5 Tips para hacer tus reuniones virtuales más efectivas

💻 Seguramente eres de aquellos que al chequear su calendario digital tenga más de una reunión en remoto por día. Esta nueva forma de comunicarnos con nuestros colegas y por qué no clientes, forma parte de la nueva normalidad y llegó para quedarse. 

Si bien en algunos casos extrañas ese contacto directo con tus amigos más cercanos del trabajo, no podemos negar que la virtualidad de las reuniones laborales nos sacan de encima algunos fastidios. 

¿Recuerdas cuando te preparabas 1 hora por la mañana y pasabas otra hora más en el bus para tener sólo una reunión que duraba 20 minutos y no concluye en nada? La popularidad de las reuniones virtuales nos ayudan a ahorrar tiempo y aprovechar mejor nuestras energías para dedicarse 100% al tema del que vamos a tratar.

Veamos algunas maneras de volver estos encuentros más efectivos con algunos consejos útiles.

 

Pros y contras de las reuniones virtuales

De acuerdo con TechCrunch, algunas de las preguntas más frecuentes a la hora de analizar las reuniones virtuales que te permitirán ir hacia una mejor organización de las mismas son:

¿Están organizadas sus reuniones? ¿La gente habla entre sí? ¿Sueles correr con el tiempo? ¿Le está dando tiempo a la gente para digerir la información?

Si analizas las juntas con tu equipo de trabajo, seguramente puedas identificar malas y buenas prácticas que se llevan a cabo de manera involuntaria. La idea de efectivizar estas reuniones consiste en reflexionar acerca de los métodos que utilizas para organizarlas, si es que utilizas alguno. 

 

Imagen: www.unsplash.com

Primero veamos algunas ventajas y algunas desventajas de las reuniones en remoto antes de conocer los consejos para optimizar el tiempo y la rentabilidad de tu equipo. Como ya dijimos, una de sus ventajas centrales es el ahorro de costes de traslado hacia el lugar y el tiempo que tardas en ello. 

Otro aspecto positivo es que puedes invitar a la reunión a algún actor que sea muy beneficioso para la misma y gracias a la virtualidad lo tienes al alcance de un click. Asimismo, los trabajadores pueden aprovechar mejor el balance de su tiempo personal y el laboral, priorizando tareas y necesidades según su conveniencia.

Entre las principales desventajas, se encuentra la peor pesadilla de un meeting virtual, la calidad de conexión al internet de los integrantes de la misma. Seguramente has estado en alguna junta en la cual alguien tiene una pésima conexión y obstaculiza la fluidez de la conversación. Esta situación altera profundamente el flujo de ideas y termina por frustrar a los colaboradores. 

Otra de las desventajas de una reunión virtual es que al no encontrarte presencialmente con las personas reunidas, puede existir una falta de inmersión en el tema y la verdadera atención que las reuniones de trabajo necesitan. Para esto, es fundamental que contemples algunos de los consejos que te comentamos a continuación. 

 

Tips para aprovechar las reuniones virtuales al máximo

Luego de analizar por qué las reuniones virtuales entre tu grupo de trabajo no están resultando de la mejor manera, seguro identificaste algunas situaciones necesarias a cambiar en el futuro para volver este espacio más efectivo.

Te aconsejamos que pienses en aplicar estos consejos para tu próxima reunión virtual:

• Elige el software de videoconferencias que mejor se adapte a las necesidades de tu equipo. Existe una gran variedad de programas diferentes que ofrecen distintas posibilidades de acuerdo a lo que tu reunión requiere. Tomate el tiempo de investigarlos y propón la mejor alternativa.

• Coordina una agenda de trabajo de antemano y compartela con tu equipo algunos días antes de la reunión. Esto le posibilitará saber a todos los integrantes cuáles temas serán los trabajados ese día y pensar con tiempo cuáles son las intervenciones que pretenden hacer. Además de los temas, puedes especificar el tiempo estimado para tratarlos y decidir cuándo se está invirtiendo demasiado tiempo en algún aspecto que no se alinea con los objetivos de esa reunión en particular.

• Comparte los archivos necesarios para entender los temas de conversación. Imagina que presentarás el presupuesto anual de tu empresa en el próximo meeting laboral, es una buena idea que tu equipo tenga tiempo de revisarlo antes del encuentro para tener un mejor conocimiento sobre el tema para enfocarse en sus dudas y sugerencias. 

• Propón una interacción ordenada entre los colaboradores con la existencia de un moderador. En el afán de opinar sobre todos los temas, corremos el riesgo de hablar unos encima de otros y perder el hilo de la conversación. Puedes plantear un orden de intervenciones o elegir a alguien como moderador que coordine los tiempos y momentos de habla de cada integrante.

• Deja un registro del encuentro. Se recomienda enviar un escrito con los archivos compartidos y la toma de nota de las nuevas ideas propuestas por los colaboradores una vez finalizada la reunión online. Asimismo, incluir un registro pormenorizado de lo acordado y las tareas pendientes. Eso te ayudará a planear la agenda de tu próximo meeting. 

 

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Estos son algunos de los tips más importantes para volver tus meetings virtuales más efectivas ¿A ti cómo te va con las reuniones online con tu equipo? 💪