Reuniones de trabajo: ¿cómo adaptarse a un nuevo formato de encuentros virtuales?

Las reuniones de trabajo son encuentros que se organizan desde hace cientos de años, pero gracias al avance de la tecnología, las características de las reuniones de trabajo han cambiado en gran medida y en este artículo analizaremos su impacto. 

En los últimos tiempos, circunstancias como el Coronavirus, han generado un impacto significativo sobre la dinámica de trabajo que se solía manejar dentro de las empresas. 

Es decir, las juntas de trabajo tuvieron que ser desplazadas del escenario presencial y adaptarse a un nivel de virtualidad nunca antes visto, que pronto se han convertido en el tipo de reuniones de trabajo más elegido. 

Por lo tanto, si quieres saber qué cambios han tenido las reuniones de trabajo, a través de qué plataformas virtuales se pueden organizar y cuál es el futuro de estos encuentros virtuales… ¡No te pierdas este artículo!

¿Cómo serán las reuniones de trabajo en el futuro? 

Según The Economist, “desde el año 2020 se ha generado un incremento importante de las reuniones de trabajo por modalidad virtual” debido a que muchas empresas cambiaron de estrategias para seguir produciendo en épocas de Coronavirus. 

Es así como, en pocos meses, el uso de plataformas de videoconferencia, como Teams de Microsoft o Zoom, se multiplicó y se instaló en la sociedad, formando parte de muchas rutinas laborales. 

Por lo tanto, debido al impacto generado, hoy en día existe un gran debate sobre sí es conveniente permitir el crecimiento de las reuniones de equipo de trabajo virtuales o si es necesario regresar a las presenciales. 

En base a lo mencionado por The Economist, “una encuesta a más 7,000 personas de diez países, reveló que dos tercios de la muestra prefieren tener una combinación entre reuniones de trabajo virtuales y presenciales”. 

Por lo tanto, las primeras predicciones que se pueden realizar sobre el futuro de estos encuentros, sin importar cuánto avance la tecnología, siempre habrá lugar para una junta laboral tradicional. 

Ventajas de las reuniones de trabajo virtuales

Si nos apartamos de las opiniones a favor y en contra sobre las reuniones de trabajo en un formato digital, es posible detectar las fortalezas y debilidades que representan a las plataformas de este tipo. 

Por lo tanto, si aún tienes dudas sobre si es conveniente trasladar tus encuentros al ámbito de lo digital, presta mucha atención a sus ventajas: 

• Permiten una asistencia mayor que las presenciales, ya que no hay un límite físico de por medio. 
• Evitan ausencias masivas. Es decir, la virtualidad reduce las distancias y por eso, toda persona que cuente con un dispositivo con conexión a internet, podrá asistir a una reunión periódica de trabajo. 
• Logran una mayor flexibilidad laboral, ya que este tipo de reuniones de trabajo no requieren de tanto tiempo de preparación o de exclusividad, como sí ocurre en las presenciales. 
• Pueden ser grabadas para luego retransmitirlas en otro canal o analizarlas en detalle para comprender todos los puntos debatidos en la junta. 
• Reducen los gastos de organización. Por lo general, para hacer una reunión de trabajo presencial se precisa un espacio amplio, cerrado y, en algunos casos en particular, es fundamental tener micrófonos y parlantes para hablarle a grandes multitudes. En cambio, en lo virtual, esta responsabilidad corre por parte de cada participante.

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Desventajas de las reuniones de trabajo virtuales

Las juntas de trabajo a distancia también pueden producir algunos inconvenientes para los empleados. Es decir, por cuestiones tecnológicas o por falta de conocimientos, en ocasiones es preferible recurrir a los encuentros presenciales. 

Entonces, si además de saber cuáles son sus ventajas, también deseas conocer las desventajas de las reuniones de trabajo virtuales, las mencionamos a continuación: 

• Carecen de puntualidad. Las juntas laborales por videoconferencia se extienden hasta más de 45 minutos en relación al horario de cierre pautado. 
• Conviven con una falta de materiales. Hay empresas que aún no han invertido en la tecnología necesaria para realizar una reunión de trabajo virtual satisfactoria, por lo tanto, es normal que muchos empleados no puedan conectarse por la falta de materiales. 
• Exigen una inversión. Si la empresa no te entrega un smartphone o una PC con acceso a Internet, deberás utilizar tus dispositivos o, en el peor de los casos, comprar uno nuevo para poder asistir. 
• Sufren grandes interrupciones. No todas las plataformas utilizadas para hacer reuniones de equipos de trabajo en la virtualidad funcionan bien. Por eso, dependiendo de cuál selecciones, la videollamada se puede pausar en más de una ocasión. 
• Requieren de un espacio profesional. Las reuniones de trabajo, en su mayoría, son formales. Por lo tanto, si debes asistir a una desde la comodidad de tu casa, deberás adecuar un espacio para no romper con la seriedad del encuentro. 

¿Cómo planificar reuniones de trabajo remoto?

Ahora que ya sabes que las reuniones de trabajo virtuales no van a desaparecer y que es muy probable que se incrementen con el paso del tiempo, es el momento perfecto para analizar cómo planificarlas.

Por lo tanto, para evitar que tengas dudas al respecto, vamos a recurrir a Frederick Gutierrez, docente de nuestro curso online de reuniones de trabajo remoto efectivas, que ha establecido una serie de 5 pasos para la planeación de una reunión digital:

1. Determina el tipo de reunión

Para planificar encuentros laborales remotos, lo primero que tienes que hacer es definir qué tipo de reunión de trabajo será: 

1. Reuniones de equipo - Son aquellas que están orientadas a resolver diferentes tipos de inconvenientes que generalmente abarcan desde problemas de productividad hasta dudas generales. Por lo general, suelen ser relajadas y buscan generar espacios de confianza. 
2. Reuniones con clientes - Aquellas juntas en donde se deben reunir diferentes tipos de stakeholders y todo gira en torno a la toma de decisiones. Son mucho más formales y los asistentes tienen una disponibilidad de tiempo limitada. 
3. Reuniones híbridas - Aquí se involucran tanto a los clientes como el equipo de trabajo. En estas reuniones de trabajo se busca definir algo en particular que puede estar generando algunas dudas o inquietudes. 
4. Reuniones casuales - Este tipo de reuniones de trabajo son mucho más privadas y usualmente participa el jefe con algún otro miembro de su equipo. Están orientadas a brindar un feedback denso y constructivo, o proporcionar algún encaminamiento. 
5. Pitch de ventas - Consiste en una junta empresarial en la cual se trata de vender una idea o convencer a alguien de realizar algún tipo de proyecto. 

2. Identifica los objetivos

Definir el objetivo de una reunión productiva de trabajo es importante para medir el éxito o el fracaso de la misma. 

Entonces, te recomendamos aplicar la metodología SMART para establecer los propósitos de la junta y seguir los siguientes consejos para construir tus objetivos:

1. Identifica la raíz del problema. Puede ser la entrega de un trabajo, la finalización de un proyecto, etc. 
2. Ten en claro quiénes son las personas involucradas y qué deseas lograr. 
3. Prioriza los objetivos de acuerdo a su nivel de importancia y urgencia.
4. Determina cuál es el resultado esperado que te permitirá saber si la reunión de trabajo fue efectiva o no. 

3. Elabora la agenda de la reunión

Las reuniones de trabajo deben estar bien estructuradas y, para ello, necesitas tener claro cuáles son las actividades que vas a realizar y el orden de las mismas. Generalmente, esta es la estructura más elegida:

1. Llegada - Se suele dar un tiempo aproximado de 5 minutos al inicio de las reuniones de trabajo para esperar a que los invitados puedan unirse y comprobar que sus micrófonos y cámaras funcionen bien.  
2. Introducción- Se saluda a los asistentes, se comunica el objetivo y los temas para hablar en la reunión de trabajo virtual. 
3. Entendimiento de la problemática- Busca explicar si la reunión de trabajo es para resolver dudas, presentar informaciones pertinentes u otras aclaraciones importantes. 
4. Construcción conjunta - Se diseña un plan, una estrategia o una actividad para el beneficio del negocio. 
5. Cierre - Realiza un resumen de lo visto en la reunión y las conclusiones a las que se llegaron. 

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4. Define la lista de asistentes a la reunión de trabajo

Al momento de definir los asistentes de una reunión de trabajo informativa, te recomendamos evitar invitar a aquellas personas que no tienen conocimiento sobre el tema o que no tienen poder para resolver la problemática. 

Es decir, procura invitar solamente a quienes tengan el poder de decisión con respecto al tema en discusión. 

Por otro lado, ten en cuenta que a nivel de invitados, menos es más. Si vas a invitar a un jefe o alguien de alto nivel jerárquico a las reuniones de trabajo, debe tener una finalidad. Si no, podrías estar quitándole tiempo de su ajustada agenda. 

En fin, lo importante es que identifiques las funciones que los asistentes cumplirán dentro de la reunión de trabajo. Si una persona no tiene una funcionalidad específica, es posible que su invitación esté de más.  

5. Prepara la invitación a la reunión

Al momento de enviar la invitación para la reunión empresarial, debes proporcionar a los invitados la información necesaria y relevante para la junta. Te aconsejamos incluir los siguientes elementos:

1. Un título que especifique el motivo de la reunión de equipos de trabajo. 
2. El link de la llamada en donde se efectuará la junta de trabajo. 
3. La notificación de aviso antes de la reunión.
4. El objetivo de la reunión.
5. El resultado al que se espera llegar en reunión de trabajo.
6. Agenda de las actividades que se llevarán a cabo. 

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¿Qué necesitas para realizar una reunión de trabajo virtual y exitosa?

Al preparar una reunión de trabajo virtual, no solo es necesario seguir los pasos mencionados para saber cómo reaccionar ante el encuentro con los demás integrantes, sino también es fundamental reconocer qué elementos te harán falta. 

Es decir, como no vas a estar en un ambiente con las mismas condiciones que la oficina ni tampoco los canales de comunicación serán inmediatos —como sí sucede en la presencialidad—, debes aplicar las siguientes recomendaciones:

1. Tener un buen micrófono - Este elemento será crucial para que todos los integrantes de la reunión de trabajo te puedan escuchar sin inconvenientes. 

2. Hacer uso de una cámara web - Si bien no es esencial, porque puedes asistir al encuentro laboral sin aparecer en pantalla, mostrar tu cara al momento de hablar te dará una gran ventaja. 

3. Tener un buen soporte - Sin importar que utilices una PC o un smartphone para hacer la videoconferencia, una de las claves es que los apoyes sobre una superficie plana y rígida. De lo contrario, se moverán y eso afectará a la reunión de equipos de trabajo. 

4. Trabajar en un espacio cómodo - A pesar de que hay muchas personas que no pueden diseñar su propia oficina en casa, procura elegir un espacio tranquilo, silencioso y agradable para adaptarlo como sector de videoconferencias. 

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¿Cómo dirigir una reunión de trabajo remoto? 

Para tener reuniones de trabajo efectivas, es importante saber cómo dirigirlas para aprovechar el tiempo al máximo y evitar que, al finalizar el encuentro, hayan quedado temas sin hablar.

Entonces, para mantener todo bajo control, a continuación te compartimos algunos factores que debes tomar en cuenta: 

1. Controla del tiempo

Te recomendamos tener un reloj siempre a la mano. Es importante dictaminar un tiempo prudente para cada actividad de la reunión de trabajo para que nadie se sienta incómodo por su corta o larga duración.

Por lo tanto, si notas que el encuentro está por llegar a su fin y aún queda mucho tiempo disponible, podrás aprovecharlo para hablar de otros temas o dar comunicados especiales. 

Y en el caso contrario, el reloj te servirá como una alerta para resumir los últimos temas del tipo de reunión de trabajo que se lleve a cabo y así impedir que se extienda o que sea incompleta. 

2. Conoce a tu audiencia

Es necesario conocer bien a los asistentes de las reuniones de trabajo para saber cómo dirigirte a ellos. Algunos de los tipos de perfiles que se pueden distinguir son: 

• Altos ejecutivos- Personas que cuentan con un cargo alto, como gerentes o managers. Se caracterizan por tener poco tiempo disponible en sus agendas y son los encargados de tomar decisiones o proporcionar información específica. 
• Perfiles técnicos- Expertos en temas puntuales y asisten a las reuniones laborales por alguna necesidad puntual. Es decir, solo aportan comentarios en pequeños momentos de la conversación. 
• Emprendedores y equipos de venta- Suelen disfrutar de largas conversaciones y abarcan muchos temas a la vez, por lo que es necesario llevar un adecuado control del tiempo de la reunión de trabajo. 
• No interesados - Son personas que no participan en las discusiones de la reunión empresarial. Te recomendamos ignorarlas siempre y cuando no traten de sabotear el desarrollo de la junta. 

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3. Aprende a mediar el conflicto

En medio de las reuniones de trabajo virtuales o presenciales, pueden aparecer diferentes tipos de conflictos y es importante saber cómo manejarlos. Aquí te dejamos algunas recomendaciones: 

• Mantén siempre la calma. 
• Ofrece un espacio de tiempo a cada persona para que exprese su punto de vista.
• Como moderador de la reunión de trabajo, no tomes partido por ninguna de las opiniones. 
• Si nadie quiere ceder, puedes posponer el tema para una próxima junta de trabajo. 
• Si el tema en cuestión es el eje central de la reunión, trata de encontrar puntos en común que permitan llegar a un acuerdo. 

4. Interactúa con la audiencia

Al inicio de las reuniones de trabajo virtuales, resulta un poco difícil romper el hielo e incentivar a que los asistentes participen. Para que no tengas este problema, puedes seguir los siguientes tips: 

• Habla fuerte y claro. 
• Para motivar la participación, solicita opiniones de manera directa.
• Utiliza ejemplos para explicar tus puntos de vista.
• Si nadie responde, toma el silencio como un sí. 
• Asigna turnos de intervención cuando mucha gente desea participar. 
• Prepara tus ayudas audiovisuales con anticipación. 
• Mutea a quienes no estén hablando para evitar ruidos que interrumpan la reunión de trabajo.

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5. Mantén el foco de la reunión

Sin importar el motivo por el cuál te convocaron, siempre tienes que estar atento en no perder el objetivo de la reunión de trabajo al generar conversaciones secundarias, que no tengan relación con el tema principal.

Entonces, si tienes el presentimiento de que se están alejando del propósito inicial, puedes hacer lo siguiente: 

• Mencionar frases como “no nos desviemos”, “retomemos”, “enfoquémonos en el objetivo de la reunión”, etc. Son maneras respetuosas de frenar a las personas que están interviniendo. 
• Programar nuevas reuniones para debatir aquellos puntos que surgieron en la junta empresarial. 

6. Clausura de la reunión

Al finalizar las reuniones de trabajo, para dar un buen cierre tienes que hacer un resumen de los temas vistos y mencionar los acuerdos a los que se llegaron para solucionar la problemática. 

Por otro lado, también debes definir quién va a ser responsable para ejecutar cada actividad porque, de lo contrario, todo lo comunicado en el encuentro habrá sido en vano. 

Aplicaciones para organizar reuniones de trabajo remoto

Las videollamadas se han convertido en un medio de comunicación muy popular y es por eso que en la actualidad hay muchas redes sociales que ofrecen la alternativa de comunicarse cara a cara, a través de una pantalla. 

Sin embargo, a pesar de que plataformas como WhatsApp o Facebook no te impiden hacer reuniones de trabajo virtuales, deberás buscar sitios aún más formales para organizar el encuentro. 

Pero, ¿cuál de todas las aplicaciones son las más recomendables para completar una reunión de equipos de trabajo? A continuación te compartimos las siete principales: 

1. Skype

Tradicionalmente, Skype se utilizaba para realizar videollamadas personales. Sin embargo, el servicio se ha actualizado y la versión gratuita actual puede funcionar perfectamente para las juntas de trabajo de negocios pequeños. 

Y en el caso de que tengas una empresa grande, te recomendamos adquirir, antes de hacer tus reuniones de trabajo, la versión de pago: Skype empresarial.

Fuente: Skype

2. Google Meet

Anteriormente conocida como Hangouts, Google Meet es una plataforma de videoconferencias que viene integrada con el servicio de Google Workspace y, como sucede con todos los productos del famoso buscador, su rendimiento es excelente. 

Entre las principales características de esta plataforma de reuniones de trabajo virtual, se destaca de la competencia por su infraestructura segura, la facilidad de utilizar sus funciones y el acceso a las reuniones de forma directa en el Calendario o a través de una invitación por correo.

Fuente: Google Meet

3. Zoom

Zoom es una de las plataformas de videoconferencia que más crecimiento tuvo en estos últimos años y, según Euro News, la empresa que la desarrolla “vio cómo sus ventas se disparaban un 326% hasta los 2.600 millones de dólares en 2020”, tras la llegada del Coronavirus.

Pero, ¿cuál es el motivo de su gran popularidad? En simples palabras, su éxito se debe a que permite una reunión de trabajo desde una computadora o cualquier dispositivo móvil, sin mayores esfuerzos.

Además, tiene una interfaz de usuario intuitiva y diferentes herramientas para mejorar la interacción entre los asistentes, como la división en salas o compartir pantalla. 

Fuente: Zoom

4. Microsoft Teams

Microsoft Teams es una plataforma que viene incorporada para cualquier usuario de Office 365 y es ideal para programar tus reuniones de trabajo fácilmente y enviar invitaciones a todos los usuarios participantes. 

Además, también incluye diferentes funciones para mejorar la experiencia de la reunión de trabajo como, por ejemplo, subtítulos en vivo, grabación de llamadas, compartir pantalla, etc. 

Fuente: Microsoft Teams

5. ClickMeeting

ClickMeeting es un software de videoconferencia que ofrece casi todas las herramientas necesarias para tus reuniones de trabajo en línea, sin importar los dispositivos que utilices y la calidad de conexión a la que tengas acceso. 

Y dentro de sus funciones más tentadoras, ofrece la opción de realizar encuestas en tiempo real para motivar la participación de todos los asistentes y acceder a datos estadísticos al instante.

Fuente: ClickMeeting

6. Anymeeting

Anymeeting es uno de los servicios de videollamadas más antiguos de este listado, pero gracias a sus actualizaciones ha sabido mantenerse en vigencia y ofrece un gran servicio para empresas pequeñas que deseen hacer una reunión de trabajo virtual.

Entre sus principales virtudes, encontrarás la posibilidad de organizar y asistir a videoconferencias de seis vías, así como también una herramienta para compartir pantalla con todos los usuarios presentes en el encuentro.

Fuente: Anymeeting

7. BlueJeans

Por último, pero no menos importante, BlueJeans es una de las aplicaciones para organizar reuniones de trabajo virtuales más destacadas del mercado, con prestaciones de alto nivel para satisfacer las necesidades de empresas medianas y grandes.

A lo largo de su larga trayectoria, ha recibido múltiples premios por su rendimiento, ya que ofrece la oportunidad de hacer videoconferencias de hasta 75 usuarios al mismo tiempo. 

En fin, es un servicio prácticamente perfecto y tiene una sola desventaja importante: no tiene planes gratuitos. Es decir, a diferencia de otros competidores, aquí deberás pagar para hacer reuniones de trabajo desde un primer momento. 

Fuente: BlueJeans

Las reuniones de trabajo siempre serán un espacio de grandes debates, discusiones y acuerdos, por lo tanto, para no ausentarse ni por un segundo y evitar generar mayores incomodidades, debes aprender a administrarlas. 

Como habrás leído, hay múltiples plataformas para organizarlas con el objetivo de poder complementarlas con tus horarios y con tu puesto laboral, además de servir como una herramienta muy valiosa y aumentar tus capacidades tecnológicas. 

Por último, y relacionado con el incremento de conocimientos, si quieres aprender más sobre herramientas que te darán un gran impulso en el ambiente laboral, como las reuniones de trabajo virtuales, te recomendamos nuestros cursos de crecimiento profesional, ideales para complementar con nuestra guía de trabajo remoto. 

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