Pasos para elaborar un informe de Recursos Humanos en las grandes empresas

Efectuar un completo informe de recursos humanos se ha convertido en una acción de suma utilidad dentro del departamento de talento humano de las organizaciones de gran dimensión. Dentro de este contexto, contar con interfaces digitales que favorezcan la recopilación y el análisis de los datos se posicionan como estrategias que diferencian a las compañías que alcanzan sus objetivos de las que no. 

Si quieres aprender cuál es el procedimiento asociado en la realización de informes de recursos humanos integrales, hemos elaborado esta guía. Al finalizarla, dispondrás de todos los conocimientos teóricos y prácticos que necesitas para saber cómo hacer un informe de recursos humanos que te permita tomar las mejores decisiones y obtener el rendimiento empresarial que planeas.

Determina los objetivos del informe de recursos humanos

En primera instancia, al momento de llevar a cabo un informe de recursos humanos, es esencial establecer cuáles son sus metas principales. En efecto, una presentación de RR. HH. variará en función de los objetivos que se deseen cumplir. A la hora de hacerlo, te recomendamos que tengas en cuenta las siguientes recomendaciones prácticas:

1. Analiza las necesidades de tu equipo de talento

Primero, se vuelve esencial reconocer cuáles son las fortalezas y oportunidades de mejora de tus grupos de recursos humanos. Si bien existen parámetros fijos a medir para hacer un informe de recursos humanos, tener contacto directo con el equipo puede potenciar el sentido de pertenencia y optimizar la elección del enfoque que se le dará al reporte de talento. 

Como afirma nuestro podcast Conviértete en un líder estratégico con Johanna Flórez de Coppel, por medio de un estilo de liderazgo positivo y dentro de los equipos de trabajo, es posible mejorar el clima laboral y obtener buenos resultados. Específicamente, es necesario fomentar un ambiente de confianza en el que los colaboradores puedan participar con libertad en cada uno de los proyectos y toma de decisiones de la empresa en los que sea posible llevarlo a cabo.

2. Fija las variables a estudiar 

Otro de los elementos esenciales a la hora de llevar a cabo un informe de recursos humanos dentro de las grandes empresas incluye el establecimiento de aquellas métricas que se desean realizar en el reporte. Estos insights variarán en función de las necesidades que motivan la realización del informe de gestión de talento humano y también según las características de la cultura corporativa. 

De hecho, estos KPI de RR.HH son claves porque ofrecerán datos certeros acerca de las posibilidades de mejora que podrían aplicarse dentro de las grandes compañías. A continuación, te brindamos un listado con algunas de las variables que pueden tenerse en cuenta al realizar un informe de recursos humanos dentro de entornos empresariales de gran dimensión:

• Tasa de rotación de personal.

• Tasa de renuncia del talento humano.

• Tasa de retención de los colaboradores. 

• Nivel del desempeño laboral de los recursos humanos.

• Tiempo de contratación.

• Absentismo laboral. 

• Salarios por categorías. 

• Costo por empleado.

• Índice de formación y desarrollo.

• Compensaciones laborales. 

• Gestión sobre el desempeño.

Una vez que hayas definido cuáles serán las distintas métricas que necesitas reconocer y evaluar a lo largo de tu informe de recursos humanos, deberás contemplar la clase de reporte que deberás escoger para recopilar toda la información de forma adecuada.

En efecto, el contenido de un informe de talento humano puede abarcar información general o concentrarse en un área específica. Es conveniente definir qué tipo de informe de recursos humanos se necesita, de manera que el análisis y los resultados sean acordes a las metas para encontrar soluciones eficientes. 

Aquí te presentamos algunos de los tipos de informes de recursos humanos más comunes para que adquieras recursos que te ayuden a aplicar estas instancias analíticas dentro de tu compañía:

• Informe de los procesos de selección de talento humano dentro de las grandes empresas, en el que se debe considerar la experiencia del candidato y la utilización de los distintos ATS para optimizar las metodologías de reclutamiento. 

• Informe general de los equipos de trabajo, en el que se detalla la edad promedio de los colaboradores, el indicador de crecimiento, la tasa de rotación, el indicador de renuncia y la tasa de retención de talento. 

• Informe de recursos humanos sobre el costo de cada empleado, por medio del cual se conoce el nivel de productividad asociado con su permanencia dentro de las organizaciones de gran dimensión.

• Informe sobre desempeño, en el que se conoce en detalle cuál es el nivel de productividad asociado con los grupos de trabajo y sus respectivas habilidades. 

• Informe de capacitación profesional que permite disponer del mejor plan formativo para los colaboradores. Esto en función de los requerimientos de aprendizaje de la organización y a partir de sus preferencias como talento y su plan de carrera. 

• El informe de incentivos laborales es otro ejemplo de reporte de talento en el que se incluyen las compensaciones no económicas. Estos son agentes que impulsan el aumento del desempeño a partir del bienestar de las personas. 

• Informe de clima laboral que busca reconocer aspectos a modificar para potenciar el rendimiento a través de la generación de vínculos saludables y en un entorno positivo de trabajo. 

• Informe técnico de administración del tiempo, en el que se debe incluir el índice de absentismo laboral y la tasa de productividad. 

Una vez que hayas recogido el tipo de reporte de recursos humanos ideal en función de las necesidades de la empresa y de los equipos de trabajo, es imprescindible escoger un soporte visual que facilite la comprensión de la data y su posterior evaluación. Generalmente, las distintas interfaces tecnológicas que optimizan la recolección y el análisis de los datos para cada informe de recursos humanos tienen herramientas para presentar la información desde una perspectiva visual armónica. 

No obstante, puedes complementar los recursos de las interfaces tecnológicas que utilices con nuestro pack de plantillas para presentar un informe anual del área de RR.HH. Este modelo de informe de talento humano te permitirá organizar los datos de una manera apropiada para que puedas enviarlo a los distintos responsables del área. Al mismo tiempo, es un ejemplo de reporte de RR. HH. que puede servir como una guía, en el caso de que se efectúen reuniones presenciales o virtuales para tomar las mejores decisiones.

Fuente: Crehana

3. Utiliza interfaces digitales para hacer informes de recursos humanos

Por último, elaborar un informe de recursos humanos completo y que sirva para hacer más eficiente y ágil la toma de decisiones dentro de entornos organizacionales de gran tamaño es más sencillo a través del empleo de recursos tecnológicos. Particularmente, existen múltiples herramientas de gestión de recursos humanos desde la perspectiva de la recolección y el análisis de datos que agilizan la realización de un informe de recursos humanos integral. En esta sección, te detallamos algunas de las recomendaciones que podrías tener en cuenta a la hora de elaborar reportes de recursos humanos con las nuevas tecnologías como aliadas:

Para elaborar un informe de recursos humanos, se recomienda elegir un software que sea intuitivo, fácil de usar, bastante visual y que permita automatizar la mayor cantidad de acciones posibles. 

Como afirma Diego Olcese, CEO de Crehana, en una nota de Mexico Business News, dentro del ámbito de selección de talento humano, el 76% de los profesionales especializados en recursos humanos considera que la inteligencia artificial es fundamental para agilizar los procesos y optimizar el nivel de productividad.

Así, al elaborar distintos tipos de informes de recursos humanos una alternativa es emplear el software de desempeño de Crehana. Específicamente, este tipo de herramienta digital sirve para la gestión de los recursos humanos desde el punto de vista del rendimiento por medio de las siguientes acciones y ventajas:

• Determinación de metas de forma masiva. 

• Gestión y seguimiento de los colaboradores.

• Generación de notificaciones para todos los integrantes del capital humano de las grandes empresas.

• Diseño de herramientas de medición de distintas competencias de los equipos de trabajo. 

• Administración de sesiones de feedback y gestión de recomendaciones para el mejoramiento del desempeño del colaborador.

• Elaboración de un Plan Individual de Desarrollo (PID) según las características de cada uno de los empleados y a partir de los objetivos que se desean alcanzar dentro del departamento de recursos humanos.

Plataforma de desempeño de Crehana

2. Evalúa los resultados y toma decisiones estratégicas 

Una vez que hayas recopilado los datos relacionados con las métricas predefinidas y en función de tus necesidades dentro del área, es necesario contar con herramientas digitales que permitan una adecuada visualización de los datos de cada informe de recursos humanos. De este modo, el uso del Big data en Recursos Humanos permite identificar la situación contextual del capital humano en relación con las variables analizadas y de forma simplificada. Así, se podrá discutir con los profesionales que integran el equipo directivo de la organización cuáles son las mejores decisiones para fijar objetivos en recursos humanos y lograr un mejor rendimiento a corto, mediano y largo plazo.

Por ejemplo, a partir de la información obtenida mediante un informe de gestión de recursos, pueden establecerse los momentos del año en los que la mayor cantidad de colaboradores decide renunciar. En consecuencia, a través del indicador de abandono de empleo, es posible tomar decisiones que estén íntimamente relacionadas con distintos tipos de compensaciones laborales para fortalecer el sentido de pertenencia de las personas. 

En este sentido, a partir de un informe de recursos humanos de la compañía que exponga un índice de renuncia elevado, pueden diseñarse metodologías que puedan ser incluidas dentro del salario emocional del colaborador, como por ejemplo los programas de bienestar emocional y físico. Así lo afirma nuestro ebook Creando una estrategia de talento humano, en el que se expone la importancia de un plan estratégico. Este debe ser elaborado a partir de un informe de recursos humanos completo que incluya planes de bienestar emocional e integral como herramientas de reducción de la tasa de rotación y de abandono de empleo.

Fuente: Crehana

En resumen, llevar a cabo un informe de recursos humanos es de suma utilidad para reconocer el estado general de situación de los equipos de talento. Además, tener datos de calidad puede mejorar el proceso de toma de decisiones dentro del departamento de capital humano para maximizar el bienestar de cada uno de los colaboradores y alcanzar el mayor rendimiento productivo. Recuerda que para potenciar todos los beneficios de un informe de recursos humanos es aconsejable emplear todos los recursos digitales e interfaces que más se adapten a cada una de las instancias de análisis ejecutadas. 

Entonces, haz informes de recursos humanos completos y ágiles por medio del empleo de las mejores herramientas tecnológicas. Así, tendrás información de calidad para que tus decisiones sean las más acertadas y puedas decidir estratégicamente para alcanzar los resultados esperados dentro de las grandes empresas.