¿Qué son las oficinas abiertas y qué ventajas puede brindarle a los equipos?

Las oficinas abiertas son espacios sin paredes divisorias, generando la sensación de un ambiente abierto y espacioso, ideal para mejorar la comunicación entre el equipo y la productividad laboral.

Las primeras oficinas abiertas tuvieron lugar en Silicon Valley (Estados Unidos) y produjeron un cambio en la distribución y la organización de las empresas.

Pero, ¿cuáles son las características de las oficinas abiertas y por qué son una buena opción para las empresas? Sigue leyendo el siguiente artículo para conocer más sobre este tipo de oficinas.

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¿Qué son las oficinas abiertas?

Según el portal web Ofiprix, “una oficina abierta es un espacio amplio y sin paredes en el que todos los trabajadores están juntos trabajando en mesas progresivas”. Además, cuentan con estaciones de trabajo grupales y, por lo general, el mobiliario se organiza por usuarios o departamentos, según la estructura organizacional.

Las características de una oficina abierta favorecen la contribución entre colaboradores y crea un espacio que estimula la creatividad y la socialización, incluso favorece el trabajo en equipo.

En cuanto al aspecto visual las oficinas abiertas, tienen una distribución espacial que permite que se vean mucho más luminosas, amplias y cómodas, siendo, más agradables para los colaboradores y los clientes. 

La implementación de las oficinas abiertas fue iniciada por empresas del mundo creativo y de diseño, donde los colaboradores deben compartir ideas y necesitan comunicarse libremente.

Pero ahora este tipo de diseño de oficinas se está usando cada vez más, principalmente entre empresas que buscan generar una comunicación y un contacto más fluido entre los colaboradores y donde el servicio al cliente es una parte importante de su actividad diaria.

¿Cómo saber si las oficinas abiertas son adecuadas para tu negocio? Podrías tener en consideración las siguientes características:

• Si es una empresa con más de 10 a 15 colaboradores, que se verían beneficiados si cuentan con oficinas abiertas que agilicen sus procesos comunicativos.
• Si es una empresa que trabaja con proyectos, porque las oficinas abiertas le permitirán al colaborador no sentirse vigilado y observado.

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Tipos de oficinas abiertas

• Diseño de cubículos: es el menos utilizado. Funciona si lo que necesitas es que los colaboradores cuenten con un poco de privacidad, para atender, por ejemplo, llamadas de clientes.
• Oficina abierta con particiones: ideal en caso de que en un mismo lugar de trabajo haya numerosas personas. Con este estilo de oficina abierta los colaboradores podrán mantener contacto con los demás mientras trabajan y cuentan con algo de privacidad. El único inconveniente es el ruido externo. 
• Un gran espacio abierto: este tipo de oficina abierta es ideal para áreas más pequeñas y entornos más silenciosos, donde no sea necesario realizar divisiones. A través de él se puede tener una sensación grande, abierta y colaborativa.

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Ventajas oficinas abiertas

Una oficina abierta puede generar diversos cambios positivos en el desempeño laboral del equipo, como por ejemplo, mejorar la cohesión o el ‘team building’, al eliminar barreras físicas e imaginarias, que establecen las estructuras arquitectónicas. 

Otros de los beneficios de las oficinas abiertas son los siguientes: 

• Facilita la comunicación entre los colaboradores. Ya no sería necesario ir de un despacho a otro para poder resolver cualquier duda.
• Impulsa el diálogo en equipo, la creatividad y la creación de ideas.
• Las oficinas abiertas son una forma de ahorrar espacio.
• Como CEO o jefe de la empresa, te permite mantener un mayor control sobre las tareas y actividades que se están realizando. 
• Se reducen actividades que no son propias del trabajo como navegar por Internet, por ejemplo.
• Entre las mejoras en el entorno que traerán las oficinas abiertas, están, por ejemplo, la entrada de luz natural en los espacios de trabajo.
• Suele producirse mayor competitividad y, por ende, mayor productividad.

Según el portal web Kudos Workplace, para las ‘startups’ es conveniente empezar en una oficina abierta, ya que les permitiría ahorrar dinero. Puede, por ejemplo, adecuar un antiguo garaje, como hicieron muchos de los actuales coworking.

Para que la comunicación no se convierta en un problema en el equipo de trabajo, se pueden seguir las instrucciones que da Martin Reynoso en su curso online de Soft skills para el trabajo en equipo.

Según el experto en liderazgo consciente, en conversación con Carolina Botana, el propósito en la comunicación debe ser encontrarse con la visión del otro, para estar más receptivo. Debe haber una atención plena hacia lo que dice el interlocutor y buscar regular las interferencias que surgen entre las dos personas. 

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Desventajas oficinas abiertas

Como todas las cosas, las oficinas abiertas también tienen sus desventajas. Por ejemplo, si bien esa apertura y ‘caída’ de muros puede fomentar la comunicación con los compañeros, se pueden echar en falta espacios de privacidad.

Otras desventajas de las oficinas abiertas serían:

• La falta de límites concretos hace que puedan aparecer conflictos entre los trabajadores, al sentir que no se está respetando su espacio. 
• Compartir un espacio en conjunto con los compañeros de trabajo puede debilitar los niveles de concentración por la cantidad de ruido, lo que da lugar a errores en el trabajo y, por consiguiente, quejas y malos entendidos que van formulando un ambiente de trabajo negativo.
• Se puede producir una disminución de la productividad y el rendimiento productivo de la empresa. 
• Para algunos empleados la competitividad laboral no resulta buena para su productividad sino todo lo contrario.
• Favorecen la transmisión de enfermedades, como la gripe.
• Eliminan la noción de jerarquía dentro de un trabajo.

Las oficinas abiertas no son buenas para quienes ostentan cargos directivos, ya que necesitan espacios que les ofrezca confidencialidad y donde puedan comunicarse con tranquilidad con otras empresas.

Tomada de Pexels.

Esperamos que ahora tengas un panorama más claro sobre qué son las oficinas abiertas, las ventajas que estas podrían traer para tu empresa y también sus desventajas. Con esta información esperamos que puedas escoger con mayor confianza el tipo de oficina que requiere tu organización, para adecuarla de la mejor manera posible. 

Recuerda que uno de los puntos primordiales en una oficina abierta es la comunicación asertiva entre todos los colaboradores. Para poder beneficiarte de esto te sugerimos revisar nuestros cursos online de Habilidades de gestión y aprender tanto como sea necesario. ¡Hasta la próxima!