La rotación de puestos hacia el interior de los equipos y las empresas supone una de las mejores técnicas para dinamizar los espacios de trabajo, motivar a las personas y evitar el tedio.
La monotonía y la sensación de estancamiento son los grandes enemigos del crecimiento y el desarrollo. Por ello, la rotación de puestos de trabajo es una propuesta dinámica que impulsa a las personas: al modificar, temporalmente y en pequeñas medidas, las tareas que cada quien realiza, la rotación de puestos mantiene a las personas inspiradas y evita el burnout.
Por estas razones, en esta nota, te explicaremos qué es la rotación de puestos de trabajo, cómo funciona y las cuestiones que debes tener en cuenta para implementar la rotación de puestos y aprovechar sus beneficios.
¿Qué es la rotación de puestos?
Ante los nuevos panoramas laborales, se desarrollan técnicas cuya finalidad es mejorar la experiencia de los colaboradores y levantar los índices de motivación. La rotación de puestos es una de ellas: en esta técnica los colaboradores intercambian puestos de trabajo para realizar nuevas tareas.
A la vez, un plan de rotación de puestos de trabajo puede servir para cumplir con tareas que no tienen una sola persona asignada. Los motivos que justifican la rotación de puesto son muchos y variados.
De la misma manera, el tiempo que dure la rotación de puestos es variable: desde medias jornadas hasta varios meses. Aquí es importante la opinión de las personas que lo realicen: si bien la empresa lo puede exigir, es mejor que las personas lo hagan con iniciativa propia y comenten sus necesidades y posibilidades al establecer puestos y plazos de la rotación.
Es muy importante no confundir la rotación de puestos con la rotación de personal. El primero es positivo y beneficioso, el segundo habla de los índices de deserción y las dificultades de la organización para comprometer y motivar al personal.
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¿Cuál es la importancia de la rotación de puestos?
La rotación de puestos y la capacitación se relacionan íntimamente, pero de una forma en la que no es la que pensaríamos de primera. No es un entrenamiento propiamente dicho, pero es perfectamente integrable con planes de entrenamiento y desarrollo.
Según su definición, la rotación de puestos hace que las personas diversifiquen sus tareas y sus esfuerzos para evitar el agotamiento. Sin embargo, con la rotación de puestos, las personas cumplen distintas funciones y ponen en juego diferentes perfiles profesionales, por lo que es una gran herramienta de conocimiento y autoconocimiento.
La mayor importancia de la rotación de talentos, según la información de la consultora McKinsey, es la creación de oportunidades para las personas más talentosas. Es decir, al ofrecerle a las personas la posibilidad de trabajar en otra área, podemos encontrarnos con perfiles de alto rendimiento y descubrir lugares inesperados en los que los individuos rinden de forma muy satisfactoria.
Un paso posterior a la rotación de puestos, al descubrir un gran rendimiento, es el reclutamiento interno: si tienes puestos que cubrir, quizás ya cuenten en tus equipos con la persona indicada para hacerlo. Solo necesitas descubrirlo, motivarlos y darles la oportunidad de demostrar sus capacidades.
Ventajas de la rotación de puestos
Hemos visto que la rotación de puestos de trabajo en una empresa puede transformarse en la base de una cultura corporativa de alto rendimiento que trabaje desde la motivación.
Sin embargo esa no es la única ventaja. Veamos cuáles son los beneficios de la rotación de puestos de trabajo que puede acreditar una compañía al desarrollar estas estrategias:
- Mejora la motivación y retención de empleados: colaboradores más felices y menos estancados trabajan con más motivación y se sienten más cercanos a la empresa.
- Incrementa las competencias organizacionales: al exponer a las personas a diferentes responsabilidades, se mueven y se ponen en práctica matyor cantidad de habilidades que elevan la capacidad de respuesta de la organización.
- Contribuye a la creación de redes humanas: el apoyo de los iguales es fundamental para estar motivado, al rotar a las personas en los distintos departamentos haces que los miembros se conozcan y se apoyen.
Desafíos para la rotación de puestos y funciones
Sin embargo, la rotación de puestos no es cuestión de soplar y hacer botellas, puesto que presenta ciertas dificultades y desafíos que los líderes deben sortear para alcanzar los mejores resultados.
Veamos cuáles son los desafíos que el portal Forbes señala a la hora de llevar a cabo un programa de rotación de puestos de trabajo:
- Desconfianza de los líderes: los guías de los equipos pueden ver en la rotación de puestos en una empresa el germen del caos y la desorganización. Debes asegurarte de que todos comprendan la importancia y el valor de estos programas.
- Pérdida de habilidades específicas: la rotación de puestos es todo lo contrario a la especialización, puesto que exige diferentes competencias. La solución es definir la rotación funcionalmente, es mejor para desarrollar líderes y conocimientos generales que conocimientos técnicos.
- Decrecimiento en la producción: así como puede ser que una persona encuentre el lugar donde rinde mejor, también puede suceder lo contrario, y perder funciones de alto rendimiento, o situar a personas donde no trabajan de la mejor manera. La solución es desarrollar políticas para ayudar a los líderes y los colaboradores a desenvolverse en estos casos y crear una estructura de apoyo con entrenamiento y coaching. Por último, no casarse con ninguna idea: si una rotación no está funcionando como se lo esperaba, hay que dar marcha atrás.
¿Cómo diseñar un programa de rotación de puestos?
Ahora que ya conoces qué es la rotación de puestos y su importancia, así como sus ventajas y desafíos, te contaremos cómo implementar la rotación de puestos en tu empresa paso a paso.
1. Detectar las necesidades de la organización
Todas las empresas son diferentes y, por lo tanto, cada organización requiere cosas distintas. Entonces, el primer paso es detectar las necesidades para identificar en cuáles áreas de la empresa se puede aplicar la rotación de puestos de trabajo y por cuánto tiempo.
Las áreas con personal que necesitan una formación específica y especializada para rendir sus labores quedan descartadas para un programa de rotación de puestos. Es decir, este tipo de intervención es ideal para colaboradores que realizan tareas operativas. De la misma forma, se deben considerar que coincidan los horarios y la ubicación.
Por otro lado, se debe prestar atención particular a los departamentos que tengan mayor porcentaje de absentismo laboral, ya que la técnica de rotación de puestos ataca directamente a esta problemática.
2. Realizar una reunión de coordinación inicial
A continuación, se debe realizar una reunión inicial, donde se les explique a los colaboradores cómo funciona la dinámica de la rotación de puestos, además de los beneficios de este método e intervención. Incluso, es importante comentarles cómo se evaluará la efectividad del programa, tanto en función a resultados cuantitativos como cualitativos.
Después de conocer todo el proceso, los equipos de trabajo deben decidir si efectivamente desean ser parte de la rotación de puestos del área. Si los colaboradores no quieren participar, no pueden ser obligados, ya que esto sería contraproducente para los objetivos del programa.
Por otra parte, deben tener las mismas condiciones, es decir, tener el mismo nivel salarial, contar con los mismos beneficios y cobrar por la misma modalidad de tiempo (horas, semanas o meses). Bajo estos criterios, se deben identificar a los colaboradores que van a formar parte del plan de rotación de puestos.
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3. Crear plan de seguimiento
La supervisión de un programa de rotación de puestos de trabajo es indispensable, ya que la clave para que funcione es la organización. Se recomienda asignar un equipo para poder orientar, así como brindar la información y formación necesaria a los colaboradores para que puedan desempeñarse en sus puestos de trabajo adecuadamente. Incluso, en caso que ocurra alguna incidencia, deben ser capaces de hallar soluciones y tomar decisiones sin que afecte en plan de rotación de puestos.
Asimismo, los revisores deben motivar a sus equipos de trabajo, pues a pesar de que es una técnica compleja para llevar a cabo, la rotación de puestos tiene excelentes resultados a mediano y largo plazo para la empresa, sobre todo en cuanto a satisfacción laboral.
Por otro lado, se debe diseñar un método de evaluación para verificar que se están cumpliendo los objetivos planteados al inicio de la propuesta de rotación de puestos. Por ejemplo, se puede realizar un calendario para marcar el ausentismo laboral. También, se puede realizar una encuesta de satisfacción pre-plan de intervención y otra pos-plan para comprobar que se ha logrado un efecto positivo sobre ella.
4. Seleccionar puestos para realizar la rotación y frecuencia de rotaciones
Se realizarán encuestas y evaluaciones de desempeño para determinar qué posiciones participarán y cómo se van a organizar. Además, en la rotación de puestos se basa en ciertos criterios; por lo tanto, se deben tener en cuenta los siguientes factores:
- Variabilidad de tareas: la idea de la rotación de puestos es evitar la repetitividad de las labores operativas y reducir la fatiga y aburrimiento.
- La proximidad de puestos no es relevante, a menos que se trabaje con una rotación de puestos en cadena.
- Categoría laboral similar: los puestos de la rotación no requieren de una formación especializada que difieran mucho del cargo inicial.
- Rango salarial equivalente: se deben excluir a las personas con puestos con brechas salariales amplias, tanto hacia arriba como hacia abajo.
- Buena capacidad ante el cambio: los colaboradores deben ser capaces de llevar a cabo las tareas con éxito y rotar entre distintas posiciones sin sufrir de agotamiento por repetición y deben estar dispuestos a aprender otras funciones para una rotación de puestos eficiente.
Por otra parte, en cuanto a la frecuencia de rotaciones, se pueden aprovechar los descansos previamente pactados para realizar el cambio. Asimismo, se toma en cuenta que se requiere un tiempo de recuperación para evitar las lesiones por un mismo movimiento repetitivo.
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5. Formar a los colaboradores en los nuevos puestos
Los colaboradores deben estar capacitados para llevar a cabo sus nuevas tareas y manejar sus nuevas herramientas; por ello, se les debe proporcionar formación teórica y práctica para asegurarse que las ejecutarán con éxito en la rotación de puestos de trabajo. Por otro lado, recuerda que toda capacitación debe ser impartida en el horario laboral, ya que constituye horas de trabajo para tu equipo.
Una vez realizada la formación, se debe evaluar que la información ha sido comprendida y los colaboradores que participan en la rotación de puestos puedan desempeñar sus funciones de manera satisfactoria.
6. ¡Comienza la rotación de puestos!
Una vez se ha establecido un plan de acción de rotación de puestos y los colaboradores han sido capacitados para realizar sus nuevas tareas, se debe informar a los participantes sobre la organización para que sepan qué posiciones deben cubrir y en qué horarios, además de la duración total del programa.
Asimismo, los planes de seguimiento deben ser puestos en marcha inmediatamente para tener medidas precisas de los beneficios de la rotación de puestos. También, los supervisores necesitan programar meetings de seguimiento semanales para conocer el progreso y determinar si hay que realizar ajustes en la dinámica.
Finalmente, para asegurar la continuidad y ejecución efectiva del sistema de rotación de puestos de trabajo, se debe promover la comunicación constante entre supervisores y supervisados.
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¡Hemos finalizado! Ahora conoces la importancia de la rotación de puestos y cómo aplicarla. Con estas estrategias, la moral y la motivación de tus equipos se verá elevada y estarán más preparados para encarar diferentes tareas y proyectos. Aprovecharlo y extraer su potencial para el desarrollo de las personas precisa el concurso de diferentes habilidades.
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