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Haz una hoja de ingresos y egresos en Excel y sé el Jakob Fugger del siglo XXI

Haz una hoja de ingresos y egresos en Excel y sé el Jakob Fugger del siglo XXI

Última actualización 28 de Mayo del 2022Tiempo de lectura: 7 min.

Juliana Fantino

Saber hacer una hoja de ingresos y egresos en Excel, hoy en día, es un requisito indispensable para poder desempeñar cualquier función dentro de un contexto empresarial. De hecho, conocer herramientas de trabajo como estas es útil para gestionar los ingresos y los egresos desde una perspectiva personal; y más aún, en relación con el mundo del trabajo. 

Recopilar datos, organizarlos y analizar resultados estadísticos son acciones que puedes llevar a cabo sin problemas por medio de una planilla de ingresos y egresos en Excel. Lo único que necesitas es conocer algunos aspectos teóricos y practicar creando un dashboard de ingresos y egresos en Microsoft Excel. 

Por eso, si estás necesitando adquirir competencias para mejorar tu rendimiento productivo, es imprescindible que aprendas cuáles son los pasos para realizar una planilla de control de ingresos y egresos en Excel. Por consiguiente, al finalizar este post, podrás mejorar tu perfil profesional e ir avanzando en tu camino como profesional.

¿Estás listo? ¡Empecemos!

1. Crea la hoja de cálculo en Microsoft Excel

Generar una planilla de ingresos y egresos en Excel es muy sencillo. En primer lugar, deberás familiarizarte con la plataforma, que es muy intuitiva. Y así, verás de qué modo podrás organizar tus entradas y salidas de dinero sin problemas. 

A continuación, te presentamos el paso a paso para que puedas tener listo tu documento en Microsoft Excel; y por consiguiente, comenzar a trabajar en tu hoja de cálculo de ingresos y egresos en Excel: 

  1. Abre un nuevo documento para diseñar tu plantilla de ingresos y egresos en Excel. 
  2. Crea dos pestañas de trabajo dentro del mismo documento de ingresos y egresos en Excel. Para ello, tendrás que dirigirte a la sección inferior de tu hoja de cálculo y cambiar el nombre que viene por defecto: "hoja 1" por la leyenda “Ingresos”. Posteriormente, haz lo mismo con la "hoja 2" y coloca el nombre “Egresos”, como muestra la imagen que te presentamos a continuación.

Ejemplo de hoja de cálculo de ingresos y egresos en Excel

Fuente: Microsoft Excel

  1. Coloca la descripción de las columnas, que serán los ejes principales de tu hoja de ingresos y egresos en Excel. Por ejemplo, puedes colocar las siguientes variables:
  • Fecha.
  • Descripción del ingreso o egreso de tu planilla de Excel. 
  • Cantidad o monto.

De este modo, puedes clasificar diferentes ítems de tu hoja de ingresos y egresos en Excel, en función de tus necesidades de organización económica.

Formato de hoja de ingresos y egresos en Excel

Fuente: Microsoft Excel

2. Completa los datos de tu planilla de Excel

Ahora, es momento de rellenar las columnas de tu hoja de cálculo de ingresos y egresos en Excel con los datos correspondientes. Para ello, debes tener en cuenta que los ingresos son el dinero o el valor equivalente que recibe una persona o una empresa; generalmente, a cambio de proporcionar un bien o servicio. Los egresos, en cambio, se refieren a toda salida de dinero, como tus gastos mensuales.

Entonces, si quieres crear una tabla de ingresos y egresos en Excel, debes saber que los ingresos y egresos van a variar, según cada economía, ya sea individual o empresarial.

De este modo, entre los ingresos, podemos referenciar los siguientes. Tenlos en cuenta a la hora de crear tu planilla de ingresos y egresos en Excel:

  • Sueldo.
  • Horas extras.
  • Bonos.
  • Indemnizaciones.      
  • Ingresos financieros: intereses, dividendos, inversiones en acciones, etc.

equipo de trabajo diseña un dashboard de ingresos y egresos en Excel

Fuente: Pexels

En contraposición, listamos algunos de los egresos más comunes, que puedes incluir en tu plantilla de Excel para gastos diarios, mensuales, semestrales o anuales:

  • Gastos fijos: estos se repiten de manera mensual, como la cuenta del teléfono, Internet, suministros de gas, luz y agua, entre otros.

  • Gastos variables: al diseñar tu hoja de cálculo de ingresos y egresos en Excel, no olvides que este tipo de gastos puede variar cada mes. Puedes incluir: los gastos en comida, de transporte, aquellos que se destinan a la recreación, etc.

Recuerda que para poder generar un documento de ingresos y egresos en Excel de manera prolija, debes pensar cuál será el parámetro temporal de análisis de los ingresos y egresos. 

Como recomendación, para optimizar tus finanzas personales en Excel, puedes crear una columna por cada mes en tu hoja de ingresos y egresos en Excel. De este modo, tendrás los datos recopilados en la misma planilla de trabajo para tu organización personal; o si necesitas mejorar tus procesos en el contexto laboral. 

De acuerdo con un estudio de Forbes, es esencial llevar a cabo una modernización en relación con las herramientas tecnológicas. Y ello incluye el manejo de interfaces como Microsoft Excel. De hecho, estas permiten brindar mayor agilidad. Y también, promueven la optimización de las cargas de trabajo y de los tiempos de inactividad.

Así, el proceso para visualizar y estudiar tus ingresos y egresos en Excel será muy sencillo. Y por consiguiente, podrás perfeccionar tu rendimiento dentro de tu equipo de trabajo.

 

3. Establece las fórmulas en tu planilla de Excel

Una vez que tengas completos todos los datos de tu planilla de control de ingresos y egresos en Excel, podrás llevar a cabo la sumatoria del balance mensual para tomar las decisiones pertinentes. Todo, a partir de la aplicación de fórmulas de Excel, que permiten disponer de una visualización gráfica de cuáles han sido tus ingresos y egresos a lo largo del mes o del período referencial que consideres para tu análisis. 

Según Julieta Santarelli, Data Scientist en The Walt Disney Company y docente a cargo de nuestro curso online de Excel básico para principiantes:

“Una fórmula puede definirse como un conjunto de operaciones entre números y operadores matemáticos, que resuelven un cálculo, devolviendo un resultado. Entonces, si tenemos datos numéricos, podemos hacer varias fórmulas matemáticas en nuestra planilla de Excel, igual que si usáramos una calculadora. En efecto, podemos sumar, restar, multiplicar, dividir. Así, emplearemos los paréntesis para darle prioridad a los cálculos que se realicen. Siempre, es necesario escribir en la barra de fórmulas, el signo ‘=’ para llevar a cabo cualquier fórmula. Y más allá de utilizar los números enteros, podremos hacer referencia a las celdas para agilizar la realización de los cálculos en este programa. Siempre, se tendrá que pulsar la tecla ‘Enter’ para obtener el resultado”. 

Siendo así, conocer cuáles son las principales fórmulas de Excel es muy importante para que puedas, por ejemplo, sistematizar las sumas y los promedios de tu reporte de ingresos y egresos en Excel.

Por ejemplo, si precisas realizar una adición en tu tabla de ingresos y egresos en Excel, solamente debes usar la función SUMA en Excel. Para ello, escribe “=SUMA”, abrir paréntesis, y seleccionar aquellas celdas con las que quieres operar. Luego, tendrás que cerrar los paréntesis y pulsar “Enter”. 

A la vez, en el caso de que necesites establecer el promedio de tus ingresos y egresos en Excel, puedes recurrir a la función PROMEDIO en Excel. Así, escribe “=PROMEDIO”. Luego, abre paréntesis y selecciona las celdas. Y con posterioridad, efectúa el cierre de los paréntesis y pulsa “Enter”.

recopilación de datos para hacer una hoja de ingresos y egresos en Excel

Fuente: Pexels

Por otro lado, a través de tu cuadro de ingresos y egresos en Excel, podrás verificar la corrección de los datos contables, ya que este programa te ayuda a comprobar la lógica de tus operaciones. Así, si hay un error, probablemente, te hayas equivocado en el establecimiento de alguna fórmula de Excel. Y como consecuencia, podrás agilizar los flujos de trabajo.

Para evidenciar aún más la utilidad de las hojas de cálculo de ingresos y egresos en Excel, como afirma un análisis de Infobae, es esencial saber emplear distintos recursos de organización de datos, si se busca optimizar la productividad del capital humano de una empresa. Más aún en contextos de trabajo remoto, en donde no existe el trato presencial en todos los procesos laborales.

De hecho, a partir del aumento del home office, se considera que el 85% de las compañías ha establecido el manejo de la tecnología como uno de los requisitos obligatorios a la hora de trabajar. Y también, el manejo de herramientas que permitan gestionar los datos en la nube. 

 

4. Escoge el mejor formato para tu hoja de Excel

Una de las ventajas de realizar una planilla de cálculo de ingresos y egresos en Excel es la posibilidad de administrar datos y visualizarlos en tablas y gráficos con distintos formatos. 

Pues bien, cuando ya tengas tu tabla de ingresos y egresos en Excel, recuerda que puedes colocarle el formato que desees. Para ello, tendrás que dirigirte a la opción “Dar formato como tabla”, presente en la barra de herramientas de acceso rápido. Desde allí, podrás escoger el diseño que más te agrade para tu hoja de ingresos y egresos en Excel.

Por último, solamente, tendrás que guardar el archivo. ¡Y listo! Ya tienes a tu disposición un dashboard para organizar tus ingresos y egresos en Excel.

formato para tu hoja de ingresos y egresos Excel

Fuente: Microsoft Excel

Como habrás podido ver a lo largo de este artículo sobre cómo hacer una hoja de ingresos y egresos en Excel, utilizar esta interfaz es muy sencillo, si tienes en cuenta cada uno de los consejos que te hemos brindado.

De todos modos, recuerda que conocer cómo gestionar tus ingresos y egresos en Excel es el primer paso para adquirir las habilidades que necesitas para desempeñarte con éxito en el ámbito del trabajo. En consecuencia, es fundamental estar actualizado frente a un contexto cambiante y que está atravesado por las nuevas tecnologías.

Por eso, te invitamos a que conozcas todos nuestros cursos online de Emprendimiento y negocios, para que poco a poco, vayas incorporando nuevos conocimientos, en relación con el manejo de tus ingresos y egresos en Excel y sobre otras temáticas de tu interés. 

En resumen, no pierdas de vista tus metas. Y para alcanzarlas, haz crecer tu propio capital humano, que es el único que te conducirá al cumplimiento de tus objetivos. 

¡Nos vemos en el próximo artículo!

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