¿Cómo diseñar una estrategia de comunicación continua? Guía para grandes empresas

La comunicación continua en empresas de gran escala requiere un enfoque integral y una comprensión profunda de la dinámica organizacional. En este proceso, los líderes de RR. HH. desempeñan un papel clave en la construcción y mantenimiento de una comunicación coherente y alineada con los objetivos estratégicos de la organización.

Según la consultora Deloitte, la experiencia de la persona está relacionada tanto con el ámbito motivacional del trabajador como con el de la comunicación, ya que el sentir orgullo y estar alineado con los valores de la organización es un factor vital que difícilmente puede conseguirse sin una comunicación adecuada.

En este blog post, te compartiremos buenas prácticas y pautas que te permitirán liderar una estrategia de comunicación continua que fortalezca la cultura organizacional, mejore la colaboración entre las diferentes áreas de la empresa y contribuya a la construcción de un entorno laboral donde la información fluya de manera eficiente y efectiva.

Entiende la cultura organizacional

Antes de diseñar una estrategia de comunicación continua, es esencial comprender la cultura organizacional. Identifica los valores, la misión y la visión de la empresa, así como las expectativas y necesidades de los empleados. La comunicación debe alinearse con estos elementos para ser efectiva.

La coherencia entre los mensajes y la realidad organizacional contribuye a la construcción de un entorno laboral donde los empleados no solo comprenden su papel, sino que también se sienten parte activa de un propósito compartido. Este enfoque no solo es esencial para la efectividad de la comunicación interna, sino también para cultivar un ambiente laboral saludable y productivo.

Realiza encuestas, entrevistas o sesiones de retroalimentación para comprender las experiencias y percepciones individuales o colectivas en relación con la comunicación interna. Esto permitirá adaptar la estrategia para abordar específicamente sus inquietudes y expectativas.

Para saber qué opinión tienen las personas sobre las políticas de la empresa y sobre cualquier decisión que se toma, puedes hacerlo a través de las plataformas de clima laboral que permiten elaborar encuestas de pulso. Esta herramienta te permitirá identificar cuáles son los problemas del ambiente laboral, descubrir formas de solucionarlos, y encontrar oportunidades para mejorar el compromiso laboral y la comunicación constante.

Plataforma Clima de Crehana

Crea una estrategia integral

El plan de comunicación continua debe ir más allá de abordar las necesidades inmediatas. Al definir objetivos a corto, mediano y largo plazo, se establece una visión estratégica que asegura la continuidad y la coherencia en la comunicación a lo largo del tiempo. Esto implica no solo gestionar situaciones inmediatas, sino también ejecutar iniciativas a largo plazo que respalden los objetivos empresariales a medida que evolucionan.

La colaboración en equipos remotos e híbridos depende en gran medida de la comunicación efectiva. En ese sentido, una estrategia integral facilita una conexión entre los miembros en tiempo real, contribuyendo a un flujo de trabajo más eficiente. A su vez, la comunicación constante ayuda a mantener informados a los empleados sobre las decisiones organizativas, cambios en las políticas y otras actualizaciones importantes, incluso cuando trabajan desde ubicaciones dispersas.

De hecho, el teletrabajo es un elemento que ha marcado un antes y un después en la comunicación entre empleados y líderes. Las empresas que cuentan con un equipo de comunicación interna con especialistas en el campo y profesionales de todos los departamentos han logrado que sus colaboradores capten esta idea desde el primer momento a través de un flujo de información claro y continuo con el resto de la organización, aun estando lejos de las instalaciones físicas, según Forbes Centroamérica.

Incentiva la participación de los líderes como comunicadores clave

Las estadísticas reflejan que la mayoría de las empresas tienen serios problemas en lo que respecta a sus estrategias de comunicación. En una investigación realizada por The Harris Poll, citada en Harvard Business Review, se concluyó que al menos el 69 % de los managers tienen problemas para comunicarse con sus equipos de trabajo.

La mayoría de las personas que participaron del estudio indicó que sus principales problemas eran mostrarse vulnerables con las personas, reconocer sus logros y dar direcciones claras. Esto sucede en todos los niveles y afecta la calidad del feedback o retroalimentación que hay en una organización.

Esto nos da una clara idea de los problemas a los que se pueden enfrentar las organizaciones, y explica por qué algunas compañías tienen pérdidas tan altas a causa de la ineficiencia en sus procesos. Por ello, es tan importante incentivar la participación de los líderes como comunicadores clave o partícipes en el desarrollo de estrategias de comunicación continua en la empresa.

Implementa canales de comunicación diversificados

Toda estrategia de comunicación continua debe incluir una variedad de herramientas y plataformas que se ajusten a las expectativas de la audiencia interna. Esto puede incluir desde comunicados formales y correos electrónicos hasta el uso de redes sociales internas, videoconferencias y otros medios digitales.

Los formatos de comunicación continua empresarial varían con el paso del tiempo, y las innovaciones tecnológicas suelen tener un fuerte impacto en la forma en la que se llevan a cabo las comunicaciones.

El desarrollo de aplicaciones de mensajería instantánea y la posibilidad de comunicarse a través de videollamadas ha cambiado por completo la forma en la que las empresas gestionan las comunicaciones en equipos grandes, remotos y dispersos. Cada vez hay más canales disponibles, pero es necesario identificar cuáles son los apropiados para cada tipo de organización.

Ten en cuenta que la audiencia interna no es homogénea. Diferentes grupos de empleados pueden tener necesidades y preferencias distintas. Segmenta la audiencia según roles, niveles jerárquicos y departamentos para personalizar la comunicación y hacerla más relevante para cada equipo.

Un estudio de McKinsey, citado en nuestro ebook sobre estrategias de comunicación interna, señala que cuando hay buenos niveles de comunicación y se utilizan herramientas de tecnología social dentro de las empresas, es posible mejorar el trabajo en equipo, y aumentar los niveles de productividad en al menos un 25 %.

Fuente: Crehana

Fomenta la comunicación horizontal

Las empresas que tienen una cultura de comunicación constante con el equipo logran que sus colaboradores se sientan más comprometidos, sobre todo, cuando la comunicación no es vertical y tienen la posibilidad de expresar sus opiniones con mayor libertad.

De hecho, la comunicación horizontal es una excelente herramienta para incrementar la participación en iniciativas internas, porque involucra a los empleados en la toma de decisiones. Asimismo, cuando una persona tiene la oportunidad de participar y comunicarse dentro de la empresa, puede darle más sentido a su trabajo y tener más motivación para cumplir con sus tareas.

En organizaciones grandes, la comunicación puede perderse o distorsionarse mientras atraviesa múltiples niveles jerárquicos. La comunicación horizontal crea un entorno propicio para la colaboración entre equipos y departamentos. Facilita el intercambio de ideas, conocimientos y mejores prácticas entre colegas que comparten funciones o tareas similares. Esto puede impulsar la innovación y el desarrollo de soluciones creativas a problemas comunes.

Capacita en habilidades de comunicación

La capacitación en habilidades de comunicación permite a los empleados perfeccionar la capacidad de expresar ideas de manera clara y efectiva. Esto es esencial para evitar malentendidos, minimizar la ambigüedad y asegurar que los mensajes se transmitan de manera precisa y comprensible.

Para implementar con éxito programas de entrenamiento en habilidades de comunicación, el Departamento de Recursos Humanos puede diseñar sesiones personalizadas, utilizar herramientas educativas en línea, facilitar talleres y ofrecer recursos continuos para el desarrollo de habilidades. Estos esfuerzos no solo impactan positivamente en la comunicación continua, sino que también contribuyen al crecimiento profesional y al bienestar general de los empleados.

Evalúa la efectividad de la estrategia de comunicación continua

Analizar la participación de los empleados en las iniciativas de comunicación es crucial. Evalúa cómo los empleados interactúan con los canales de comunicación, la frecuencia con la que participan en encuestas o eventos internos, y si proporcionan retroalimentación. 

Además, examina cómo la estrategia de comunicación continua ha afectado la cultura organizacional. ¿Ha fortalecido la identidad corporativa? ¿Ha contribuido a un sentido compartido de propósito? Evaluar el impacto cultural ayuda a comprender la influencia de la comunicación en la forma en que los empleados perciben y se relacionan con la empresa.

La evaluación no debe ser un proceso estático. A medida que la organización evoluciona, la estrategia de comunicación debe adaptarse. Utiliza la retroalimentación obtenida durante la evaluación para realizar ajustes continuos y mejorar la efectividad de la estrategia.

En la era empresarial actual, donde la información fluye rápidamente y la conexión entre los equipos es esencial, diseñar una estrategia de comunicación continua es una tarea crucial para las empresas en crecimiento. En esta guía, hemos explorado los elementos fundamentales que deben tenerse en cuenta al elaborar esta estrategia, con un enfoque desde recursos humanos.

Recuerda que una estrategia de comunicación continua bien diseñada conecta, inspira y fortalece los lazos dentro de la organización. En la comunicación efectiva, las grandes empresas encuentran la clave para una cultura organizacional sólida, empleados comprometidos y un equipo de alto rendimiento.