplear distintos recursos de organización de datos, si se busca optimizar la productividad del capital humano de una empresa. 

Entonces, para ayudarte a organizar mejor todos los reportes de ingresos y egresos, te dejamos una lista de plantillas de Excel gratuitas. 

ebooks y recursos

Hoja de ingresos y egresos en Excel

Anteriormente explicamos como hacer de cero una hoja de ingresos y egresos en Excel. Pero ¿qué pasa si tu equipo de finanzas necesita optimizar al máximo su tiempo de trabajo? En ese caso, esta plantilla de ingresos y egresos será su mejor aliada. 

Esta hoja de ingresos y egresos se conoce también como “estado de resultados”. Los datos que se plasmen en esta hoja son clave para evaluar resultados de campañas, tomar decisiones fundamentadas, verificar el cumplimiento de métricas y hacer proyecciones a futuro.

En esta plantilla, podrás detallar los siguientes ítems: 

  • Sueldo, horas extras, bonos, indemnizaciones.
  • Ingresos financieros como intereses, dividendos, entre otros.
  • Gastos fijos, los cuales se repiten de manera mensual, como la cuenta del teléfono, internet, gas, luz, agua, entre otros.
  • Gastos variables, los cuales pueden variar cada mes, como los gastos en comida, transporte, recreación, entre otros.

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➤ Descarga la hoja de ingresos y egresos en Excel 

Plantilla de proyección de ventas e ingresos en Excel

¿Sabes cuáles serán tus ventas para el siguiente año? Con esta plantilla de ventas e ingresos podrás hacer una proyección y planificar el futuro de los ingresos financieros de una empresa.

Según Asana, “una proyección de ventas predice los futuros ingresos por ventas usando información comercial anterior. Puedes usar este pronóstico para evaluar tus proyecciones financieras y cambiar tu plan de negocios en caso de ser necesario”.

Para poder realizar un reporte de ingresos por ventas, es necesario contar con la siguiente información: 

  • Datos de ventas en periodos anteriores
  • Porcentaje de crecimiento en ventas
  • Cantidad de representantes de ventas
  • Duración promedio del ciclo de ventas
  • Métricas a utilizar para medir los ingresos
  • Definir un método de diagnóstico (ascendente o descendente) 

Una vez que empieces a utilizar plantillas de ingresos y egresos, así como de proyección de ventas, los próximos reportes de negocios serán mucho más fáciles de realizar. Y es que tu equipo financiero tendrá toda la información necesaria de forma organizada y actualizada. 

recurso

➤ Descarga la plantilla de proyección de ventas e ingresos 

Plantilla de presupuesto personal

¿Sabías que organizar tus ingresos y egresos correctamente puede ayudarte a ser más ordenado y responsable con tus gastos? Esta plantilla te será de suma utilidad tanto si necesitas plasmar tus ingresos y egresos personales, como los laborales para luego enviarlos al sector de contabilidad. 

Viajes de negocios, capacitaciones, compras de oficina y cualquier otro gasto corporativo podrán ser detallados en este presupuesto. Estipular un presupuesto de antemano te permitirá una mejor proyección de los gastos y, por ende, un mejor aprovechamiento del dinero disponible. 

Esta plantilla de presupuesto de ingresos y egresos definitivamente puede ser un gran aliado para ti y tus finanzas, por las siguientes razones:

  • Podrás saber realmente cuáles son tus ingresos y egresos.
  • Puedes llevar un mejor control de tus gastos laborales.
  • Conocerás tus gastos fijos y variables.
  • Lograrás tener una mejor distribución de tu flujo de caja.
  • Serás más consciente de lo que puedes prescindir para generar una mayor liquidez o ahorro.

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➤ Descarga la plantilla de presupuesto personal 

Plantillas de Excel para gastos diarios

Si necesitas tener un control minucioso de los ingresos y egresos de un sector de la empresa, esta plantilla para gastos diarios será ideal. 

Estas son las principales ventajas de realizar un seguimiento de los egresos diarios

  • Ayuda a tomar conciencia de cada gasto, fijo como variable.
  • Permite identificar los gastos recurrentes.
  • Evita tener que guardar tickets a mano hasta su contabilización. 
  • Ayuda a eliminar o minimizar gastos innecesarios.
  • Permite hacer una mejor comparación entre ingresos y egresos. 
  • Es útil para establecer objetivos financieros.
  • Brinda previsión de los tipos impositivos a liquidar a final de mes o trimestre.
  • La información es accesible para quien la necesite y se pueden buscar datos de gastos de forma fácil. 

Lograr una correcta organización y control de los tickets y facturas será una tarea fácil de llevar con esta plantilla de gastos diarios. 

Además, es muy importante tener una tabla de gastos ya que nos va a permitir tener una idea de cómo se están manejando los recursos. Si empezamos a monitorear cómo es que se está gastando el dinero, después se podrá determinar si se está teniendo una administración responsable. 

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➤ Descarga las plantillas de Excel para gastos diarios 

Calculadora de gastos mensuales

Como hemos visto, Excel nos ayuda a organizar toda la información financiera de una empresa y a estimar ingresos y egresos a través de distintas formas. Una de ellas, es utilizando una calculadora de gastos mensuales. 

Este recurso gratuito es sumamente útil para evaluar y proyectar los gastos de un sector de la empresa. 

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➤ Descarga la calculadora de gastos 

Formato gratuito en Excel de Libro Mayor

Si necesitas algo más detallado que un control de ingresos y egresos, puedes descargar y utilizar esta plantilla de Libro Mayor, el libro ideal para llevar un control minucioso de las operaciones de tu empresa. 

¡Descárgalo gratis y controla las finanzas al detalle!

Resource

➤ Descarga el Libro mayor en Excel

Como habrás podido ver a lo largo de este artículo sobre cómo hacer una hoja de ingresos y egresos en Excel, utilizar esta interfaz es muy sencillo, si tienes en cuenta cada uno de los consejos que te hemos brindado. ¡Y será más fácil aún si utilizas las plantillas que te compartimos!

De todos modos, recuerda que conocer cómo gestionar tus ingresos y egresos en Excel es el primer paso para adquirir las habilidades que necesitas para desempeñarte con éxito en el ámbito del trabajo. En consecuencia, es fundamental estar actualizado frente a un contexto cambiante y que está atravesado por las nuevas tecnologías.

Por eso, te invitamos a que conozcas nuestra Academia de Business Analytics, para que poco a poco, vayas incorporando nuevos conocimientos analíticos, en relación con el manejo de tus ingresos y egresos en Excel y sobre otras temáticas de tu interés. 

En resumen, no pierdas de vista tus metas. Y para alcanzarlas, haz crecer tu propio capital humano, que es el único que te conducirá al cumplimiento de tus objetivos. 

¡Nos vemos en el próximo artículo!

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