Home Blog/ Negocios/
Negocios

¬ŅC√≥mo hacer una agenda de trabajo en Excel? ¬°Organiza tu espacio laboral!

Hugo Rodríguez - 03 Dic 21

Articulo

7 min.

Aprender cómo hacer una agenda de trabajo en Excel será una excelente herramienta para hacer tus procesos laborales mucho más ágiles y sencillos. Con este mecanismo, tendrás toda tu actividad al alcance de tu mano y estarás mucho más organizado con respecto a tus deberes.

Saber c√≥mo organizar tu tiempo no tiene que ser una tarea tan compleja de realizar. Puede que est√©s realizando varias actividades a la vez y tu lista de pendientes sea muy larga, pero con la organizaci√≥n adecuada todo es posible. Usar una agenda de trabajo en Excel te ayudar√° a facilitar la organizaci√≥n de tu d√≠a a d√≠a, m√°s a√ļn si se trata de una herramienta hecha para el entorno digital.

En este art√≠culo, no s√≥lo te ense√Īamos qu√© es una agenda de trabajo y para qu√© sirve. Tambi√©n te mostraremos c√≥mo hacer una agenda de trabajo en Excel para que seas un experto en el manejo de tus tiempos. ¬°Acomp√°√Īanos!

¡El Black Friday llegó a Crehana! Descuentos de hasta el 75% en Cursos Online y Membresías

Black Friday Crehana

¬ŅQu√© es una agenda de trabajo?

Una agenda de trabajo es una herramienta mediante la cual puedes organizar tus labores y eventos futuros, relacionados con tu empleo. Puede ser digital o física, lo importante es que cumpla con el requisito principal, que te ayude a recordar las entregas y proyectos que tienes en tu trabajo, siendo una especie de agenda de actividades diarias.

¬ŅC√≥mo organizar mi tiempo de forma m√°s √≥ptima? Esa es una de las preguntas que muchos nos hacemos constantemente, con el fin de realizar una correcta distribuci√≥n de nuestras actividades. Usar una agenda te puede ayudar en este predicamento, sobre todo si te animas a hacer uso de una versi√≥n digital.

Como bien menciona el portal Medium, "gestionar tu tiempo y asegurarte de que estás enfocando tu energía, en los lugares correctos, es un desafío continuo". Y para eso, debes aprender cómo hacer una agenda de trabajo en Excel.

¬ŅPara qu√© sirve una agenda de trabajo virtual?

Una agenda de trabajo en versi√≥n digital es una alternativa moderna de las cl√°sicas agendas. Estas te permiten crear un archivo interactivo, en el que puedes anotar la programaci√≥n de cada d√≠a, por lo que, si tienes una reuni√≥n o un evento importante, todo ser√° mucho m√°s sencillo de rastrear si mantienes tus pendientes a la mano, sobre todo si est√°n solo a un clic de distancia.

Las agendas de trabajo virtuales tienen la apariencia de la versi√≥n tradicional, sin las molestias de tener que transportarlas a todos lados con un lapicero a la mano. Hacer una agenda de trabajo online te mantendr√° al tanto de tus actividades, sea que est√©s trabajando desde una computadora o dispositivo m√≥vil.

Como puedes ver, aprender c√≥mo hacer una agenda de trabajo en Excel puede ofrecerte grandes ventajas. Ahora bien, ¬Ņen qu√© m√°s puede ayudarte este tipo de recurso?

Una agenda en Excel te ofrece los siguientes beneficios:

  • La posibilidad de hacer un calendario r√°pidamente

  • Ofrece gran facilidad para crearse y adaptarse

  • Tendr√°s la opci√≥n de seguir diariamente todas tus actividades y tareas pendientes

  • Puedes guardar, de forma digital, todos los eventos en los que participar√°s

  • Tienes la alternativa de imprimir el documento y mantenerlo a la vista, en caso de que decidas anotar tus tareas a mano

  • Mediante la opci√≥n de las f√≥rmulas, la planificaci√≥n se convierte en un proceso llevadero para ti

Hasta este punto, vemos que conocer cómo hacer una agenda de trabajo en Excel es un skill que te puede servir, de gran forma, en tu vida diaria.

agenda de trabajo Excel

Fuente: Unsplash

¬ŅC√≥mo hacer una agenda de trabajo en Excel?

Existen varias opciones para desarrollar tu propia agenda. Es posible descargar modelos predise√Īados, aunque tambi√©n es posible hacer una agenda gratis y 100% personalizada.

Para esto, puedes hacer uso de programas como Excel y Word, ya que ambos programas de Microsoft te ser√°n bastante √ļtiles al momento de hacer una agenda personalizada.

Nosotros te mostraremos c√≥mo hacer una agenda de trabajo en Excel paso a paso. Mantente atento a este proceso de creaci√≥n y recuerda que puedes alterar los pasos seg√ļn tu preferencia para obtener la opci√≥n que mejor se ajuste a tu estilo.

No es necesario aprender qué es Excel, tampoco debes dominar el programa a nivel avanzado para hacer esto. Pasemos directamente a la acción, para mostrarte el paso a paso de cómo hacer una agenda de trabajo en Excel.

1. Crear un calendario en Excel

En esta parte del proceso tendr√°s que crear un calendario anual. El primero servir√° como gu√≠a general, mientras que en el √ļltimo se podr√° poner el detalle de actividades del d√≠a a d√≠a. 

Lo ideal es aprender c√≥mo hacer un calendario en Excel. Recuerda que las opciones que te ofrece Office son totalmente gratuitas y puedes cambiar el a√Īo con el que deseas trabajar.

2. Crea un planner por cada mes del a√Īo

Ahora, es momento de pasar al planner para que puedas poner todas tus actividades diarias. El proceso es muy sencillo, no te preocupes.

Para esto, tendr√°s que seguir los siguientes pasos en la interfaz de Excel:

  1. Crea una nueva hoja de Excel.

  2. Renombra la pesta√Īa de Excel y pon el nombre Enero.

  3. En la hoja de enero, combina las celdas A1 y B1.

  4. Renombra esa celda combinada y extiende su ancho.

  5. Reduce el ancho de la columna A.

  6. Luego, empieza a numerar desde la celda A2 hacia abajo por cada día del mes.

  7. Duplica esta pesta√Īa por cada mes del a√Īo y cambia los nombres.

planner en Excel

¬°Ya tienes tu planner! El proceso fue bastante sencillo y ya casi has aprendido c√≥mo hacer una agenda de trabajo en Excel. Pero, antes de eso, te mostraremos otra funci√≥n de Excel que te podr√≠a ser bastante √ļtil en el planner.

¬ŅC√≥mo fijar una celda en Excel?

Si te incomoda no ver el titular de la pesta√Īa y preferir√≠as mantener el nombre del mes fijo, debes aprender c√≥mo fijar una celda en Excel. Esta acci√≥n es bastante simple, si sigues con atenci√≥n los siguientes pasos:

  1. Ubícate en la celda B2, la que está debajo del mes.

  2. Ve a la opci√≥n Vista de la barra de men√ļ.

  3. Da clic en Inmovilizar, luego elige la opci√≥n Inmovilizar fila superior.

fijar celda en Excel

¡Eso es todo! Ahora, el siguiente paso será empezar a trabajar con los hipervínculos de tu agenda de trabajo.

3. ¬ŅC√≥mo poner hiperv√≠nculos en Excel?

Tu agenda de trabajo está casi lista, ahora es momento de empezar a poner hipervínculos en Excel para que puedas usar con facilidad el documento digital.

Para este paso, te ayudar√°s de las autoformas que insertes en cada mes de tu calendario. Aseg√ļrate de que la figura que hayas creado est√© con un color visible, para poder reconocerlo con facilidad. 

Una vez tengas eso listo, puedes empezar a desarrollar estos pasos.

  1. Ve al calendario que creaste y selecciona la autoforma que corresponde a enero.

  2. Ve a la pesta√Īa Insertar de la barra de men√ļ, luego da clic en V√≠nculo.

  3. En el nuevo cuadro que aparece, da clic en Lugar de este documento.

  4. Selecciona la pesta√Īa Enero y luego da clic en Aceptar.

  5. Repite este mismo paso con las autoformas de todos los meses.

hipervínculo en excel

Una vez esté listo, podrás comprobar que tu vínculo está activo al posicionar el cursor encima de la forma. Luego, al dar clic, te llevará automáticamente al mes que configuraste.

Usa hipervínculos en Excel para volver al calendario

Ya realizaste un primer proceso que te lleva del mes del calendario al planner detallado, ahora es momento de hacer el procedimiento inverso. Para realizar esta función, también tendrás que usar hipervínculos en Excel, estos son los pasos que debes seguir.

  1. Inserta una autoforma en el mes de enero, nosotros usaremos una flecha invertida.

  2. Selecciona la figura, ve a insertar y da clic en V√≠nculo.

  3. Nuevamente, da clic en Lugar de este documento y elige la pesta√Īa Calendario.

  4. Acepta los cambios.

uso de hipervínculo en Excel

(Imagen: Crehana)

Con eso, tu documento está listo para ser usado. Ya aprendiste cómo hacer una agenda de trabajo en Excel.

Tips de Excel para tu agenda de trabajo

¬ŅYa quieres probar el uso de agendas digitales? Ahora que sabes c√≥mo hacer una agenda de trabajo en Excel, debes recordar que esta alternativa puede ser personalizada para que se ajuste a tus necesidades.

Aquí te dejamos algunos consejos de Excel a tener en cuenta, si quieres probar con algunas alternativas.

  • Considera la opci√≥n de a√Īadir columnas en Excel para incluir detalles adicionales en tu planner mensual, sea para clasificar las actividades por categor√≠as o incluso para aumentar horas espec√≠ficas de cada anotaci√≥n.

  • Busca plantillas de Excel en internet que te puedan servir de inspiraci√≥n para mejorar tu propia agenda. Encontrar√°s modelos que probablemente te ayudar√°n a encontrar la mejor opci√≥n para ti.

  • Recuerda que, al acabar de hacer tu agenda, debes empezar a usarla. No te ser√° de mucha utilidad tener una agenda si no realizas anotaciones en ella. Aprovecha esta herramienta para poder organizar tus tiempos.

  • Puedes configurar el formato de hoja a horizontal y cambiar los m√°rgenes, para que el documento de Excel sea sencillo de imprimir, si se requiere.

Recursos de Excel para complementar tu agenda de trabajo

Ahora que ya conoces c√≥mo hacer una agenda de trabajo en Excel, ¬Ņquieres saber c√≥mo explotar al m√°ximo esta herramienta de Microsoft Office? Entonces... ¬°Aprovecha los recursos que ponemos a tu disposici√≥n!

Mediante esta serie de herramientas de Excel que traemos para ti, podrás aprovechar todas las posibilidades de planificación que te ofrece Microsoft Excel, así que podrás organizar tus actividades, tanto personales como laborales.

¡Veamos algunos recursos que te pueden servir al momento de aprender cómo hacer una agenda de trabajo en Excel!

1. Flujo de caja: Ejemplo para completar en Excel

Dentro del mundo laboral, la herramienta de Microsoft Office siempre será indispensable. Ya sea para saber cómo hacer una agenda de trabajo en Excel o para cuestiones más generales como, por ejemplo, el flujo de caja.

¬ŅQu√© es el flujo de caja? Es una referencia para las entradas y salidas netas de dinero de una empresa en un per√≠odo de tiempo concreto. As√≠ que conocer la mejor forma de llevar la contabilidad de estos registros, no s√≥lo es una buena idea, sino tambi√©n necesaria.

Para ayudarte, te ofrecemos el recurso ideal para que puedas administrar el flujo efectivo de tu compa√Ī√≠a, sin ning√ļn tipo de inconvenientes. Mediante este ejemplo de flujo de caja, ver√°s la mejor forma en la que puedes realizar esta acci√≥n.

‚Ėļ Descarga nuestro Flujo de caja: Ejemplo para completar en Excel

flujo de trabajo en Excel

2. Roadmap template en Excel + ejemplo

Si hay un elemento que te va a ser de ayuda (adem√°s de, por supuesto, aprender c√≥mo hacer una agenda de trabajo en Excel) es un roadmap. ¬ŅNo sabes lo que es? Pues si√©ntate y prep√°rate, porque te explotar√° la cabeza cuando veas su utilidad (bueno, no es tan as√≠, pero casi).

Un roadmap es una herramienta agile, con la cual tendrá la posibilidad de poder optimizar, tanto la producción como la entrega final de cualquier proyecto de marketing que tengas entre manos. Y, por supuesto, Excel es fundamental para poder aplicar este tipo de herramienta.

Aunque existan varios tipos de roadmap, desde Crehana te mostramos el ejemplo de c√≥mo hacer uno, basado en la hoja de ruta que debes seguir, al momento de crear tu proyecto nuevo. Lo √ļnico que debes hacer es seguir las siguientes indicaciones:

  • Cambia la fecha inicial del trabajo en cuesti√≥n

  • Con un doble clic a las celdas, podr√°s editar la informaci√≥n que desees. En este caso, comenzar√°s agregando una nueva tarea

  • En el lado izquierdo, agrega las tareas primordiales y anota el desarrollo de las mismas por mes.

  • Toda la actividad y el desarrollo del proyecto

  • Aseg√ļrate de personalizar, tanto el color, como la fuente de lo que ser√° tu roadmap

¬°Y listo! El resto, depende √ļnica y exclusivamente de ti y las ganas que tengas de que tu proyecto salga lo mejor posible.

‚Ėļ Descarga nuestro Roadmap template en Excel + ejemplo

roadmap template de Excel

3. Plantilla de los 5 porqués en Excel + Ejemplo práctico

¬ŅAlguna vez has querido llegar al fondo de alg√ļn problema que hayas querido resolver? Bueno, la pregunta es obvia: todos hemos querido. 

Bueno, le a√Īadimos una nueva capa a esta pregunta: ¬Ņy si la respuesta siempre la pudiste encontrar? Pues s√≠, mediante un sistema sencillo, como lo son los 5 porqu√©s.

Mediante este sistema, comienzas plante√°ndote un problema, en forma de pregunta. Luego, tras discutir la situaci√≥n y todo lo que engloba el inconveniente en cuesti√≥n, preg√ļntate 5 veces el por qu√© de ese problema. Puede ocurrir que hayan varias razones para esa problem√°tica, por lo que deber√°s explicar cada una de ellas.

Lo curioso de esto es que no siempre se llega al quinto por qué. Por lo general, sólo alcanzas 3 (o, dependiendo de la problemática, sobrepasarás los 5). Básicamente, esta plantilla te servirá para ver plasmado el asunto desde todas las ópticas disponibles. ¡Y todo gracias a Excel!

No todo es aprender cómo hacer una agenda de trabajo en Excel. También puedes solucionar problemas laborales con este método.

‚Ėļ Descarga nuestro Plantilla de los 5 porqu√©s en Excel

plantilla de los porqué en Excel

4. Caso de negocio: Plantilla de ROI para eventos corporativos

Si hay una pr√°ctica que ya vemos como algo com√ļn dentro del mundo empresarial,  es el c√°lculo del retorno de inversi√≥n (ROI). Y, para ello, te traemos esta plantilla que te permitir√° hacer este c√°lculo de tu negocio.

El funcionamiento de esta plantilla es muy simple: con sólo introducir las variables requeridas (en este caso, los datos referentes a tus eventos corporativos), te aparecerá un resultado ROI para cada uno de ellos. Mientras más alto sea el ROI, más rentable resultará el encuentro.

Por ejemplo, si el resultado del ROI indica un 75%, por cada d√≥lar que inviertas, tu compa√Ī√≠a habr√° ganado 75 centavos. ¬ŅVes con claridad la importancia del ROI? Eso s√≠, si el ROI que te arroja es negativo, significa que hubo p√©rdidas para la empresa con la realizaci√≥n de ese evento.

Esta m√©trica es muy √ļtil, no importa qu√© tipo de negocios tengas: sea de publicidad, marketing o inversiones... Calcular el ROI de los eventos te ayudar√° a tener una idea de cu√°n fruct√≠fero fue ese encuentro.

‚Ėļ Descarga nuestro Caso de negocio: Plantilla de ROI para eventos corporativos

plantilla de roi de Excel

5. Emprendimiento y finanzas: Plantilla completa de Excel para tu negocio

No pod√≠amos cerrar este post sobre c√≥mo hacer una agenda de trabajo en Excel de mejor forma. En este √ļltimo punto, te presentamos ¬°hasta 5 plantillas diferentes para administrar tu negocio!

Mediante estas herramientas, podrás almacenar todo lo referente a tu negocio en un sólo lugar. Al descargar este recurso, encontrarás:

  • Plantilla de ingresos: con datos generales de tu negocio, precios de tus productos, gr√°ficos con proyecciones de ventas, etc.

  • Plantilla de equipo de trabajo: con el sueldo de tu personal

  • Plantilla de gastos: con los gastos fijos, variables y de instalaci√≥n y mantenimiento

  • Plantilla de capital de trabajo: si tus cuentas son por venta directa, esta plantilla es √ļtil. Podr√°s identificar las cuentas por cobrar y las que hay que pagar, adem√°s de los distintos montos de inventario

  • Plantilla de estados proforma: con un estado de resultados completo, en el que encontrar√°s la informaci√≥n incluida en las otras plantillas, as√≠ como tambi√©n un cuadro con tu flujo de efectivo, razones financieras, entre otras variables.

El uso de cada una de estas plantillas es muy intuitivo, por lo que no tendr√°s inconveniente en utilizar las distintas variables de tu negocio para poder hacer los c√°lculos necesarios.

‚Ėļ Descarga nuestro Emprendimiento y finanzas: Plantilla completa de Excel para tu negocio

plantilla de Excel de negocio

Usar Excel para realizar este tipo de tareas es bastante sencillo. Ya te mostramos cómo hacer una agenda de trabajo en Excel, pero el programa de Microsoft también te puede servir para hacer presupuestos o análisis de datos.

Excel se ha convertido en una poderosa herramienta, como bien menciona el profesor Valent√≠n Rodr√≠guez en su curso online de Excel avanzado para expertos. Aqu√≠, ver√°s que aprender Excel es m√°s sencillo de lo que crees, tan solo con la pr√°ctica lograr√°s incre√≠bles resultados. 

¬°Y este ha sido nuestro post! Si quieres saber m√°s acerca de c√≥mo hacer una agenda de trabajo en Excel, inscr√≠bete en nuestros cursos de emprendimiento y negocios, con los que aprender√°s lo necesario para aprovechar esta herramienta de Office y poder explotar el potencial de esta herramienta para tu beneficio laboral. ¬°√Čxitos!