Una reunión kick off es indispensable antes de comenzar a trabajar en un determinado proyecto organizacional, ya que su principal finalidad es lograr la sinergia entre los departamentos o equipos de una empresa.

Estas reuniones kick off o de inicio de proyecto favorecen la comunicación y es una estrategia esencial para que todas las personas de los equipos estén alineadas con los objetivos que se desean alcanzar. 

Si quieres saber cómo liderar una reunión kick off efectiva con equipos de más de 500 empleados, en este blog post te contaremos qué es una reunión kick off, su importancia y los pasos para obtener los resultados esperados de todos tus proyectos.

¿Qué es una reunión kick off?

Es un formato de presentación de proyectos. En el mundo empresarial se le conoce como "punto de partida" o reunión de trabajo inicial, pues se discuten los detalles y objetivos de un nuevo proyecto entre los colaboradores y líderes convocados. Se trata de una de las reuniones de trabajo que se presenta entre aquellas personas que van a realizar proyectos dentro de la empresa. 

En una reunión kick off, se debaten acciones de relevancia y se definen elementos esenciales para alcanzar las metas establecidas de un proyecto en particular. 

¿Para qué sirve una reunión kick off?

Aquí, te presentamos cuáles son las ventajas principales de una reunión kick off:

• Permite tener un panorama general organizativo sobre cómo se llevará adelante un proyecto que aún no ha comenzado. 

• Posibilita que las personas de los equipos de trabajo neutralicen todas sus dudas en relación con el proyecto a tratar. 

• Una reunión kick off optimiza la comunicación entre las personas y los líderes. Y a la vez, elimina errores de interpretación que podrían convertirse en potenciales conflictos laborales.

• Las reuniones kick off establecen un punto de partida ideal para encarar la realización de un proyecto con una buena planificación; para orientar la voluntad y motivación de los participantes hacia el cumplimiento de los objetivos SMART pautados.

¿Cómo hacer hacer una reunión kick off eficaz?

Para que sepas con precisión cómo llevar a cabo una reunión kick off con éxito, en esta sección de nuestro artículo te contamos qué debes tener en cuenta para lograrlo sin problemas:

1. Define el tipo de kick off a realizar 

En primera instancia, es esencial que definas el grado de formalidad que tendrá la reunión kick off qué llevarás a la práctica. Para ello, trata de prestar atención a los siguientes elementos:

• Analiza el objetivo principal de tu reunión kick off. Si se trata de abordar la realización de un proyecto en la que intervendrán clientes, es importante que sea una reunión kick off más formal.

• Si por el contrario, es una reunión empresarial para desarrollar un proyecto dentro de tu equipo de trabajo, es probable que pueda ser un encuentro de inicio de proyecto más informal.

• De acuerdo con un estudio realizado por la Universidad de Harvard y presentado en una nota del Cronista, el 79 % de las reuniones no son imprescindibles y el 92 % afirma que este tipo de encuentros laborales son improductivos.

Por eso, más allá de las diferencias de formalidad de las reuniones kick off, es importante hacer una  reunión creativa que sea original y productiva para alcanzar los objetivos con mayor agilidad.

2. Haz una planificación estratégica de tu kick off

Por otra parte, una vez que hayas elegido el tipo de reunión kick off que tendrás, es momento de planificarla. Para ello, no olvides incluir estas variables en tu plan de reunión kick off:

Definición de las etapas de la reunión para tu proyecto y su tiempo de duración

Por ejemplo: presentación de los encargados de moderar, participantes, invitados, etc. Otra etapa puede ser la exposición de los objetivos SMART, el alcance y plan del proyecto. Y también, asegúrate de reservar un momento de la reunión kick off para responder cualquier duda de los participantes sobre el inicio del proyecto. 

Objetivos del proyecto

Un punto importante en la agenda o acta de reunión kick off es la revisión de las metas u objetivos del proyecto. Esta es tu oportunidad de asegurarte de que todos estén de acuerdo con lo que estás tratando de lograr.

Recuerda las 5 W y H: quién, qué, dónde, cuándo, por qué y cómo.

• ¿Quién estará involucrado? Considera a todos, desde los miembros del equipo hasta las partes interesadas y los clientes. No olvides detallar quién está haciendo qué.

• ¿Cuál es el trasfondo del proyecto? ¿Cuál es el alcance? ¿Cómo se ve el éxito?

• ¿Dónde y cómo comunicará y registrará su trabajo?

• ¿Cuándo se esperan tus hitos y entregables?

• ¿Por qué lo haces? Este es realmente importante. Intenta resumirlo en una oración o dos.

• ¿Cómo lograrás los objetivos en común, incluida la forma en que trabajarás junto a tu equipo?

Si hay algún cambio en las metas u objetivos del proyecto desde la reunión kick off, esta también es una oportunidad para actualizar a todos sobre esos cambios.

Preparación de los materiales que necesitarás durante la reunión

Se puede incluir una cámara web y un micrófono de calidad, si la reunión kick off es virtual. Por el contrario, si la meeting kick off es presencial, no olvides tener a mano un anotador y asignar la función de tomar notas a alguien en especial. 

Asimismo, ten listo un resumen ejecutivo para entregar o enviar, para que los participantes dispongan de una guía durante la reunión kick off. A la vez, diseña un cronograma de la reunión kick off claro y con los distintos roles asignados. 

Otro elemento esencial es un listado de asistencia para corroborar la presencia de los participantes. En el caso de que necesites un herramienta para controlar el nivel de participación en tu reunión kick off, puedes descargar en forma gratuita nuestra  plantilla de lista de asistencia a reuniones.

Fuente: Crehana

3. Determina el estilo de liderazgo del kick off project

Según un artículo de Harvard Deusto, es necesario que haya una rotación en el liderazgo de la reunión. De este modo, la gestión de la reunión por turnos puede ser una alternativa para hacer más dinámico el encuentro laboral.

Siendo así, es necesario que haya enfoque a la hora de establecer oradores durante la reunión kick off. Como afirma Frederick Gutierrez, Project Manager en Globant y profesor de Crehana: 

“Uno de los principales retos al que nos enfrentamos al liderar una reunión es mantener el foco. Debes estar atento y constatar que los temas que se abordan son fieles al objetivo de la reunión. Si notas que las conversaciones están alineadas con el foco de la reunión, debes prestarles atención. Y si son temas que coinciden, pero que su abordaje es muy extenso, se aconseja darle un cierre a ese tipo de intervenciones, por medio de una invitación a tratar el tema en una reunión especialmente destinada para ello". 

4. Aplica dinámicas “rompehielos”

Asegúrate de que todos en la sala entiendan quién es quién. Para los equipos grandes, incluso puedes considerar añadir notas adhesivas con sus roles, ya sea en una reunión kick off virtual o presencial. Estos recursos ayudan a reconocer a cada miembro fácilmente.

Cuando alguien propone una idea, señala un riesgo o no está de acuerdo con alguien, es más fácil entender de dónde viene o su forma de pensar si sabes cuál es su papel en esta iniciativa. Además, reserva algo de tiempo para actividades rompehielos para que las personas de este proyecto se conozcan entre sí.

5. Facilita la comprensión entre todos los participantes

Para tener una discusión fructífera, debes hacer que todos estén en la misma página. Sin embargo, mantente en un nivel alto. Es mejor dejar preguntas y discusiones más detalladas para más adelante, una vez que todos estén en la misma sintonía.

Algunas de las preguntas que debes tratar de responder son:

• ¿Qué es exactamente lo que quieres lograr con este proyecto? ¿Cuál es la visión final?

• ¿Por qué quieres lograr eso?

• ¿Para quién haces eso? ¿Qué persona de usuario/cliente?

• ¿Cuáles son los criterios para el éxito? ¿Cómo lo medirás?

• ¿Cómo nació la idea? ¿En qué contexto operas?

6. Establece los pasos a seguir post reunión 

Una vez que haya finalizado la reunión de kick off, es esencial que definas algunos elementos básicos a tener en cuenta luego de la finalización del encuentro de inicio de proyecto. A continuación, te los enumeramos y explicamos brevemente:

• Crea un espacio de preguntas o consultas para que todos los puntos que se hayan expuesto en la reunión kick off organizacional hayan quedado claros. 

• Transmite a los participantes cuál será la app de comunicación y las herramientas de gestión de proyectos que usarás para supervisar el trabajo. 

• Envíales la grabación a los que hayan participado en la reunión kick off, si ha sido un encuentro online. De lo contrario, hazles llegar las anotaciones que haya tomado el responsable durante la reunión.

Si bien habrá reuniones frecuentes a lo largo del proyecto, la reunión inicial o kick off es única porque involucra a todo el equipo del proyecto. Es poco probable que todos se reúnan al mismo tiempo y en el mismo lugar nuevamente. 

Por eso, es tan importante contar con las mejores herramientas para mantener conectados a todos los miembros del equipo del proyecto y proporcionar transparencia al proceso. 

Esto significa que todos saben lo que hacen los demás y cómo encajan en cada tarea. Es la mejor manera de evitar cuellos de botella, bloquear a otros miembros del equipo y mantener el proyecto en marcha. Entonces ¿qué hacer después de tu reunión kick off? ¡Veamos!

7. Planifica con anticipación en diagramas de Gantt interactivos

Los líderes deben planificar con anticipación la misión del proyecto en diagramas de Gantt interactivos que permitan organizar tareas, designar roles y agregar hitos. 

Para una reunión kick off en proyectos de gran magnitud, también es necesario establecer una línea de base para rastrear la variación del proyecto en tiempo real. 

Luego, puedes compartir el plan de proyecto con los equipos y las partes interesadas para que todos siempre sepan lo que están haciendo y cómo encaja en el panorama general.

Líneas de tiempo e hitos

Los hitos son como el metrónomo de tu proyecto, cada uno de los cuales impulsa a tu equipo hacia adelante. Todo el personal involucrado necesita saber cuáles son los hitos, cuándo vencen y cómo los rastreará, registrará y comunicará. Si se producen retrasos, deberás registrarlos y gestionarlos. Y cuando se trata de facturación, tener fechas y plazos claros es una buena manera de asegurarte de que cada parte del trabajo esté acordada y documentada.

Como te mencionamos antes, la mejor manera de comunicar una línea de tiempo es visualmente usando un diagrama de Gantt y/o una plantilla de línea de tiempo del proyecto (idealmente, una basada en la nube a la que todos puedan acceder y editar desde un solo lugar). También puedes aprovechar esta oportunidad para resaltar cualquier riesgo o problema potencial que pueda afectar la línea de tiempo del proyecto presentado en el kick off.

Riesgos y problemas del proyecto

Ningún proyecto está libre de riesgos, por lo que esta es tu oportunidad de identificarlos y obtener la opinión de todos sobre cómo mitigarlos. Los riesgos pueden incluir problemas con los proveedores, cambios en el alcance, sobrecostos presupuestarios o retrasos en el cronograma del proyecto. Al delinearlos en un registro de riesgos, puedes asegurarte de que todos estén al tanto.

Las buenas evaluaciones de riesgos involucran a todos, desde líderes y miembros del equipo hasta partes interesadas internas y externas. Cuantos más ángulos puedas considerar, más preparado estarás en caso de que las cosas salgan mal.

8. Administra el trabajo en tableros Kanban

Los miembros del equipo pueden usar la lista de tareas, el calendario o las vistas del proyecto del tablero Kanban para administrar su propio trabajo y mantenerse productivos después de cada reunión kick off.

Los tableros Kanban permiten visualizar el flujo de trabajo para el equipo ágil que necesita administrar su trabajo pendiente y planificar los sprints. Mientras tanto, los líderes obtienen visibilidad del proceso de su equipo y pueden reasignar recursos según sea necesario para evitar cuellos de botella y demoras costosas.

Por eso, una plantilla Kanban es necesaria para mapear los flujos de trabajo después de tu reunión kick off. Esto facilita que los equipos estén alineados respecto de los objetivos y metas, al mismo tiempo que garantiza la posibilidad de hacer ajustes para proyectos futuros.

Si deseas que tu equipo pueda identificar cuáles son los obstáculos que impactan en el flujo de trabajo interno, priorizar las tareas de forma adecuada y ahorrar tiempo para mayor productividad, necesitas descargar nuestra plantilla Kanban en formato PowerPoint.

Fuente: Crehana

9. Monitorea el rendimiento de tu equipo en tiempo real

Medir el progreso y el rendimiento de tus colaboradores es una prioridad cuando se trata de gestionar proyectos de gran magnitud. Por eso, es tan importante revisar los datos que recopilas y los gráficos o cuadros que muestran el avance, el tiempo y otras métricas del proyecto posterior a una reunión kick off.

Todo lo que necesitas evaluar para el éxito del proyecto está en nuestra solución de desempeño. Desde informes en tiempo real hasta el envío de notificaciones o mensajes para mantener a todos siempre actualizados, herramientas de medición y más, nuestro software te permitirá medir la productividad y eficiencia de tu compañía, y tomar mejores decisiones para el desarrollo de tu equipo.

Plataforma Desempeño de Crehana

En resumen, saber cómo planificar la agenda de una reunión kick off puede ayudarte a mejorar la evolución y el seguimiento de tus proyectos empresariales. 

Al mismo tiempo, las kick off meetings sirven para optimizar la comunicación con todos los involucrados en el desarrollo de un proyecto determinado dentro de una organización. 

Entonces, haz una reunión kick off impactante para el talento humano y llevarás adelante todos tus proyectos organizacionales.

¡Hasta el próximo artículo!