Un análisis GAP puede prevenir pérdidas de dinero por el mal uso de recursos, de clientes insatisfechos por las fallas de un producto y de talento saturado por el trabajo mal organizado. Si se ejecuta en el momento correcto, es posible que se convierta en uno de los factores más importantes para superar a la competencia o reflotar la compañía.
Por eso, hoy vamos a explicarte qué significa un análisis GAP, cuáles son sus beneficios y cómo puedes implementar uno en tu empresa. ¡Mide y calcula para lograr el éxito empresarial!
¿Qué es el análisis GAP de una empresa?
El análisis GAP o análisis de brechas es un proceso de medición utilizado por las empresas para comparar el estado actual de su rendimiento con el desarrollo o los objetivos esperados en el futuro. La importancia del análisis radica en su poder para valorar factores como el uso del tiempo, dinero y fuerza laboral, lo cual permite entender si el trabajo está generando resultados y descubrir posibles deficiencias por corregir.
Características del análisis GAP
- Permite evaluar las diferencias entre el desempeño real y el esperado en una organización o negocio.
- Permite identificar brechas de desempeño y determinar las causas subyacentes.
- Proporciona información valiosa para la toma de decisiones y la definición de estrategias.
- Puede ser utilizado para evaluar el desempeño de los empleados y cerrar brechas de habilidades.
- Es útil para evaluar el desempeño de un producto y detectar brechas con las expectativas de los clientes.
- Ayuda a priorizar las áreas de mejora y a definir planes de acción para cerrar las brechas.
¿Cuáles son los tipos de análisis GAP?
Existen distintas áreas específicas en las que se puede aplicar un análisis GAP. De acuerdo al blog de Forbes, se identifican 4 tipos de análisis GAP:
- Análisis GAP de mercado: analiza las ventas reales frente a las ventas presupuestadas.
- Análisis GAP de estrategia: este análisis también se denomina análisis de brechas de desempeño, y mide el rendimiento real frente al rendimiento previsto.
- Análisis GAP de ganancias: este es un análisis de brecha común que analiza los objetivos de ganancias en comparación con las ganancias reales.
- Análisis GAP de habilidades: analiza los recursos de personal de la empresa para determinar si tiene o no suficientes personas con las habilidades adecuadas para cumplir con los objetivos de la empresa.
¿Cuáles son las ventajas del análisis GAP?
Conocer para qué sirve un análisis GAP es igual de importante. Aquí compartimos 3 beneficios del análisis GAP para una empresa.
1. Mejora de rentabilidad
La prevención de errores de ejecución y gastos excesivos es uno de los factores para alcanzar la rentabilidad empresarial. Dadas las características del análisis de brechas, este proceso ayuda a predecir dónde y cómo una empresa debe invertir sus recursos.
Si los resultados del análisis GAP muestran que hay deficiencias, se puede optar por reorganizar el trabajo del equipo, adquirir herramientas especializadas, cambiar de proveedores, recortar presupuesto en algún área, etc. Esto terminará impactando positivamente y a tiempo en la rentabilidad del proyecto.
2. Más eficiencia en procesos de producción
Con la realización de un análisis GAP, se puede observar claramente cómo se están usando materiales y recursos en la ejecución de un proyecto. Por ejemplo, si se tienen que revertir los malos resultados de una campaña de marketing, el análisis GAP permitirá valorar el tiempo para la elaboración de la campaña, el rendimiento aportado por cada integrante del equipo y la calidad de la investigación de mercado. Con estos datos, se podrán plantear acciones de mejora en los procesos de trabajo de los equipos.
3. Mayor satisfacción de los clientes y el equipo
Cuando se corrigen las deficiencias a tiempo, los productos suelen tener una aceptación más rápida en el mercado. Esto ocasiona que los clientes estén más satisfechos, puesto que encuentran menos fallas en el producto adquirido. Al mismo tiempo, el efecto de un análisis GAP se nota en la satisfacción de las personas del equipo: reciben menos quejas por su trabajo, los tiempos de producción se agilizan y hay menos sobrecarga de tareas.
¿Cómo realizar un análisis de brechas GAP?
Luego de comprender el concepto y los beneficios, toca entender cómo realizar el mejor análisis de brechas. Para ello, te explicamos 4 pasos para un análisis GAP correcto.
1. Determinar el área a analizar y los objetivos
Empieza por definir el área para el estudio del análisis GAP. Pueden ser las finanzas del proyecto, la calidad del producto, el rendimiento del marketing o algún otro factor. Luego, señala un objetivo realista. Que no exceda las posibilidades de los recursos con los que cuentas y que se alinee con las metas empresariales.
En palabras de Sebastian Barona, profesor de la plataforma de Gestión y aprendizaje de Crehana, “para que los objetivos sean efectivos, existen 3 criterios a considerar. Primero, deben estar restringidos a un periodo de tiempo. Segundo, tienen que ser medibles. Por último, es necesario que sean alcanzables en el rango de tiempo establecido”.
2. Analizar el estado actual
En la segunda fase del análisis GAP, debes determinar cuál es el estado real del problema o proyecto en cuestión. Por ejemplo, imagina que, a partir del lanzamiento de un nuevo producto, se están recibiendo muchas quejas a través del equipo de atención al cliente. Esto puede significar que el producto no está cumpliendo las expectativas de los clientes o las personas del equipo no tienen las habilidades para solventar las dudas y reclamos.
Ante ello, revisa cuáles son los KPI’s, implementa una evaluación de rendimiento y observa la retroalimentación de los clientes. Todos estos procesos permitirán que tengas información actualizada sobre la recepción del producto y del trabajo del equipo.
3. Proyectar el estado futuro
Con la información del análisis GAP, ensaya una proyección sobre nuevos objetivos. De acuerdo al ejemplo previo, si el problema tiene que ver con la calidad de un producto digital, propón a tu equipo de diseño y desarrollo nuevas metas en torno a las funciones y usabilidad del mismo. Es posible que se deban quitar características que confunden a los clientes e introducir otras para favorecer la experiencia de usuario.
En ese caso, puedes usar prototipos o mockups para visualizar la nueva propuesta de producto final. En él, se observarán las nuevas funciones añadidas, lo que ayudará a contemplar el estado ideal del proyecto de cara a las metas por alcanzar.
4. Identificar las brechas y proponer soluciones
Finalmente, toca descubrir las brechas por mejorar y las soluciones por implementar. Siguiendo con el ejemplo, puede que una de las debilidades sea la falta de especialización del equipo de diseño y desarrollo. Con base en los resultados del análisis GAP, ahora tienes la posibilidad de proponer correcciones que mejoren las capacidades de las personas.
Las soluciones posibles pasarían por la mejora del talento a través de formación, el cambio de algunos integrantes, la contratación de nuevos profesionales o la compra de alguna tecnología que mejore el producto. De esta manera, habrías cumplido el ciclo del análisis GAP con un plan de solución que responda a las necesidades del proyecto.
Finalmente, este ejemplo de análisis GAP te ayudará a entender mejor cómo realizar un análisis de brechas y medir distintos aspectos de tu empresa, con el propósito de comparar la situación actual de rendimiento con los objetivos y expectativas para el futuro. De esta manera, podrás valorar recursos esenciales y comprender si los procesos de trabajo están realmente aportando los resultados esperados o si requieren ajustes.
¿Cómo utilizar los resultados del análisis GAP para establecer objetivos y metas realistas?
Una vez que se ha completado el análisis GAP, es importante utilizar los resultados para establecer objetivos y metas realistas. Aquí es donde el análisis GAP realmente cobra vida, ya que permite identificar de manera clara las brechas que existen entre el rendimiento actual y el deseado.
Para establecer objetivos y metas realistas, se deben seguir varios pasos:
- Primero, se deben analizar los resultados del análisis GAP para determinar las áreas clave que necesitan mejorarse.
- Luego, se deben establecer metas y objetivos específicos y medibles para cada área identificada. Es importante que estos objetivos y metas sean realistas y alcanzables. Esto significa que deben ser desafiantes pero también factibles, considerando los recursos y capacidades actuales de la empresa.
- Además, los objetivos y metas deben ser revisados y actualizados regularmente a medida que se avanza en la implementación de mejoras.
¿Cuál es la importancia de involucrar a todos los stakeholders en un análisis GAP?
El análisis GAP es una herramienta valiosa para cualquier empresa que busque mejorar su rendimiento y eficiencia. Sin embargo, para que sea realmente efectivo, es importante involucrar a todas las partes interesadas en el proceso.
Las partes interesadas, o stakeholders, son aquellas personas o equipos que puedan verse afectados por los resultados del análisis GAP, incluyendo a los clientes, proveedores, accionistas, y otros miembros de la organización.
Involucrar a estas partes puede tener varios beneficios. Por ejemplo, pueden aportar ideas valiosas sobre las brechas que existen en el rendimiento de la empresa, o sobre las metas y objetivos que deben establecerse. Además, al involucrar a estas partes, se crea un sentido de compromiso y responsabilidad compartida para lograr los resultados deseados.
¿Qué herramientas para hacer un análisis GAP existen?
Existen varias herramientas y técnicas que pueden ser utilizadas para realizar un análisis GAP eficaz:
1. Encuestas a los clientes
Las encuestas a los clientes son una forma efectiva de obtener información sobre sus expectativas y necesidades, y poder realizar un análisis GAP efectivo. Esta información puede ser comparada con el desempeño actual de la empresa para identificar brechas o diferencias en la satisfacción del cliente.
2. Análisis de datos
El análisis de datos puede ayudar a identificar las áreas en las que la empresa está teniendo dificultades para alcanzar sus objetivos. Estos datos pueden ser analizados utilizando herramientas como gráficos, tablas y estadísticas, que serán de suma utilidad para poder llevar a cabo un análisis GAP en una empresa.
3. Benchmarking
El benchmarking implica comparar el desempeño de la empresa con el de sus competidores o con empresas líderes en la industria. Esta técnica puede proporcionar información valiosa para el análisis GAP sobre las mejores prácticas y áreas de mejora.
4. Evaluaciones de desempeño
El análisis de desempeño de colaboradores es una herramienta valiosa para realizar un análisis GAP y evaluar las brechas entre el desempeño real y el esperado en una empresa.
Al utilizar estas evaluaciones, los líderes pueden identificar las áreas donde los colaboradores están fallando en cumplir las expectativas, y por lo tanto, donde hay una brecha en el desempeño. Estas brechas pueden ser causadas por falta de capacitación, falta de recursos adecuados, o simplemente por un bajo rendimiento en general.
A través de las herramientas de Gestión y Talento de Crehana, las empresas pueden medir el desempeño de sus colaboradores e identificar si existen brechas entre su rendimiento y los objetivos planteados. Esta información es sumamente útil al momento de implementar un análisis GAP.
Errores comunes en un análisis GAP
El análisis GAP es sumamente útil para las empresas, siempre que sea bien implementado. Estos son algunos errores comunes que deben evitarse:
1. Falta de objetividad
Una de las características del análisis GAP es que debe realizarse de manera objetiva y basada en datos. Si se basa en suposiciones o prejuicios personales, los resultados pueden ser inexactos o incompletos.
2. Falta de seguimiento
El análisis GAP debe ser seguido por un plan de acción para abordar las brechas identificadas. Si no se hace nada para cerrar las brechas, el análisis no habrá servido de nada.
3. Falta de enfoque
Para poder aprovechar las ventajas de un análisis GAP, es importante centrarse en las brechas más importantes o críticas en lugar de tratar de abordar todo a la vez. Esto puede ayudar a garantizar que los recursos se utilicen de manera efectiva.
Ejemplo de realización de un análisis GAP
Para terminar de entender bien el tema, veamos un ejemplo de análisis GAP. En una startup tecnológica que ofrece servicios de mensajería, se identificó que el tiempo de respuesta a los clientes era demasiado largo y esto estaba afectando sus niveles de satisfacción.
Por ello, la empresa llevó a cabo un análisis GAP utilizando encuestas a los clientes y análisis de datos para identificar las brechas en el tiempo de respuesta. Los resultados de análisis GAP mostraron que la empresa necesitaba mejorar sus sistemas de atención al cliente y de seguimiento de solicitudes.
Como accionable, la empresa implementó un sistema de atención al cliente más eficiente y un sistema de seguimiento de solicitudes automatizado para garantizar que las solicitudes fueran respondidas en un plazo más corto. Finalmente, gracias a la realización de este análisis GAP, se redujo el tiempo de respuesta a los clientes y se mejoró la satisfacción del cliente de la empresa.
El análisis GAP es una herramienta esencial para la mejora continua en cualquier empresa u organización. Al identificar las brechas entre el desempeño real y el deseado, los gerentes pueden tomar medidas para cerrar estas brechas y mejorar el desempeño.
Además, el análisis GAP puede ayudar a las empresas a priorizar las áreas de mejora y a definir planes de acción para alcanzar sus objetivos, logrando así los objetivos de mejora continua para mantenerse competitivo en un entorno cambiante. En resumen, el análisis GAP es clave para que las empresas puedan alcanzar sus objetivos a largo plazo.