Reunión post mortem: ¿Cómo evaluar el desarrollo de un proyecto con esta técnica?

Una reunión post mortem es una instancia comunicativa fundamental para detectar las fortalezas, debilidades y oportunidades de mejora de un proyecto empresarial que ya ha finalizado. 

En efecto, el modelo post mortem ofrece la posibilidad de analizar cuáles han sido los aciertos y errores a partir de la realización de un proyecto organizacional. Particularmente, se lleva a cabo una reunión post mortem de proyectos para evaluar resultados y mejorar instancias futuras de desarrollo proyectual. 

Pero ¿cuáles son las ventajas de una reunión post mortem? ¿Cómo es posible implementarla en tu compañía con efectividad? Si te interesa responder estos interrogantes, sigue leyendo este blog post. Y por consiguiente, tendrás todos los conocimientos teóricos y prácticos que necesitas para aprovechar al máximo todas tus reuniones post mortem. 

¿Qué es y para qué sirve una reunión post mortem?

Una reunión post mortem es un tipo de encuentro laboral que se lleva a cabo luego de la culminación de un determinado proyecto, con la finalidad de detectar cómo han sido los resultados, los aspectos positivos y de qué modo es posible optmizar las próximas instancias de desarrollo de proyectos.

Particularmente, el análisis post mortem de proyectos se caracteriza por los siguientes elementos:

• En una reunión post mortem, suelen estar presentes todos los participantes que hayan tenido algún tipo de responsabilidad durante la ejecución del proyecto. 
  
  Si precisas optimizar la toma de asistencia de tu análisis post mortem, descarga en forma gratuita nuestra plantilla de lista de asistencia a reuniones.
• Durante un post mortem empresarial, se recomienda designar a un responsable para que anote las ideas que surjan, junto con las oportunidades de crecimiento.
• Antes de comenzar una reunión post mortem, se vuelve imprescindible establecer ciertas pautas de comportamiento, que incluyen no tomar a modo personal las críticas constructivas que se lleven a cabo dentro del contexto del reconocimiento post mortem. En pocas palabras, el objetivo es detectar errores para optimizar cualquier  plan de trabajo futuro.

Beneficios de una reunión post mortem

El análisis post mortem de proyectos involucra un conjunto de ventajas para la empresa y el equipo de trabajo.

A continuación, te detallamos algunos de los factores positivos de una reunión post mortem que debes tener en cuenta:

Optimización del tiempo 

En primera instancia, el post mortem de un proyecto facilita la organización del tiempo y de la productividad. 

De acuerdo con un artículo de Harvard Deusto, por medio de una adecuada planificación de los procesos, se puede optimizar el tiempo e invertirlo en la realización de tareas más productivas, competitivas y necesarias para una determinada empresa. 

Así, al conocer los aciertos y fallas de un proyecto, a través de una reunión post mortem, es posible incrementar el rendimiento de los equipos y la productividad empresarial en su conjunto. 

Motivación laboral 

Por otro lado, un post mortem de proyectos permite conocer los niveles de satisfacción laboral de las personas que han participado en los equipos de los proyectos. Todo, a través de la comunicación.

Según un informe presentado en un artículo de Forbes, solamente el 32% de los líderes lleva a cabo actividades de feedback con los integrantes de sus equipos de trabajo. 

Ante este panorama, es necesario identificar errores en relación con el ambiente de trabajo y el estilo de liderazgo. Todo, con el objetivo de aumentar la felicidad y promover un mayor desempeño laboral con cada reunión post mortem.

► Descarga nuestra plantilla de acta de cierre de proyecto

Pasos para implementarla en un equipo laboral

Por último, para que puedas alcanzar tus objetivos post mortem con eficiencia, en esta sección, te compartimos algunas recomendaciones que puedes poner en práctica para tener una exitosa reunión post mortem:

Comunica el objetivo de la reunión con antelación

Para desarrollar este tipo de reuniones de trabajo, es necesario transmitirles a los participantes no solamente el día y horario de la reunión y confirmar su asistencia. También, en una reunión post mortem, se debe detallar cuáles son las metas a cumplir al finalizarla. 

Al mismo tiempo, si se tienen en cuenta los mejores ejemplos de post mortem, en todos ellos, es frecuente especificar una serie de preguntas antes de su comienzo, para que las personas asistan a la reunión post mortem con la información requerida.

Por ejemplo, puedes enviar un mail en el que enumeres algunos de estos interrogantes, vinculados con la reunión:

• ¿Qué situaciones consideras que han salido bien tras terminar el proyecto?
• ¿Cuáles han sido los aspectos negativos asociados con la realización del proyecto?
• ¿Qué factores podrían mejorarse en futuros proyectos?

Planifica las actividades a realizar

Por otra parte, es necesario establecer una guía de cuáles serán las dinámicas que se llevarán a cabo durante la reunión post mortem. El objetivo es hacer una reunión creativa, pero sin perder de vista la importancia de abordar los temas de interés. 

En efecto, durante tu análisis post mortem, puedes establecer ciertas etapas, como por ejemplo:

• Bienvenida a los participantes. 
• Felicitaciones por la finalización del proyecto.
• Análisis de las fortalezas.
• Evaluación de las debilidades. 
• Detección de oportunidades de mejora.
• Conclusión 

En el caso de que necesites más herramientas para potenciar el desarrollo de tus reuniones post mortem, puedes solicitar una demo de nuestra plataforma de E-learning para capacitar equipos.

Envía el resumen de la reunión a los participantes

Tras concluir la reunión post mortem, ser recomienda hacer una devolución por escrito de cuáles han sido los elementos abordados durante el encuentro. De este modo, se creará un registro de los temas tratados y que serán tenidos en cuenta en potenciales proyectos.

Y a la vez, se fortalecerá el sentido de pertenencia de los participantes en relación con la empresa, al hacerlos partícipes de los procesos. 

Fuente: Canva

En conclusión, una reunión post mortem sirve para maximizar los esfuerzos tras finalizar un proyecto. Y así, fortalecer la unión de los equipos de trabajo y aplicar mejoras futuras. 

Si precisas más herramientas para optimizar el sistema post mortem de trabajo en tus grupos laborales, te invitamos a que conozcas cada una de las Rutas de Aprendizaje que componen nuestra Academia de Recursos Humanos. A través de contenidos teórico-prácticos, efectuados por profesores expertos, tendrás a disposición de tus equipos todos los saberes que necesitas para agilizar cada reunión post mortem. 

Potencia el rendimiento de tu talento humano y de todos los proyectos empresariales a través de los procesos post mortem. Y como resultado, llevarás a cabo acciones concretas y efectivas para alcanzar los objetivos planteados en cada uno de tus proyectos futuros. 

¡Hasta el próximo artículo!