La mala comunicación en una empresa tiene efectos negativos en la moral de las personas, en el cumplimiento de los proyectos y en las relaciones interpersonales. Según un reporte del blog de Pumble, una deficiente comunicación genera baja motivación de los equipos en el 31% de los casos, objetivos no alcanzados en el 25% y una pérdida de ventas en el 18%.

Ante un problema de tal magnitud, es necesario que se planteen soluciones urgentes. Por eso mismo, en este artículo, vamos a explicarte 6 estrategias para mejorar la mala comunicación en una empresa. ¡Evita el teléfono malogrado y une a tu equipo!

1. Establecer normas y expectativas claras de comunicación

Una de las más efectivas recomendaciones para mejorar la mala comunicación en una empresa consiste en determinar líneas de acción y procedimientos claros. Los miembros del equipo deben saber cómo, cuándo y dónde expresar sus ideas, hacer sus preguntas y manifestar sus propuestas.

Para ello, crea un apartado de políticas de comunicación. En ellas, establece las normas a seguir. Cada persona debe estar segura del marco para la interacción con un compañero, gerente o directivo de la empresa, lo cual facilita la reducción de la mala comunicación en una empresa. Te compartimos una lista con las ideas a considerar:

• Plataforma oficial y canales adecuados para la comunicación interna.
• Horarios de inicio y término de los mensajes de los equipos.
• Tipo de lenguaje no permitido.
• Fechas de reuniones virtuales y presenciales de coordinación.
• Formas de agradecer, celebrar y reconocer el logro de una persona.

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2. Proveer suficiente contexto para tareas, proyectos y metas

Para superar los problemas de mala comunicación en una empresa, las personas deben recibir indicaciones claras e información precisa sobre el contexto de los proyectos en los que participan. Cuando tengas que asignar tareas a los miembros de tu equipo, asegúrate de comunicar los siguientes datos:

• Fechas de inicio y cierre de proyectos.
• Ejemplos de tareas similares ejecutadas en el pasado.
• Objetivos del proyecto basados en números y estadísticas.
• Impacto del trabajo en clientes, equipos o departamentos de la empresa.
• Posibles compensaciones y beneficios extras a conseguir.

Saber de primera mano esta información evitará los malos entendidos de la mala comunicación en una empresa. En cambio, impulsará a la persona a trabajar enfocada y comprometida con las metas de la organización.

3. Ofrecer feedback constructivo

Los problemas de mala comunicación en una empresa ocurren, muchas veces, por la falta de feedback o por la inadecuada transmisión del mensaje. En ese sentido, es fundamental brindar un feedback constructivo que señale los aspectos por corregir, reconozca los logros y aliente a continuar el buen trabajo.

A no ser que se haya cometido una falta muy grave, se debe eliminar el tono sancionador e imperativo. Por el contrario, es mejor dejar claro que la retroalimentación servirá para mejorar el desempeño de la persona, alinear su comportamiento con los valores de la empresa y hacerla crecer como profesional. 

Si eres el jefe de un equipo o gerente de departamento, aplica las siguientes recomendaciones para transmitir un feedback efectivo y evitar la mala comunicación en una empresa:

• Ser específico mediante números, resultados y conclusiones de evaluaciones de desempeño.
• Anticipar la fecha del feedback antes de la ejecución de un proyecto o tarea.
• Hacer seguimiento de las mejoras y cambios a partir del feedback.
• Ofrecer la oportunidad de brindar un descargo o una explicación a la persona evaluada.
• Cuidar el lenguaje ambiguo y negativo.

4. Organizar reuniones 1 a 1

La mejor forma de solucionar la mala comunicación en una empresa es a través de una conversación privada, transparente y horizontal. Cada vez que exista un problema mayor en el intercambio de mensajes con una persona o equipo, acércate y propón una reunión privada. Indica que será para entender el problema, analizar juntos las causas y escuchar sus ideas. Cuando llegue el momento, ten en cuenta todas las estrategias de comunicación efectiva. 

Al respecto, Sofía Rovito, profesora de nuestro curso online de Escucha activa y empatía, menciona la importancia del lenguaje, las emociones y el cuerpo al tener una charla privada. La utilización de estos tres elementos facilita la adaptación a las personas que tenemos enfrente para lograr conversaciones en un clima más seguro de confianza y apertura hacia el otro.

Descarga esta plantilla con una dinámica para reforzar la comunicación de tu equipo

5. Utilizar estratégicamente canales digitales

Con el cambio de las dinámicas de trabajo, es imprescindible el uso de plataformas digitales para evitar la mala comunicación en una empresa. Es recomendable centralizar los mensajes del equipo en un canal que todos sepan cómo usar, que no implique curvas de aprendizaje extendidas y que minimice las barreras.

En la actualidad, existen muchos software diseñados específicamente para los equipos corporativos. Te dejamos una lista con las herramientas de comunicación interna más usadas.

• Slack
• Google Workspace
• Microsoft Teams
• Workplace
• Monday
• Samepage
• Connecteam
• Workvivo

Aunque estas plataformas sean muy útiles, pueden convertirse en un factor para la mala comunicación en una empresa si no se respetan las políticas de interacción planteadas anteriormente. Por lo tanto, no olvides compartir con tu equipo una guía de comunicación actual y accesible para todos.

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6. Ser específico al felicitar, agradecer y premiar

Otra forma efectiva de minimizar la mala comunicación en una empresa es valorar el esfuerzo de los miembros del equipo. Luego de proyectos y tareas ejecutadas con éxito, deben entregarse mensajes de agradecimiento y felicitación con inteligencia.

Es muy valioso para una persona saber por qué se la está reconociendo, cuáles han sido sus aportes y cuál es el impacto de su trabajo en el desarrollo de la empresa. Por eso, sé específico cuando reconozcas el esfuerzo de otros. Que la felicitación se traduzca en palabras de aliento y, al mismo tiempo, en premios concretos. Estos pueden ser días de descanso, bonificaciones, ascensos laborales, etc.

Esperamos que estas recomendaciones ayuden a reducir la mala comunicación en la empresa. Recuerda que una comunicación efectiva entre los miembros del equipo tiene efectos positivos en la calidad del trabajo. 

De hecho, según el estudio de MacKinsey, la mejora de la comunicación en una empresa permite elevar la productividad entre el 20% y el 25%. Así que no te quedes atrás y empieza a combatir la mala comunicación en una empresa hoy mismo. 

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