Gestión de equipos de trabajo: 5 claves para obtener los mejores resultados

La gestión de equipos de trabajo es una lección fundamental para todos los líderes, ya que las personas son los recursos esenciales para el éxito de una empresa. Sin embargo, es importante contemplar a los colaboradores como seres integrales; es decir, con múltiples dimensiones y diferentes necesidades que cubrir. 

No solo es necesario conocer cómo formar un equipo de trabajo, sino cómo guiarlo y acompañarlo a lo largo de un proyecto, así como saber impulsar su desarrollo personal y profesional. De esta manera, con la gestión de equipos de trabajo y liderazgo se promueve el aprendizaje continuo y, por consecuencia, tu team adquirirá nuevas habilidades y mejores herramientas para potenciar los resultados de la empresa. 

Por ello, en el artículo de hoy, conocerás las pautas que todo líder empresarial debe conocer para realizar una gestión de equipos de trabajo efectiva. Asimismo, aprenderás cómo mejorar la gestión de equipos de trabajo remotos. 

Comunicación 

La comunicación es la base de la gestión de equipos de trabajo. Tal como explican en el Servicio Nacional de Capacitación y Empleo de Chile (SENCE), la comunicación es fundamental pues permite “construir relaciones positivas, agilizar procesos en las tareas y lograr el cumplimiento de los objetivos, a través de los distintos canales (cara a cara, escritos, gráficos y digitales)”. 

Por otra parte, mencionan además que en la gestión de equipos facilita la coordinación y fluidez en las relaciones humanas, mejora el clima en el trabajo y ayuda a prevenir conflictos laborales.

A continuación, revisaremos diferentes puntos de la comunicación que permitan optimizar la gestión de equipos de trabajo. 

Comunicación continua

Como mencionamos anteriormente, la comunicación es la base fundamental del trabajo en equipo. Por lo tanto, mantener a cada uno de los miembros al tanto de todo lo que ocurre es necesario. En la gestión de equipos de trabajo, aquello trae beneficios como la orientación adecuada del talento hacia el objetivo común, la organización de tareas y la agilización del proyecto. 

La gestión de equipos de trabajo a distancia ha sufrido mucho en este aspecto, ya que al estar en espacios diferentes, las personas tienden a trabajar individualmente y tienen temor a hacer consultas a sus compañeros o supervisores, muchas veces por miedo a interrumpirlo en alguna labor importante. Por esto, es necesario que los líderes demuestren apertura hacia recibir y hacer preguntas y, de la misma manera, lo promuevan en todos los miembros del equipo. 

Otro punto importante es la actualización constante del estado de las actividades y los proyectos en general. Existen dos métodos que pueden servir muy bien para este fin: las reuniones de briefing y los anuncios diarios. 

Según la gestión del equipo de trabajo y la administración del tiempo, los líderes deberán determinar qué opciones permitirán que su equipo se mantenga informado de todo y, al mismo tiempo, los supervisores conozcan el estatus de las tareas diarias de los colaboradores bajo su cargo. Algunos aspectos a considerar son que las reuniones favorecen el contacto entre las personas, pero consumen más tiempo. Por otro lado, la publicación de anuncios puede ser impersonal; sin embargo, ahorra tiempo y se puede visualizar en cualquier momento del día.  

Para mantener la comunicación constante entre los líderes y los colaboradores, se pueden utilizar herramientas de gestión de equipos de trabajo. Especialmente, pueden ser muy útiles para la gestión de equipos de trabajo remotos.

Por ejemplo, existe Slack, un aplicativo para crear chats internos en una organización. No solo facilita el contacto entre los miembros de un mismo equipo, sino entre los diferentes teams de la empresa, excelente para la gestión de equipos de trabajo ágiles.  Por otro lado, está Microsoft Teams, una plataforma de comunicación para trabajo colaborativo, que también está conectado con Onedrive y el paquete Office. ¿Ya lo has probado antes?

Promoción de la discusión y el diálogo

Aunque suene similar al punto anterior, te contaremos por qué son diferentes. 

La gestión de equipos de trabajo y el liderazgo deben contemplar varios aspectos en cuanto a la comunicación. Más allá de mantenerse actualizado, es importante promover la discusión y el diálogo entre participantes. 

Los líderes deben proveer espacios para que los miembros de un equipo de trabajo puedan aportar sus conocimientos y opiniones. Agendar reuniones de Brainstorming y debatir sobre la estrategia son excelentes técnicas de gestión de equipos de trabajo, ya que no solo favorece el intercambio de ideas, sino que refuerza la confianza y fortalece las relaciones interpersonales sanas en el team.  

Asimismo, promueve el aprendizaje constante, ya que todos los miembros tendrán información novedosa y distinta que compartir para alimentar el proceso de diálogo, sobre todo en la gestión de equipos multidisciplinarios.

Finalmente, permite el desarrollo del pensamiento crítico y argumentativo, así como las habilidades para debatir. La idea de la promoción del diálogo y la discusión en la gestión de equipos de trabajo es poder enriquecer con nueva información, no imponer ideas. 

Feedback

Parte importante de cómo liderar un equipo de trabajo, es saber cómo dar feedback. Según explica Carlos Mariño, profesor del curso online de Feedback y conversaciones difíciles, el fin de brindar retroalimentación es transmitir un mensaje para mejorar o cambiar aspectos con los que no hayamos quedado completamente satisfechos.           

Antes de hablar de los beneficios del feedback en la gestión de equipos de trabajo, en primer lugar, cabe destacar dos tipos de feedback: el feedback positivo y el negativo. Aunque sabemos que ambos son muy importantes, el negativo puede ser el más complejo.  

¿Por qué? Pues existe una línea muy delgada entre dar feedback y criticar: ser constructivo. Por ello, es necesario pensar y elegir las palabras con cuidado, ya que en la gestión de equipos de trabajo difíciles es muy fácil que el feedback suene como una opinión en lugar de ser información de valor que le permita al colaborador mejorar. 

Entonces, ¿cómo dar feedback a mi equipo de trabajo? ¡Te damos algunas recomendaciones!

• Básate en hechos y sé objetivo. 
• No hagas referencia a la persona, sino a la acción. 
• Da la retroalimentación en privado.
• No resaltes solo aspectos negativos, sino también positivos. 
• Escucha atentamente y demuestra apertura para recibir feedback. 
• Sugiere acciones de mejora. 
• Toma en cuenta otros factores que pueden alterar la recepción del mensaje, como el lenguaje corporal y el tono de voz.
• Sé empático. 

Transparencia

Según explican Raquel Gracía León y José López Soriano en la revista en línea Digital Biz, “la transparencia es el mayor elemento de cohesión, facilita la generación de confianza entre las perso­nas y la creación de un equipo unido y altamente efectivo”. En la gestión de equipos de trabajo y liderazgo, la transparencia es un valor infaltable. En realidad, todas nuestras acciones deben estar basadas en la misma. 

Tal como mencionan, el liderazgo tradicional, con un estilo paternalista y autoritario, ahora está en el pasado. Hoy ha sido reemplazado por una gestión de equipos de trabajo con un estilo más moderno, que promueve una mentalidad más abierta y la comunicación horizontal. 

En la actualidad, la transparencia en la gestión de equipos de trabajo es fundamental, por lo tanto, es importante contemplar diseñar estrategias que la promuevan. Según Digital Biz, existen tres pilares para construir la esencia de una cultura organizacional: el conocimiento, el capital intelectual y la gestión coherente. Aquellos factores deben reflejar la transparencia mediante la incorporación de ciertas prácticas. Por ejemplo:

• Compartir el conocimiento
• Retroalimentación sincera
• Evitar penalizar los errores
• Liderazgo participativo
• Comunicación interna

Satisfacción laboral

El capital humano se ha transformado a lo largo del tiempo y, actualmente, ya no es solo un recurso o número en la plantilla. Por el contrario, las personas son consideradas los agentes esenciales para el crecimiento y éxito empresarial. Por lo tanto, es indispensable tener a los colaboradores satisfechos, considerando aspectos como el clima laboral y las condiciones de trabajo. 

Chiavenato (2005), referente de la gestión de Recursos Humanos y equipos de trabajo, explica que la satisfacción laboral influye en la eficiencia y en la eficacia del desempeño, ya que la insatisfacción se puede traducir en frustración de los colaboradores y, por consecuencia, en recaída de los resultados de la organización. 

Sin embargo, contrario a creencias comunes, esta no es solo una labor a gran escala del departamento de Recursos Humanos, sino de todos los líderes. Cada team leader está encargado de la gestión de equipos de trabajo propios, entonces también tienen la responsabilidad de mantenerlos felices para retener su talento e incrementar su motivación. 

Motivación 

¡Hablando de motivación! La motivación fue una dificultad latente cuando los líderes buscaban descifrar cómo gestionar equipos de trabajo en tiempos de pandemia. Sin embargo, esto fue una oportunidad de diseñar nuevas estrategias que permitan mantener y elevar la motivación de los colaboradores. 

La motivación es el estado interno que los impulsa para realizar sus tareas. Por lo tanto, en la gestión de equipos de trabajo, la motivación es uno de los indicadores más potentes de la productividad y emplear estrategias de motivación laboral es un must.

Pero no solo se pueden considerar las motivaciones extrínsecas (aunque también son importantes), como el dinero, las calificaciones y los premios, sino que se resalta mucho la motivación intrínseca, tal como la adquisición de nuevos conocimientos, el sentido de autosuperación y la satisfacción personal. 

La importancia de la gestión de equipos de trabajo se puede observar, especialmente, en aspectos como estos, ya que los líderes directos y los compañeros de equipo son con quienes se tiene más cercanía en el contexto diario. Marca la diferencia y se reflejará en los números.

Organización

Aunque todas las empresas tienen diferentes modelos de gestión del talento humano, todas necesitan planes de organización para poder seguir la misión de la compañía, alcanzar la visión  y lograr las metas a largo plazo. En la gestión de equipos de trabajo, esto se refleja en la ejecución de las tareas diarias y el cumplimiento de los objetivos a corto y mediano plazo.

Sobre todo los Project Managers y los Team Leaders deben ser expertos en organización y la gestión de equipos de trabajo difíciles, ya que, usualmente, necesitan orientar y dar seguimiento a diferentes proyectos a la vez. 

Los líderes deben organizar planes de acción que tomen en cuenta a todos los miembros del equipo, incluso pensando en sus intereses, ya ahí es donde se verán reflejadas sus habilidades. Asigna tareas, pero procura escuchar a los demás también. Emplea el liderazgo participativo; es decir, que la organización sea un trabajo en colaboración, para que la gestión de equipos de trabajo y la administración del tiempo sea efectiva. Así, a su vez, se podrán definir adecuadamente los procesos y evitar los malentendidos. 

Algunas herramientas de organización y gestión de equipos de trabajo gratuitas pueden ser las mejores aliadas para que ninguna meta pase desapercibida. Por ejemplo, existe Trello, un planificador visual diario para organizar tus planes y proyectos por medio de tablas, checklists y tarjetas intuitivas y así mejorar el flujo de trabajo. También está Notion, una “navaja suiza de la productividad”. Según expresan en su propia web, permite “almacenar de forma ordenada y práctica casi cualquier unidad de información”, especialmente útil para la gestión de equipos de alto rendimiento.

Ser un líder no solo implica conocer qué es la gestión de equipos de trabajo, sino poner tus conocimientos en práctica y establecer un plan de acción para llevar a tu team a la meta y alcanzar los mejores resultados. 

Esperamos que esta guía de gestión de equipos de trabajo te haya sido de ayuda. Como se puede leer a lo largo de la nota, la comunicación, la transparencia, la satisfacción laboral, la motivación y la organización son elementos indispensables para cualquier espacio de trabajo. Incluso, si lees con detenimiento, te darás cuenta que todas están relacionadas entre sí. 

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