¿Cómo diseñar un programa de beneficios para empleados? Aumenta el engagement laboral con esta guía

Todo programa de beneficios para empleados debe responder a las necesidades e intereses del talento para que sea realmente exitoso. Sin embargo, la realidad dista mucho de la percepción de los gerentes y líderes, según investigaciones de Gartner. De hecho, sólo el 59% de los empleados cree que su entorno de trabajo resuelve sus necesidades y tiene en cuenta sus preferencias; mientras que  el 72% de los ejecutivos no cree ello. Ahora bien, ¿cómo diseñar un programa de beneficios que ofrezca lo que tus empleados esperan recibir? En esta guía, te compartimos el paso a paso para su creación, con la ayuda de ejemplos concretos para una mejor ilustración del proceso.

1. Define el presupuesto del programa de beneficios

El primer paso para tu programa de beneficios para el personal consiste en la evaluación y definición del presupuesto. ¿Qué aspectos contemplar aquí? Hay al menos 5 aspectos que deberías revisar:

• Análisis financiero: solicita una evaluación de los estados financieros pasados, presentes y proyectados de la empresa al gerente de Finanzas y pídele que considere los ingresos, gastos, beneficios netos y flujo de efectivo disponibles.
• Benchmarking: haz una comparación de presupuestos dedicados a los beneficios de empresas similares en la industria.
• Estimación de costos: realiza un desglose de los costos actuales de los beneficios ofrecidos, como seguros de salud, bonificaciones y vacaciones. A ese listado agrégale una proyección de costos futuros para los beneficios que sumes a tu programa.
• Flexibilidad para contingencias: reserva de una parte del presupuesto para contingencias inesperadas o nuevos beneficios que puedan surgir a lo largo del año. Este ítem no se debería omitir, ya que el séptimo paso del diseño del programa implica el seguimiento y la activación de mejoras.
• Cálculo del presupuesto de beneficios laborales: hay organizaciones que asignan un porcentaje fijo (por ejemplo, 20-30%) de la masa salarial total para el presupuesto de beneficios, mientras que otras se basan en datos de benchmarking para comprender cuánto invierten otras empresas similares en sus programas de beneficios y ajustar en consecuencia.

Imaginemos que la dirección ejecutiva y el equipo de Recursos Humanos de SaaS Corp realizaron un análisis financiero exhaustivo para definir el presupuesto de RRHH para tal fin. Para eso, consideraron aspectos como:

• Ingresos y gastos anuales: aquí se consideraron las diversas fuentes de ingresos, las fluctuaciones estacionales y los gastos operativos.
• Rentabilidad: junto con la proyección de ganancias futuras en función de las estrategias de crecimiento.
• Retorno de la inversión: se estimó un ROI producto del programa de beneficios para empleados, en términos de retención y productividad.

Posteriormente, y producto de este análisis para la definición del presupuesto del programa de beneficios, se asignó el 15% de sus ganancias anuales netas. Dicho porcentaje tiene fundamento en el equilibrio entre ofrecer beneficios significativos y mantener la estabilidad financiera de la empresa.

2. Investiga y comprende las necesidades, intereses y preferencias de tus empleados

El siguiente paso para el programa de beneficios de tu empresa consiste en la comprensión sobre lo que tu talento necesita, desea y valora. Por consiguiente, esta investigación es crucial para asegurar que las propuestas realmente agreguen valor. A continuación, algunas herramientas y prácticas a las que puedes recurrir:

• Diseño de encuestas (como la encuesta de clima laboral) y cuestionarios con preguntas sobre áreas específicas como salud, bienestar, equilibrio entre vida laboral y personal, desarrollo profesional y reconocimiento, entre otras.
• Entrevistas detalladas para comprender necesidades individuales, además de sesiones grupales para fomentar la discusión.
• Revisión de comentarios y sugerencias provistas por evaluaciones de desempeño para entender las expectativas del talento.

Una vez que hayas recabado toda la información para el programa de beneficios para tu equipo, es recomendable que:

• Identifiques grupos de empleados con características y necesidades similares para adaptar los beneficios a sus perfiles.
• Reconozcas patrones y temas que sean repetitivos en aras de enfocar la estrategia de beneficios laborales en consecuencia.
• Contrastes hallazgos internos y tendencias para garantizar relevancia y competitividad.

Continuando con el ejemplo, el equipo de RRHH de SaaS Corp distribuyó encuestas detalladas a todos los empleados. Estas encuestas, anónimas y cuidadosamente diseñadas, exploraron las áreas en las que los empleados deseaban recibir más beneficios. Además, organizaron entrevistas individuales y grupos focales para obtener una comprensión más profunda de las necesidades de cada segmento de la fuerza laboral. Como resultado, encontraron que los empleados buscaban un balance más equilibrado entre el trabajo y la vida personal, con un fuerte deseo de flexibilidad en los horarios laborales y la posibilidad de trabajar remotamente. Asimismo, mostraron interés en programas de capacitación y crecimiento profesional, así como en seguros de salud y programas de bienestar físico y mental. Finalmente, expresaron su deseo de ser reconocidos y recompensados por su dedicación y esfuerzo.

A propósito, el tema de los segmentos laborales es realmente importante pues, como se explica en un estudio de Mckinsey, existen diferentes grupos de trabajadores con variadas prioridades en el lugar de trabajo; sus diferencias muestran que los empleadores deben adoptar un enfoque multifacético. Así, por ejemplo, la forma de motivar a los tradicionalistas (personas orientadas a su carrera que están dispuestas a hacer concesiones por el bien de sus empleos) es por medio de un paquete de compensación y beneficios competitivos, un buen puesto de trabajo, estatus en la empresa y promoción profesional.

Vista previa del recurso de Encuesta de clima laboral por Crehana

3. Evalúa cuáles son los beneficios laborales actuales y haz un análisis comparativo

¿Cuáles son los beneficios existentes? Haz una recopilación de los mismos y realiza un análisis comparativo para visualizar si estos están alineados con las necesidades de los empleados y la estrategia empresarial. Durante este proceso de análisis, puedes identificar aquellos beneficios que los empleados consideran más valiosos en términos de " salario emocional", así como también las brechas existentes entre lo que se ofrece actualmente y lo que los empleados desean, así como oportunidades para mejorar o agregar beneficios.

Entonces, luego de haber realizado la investigación por parte del equipo de Recursos Humanos de SaaS Corp, se diseñó una tabla comparativa entre beneficios actuales, los resultados del paso 2 y los beneficios laborales que podrían sumarse para responder a dichos intereses, necesidades y preferencias del talento:

Cuadro de análisis comparativo para el programa de beneficios para empleados

4. Diseña un programa escalable

Para este paso en la creación del programa de beneficios para empleados, debes considerar el hecho de que tu talento pueda personalizar sus beneficios de acuerdo a las circunstancias, además de establecer políticas y procedimientos que guíen la administración y la adaptación de los beneficios a medida que la empresa crece o cambia. Desde luego, diseñar un programa que sea flexible y escalable, sobre todo si se trata de una startup o una organización con importantes expectativas de crecimiento y desarrollo, no es un asunto fácil.

Sin embargo, puedes lograrlo si empleas herramientas tecnológicas idóneas. Para eso, puedes apoyarte en una solución de desarrollo como Crehana, con la que puedes transformar a tu equipo jugando, al mismo tiempo que acompaña la evolución de tu plantilla. Es una opción escalable y flexible para el reconocimiento y la recompensa, que se adapta a todo tipo de empresa sin importar su tamaño. Si tienes pensado contratar más empleados, puedes garantizar los mismos beneficios a todos. Así, tu talento puede acumular puntos currency y canjearlos por recompensas de su interés, como gift cards o libros.

Plataforma de Desarrollo de Equipos de Crehana

5. Incluye beneficios que fomenten el bienestar integral

El quinto paso esencial en el diseño de un programa de beneficios empresarial es asegurar que los empleados tengan acceso a beneficios que fomenten el cuidado de la salud mental y la prevención del burnout. Ofrecer programas que promuevan no solo la actividad física, la nutrición adecuada, la meditación y técnicas de manejo del estrés, sino que también faciliten el acceso a servicios de psicólogos, terapeutas u orientación psicológica para ayudar a los empleados a abordar el estrés, la ansiedad u otros problemas de salud mental.

¿Quieres profundizar más en este tema? Escucha este episodio de nuestro Amazing People Podcast en el que abordamos todo lo que implica cuidar la salud mental en las empresas con la participación de Lucas Melman, Country Manager de Betterfly México, una plataforma de Recursos Humanos que brinda herramientas para el bienestar corporativo:

6. Comunica y educa sobre los beneficios disponibles

No es suficiente con diseñar un programa de beneficios para empleados y ya. Desde Recursos Humanos debes asegurarte que tus empleados estén completamente informados sobre este plan y que comprendan cómo aprovechar al máximo los recursos y herramientas contemplados. Algunos consejos para un programa de beneficios laboral exitoso:

• Crea canales de comunicación efectivos para informar.
• Realizar reuniones, seminarios o talleres periódicos para educar.
• Diseña materiales informativos con un lenguaje claro; podrían ser folletos, correos electrónicos y carteles, que describan detalladamente cada beneficio. Por ejemplo, si tu programa incluye una serie de ejercicios para aliviar el estrés y la ansiedad, puedes acompañar estos consejos con una guía de herramientas y actividades que expliquen de forma práctica cómo llevarlos a cabo.
• Enmarca esos beneficios en una estrategia de gestión de clima laboral que ayude a que tus colaboradores puedan desempeñar sus funciones sin ningún tipo de problema y tener un buen nivel de rendimiento.

Vista previa del ebook sobre estrategias para mejorar el clima laboral por Crehana

7. Haz un seguimiento adecuado

¿Cómo saber si este programa de beneficios para empleados está entregando los resultados esperados? El seguimiento y la evaluación constante es el próximo paso. Por lo tanto, debes definir cuáles son tus KPIs más relevantes, los cuales deben ser específicos para medir la eficacia y el impacto de los beneficios en la satisfacción, retención y compromiso de los empleados. Veamos algunos ejemplos:

• Tasa de utilización de beneficios: para identificar el nivel de participación de los empleados en los beneficios ofrecidos.
• Satisfacción con los beneficios: mide el nivel de satisfacción de los empleados con los beneficios proporcionados.
• Tasa de retención de empleados después de la implementación del programa: para evaluar si el programa de beneficios influye en la retención de empleados.

Con el programa de beneficios corporativo implementado, SaaS Corp creó un equipo de RRHH dedicado a monitorear y evaluar la eficacia de este programa de forma constante. Al respecto, se llevaron a cabo las siguientes prácticas:

• Encuestas trimestrales para medir la satisfacción.
• Entrevistas individuales y grupos focales para obtener información cualitativa.
• Análisis de datos sobre el uso de los diferentes beneficios.

Continuando con este ejemplo ficticio, gracias a este proceso de seguimiento del nuevo programa de beneficios laboral, SaaS Corp identificó estas oportunidades:

• Aunque se ofrecían amplios beneficios, algunos empleados no estaban completamente al tanto de ellos o no participaban activamente. Esto señaló la necesidad de mejorar la comunicación y la promoción.
• El proveedor de seguros de salud no cumplía completamente con las expectativas. Se inició un proceso de reevaluación y se buscaron otras opciones.
• Si bien se añadieron nuevos beneficios en este nuevo plan, aparecieron otras sugerencias como clases de idiomas y programas de voluntariado corporativo, sobre las que se está trabajando para su incorporación.

Aquí un resumen de este ejemplo de programa de beneficios para empleados:

En resumen, diseñar un programa de beneficios para empleados exitoso implica un proceso estructurado que abarca desde la definición del presupuesto hasta el seguimiento constante. Comienza por tener una comprensión profunda de las necesidades y preferencias de tus empleados, seguido por la evaluación y comparación de los beneficios actuales. No olvides incluir beneficios que fomenten el bienestar integral, especialmente la salud mental y la prevención del burnout.

Sin dudas, este programa es una oportunidad para transformar la vida y experiencia laboral de tu talento. ¡Empodera a tu equipo con beneficios significativos!