La reducción de salarios es algo que puede ocurrir en todas las compañías. No importa el rubro al que te dediques o la cantidad de colaboradores que tenga tu empresa, existen diversos motivos por lo cual saber cómo comunicar una reducción de sueldo te hará un mejor HR manager. 

Si bien los recortes de sueldo siempre han existido, la pandemia ha traído una ola gigante de despidos y reducciones de los pagos a los empleados. Ante esta situación, los empleados conocen bien los problemas económicos que están enfrentando los empleadores, sin embargo, es importante tener cuidado al comunicar este tipo de recortes. 

Sin embargo, para llevar a cabo una reducción de salarios dentro de la empresa, deben tomarse en cuenta algunos aspectos fundamentales que pueden variar, evidentemente, según los estatutos laborales de cada país. Asimismo, es importante que un HR Manager sepa determinar el rango salarial y sepa la mejor forma de negociar algún ajuste.

En este artículo abordaremos algunos aspectos a tener en cuenta para comunicar una reducción de salarios, además de abarcar una serie de recomendaciones y errores que se cometen al transmitir este tipo de información. Y, por supuesto, también diseñamos un plan que puedes utilizar para informar acerca de esta situación en tu compañía. 

1. Debe resultar de una acuerdo bilateral

Antes de recomendar cualquier tipo de técnica de reducción de sueldo, es importante destacar que la reducción de salarios debe provenir de un acuerdo mutuo, sellado entre ambas partes (empleador y colaborador). El salario que percibe una persona es un derecho adquirido por un trabajador, por lo que no puede ser reducido de forma unilateral.

Puede ocurrir que el colaborador pase a desempeñar un puesto en la empresa con un menor salario, siempre y cuando sea algo que coordine el mismo empleado con su colaborador. Es decir, debe ser voluntad del trabajador.

De acuerdo con Tu Empleo, en caso de tratarse de una imposición unilateral de la compañía hacia el colaborador, puede considerarse incumplimiento de la ley y el empleado puede denunciar este hecho ante las autoridades correspondientes. Así que trata de alcanzar un acuerdo en cuanto al ajuste salarial de la forma menos drástica posible.

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2. Debe tener un fundamento económico

Otro punto que debes tener en cuenta es que la reducción de salario debe obedecer a una circunstancia económica como ya dijimos anteriormente, justificada y que de verdad amerite esta decisión tan drástica.

También debes tomar en consideración los aportes que debes realizar a la Seguridad Social relacionado con el nuevo monto que quedará establecido para los salarios (esto según las regulaciones del país en el que te encuentres.

3. Aclarar que una reducción de salarios no implica reducción de jornada

Puede ocurrir que el colaborador considere que, si va a ganar menos, también tendrá que trabajar menos. Sin embargo, no necesariamente ocurre de esta manera, sobre todo en momentos de crisis económica para la empresa.

En el último tiempo, surgió una nueva tendencia que propone una reducción de la jornada laboral a 4 días semanales, pero no necesariamente del salario también. Según RRHH Digital, se trata de una medida de conciliación de la vida personal, familiar y laboral que, bien implantada, otorga una serie de beneficios para la organización:

• Aumento de la productividad
• Herramienta de atracción
• Fidelización del talento
• Mejora del clima laboral
• Sentimiento de orgullo de pertenencia

Es por esta razón que es sumamente necesario aclarar por escrito cuáles serán los nuevos términos de contratación para el colaborador. Para esto, recomendamos que utilices una carta de liquidación laboral para definir los últimos aspectos financieros entre el colaborador y la empresa.

➤ Descarga la carta de liquidación laboral

4. Propón un trato justo

Aquellas empresas que implementan la reducción de sueldo de una manera exitosa, lo realizan de manera justa y honesta. Algunos de los puntos claves para lograrlo son los siguientes:

• Los empleados que realizan el mismo trabajo obtienen los mismos recortes.
•  Los altos ejecutivos sacrifican más porcentaje de su salario en comparación al resto del equipo.
• Son abiertos sobre las finanzas comerciales y la estrategia de recuperación de la empresa.
• Tienen conversaciones bidireccionales con los empleados y escuchan las ideas de los trabajadores.
• Restauran el salario original tan pronto cuando la economía se vuelve sostenible. 

En resumen, es importante que los principales líderes de la organización den un ejemplo al recortar sus propios salarios, siendo esta una de las cualidades más importantes del liderazgo. Para mantener ese sentido de sacrificio compartido, los empleadores deben ser lo más abiertos y honestos posible durante la recesión y evitar promesas excesivas.

5. Recompensa la reducción de salario 

Como ya te imaginas, a pesar de ser una medida de mutuo acuerdo, siempre es importante recordar que la variable económica es uno de los aspectos más importantes de la relación empleado-empleador. Por lo cual, al percibir una reducción del sueldo, puedes aplicar una serie de estrategias que compensen esta baja.

De esta manera, puedes proponer un plan de capacitaciones empresariales gratuitas que mantengan motivados a los integrantes del equipo. Además, proveer capacitaciones permite que cada una de las personas evolucione en su carrera profesional independientemente de la empresa. 

Algunas de las opciones que también se han contemplado es otorgar las vacaciones pendientes o reducir la jornada laboral a menos días y por ende el salario. En este sentido, hay que considerar que no se podrá reducir el salario por un valor menor al de la remuneración mínima. Lo primero que las compañías deben hacer es consultar el marco legal y actuar de acuerdo a eso.

Por último, a medida que la empresa comience a recuperarse, es importante que, tanto Recursos Humanos como la alta dirección estén en constante comunicación con sus trabajadores, proporcionando actualizaciones frecuentes y ver la oportunidad de restaurar a los empleados a su salario original. 

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6. Se muy cuidadoso con la manera de comunicar

Al momento de considerar una reducción de salarios, debes tomar en cuenta, tanto la parte humana como la del liderazgo. Si te interesa saber cómo ser un buen líder, debes saber cómo comunicar este tipo de noticias.

Algunas recomendaciones que te sugerimos para comunicar alguna decisión de este tipo son las siguientes:

1. Mantén una comunicación abierta y sé transparente con los recortes. Sé directo y empático con los empleados.

2. Si es posible, involucra a los empleados en las decisiones de reducción de costos. Puedes enviar una encuesta para preguntarles qué beneficios son más importantes para ellos y cuáles estarían dispuestos a renunciar.

3. Planifica cómo comunicar la noticia a los empleados. Informa a los empleados de los cambios lo antes posible, no des la noticia cuando ya hayas hecho el recorte de salario.

4. Responde todas las preguntas o dudas con transparencia, los empleados pueden sentirse engañados si sienten que no se les dice la verdad.

5. Muestra a los empleados el razonamiento financiero detrás de los recortes y cambios de beneficios. Da evidencia de exactamente por qué la organización debe implementar recortes.

6. Expresa un sentimiento de unión en la compañía, que los empleados no piensen que no te interesa lo que está sucediendo. Promueve la comunicación en todas las escalas.

7. La visibilidad del liderazgo es especialmente importante durante una época de recortes de beneficios. Esto dejará poco espacio para que los empleados se sientan engañados.

8. Considera implementar reuniones entre la alta gerencia y los empleados para abordar preguntas e inquietudes. Implementa un mensaje con los altos ejecutivos para que puedan explicar a los empleados esta reducción de salarios y las acciones que se tomarán en un futuro.

9. Continúa brindando apoyo a los empleados incluso después de que se implementen los cambios. Asegúrate de que sepan expresar preguntas e inquietudes si tienen alguna.

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Evita estos errores al comunicar una reducción de salario

Aunque cumplas todas nuestras recomendaciones, puede ocurrir que cometas errores. Nadie está exento de ello y, como menciona Verónica Marseillan, profesora del curso online de Liderazgo en tiempos de cambios, "en los últimos tiempos, cambiaron las demandas y expectativas de los trabajadores". Por ello, deberás saber afrontar estos cambios.

Algunos de los aspectos que debes tener en cuenta para no incurrir en equivocaciones son las siguientes:

• No asumas que tus empleados saben por qué la organización está reduciendo los salarios.

• Falta de empatía al comunicar la noticia y ausencia del líder del equipo.

• Falta de comunicación con el departamento de recursos humanos para resolver dudas de los trabajadores.

• Ocultar información relevante y no promover espacios de comunicación para resolver inconvenientes.

• No tener un plan claro de acción a futuro acerca de los salarios. Los empleados deben saber qué es lo que viene para la empresa, eso les dará seguridad y les levantará la moral.

7. Diseña un plan de comunicación efectivo 

El tema de la reducción salarial no es algo que se resuelva de la noche a la mañana. Como recordarás de los puntos anteriores, es importante manejar el tema con mucho cuidado y con la mayor empatía posible.

Por este motivo, necesitas una comunicación efectiva con tu equipo de trabajo, vislumbrando el tema desde un punto de vista humano pero también debes demostrar fortaleza en tu decisión.

¿De qué forma? Pongamos el ejemplo de que si comunicas la decisión de reducir los salarios en los meses de marzo o abril (en lugar de hacerlo en enero), tendrás la posibilidad de tener cerrados los resultados financieros y económicos del año anterior, así como diseñar las metas de negocio del año actual. Así tendrás la base que necesitas para realizar de mejor forma los ajustes salariales que necesitas.

Por este motivo, te recomendamos que diseñes un plan, en el que queden patentes la compensación de la compañía al colaborador por su esfuerzo y compromiso con la organización y buscar reforzar ese vínculo. Este plan debe contar con líneas de acción como las siguientes:

1.Trabaja en equipo con las diversas áreas

Es muy importante que, en tu plan de comunicación interna para informar la reducción de salario, tengas segmentadas las diferentes áreas de tu empresa, para una comunicación más efectiva, fluida y personalizada.

En vista de la situación latente, relacionada con la reducción de salarios por causa de fuerza mayor, necesitas la mayor coordinación entre los siguientes equipos:

• Comunicación.
• Administración.
• Recursos Humanos.

Con estas 3 áreas trabajando de forma conjunta, deberás elaborar el mejor plan de acción posible para comunicar a tu personal la reducción de salarios.

2. Diseña un calendario

Uno de los puntos importantes es, luego de haber puesto la maquinaria en acción para informar de la reducción salarial, darle fechas concretas a cada una de tus posibles acciones.

Por esta razón, te recomendamos que elabores un calendario con fechas establecidas. Y, por supuesto, seguirlo al pie de la letra; es decir, la información debe salir a la luz en base a la estrategia diseñada.

Piensa en este punto como una agenda, la cual deberás seguir al pie de la letra para así lograr una comunicación efectiva de la reducción de salario.

3. Mantén la coherencia en el mensaje

Esto es lo más importante de tu plan. Debes siempre transmitir a tu equipo de trabajo un mensaje coherente, claro y conciso. Como te mencionamos en el punto anterior, los empleados deben entender los motivos de esta reducción de salarios (independientemente de que sea por tema de la crisis sanitaria, contexto que todos conocemos).

También debes asegurarte de transmitirle al colaborador los objetivos de la compañía y, por supuesto, siempre demostrando empatía ante la situación del otro. No debes perder ese tipo de reconocimiento con tu empleado.

4. Plantea un cara a cara

No importa si la reducción de salarios sea individual y no colectiva, una buena idea es que mantengas una reunión cara a cara, en la que entren en contacto el colaborador y la dirección de comunicación (o el responsable de dicha área).

Si lo planteas de forma individual, generas un sentimiento de cercanía con la persona y evitas cualquier tipo de confusiones al hecho de hacerlo de forma grupal. Además, frente a frente podrás demostrarle al empleado su importancia dentro de la organización y le podrás transmitir, de la mejor forma posible (y con el mayor tacto del mundo) tu mensaje.

5. Sé breve y destaca la importancia del colaborador

Una reducción de salarios no es una situación fácil. Por lo que debes asegurarte de transmitir tu mensaje, sin dar un discurso elaborado ni tantas vueltas en el asunto.

No sólo debes destacar la situación y el contexto de la empresa (que tanto el colaborador como tú conocen muy bien), sino de destacar el valor del rol de ese empleado dentro del esquema de la organización. Lo mejor será transmitir un mensaje esperanzador y que, pese a que la coyuntura no sea la mejor, el trabajador cumple un rol muy importante en la compañía.

Para esta transmisión, son claves los encuentros personales, por lo que no deberás descartar esta vía para abordar el tema del ajuste salarial con tus colaboradores.

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8. Crea un plan de contingencias para quienes no acepten la reducción de sueldo 

Tal como comentamos al principio de este artículo, la reducción de salarios debe ser de mutuo acuerdo entre las partes. De lo contrario, podrías enfrentarte a problemas legales. ¿Pero qué sucede si algún integrante del equipo no firma la reducción salarial? Te dejamos cuatro escenarios posibles que puedes aplicar en tu gestión:

1. Reduce las horas de trabajo

La primera alternativa consiste en proponer una reducción del salario pero también de la cantidad de horas trabajadas. Como todos experimentamos en nuestra carrera profesional, no todas las horas de trabajo en oficina son 100% productivas. De esta manera, se puede llegar a un acuerdo entre el colaborador y el empleador para determinar que de ahora en más la metodología de trabajo es por objetivos. 

Así, se evitan cumplir horas de trabajo innecesarias, siempre y cuando se cumplan con los objetivos del proyecto. 

2. Paga el sueldo normal

Otra de las opciones ante una negativa en la propuesta de reducción de sueldo que se deberán evaluar como HR Manager junto a los directivos de la empresa, es si tal o cual puesto de trabajo es imprescindible para el buen funcionamiento del proyecto, y por lo tanto, se debe mantener al colaborador tal cual como está.

Si bien es una alternativa totalmente opuesta a las necesidades económicas del contexto, se entiende que existe un margen de negociación y que a largo plazo será beneficioso para la empresa.

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3. Rescinde el contrato

Esta alternativa es la menos deseada para cualquier HR Manager, pero llegado el caso en que no sea posible mantener el sueldo actual ni reducir las horas de trabajo, el colaborador merece obtener un buen contrato de finalización de servicios. ¿Qué quiere decir exactamente?
En este caso, el colaborador no debe presentar una renuncia ni sufrir un despido, sino obtener una indemnización justa por el tiempo trabajado y una recompensa por la situación en la que se encuentra. De esta manera, un proceso de reducción de sueldo no deja de ser negativo, pero se mantiene justo. 

4. Abre una nueva vacante para el puesto

Si el caso de tu empresa es que, a pesar de una reducción en el salario que provocó alguna rescisión de contrato, necesitas cubrir el puesto de trabajo, es momento de que tu equipo de reclutamiento se ponga manos a la obra y lance una nueva vacante.

La manera más honesta de hacerlo, es comunicar desde el comienzo de la búsqueda cuáles son las tareas a cumplir, las expectativas del rol y el salario a pagar. Así, el futuro integrante del equipo no sufre una reducción de sueldo apenas comienza sus servicios, sino que empieza con un nuevo contrato. 

Ahora ya sabes todo lo que necesita dominar un HR manager sobre reducción de salarios. Si quieres conocer más sobre técnicas de liderazgo, te recomendamos que te apuntes a nuestra academia de liderazgo en donde aprenderás a gestionar tus equipos de trabajo de manera eficiente y podrás comunicar esta clase de decisiones sin problema.

Recuerda que la clave del éxito de un negocio es mantener felices a los equipos de trabajo, ¡y una reducción del sueldo no debería ser un obstáculo en tu horizonte!