¿Cómo hacer una correcta planificación laboral semanal para incrementar la productividad, mantener la concentración y alcanzar las metas de tu equipo? Parece que nunca hay suficiente tiempo en el día, pero hay quienes en las mismas 24 horas logran los objetivos de su plan de trabajo.

En cualquier empresa puede aparecer el caos en algún momento, pero una correcta planificación en el trabajo permite llevar una buena gestión del tiempo y sobrellevar mejor estas dificultades.

Para que comprendas cómo organizar un equipo de trabajo para un proyecto en particular o para la jornada diaria, en este artículo te explicaremos qué es la planificación laboral y cuál es su importancia en las organizaciones. Además, te brindaremos una serie de tips de planificación laboral exitosa para que cumplas tus objetivos de negocio satisfactoriamente.

¿Qué es la planificación laboral?

La planificación laboral es un proceso de administración de tareas que te ayuda a organizar todas las actividades que deseas realizar en una semana. Planificar en el trabajo es muy importante, aunque demasiado a menudo pasada por alto, en una estrategia eficaz de gestión de tareas. 

Probablemente ya estés planeando todas tus tareas pendientes cada semana, pero sin una planificación laboral sólida con pasos prácticos, es difícil determinar qué actividad priorizar y encontrar tiempo para hacer todo. 

Sorprendentemente (o no), solo el 53,5 % de las tareas planificadas se completan cada semana. Y si estás leyendo esto, ¡probablemente esa no sea la estadística a la que quieras contribuir!

Importancia de la planificación laboral

¿Sabías que por cada minuto que dedicas a planificar un objetivo, ahorrarás 10 minutos en la ejecución de tu plan? Planificar tu semana laboral con anticipación te permite trabajar con decisión a lo largo del día y maximizar el tiempo de tareas que tienes, sin tener que preguntarte qué debes hacer a cada hora.

Estos son los principales beneficios de tener una planificación semanal laboral:

• Tomar mejores decisiones durante el trabajo de tareas.

• Mantenerte al día con tus metas.

• Predecir obstáculos y desafíos.

• Reducir el cambio de contexto y la pérdida de tiempo.

• Decir no a más reuniones y solicitudes de tu tiempo.

• Disminuir el estrés y mejorar la confianza.

Al tomarte el tiempo para planificar con anticipación, puedes simplificar tu semana laboral y tener el tiempo de concentración que necesitas para ser más productivo. ¡Y contar con una planificación en el trabajo no tiene por qué ser complicado!

¿Cómo tener una planificación laboral exitosa?

Bien, ahora que ya sabes qué es la planificación laboral y sus ventajas, es momento de aplicar estos conocimientos en tu empresa. 

¿Estás listo para intensificar tu administración del tiempo y construir una estructura más productiva en tu semana laboral? A continuación, te decimos cómo planificar en el trabajo por semana siguiendo algunas recomendaciones que te ayudarán a ahorrar cientos de horas este año:

1. Define el objetivo de tu planificación laboral

Para establecer los objetivos de la planificación laboral, primero hay que identificar los objetivos del proyecto. ¿Qué quieres lograr exactamente con él? ¿Cuál es la meta? Es necesario que estos se definan de manera clara y realista, con unos plazos de tiempo definidos, para saber qué es lo que se busca alcanzar.

Esto permite determinar las etapas de la planificación laboral y hacer la proyección de todas las actividades que serán necesarias realizar para cumplir con los objetivos. Ten presente que la gestión del tiempo no siempre conlleva hacer todo el trabajo, sino identificar y priorizar lo más importante que debes abordar a diario.

Según el  portal web Holded, para tener una planificación laboral exitosa, los líderes deben ser realistas con los plazos de entregas, establecer fechas que encajen y no agobiar al equipo con objetivos imposibles.

También, deben conectar el trabajo diario de todos los miembros del equipo con los objetivos, para que comprendan cómo su trabajo afecta las prioridades de la empresa.

¿Cómo plantear objetivos de tu planificación laboral?

Según explica Cristian Situ, profesor de Crehana, hay una serie de pasos que se pueden seguir para plantear objetivos de tu planificación semanal laboral:

• Determinar qué quieres lograr. 

• Qué vas a dar a cambio para lograrlo.

• Establecer una fecha exacta para cumplir el objetivo.

• Ten un plan, cómo vas a llegar a la meta.

• Escríbelo y está atento a esto constantemente.

2. Establece prioridades en tu planificación laboral

Para una planificación laboral exitosa es fundamental saber qué tareas son importantes, delimitar aquellas que son urgentes y, con base en esa prioridad, realizarlas. 

Inevitablemente, habrá tareas que modifiquen su prioridad o su fecha límite, pero si no tienes claro qué trabajo es más relevante, no podrás hacer una correcta planificación laboral. Para una buena gestión del tiempo puedes clasificar tus tareas en diferentes niveles o categorías:

• Nivel 1 o categoría A: tareas muy urgentes.

• Nivel 2 o categoría B: tareas importantes, pero no demasiado urgentes.

• Nivel 3 o categoría C: tareas que pueden esperar.

• Nivel 4 o categoría D: tareas que puedes delegar.

• Nivel 5 o categoría E: tareas que puedes eliminar.

¿Por qué es importante establecer la prioridad del trabajo en la planificación laboral? Las prioridades poco claras contribuyen al agotamiento propio y de los equipos.

Según el portal web Asana, el 29 % de los entrevistados que informaron sentirse agotados, dijeron que un factor contribuyente fue el exceso de trabajo por la falta de claridad con respecto a las tareas y los roles. La división de las tareas en una correcta planificación laboral semanal y diaria también puede facilitar la estimación de los tiempos y costes.

3. Programa tiempo para planificar la semana laboral

Solo toma de 10 a 12 minutos planificar efectivamente un día completo. Al dedicar solo una hora a planificar toda tu semana laboral, puedes ahorrar 2 horas al día y comenzar todos los lunes sintiéndote relajado sabiendo tus objetivos y expectativas para la semana, y tener un plan claro de lo que vas a trabajar todos los días.

El mejor momento para programar tu bloque de tiempo de planificación semanal laboral suele ser entre el viernes por la tarde y el lunes por la mañana para que puedas comenzar la nueva semana fresco con tu plan de trabajo. Lo más importante es anotarlo en tu calendario para que puedas aprovechar este tiempo y convertirlo en un hábito todas las semanas.

4. Aprende a delegar

No siempre es fácil decir que no al trabajo, pero ayuda cuando puedes explicar, a través de tu esquema de planificación laboral, que estás diciendo que no porque el trabajo no se alinea con tus prioridades actuales.

Si el trabajo tiene que hacerse, pero aún no es una prioridad para ti, fíjate si puedes delegarlo a otro miembro del equipo que tenga la experiencia adecuada.

Saber  cómo delegar responsabilidades es vital para que se tenga una correcta gestión del tiempo en la planificación de una tarea laboral. Por más bueno que sea una persona, no puede hacerlo todo. A veces se asume más trabajo del que se puede realizar y eso afecta la planificación laboral exitosa.

Por eso, es importante que la compañía cuente con gente competente en quienes se pueda confiar, para, de ser necesario, delegar algunas responsabilidades que en un principio podrían no estar en su planificación semanal laboral.

Como líder, encárgate de determinar quién va a encargarse de cada una de las tareas, para que tu equipo pueda alcanzar sus objetivos de planificación laboral con toda la ayuda posible.

Para ello, será necesario que tengas a la mano una herramienta para medir el desempeño de las personas de tu equipo, lo que te ayudará a delegar responsabilidades de manera efectiva. Y, justamente, nuestra plataforma de Desempeño detecta el potencial de tus equipos según su eficiencia. A continuación, te contamos otros beneficios:

• Alinea a tus equipos con las metas de la compañía. Crea una cultura de medición de metas con data en tiempo real y asignación de roles para tener mayor agilidad y control.

• Identifica las fortalezas y brechas de tus equipos. Diseña evaluaciones de competencias, macrocompetencias y comportamientos. Obtén resultados por cada persona para tomar mejores decisiones.

• Diseña los OKRs de cada equipo y cada persona. Asigna resultados clave a cada persona para lograr una mayor alineación y poder alcanzar tus objetivos más rápido.

5. Implementa métodos de planificación laboral

Los métodos de planificación laboral optimizan y garantizan la efectividad de las tareas. Si se usan metodologías de gestión del trabajo para hacer la planificación laboral semanal, la automatización de tareas permite ahorrar tiempo, entre otros beneficios:

• Coordinar mejor al equipo, en especial cuando se trabaja entre diferentes departamentos.

• Realizar un seguimiento exacto de quién está haciendo qué y para visualizar cuál es el estado del trabajo.

• Consultar las fechas de entrega según la planificación laboral.

• Se usan menos recursos para cumplir con las tareas.

Por su parte, las técnicas más recomendadas para la correcta planificación laboral son:

• Matriz de Eisenhower: permite evaluar la urgencia e importancia de las tareas, para establecer prioridades en la planificación semanal de actividades laborales. Este mismo tipo de matriz se puede utilizar igualmente con los criterios de "ganancia" y "esfuerzo".

• Técnica Pomodoro: ayuda a mejorar la administración del tiempo dedicado a una actividad. Consiste en dividir el tiempo en intervalos indivisibles, por ejemplo, trabajar durante 25 minutos, luego descansar 5.

6. Emplea herramientas de planificación laboral

Ahora bien, otra forma de hacer una correcta planificación y distribución del trabajo día a día es usando herramientas digitales. Algunas de las mejores herramientas para la planificación laboral son:

Google Calendar

Es clave para la organización de reuniones de trabajo. Esta herramienta de planificación laboral permite la sincronización con el móvil y ofrece la posibilidad de programar alarmas.

Self Control

Esta aplicación laboral ayuda a eliminar distracciones al bloquear páginas web o el acceso a redes sociales, durante un periodo de tiempo específico.

Si lo tuyo es usar herramientas clásicas como las de Microsoft Office, tenemos para ti un cronograma de actividades personales en Excel que te facilitará la realización de tus tareas diarias, ya sea del trabajo o personal. ¡Ordena tu semana con calma y ten una óptima gestión del tiempo!

7. Programa bloques de tiempo para tus tareas pendientes

Si eres nuevo en el bloqueo de tiempo, es el hábito productivo de programar tu día en tu calendario en bloques de tiempo dedicados para las tareas individuales que deseas realizar. 

La falta de tiempo para el trabajo enfocado es en realidad la principal causa que contribuye al agotamiento, según lo informado por el 63,4 % de los profesionales en una investigación realizada por Reclaim. 

El simple acto de bloquear el tiempo puede aumentar la productividad en un 80 % al ayudarte a reducir el cambio entre tareas, tomar mejores decisiones sobre dónde comenzar y aprovechar el tiempo en tu planificación laboral para enfocarte en tus tareas pendientes.

Al reservar tiempo en tu planificación semanal laboral, también es útil agrupar tus tareas de trabajo poco profundas, aquellas tareas que no exigen un nivel cognitivo como el correo electrónico o Slack.

Tener 30 minutos para realizar tu trabajo por la mañana y nuevamente al final del día puede evitar que esas pequeñas tareas pendientes se filtren en tu tiempo de tareas de trabajo más exigente. 

La persona promedio alcanza un máximo de 4 horas de trabajo intenso al día, por lo que programar bloques de tiempo largos y dedicados para concentrarte solo en una o dos tareas prioritarias puede ayudarte a ingresar a un estado de flujo en el que eres hasta un 500 % más productivo en ese tiempo limitado.

8. Haz un control y una evaluación

Al final de la semana, seguramente sentirás que hiciste más, pero ¿cuánto mejoró realmente tu productividad? ¿Cuántas horas te tomó realizar una tarea? ¿Qué porcentaje de las tareas planificadas pudiste realizar? ¿Pudiste decir 'no' a más solicitudes no prioritarias de tu tiempo?

Lo ideal es realizar un seguimiento del tiempo entre tareas, reuniones, tiempo libre, incluso cuánto tiempo estás priorizando tus principales actividades laborales. Al monitorear cuántas tareas pudiste completar, cuáles aún están pendientes o cuáles quedaron atrasadas para la próxima semana, puedes seguir mejorando tu planificación laboral y también celebrar la increíble semana que acabas de lograr.

Una planificación laboral exitosa incluye la evaluación de los avances del proyecto y tus resultados, según los objetivos estipulados.

En esta etapa se puede determinar si las proyecciones realizadas fueron adecuadas o si se requieren esfuerzos adicionales para cumplir a cabalidad con el trabajo.

Si lograste las metas fijadas, son excelentes noticias, hiciste una excelente planificación laboral sobre bases reales. Pero si no funcionó, seguro no fue una planificación sincera.

9. Mantente flexible al cambio

Incluso con una mejor planificación laboral, puede haber algunos obstáculos en tu semana. Siempre van a surgir nuevos proyectos de alta prioridad, correcciones de errores, etc., y para ti, esto significa más reuniones y tareas para adaptarte a tu apretada agenda. 

Tu planificación en el trabajo semanal debe ser flexible a los cambios inesperados y capaz de cambiar tus prioridades para adaptarte a lo que es mejor para tu equipo. Pero ¿cómo te mantienes flexible con toda tu semana bloqueada entre tareas y reuniones?

En lugar de pasar horas jugando tetris de calendario para reprogramar manualmente todo el trabajo que tienes que priorizar para tus nuevas tareas pendientes, puedes automatizar este proceso con la ayuda de herramientas flexibles para nuevos cambios, como las que te compartimos anteriormente, para priorizar todo tu cronograma con un solo clic.

Con esta información que te hemos compartido en este blog post podrás establecer mejores límites para la planificación laboral en un futuro proyecto. De esta manera, el trabajo de tu equipo será más eficiente para alcanzar las metas empresariales establecidas.

Recuerda que algunos de los beneficios de la planificación laboral son: estar más organizado, dividiendo los planes de proyectos grandes en pasos concretos y pequeños; priorizar las tareas pendientes, lo que mejorará tu productividad; reducir el estrés, ya que harás una correcta gestión del tiempo.

¿Ya estás listo o lista para planificar mejor las actividades laborales de tu empresa? ¡Esperamos que sí! Nos vemos.