Aunque el modelo GRPI tiene más de tres décadas, es todavía una herramienta reconocida para alcanzar la efectividad en equipos de alto rendimiento. Si se implementa de manera correcta, favorece el trabajo colaborativo, la productividad laboral y el logro de resultados.
Como sugiere un estudio publicado en el Harvard Business Review, la conexión entre miembros es vital para la formación de equipos altamente efectivos. En ese sentido, las características del modelo GRPI facilitan el trabajo grupal en una empresa.
Por ello, hoy vamos a explicar en qué consiste el modelo GRPI, cuáles son sus ventajas, los cuatro elementos que lo componen y algunas recomendaciones para aplicarlo. ¡Forma equipos de talento efectivo!
¿Qué es el modelo GRPI?
El modelo GRPI es una herramienta de gestión de equipos basado en los cuatro elementos necesarios para su correcto funcionamiento: Objetivos (Goals), Roles (Roles), Procesos (Processes) e Interacciones (Interactions). Fue creado por el teórico organizacional Richard Beckhard en 1972.
Los departamentos de Recursos Humanos se encargan de aplicar el modelo GRPI a partir de la capacitación a sus gerentes o líderes de equipo. De esa manera, les facilitan un recurso para administrar los proyectos, planificar la formación del equipo, resolver problemas de desempeño y potenciar los resultados.
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Beneficios del modelo GRPI
Implementar el modelo GRPI puede traer muchas ventajas para el área de Recursos Humanos, los managers y, por supuesto, los miembros de cada equipo. Te compartimos 3 ventajas del modelo GRPI.
Agilizar la planificación de proyectos
La primera contribución del modelo GRPI consiste en que permite ordenar claramente el plan de trabajo. Mediante esta herramienta, los líderes de equipos pueden hacer un mapa de las tareas, asignaciones, perfiles y hasta KPI’s que se necesitan alcanzar. Tener clara esta información antes de empezar un proyecto evita retrocesos o dilaciones por falta de información o confusiones. Así se pueden recortar los tiempos y agilizar el trabajo de cada persona.
Reducir brecha de rendimiento
Otro aporte del modelo GRPI es que ayuda a diagnosticar los problemas de desempeño en un equipo. Es decir, con la información del modelo GRPI, un gerente puede identificar cuáles son las brechas de habilidades, conocimientos y actitudes en cada uno de los miembros del grupo. A partir de ello, tendrá la posibilidad de reasignar roles, intercambiar responsabilidades y elevar el rendimiento del equipo.
Fomentar el trabajo colaborativo
La importancia del modelo GRPI también está en la consolidación del trabajo colaborativo. Cuando los cuatro elementos del diagrama funcionan a la perfección, la unión del equipo se refuerza, existen menos tensiones y se favorece la resolución grupal de los problemas. De hecho, esto tiene un impacto en otros aspectos del trabajo. Como se muestra en un estudio del blog de Team Stage, la construcción de sentido de equipo permite incrementar hasta 10 veces los niveles de innovación, trabajo ético y lealtad hacia la empresa.
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Elementos del modelo GRPI: ¿qué hacer en cada etapa?
Para aplicar el modelo GRPI, debes conocer qué acciones se requieren en cada elemento. Aquí te explicamos los 4 componentes del modelo GRPI y te brindamos recomendaciones para su desarrollo.
Objetivos
El primer momento del modelo GRPI es definir los objetivos. Todos los miembros del equipo deben estar alineados en torno a la meta principal. Este resultado deseado tiene que quedar claro desde el principio, para lo cual es indispensable que el líder o gerente plantee objetivos SMART. Es decir, objetivos que sean específicos, medibles, alcanzables, relevantes y realizables dentro de un rango de tiempo.
Para lograr la efectividad del modelo GRPI, es necesario responder a las siguientes preguntas:
- ¿Cuál es el propósito principal del proyecto?
- ¿Cuáles son los hitos a alcanzar?
- ¿Quiénes o quién será el beneficiario de los resultados?
- ¿Qué cambios se observarán cuando el proyecto esté completado?
- ¿Cómo se medirán los avances del proyecto?
Roles y responsabilidades
El siguiente paso en el modelo GRPI es determinar la estructura de trabajo del equipo. Tiene que haber una distribución equitativa y estratégica de las responsabilidades. Cada persona debe dedicarse a una tarea principal bien definida, cuyas características estén alineadas con sus habilidades, conocimientos y pretensiones.
Con el objetivo de mejorar la eficacia del modelo GRPI, es importante realizar una evaluación de las capacidades de los miembros del equipo. Para ello, puedes utilizar la herramienta Skill XP de Crehana. En ellas, hay tests, métricas en tiempo real, reportes y otros recursos que agilizarán el proceso de distribución de roles en el equipo. Además, te recomendamos responder a las siguientes preguntas:
- ¿Qué actividades son esenciales para lograr los objetivos del proyecto?
- ¿Qué tareas son complementarias en cada fase?
- ¿Quiénes son los responsables de cada tarea?
- ¿Conocen todos la estructura de roles del equipo?
- ¿Están todos satisfechos con las responsabilidades asignadas?
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Procesos y procedimientos
La tercera etapa del modelo GRPI consta de señalar claramente cuáles son los procesos en el flujo de trabajo y los procedimientos a seguir en caso de problemas, imprevistos o fallas. Estas medidas son cruciales para que el equipo sepa cómo actuar en distintas circunstancias. De esa manera, se fortalece la colaboración grupal en la resolución de problemas, la gestión de conflictos, la toma de decisiones y la comunicación.
Para potenciar el modelo GRPI en este aspecto, es recomendable usar herramientas de gestión de proyectos. Estas tecnologías permiten tener centralizada la información, de manera que todos los miembros del equipo pueden acceder a ella en cualquier momento. Así se ejecutarán mejor los procesos del trabajo. Aquí también recomendamos responder a las siguientes preguntas:
- ¿Cuáles son las reglas definidas para resolver problemas de rutina?
- ¿Dónde y cómo se guarda la información?
- ¿Cómo se resuelven las desavenencias cuando no hay acuerdos inmediatos?
- ¿Cómo lidiar con los problemas externos al equipo?
- ¿Con quiénes se compartirá información fuera del equipo?
Interacciones y relaciones interpersonales
El último elemento del modelo GRPI es el carácter de las relaciones interpersonales. Aquí se debe fundamentar la unión del grupo. Para ello, al inicio del proyecto, es indispensable que el líder conozca muy bien las personalidades del equipo, sus habilidades para trabajar colaborativamente y sus actitudes para lidiar con las relaciones interpersonales. De ello depende, en gran medida, el éxito o fracaso de los objetivos a cumplir.
En esa línea, de acuerdo con las dinámicas del modelo GRPI, es aconsejable responder a las siguientes preguntas:
- ¿Han trabajado juntos los miembros del equipo en proyectos previos?
- ¿Cuál es la habilidad blanda que caracteriza a cada persona?
- ¿Cómo se pueden potenciar las debilidades de cada uno en el equipo?
- ¿Qué estrategias aplicar para mejorar el clima en el equipo?
- ¿Cómo recolectar el feedback del grupo sobre el trabajo colaborativo?
Esperamos que ahora sepas qué es y para qué sirve el modelo GRPI. Te recomendamos aplicarlo al inicio de los proyectos. Para que sigas aprendiendo sobre la conformación de equipos altamente efectivos, tienes los cursos online de gestión de equipos en nuestra Academia de liderazgo. ¡Continúa tu crecimiento profesional estudiando online en nuestra gran comunidad!