Saber cómo crear un Departamento de Recursos Humanos es indispensable para todas aquellas empresas que quieren optimizar la administración y gestión de todo el talento humano de su compañía.

Aprender cómo estructurar un Departamento de Recursos Humanos implica disponer de responsables que se ocupen de la planificación, dirección y ejecución de tareas para crecer dentro del mercado laboral. 

En esta nota te presentamos una guía completa con los principales pasos para crear un Departamento de Recursos Humanos. Y al mismo tiempo, podrás descargar en forma gratuita recursos que serán de utilidad para optimizar la creación de un departamento de talento humano con éxito.

Organiza las tareas administrativas

En primera instancia, para comprender cómo crear un Departamento de Recursos Humanos, es importante llevar a cabo una correcta organización de todas las actividades que se desarrollarán en el sector. 

Si quieres estructurar el área de talento de tu empresa de forma adecuada, te recomendamos que tengas en cuenta las siguientes acciones:

• Haz un organigrama de funciones del Departamento de Recursos Humanos de la compañía.

• Delimita funciones específicas dentro del sector de talento.

• Detalla procesos y delega acciones a todo tu equipo, a partir de las competencias de cada perfil profesional. 

• Utiliza un software de gestión de recursos humanos para agilizar procesos de selección, encuestas de satisfacción laboral o cualquier otra tarea, a través de la inteligencia artificial. Al respecto, un estudio de KPMG, citado en un artículo de Harvard Deusto, afirma que el 80 % de ejecutivos que trabaja en el sector de recursos humanos de una compañía consideró que el análisis de datos es fundamental para gestionar la administración de talento en las empresas. Por otro lado, el 88 % afirmó que la incorporación de plataformas de tecnología para la recopilación y el estudio de datos fue efectiva. 

• Para saber cómo crear un Departamento de Recursos Humanos, haz un seguimiento de tu organización del tiempo y de la productividad asociada con las tareas de tu equipo. 

• Mejora la comunicación con tu grupo de trabajo.

• Haz un manual corporativo, en el que se detalle el estilo comunicativo y las etapas de los procesos. También, establece la misión, visión, objetivos y valores de la compañía, ya que orientará la voluntad de las personas hacia una mejor organización para el cumplimiento de las metas. 

Fomenta el compromiso del talento con la compañía 

Por otro lado, si deseas comprender con más profundidad cómo crear un Departamento de Recursos Humanos, es necesario que promuevas la existencia de personas comprometidas en la compañía. Para ello, contempla los siguientes factores:

• Asegúrate de identificar si los candidatos a contratar en los procesos de reclutamiento en recursos humanos si poseen el mismo sistema de valores que la empresa. 

• Perfecciona la experiencia del candidato en todas sus fases. Y también, aquella que se presente durante toda la estadía de la persona en la organización, incluyendo su proceso de offboarding. 

• Ofrece herramientas formativas para aplicar estilos de liderazgo positivos. De acuerdo con nuestra profesora Clarisa María Ponte Betancourt, “practicar el liderazgo positivo permite crear una cultura organizacional saludable, aumenta la capacidad de éxito y de enfrentar los desafíos. El liderazgo positivo surge de tener fe en el futuro y de la capacidad de resolver problemas difíciles”. 

• Otra propuesta para crear un Departamento de Recursos Humanos es brindar capacitaciones a todas las personas de la empresa, independientemente de su jerarquía, para mejorar el salario emocional. 

• Para entender más sobre cómo crear un área de recursos humanos, otorga programas de bienestar emocional para todos tus equipos. Y así, fortalecerás el sentido de pertenencia y el compromiso con la compañía.

Afortunadamente, hoy es posible optimizar el proceso de adquisición de conocimientos, habilidades y competencias de tus colaboradores a través de plataformas de desarrollo de equipos. En el contexto empresarial, este tipo de software se ha convertido en uno de los elementos necesarios para la creación de un área de RR. HH. con el objetivo de centralizar la capacitación y experiencia de aprendizaje.

Plataforma Desarrollo de Crehana

Mide el clima laboral constantemente

Asimismo, en esta guía sobre cómo estructurar un Departamento de Recursos Humanos, no podemos dejar de mencionar la importancia de la medición del ambiente de trabajo desde los inicios. 

En efecto, un buen plan de recursos humanos, para proyectar las bases de tu empresa, debe incluir un constante análisis sobre los estados de situación. Y a la vez, estrategias de medición, con la finalidad de aplicar mejoras a corto, mediano y largo plazo. 

Por eso, si quieres aprender cómo crear un Departamento de Recursos Humanos en una organización y poner en práctica estrategias ágiles de gestión de capital humano, te aconsejamos que midas el clima laboral teniendo en cuenta los siguientes elementos:

• Realiza entrevistas grupales e individuales. 

• Usa un software de encuestas de personal. 

• Establece las variables que deseas conocer: bienestar, motivación, estilo de liderazgo, asignación de tareas, alcance de objetivos, nivel de productividad, etc. Ten presente que para saber cómo crear un Departamento de Recursos Humanos, debes determinar el nivel de salud emocional de las personas desde el comienzo. 

• Observa a tu equipo de recursos humanos desde el comienzo. 

• Comunica los resultados a tu talento para hacerlo partícipe del proceso. 

• Aplica mejoras para perfeccionar la estructura y las funciones del Departamento de Recursos Humanos.

Gracias a la mejora del diseño de un Departamento de Recursos Humanos y la digitalización de esta área, hoy en día existen plataformas de clima laboral que te permiten elaborar encuestas de ambiente laboral para conocer la satisfacción que tienen los colaboradores con tu organización. 

Cada profesional tiene una perspectiva única. Por lo mismo, es importante entender cuál es el significado que el grupo atribuye a los conceptos mencionados en la encuesta de clima laboral y cómo se sienten al respecto. 

Por ejemplo, evaluar la palabra “equipo” nos ayudará a determinar si la connotación es positiva o negativa. En base a ello, puedes reforzar o potenciar la comunicación que hagas al respecto diariamente.

También, los resultados serán más fáciles de analizar si cuentas con una herramienta de procesamiento de datos. Muchos de estos softwares tienen la función de generar “Reportes” para analizar la información extraída en las encuestas de clima en el trabajo y, así, optimizar la creación de un Departamento de Recursos Humanos.

Plataforma Clima de Crehana

Usa herramientas para optimizar el departamento de RR. HH.

Si quieres saber cómo crear un Departamento de Recursos Humanos es esencial que conozcas una serie de recursos que te ayudarán a agilizar tus tareas.

A continuación, podrás descargar en forma gratuita algunas de las herramientas más útiles para hacer más eficientes tus tareas al estructurar un Departamento de Recursos Humanos:

1. Guía sobre KPI en recursos humanos

Para entender cómo crear un Departamento de Recursos Humanos, es imprescindible determinar los principales KPI. Estas variables te permitirán conocer la evolución de tu productividad, detectar posibilidades de mejora y fortalecer el proceso de toma de decisiones. 

Al descargar esta guía de KPI de recursos humanos, podrás organizar el Departamento de Recursos Humanos y sabrás todo acerca de los siguientes ítems:

• Concepto de KPI.

• Distintos tipos de KPI.

• Mecanismos de medición de los KPI.

• KPI más importantes dentro del área de talento.

Fuente: Crehana

2. Checklist de objetivos de recursos humanos

Por otro lado, para comprender cómo crear un Departamento de Recursos Humanos, puedes utilizar este instrumento que te permitirá:

• Conocer el estado de cumplimiento o incumplimiento de distintas tareas.

• Revisión de estudios académicos de los postulantes a una determinada búsqueda de empleo. 

• Análisis del proceso de onboarding de los candidatos.

• Establecimiento de los niveles de asistencia del talento humano.

Para darte una mano en ese aspecto, hemos elaborado un checklist para plantear objetivos de recursos humanos, de manera que puedas identificar los recursos existentes o los faltantes para poder cumplir las metas y avalar el desarrollo de las mismas.

Fuente: Crehana

3. Guía de estrategias de recursos humanos

Si quieres aprender cómo estructurar un Departamento de Recursos Humanos y buscar las mejores estrategias para impulsar el talento, puedes aprovechar este contenido teórico que se diferencia por los siguientes elementos:

• Definición de una estrategia de talento humano. 

• Procedimiento para la creación de un plan estratégico de recursos humanos, que te servirá para saber cómo organizar el Departamento de Recursos Humanos. 

• Consejos para la planificación y realización de una estrategia de recursos humanos para tu organización.

Pero ¿cómo implementar estrategias de recursos humanos desde cero? ¡Descuida!, pues hemos elaborado una  guía completa en la que aprenderás cómo diseñar estrategias de RR. HH. que aporten eficientemente a la ejecución de las metas empresariales.

Fuente: Crehana

4. Plantilla de recursos humanos para hacer presentaciones efectivas

En esta guía sobre cómo crear un Departamento de Recursos Humanos te brindamos la posibilidad de descargar esta plantilla de recursos humanos para realizar presentaciones efectivas que te será útil para:

• Presentar contenidos de calidad a través de un diseño armónico.

• Llamar la atención de tu público en reuniones de trabajo y capacitaciones profesionales.

• Ofrecer más profesionalismo al presentar un proyecto de diseño de un Departamento de Recursos Humanos.

Fuente: Crehana

5. Guía de herramientas digitales para transformar la gestión de RR. HH.

Saber cuáles son las mejores herramientas para la gestión de recursos humanos es uno de los pilares elementales de las empresas en la actualidad.

Y es que con el paso del tiempo, se ha vuelto fundamental acudir a múltiples herramientas digitales que impacten positivamente a la gestión de este departamento para garantizar un ambiente laboral sano y apostarle al bienestar organizacional de los equipos de trabajo.

Por ello, las herramientas de recursos humanos surgen para mejorar los procesos de la creación de un departamento de talento humano y optimizar la comunicación entre los colaboradores de una empresa, de modo que puedan sentirse a gusto en su lugar de trabajo y puedan aportar efectivamente al cumplimiento de los objetivos.

En ese sentido, hemos elaborado un ebook que recopila las mejores herramientas de recursos humanos que podrás implementar desde hoy mismo en tu organización. Sabemos que será un excelente recurso para mejorar la gestión de este sector en tu empresa.

Fuente: Crehana

6. Guía de recursos Humanos en PYMES

Crear un Departamento de Recursos Humanos en las PYMES emergentes es un paso esencial para potenciar el clima laboral, asegurar una óptima retención de talento y garantizar un crecimiento a largo plazo.

Según una investigación de Harvard Business Review (HBR), un buen clima laboral en las pequeñas y medianas empresas puede aumentar la productividad de los equipos en un 31 %, siendo el departamento de RR. HH. una ficha clave para lograr que cada persona se sienta a gusto con su lugar de trabajo y se dé lugar a menores índices de rotación de personal.

En vista a este panorama, hemos elaborado un ebook práctico sobre estrategias de recursos humanos para las PYMES, en el que hallarás diferentes pautas, técnicas y recomendaciones para poner en marcha un plan de RR. HH. completo y efectivo tanto en pequeñas como medianas empresas.

Fuente: Crehana

7. Pack de plantillas para presentar un informe anual del área de RR.HH

Uno de los elementos necesarios para crear un área de recursos humanos es diseñar el informe anual. Si es así, nuestra herramienta será la guía perfecta para lograr esta labor. Nosotros tenemos presente que redactar este documento es una tarea muy importante para tu empresa, por lo que queremos darte algunas ideas y así inspirar tu proceso creativo.

Al descargar nuestro pack de plantillas para presentar un informe anual del área de RR. HH., tendrás acceso a 3 formatos: Word, InDesign y PDF. Los dos primeros formatos te permitirán editar el documento, mientras que el último solo te servirá para visualizar el diseño. De igual manera, puedes convertir tu diseño en formato PDF si lo requieres a la hora de guardar el documento.

Recuerda que este es un ejemplo de informe anual, por lo que eres libre de personalizarlo con otras secciones más relacionadas al área de recursos humanos.

Por ejemplo, puedes añadir los resultados de tu encuesta de clima laboral, los porcentajes de empleados por cada área de trabajo, la situación de rotación de personal, los programas de gestión humana que se han realizado durante el año, entre otros temas importantes.

Fuente: Crehana

Elabora un presupuesto de RR. HH.

La elaboración de un presupuesto para el Departamento de Recursos Humanos es un componente esencial en la planificación y gestión de los recursos financieros necesarios para las actividades relacionadas con el personal de una organización. 

Uno de los pasos indispensables en la creación de un Departamento de Recursos Humanos es identificar todos los costos asociados con la gestión de recursos humanos en tu organización. Estos costos pueden incluir salarios y beneficios para el personal de RR. HH., gastos relacionados con la contratación y capacitación de empleados, costos de programas de bienestar, gastos de nómina, gastos legales y de cumplimiento, y cualquier inversión en tecnología y software de RR. HH.

Divide los costos identificados en categorías claras y específicas. Esto facilitará el seguimiento y la gestión de los gastos. Algunas categorías comunes incluyen:

• Personal de RRHH (salarios, beneficios, bonificaciones).

• Contratación y selección.

• Capacitación y desarrollo.

• Administración de beneficios y nómina.

• Tecnología y software de RRHH.

• Gastos legales y de cumplimiento.

• Programas de bienestar y cultura.

Calcula los costos asociados con cada categoría de gasto. Puedes basarte en datos históricos, proyecciones de crecimiento de la empresa y cualquier cambio planificado en las políticas o programas de RR. HH. 

Asegúrate de que el presupuesto del Departamento de Recursos Humanos esté alineado con los objetivos estratégicos de la organización. Esto implica asignar recursos a áreas que sean prioritarias para la empresa, como la expansión, la retención de talento o la mejora de la cultura organizacional.

Recuerda que es importante incluir un margen de contingencia en tu presupuesto para cubrir gastos imprevistos o cambios inesperados en las condiciones del mercado laboral. Comunica regularmente el estado del presupuesto de RR. HH. a todas las partes interesadas relevantes, como los líderes de equipo, la alta dirección y cualquier otra área o individuo que tenga un interés en los recursos humanos.

Evalúa los procesos de recursos humanos constantemente

La evaluación continua es una parte crítica de la gestión de recursos humanos y debe ser un proceso constante en el desarrollo y funcionamiento de un departamento de RR. HH. efectivo. Esta etapa implica monitorear y analizar regularmente las operaciones y políticas de RR. HH. para identificar áreas de mejora y garantizar que el departamento esté cumpliendo con sus objetivos.

Para evaluar el rendimiento del Departamento de Recursos Humanos, es fundamental recopilar datos y métricas relevantes. Estas métricas pueden incluir la rotación de personal, el tiempo promedio de contratación, la satisfacción de los empleados, el cumplimiento de políticas internas y otros indicadores clave de rendimiento (KPI).

Una vez que hayas recopilado datos, debes analizarlos en busca de tendencias, patrones y áreas problemáticas. Por ejemplo, si notas un aumento en la rotación de personal, es importante investigar las razones detrás de esto y tomar medidas correctivas si es necesario.

Basándote en tus hallazgos, establece objetivos específicos para mejorar la estructura de recursos humanos. Estos objetivos deben ser medibles y alcanzables, y deben estar alineados con los objetivos generales de la organización.

La retroalimentación de los empleados es esencial para evaluar la eficacia de las políticas y procedimientos de RR. HH. Realizar sesiones de feedback individuales y grupales a través de plataformas de evaluaciones de desempeño te ayudará a fomentar una comunicación abierta y obtener información valiosa sobre las experiencias de los empleados y áreas de mejora.

La evaluación no es un proceso único, sino un ciclo continuo que se repite a lo largo del tiempo. Al mantener este enfoque, tu departamento de RR. HH. estará mejor equipado para adaptarse a las necesidades cambiantes de la organización y garantizar un ambiente laboral saludable y productivo para los empleados.

Plataforma Desempeño de Crehana

En conclusión, la creación de un área de recursos humanos puede parecer una tarea compleja. No obstante, si tienes en cuenta cada una de las recomendaciones que te hemos brindado en este blog post, sabrás cómo crear un Departamento de Recursos Humanos en simples pasos. 

Entonces, dedica tiempo en adquirir nuevos saberes sobre lo que te apasiona acerca del talento humano. Por ende, aprenderás todo lo que necesitas sobre cómo crear un Departamento de Recursos Humanos. Y así, tendrás equipos organizados para que todas las metas empresariales que plantees se hagan realidad. 

¡Nos vemos en el siguiente artículo!