¿Las 24 horas del día no te alcanzan para tus pendientes? La matriz de Covey es todo lo que necesitas para organizar tus prioridades. ¡Sigue leyendo y aprende a administrar tu tiempo de la mejor manera!
Es normal sentir que no nos alcanza el tiempo para terminar nuestras tareas diarias, incluso esto ocasiona que no logremos encontrar un equilibrio entre nuestra vida personal y profesional, pero ya no debes preocuparte más por eso, te tenemos la solución: la matriz de Stephen Covey.
Con esta increíble herramienta aprenderás a gestionar de mejor manera tu tiempo, priorizar tus tareas y sacar provecho al tiempo que tengas destinado para realizarlas. Quédate conectado a este blog y aprende qué es la matriz de Covey. ¡Tus habilidades de autogestión están a punto de mejorar!
¿Qué es la matriz de Covey?
La matriz de Covey consiste en un gráfico o cuadro dividido en cuatro partes o cuadrantes, los cuales cumplen la función de separar tus actividades o tareas según su nivel de importancia y urgencia.
El creador del término matriz de Covey fue Stephen Covey, autor del libro “Los siete hábitos de la gente altamente efectiva”, en el cual desarrolló esta herramienta de gestión del tiempo que, sin duda, será de gran ayuda para que aprendas a sacar provecho de tu jornada laboral o incluso a mejorar tu vida personal.
En entrevista con El País, Covey aseguró que, para él, el carácter está compuesto por los hábitos, son factores poderosos que repercuten en nuestras vidas. Son pautas consistentes, a menudo inconscientes, que hacemos con constancia y cotidianamente. ¿Estás de acuerdo con este gurú de los buenos hábitos?
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¿Para qué sirve la matriz de Covey?
La principal función de la matriz de Covey es aumentar la eficiencia laboral de los empleados, pues esta nos permite gestionar mejor el tiempo que le dedicamos a cada una de las actividades o tareas que están a nuestro cargo.
Esta matriz de Covey te ayudará a planificar tu trabajo, logrando así mayor eficiencia, por eso, una vez la pongas en práctica podrás ver resultados como:
- Mayor productividad
- Menos estrés y ansiedad
- Facilidad para diseñar un plan de acción acorde con tus prioridades
- Dejar de trabajar horas extra
- Aprender a decir no cuando sea necesario
Aunque parezca una herramienta diseñada para el ambiente profesional y corporativo, también puedes utilizarla en tu vida personal, pues esta te ayudará a cambiar por completo tu estilo de vida. En pocas palabras, la matriz de Covey es la herramienta ideal para mejorar tu calidad de vida.
Urgente Vs. Importante
Antes de hablar más a fondo acerca de qué es la matriz de Covey y cómo funciona, es importante que tengas claro dos conceptos: Urgente e importante. ¡Veamos!
Lo importante hace referencia a todo aquello que es primordial para alcanzar un objetivo, ya sea a mediano o largo plazo. Mientras que lo urgente se refiere a aquellas cosas que requieren atención de manera inmediata. Una vez tengas claros estos dos conceptos, será mucho más fácil para ti realizar una matriz de Covey y ser más eficiente con tus tareas diarias.
¡Ahora sí, vamos a lo importante!
¿Cómo funciona la matriz de Covey?
Si tu objetivo es ser una persona altamente eficiente en tu vida profesional, entonces no te despegues de este blog porque a continuación veremos cómo funciona la matriz del tiempo de Stephen Covey.
Como te mencionamos hace un momento, la matriz de administración del tiempo de Covey es un cuadro dividido en cuadrantes que contienen las secciones en las que se dividen las tareas o actividades de acuerdo a su importancia y urgencia.
Estos cuatro (4) cuadrantes de la matriz de Covey se obtienen a partir de los dos (2) ejes principales de la matriz: Importante-no importante y urgente – no urgente.
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Entonces, ¿qué significa cada cuadrante de la matriz de tiempo Covey? Presta mucha atención a las palabras: y, y no, pero, ni. Te lo explicamos a continuación:
Importante y urgente
Aquí es importante que tengas en cuenta que el criterio a considerar es la crisis, lo inmediato o de alta urgencia, es decir, lo que se debe resolver antes que cualquier otra actividad. Estas tareas, si no son resueltas de manera inmediata, pueden afectar el desempeño de la empresa.
En ocasiones tenemos tareas que se vuelven críticas debido al plazo que nos han establecido para realizarlas. En la matriz de Covey, estas son consideradas de primer cuadrante puesto que son importantes y urgentes.
Importante y no urgente
Este es considerado el segundo cuadrante en la matriz de tiempo de Covey, y hace referencia a aquellas tareas que se realizan a mediano o largo plazo pues no cuentan con una fecha crítica de entrega. Estas son tareas de importancia, sin embargo, no requieren una atención inmediata, es decir, puedes tomarte tu tiempo para realizarlas.
No importante pero urgente
Se refiere a aquellas tareas o actividades rutinarias, que son urgentes, pero no importantes, también son conocidas como imprevistas. Pueden ser llamadas, reuniones o solicitudes de último momento que, definitivamente, el no hacerlas no afectará a la compañía, pero deben realizarse. Estas se ubicarán en el tercer cuadrante de la matriz de Covey.
Ni importante, ni urgente
Estas se consideran el cuarto y último cuadrante de la matriz de Covey, y son todas aquellas actividades de ocio. Algunos ejemplos de estas son el uso de las redes sociales o cualquier otra actividad de ocio que nos quite tiempo. Incluso, en ocasiones también pueden encajar en este cuadrante aquellas reuniones en las que sientes que tu presencia no es de vital importancia.
Fuente: Crehana
Definitivamente, saber autogestionarnos y manejar nuestro tiempo de la mejor manera es fundamental al momento de convertirnos en profesionales integrales. En nuestro Curso online de Manejo de Tiempo y Productividad podrás seguir descubriendo cómo ser más productivo en el trabajo y organizar mejor tu tiempo y el de tu equipo de trabajo. ¡Evita la procrastinación y el burnout!
Algunos consejos para hacer tu propia matriz de Covey
La matriz de Covey resulta indispensable en muchos aspectos de la vida, no solo en el ámbito laboral. Incluso, a raíz de la pandemia, algunas personas vieron una disminución de la productividad en el teletrabajo al no contar con algunas herramientas necesarias para hacer su trabajo de la menor manera.
Según El Economista, muchas personas alrededor del mundo se vieron de pronto en sus casas teniendo que realizar sus labores sin espacios de trabajo adecuados, lo que pudo influir en la productividad y gestión del tiempo personal.
Si este es tu caso, hemos preparado para ti una serie de consejos para el home office que te ayudarán a gestionar tu tiempo en el trabajo remoto. Veamos ahora algunos tips para que empieces a utilizar esta gran herramienta de autogestión:
Enfoca tus esfuerzos en el segundo cuadrante
Según Covey, autor de esta matriz de tiempo, la gente efectiva establece como mayor prioridad aquellas actividades que ha ubicado en el segundo cuadrante, se olvida por completa de las que están en el cuarto cuadrante, dedica poca atención a las del tercero y, sin duda, reduce lo más que pueda el tiempo de las tareas ubicadas en el primero.
Dale el valor que le corresponde a cada tarea
La matriz de Covey no fue diseñada para desechar tareas, al contrario, su función es priorizarlas según su urgencia e importancia, por eso es vital que sepas darle el valor que le corresponde a cada una de ellas.
Diferencia lo importante de lo urgente
Al inicio de este blog pudimos ver la diferencia entre estas dos palabras. A la hora de realizar la matriz de tiempo de Covey es importante que tengas claro su diferente, pues no todo lo urgente es importante y no todo lo importante es urgente.
No todo es urgente
Uno de los errores más comunes que con frecuencia cometemos es catalogar como urgente todas las tareas o actividades. Con la matriz de Covey podremos analizar mejor y determinar el verdadero valor de cada una de ellas y así ubicarlos en el cuadrante adecuado.
Delega
Las personas productivas y exitosas han aprendido la importancia de delegar. Con esta matriz de Covey podrás identificar con mayor facilitar cuáles actividades o tareas puedes delegar pues son superficiales y no requieren que seas específicamente tú quien las realice.
Fuente: Pexels
En definitiva, la matriz de Covey es una herramienta indispensable, tanto para organizar tu tiempo en el trabajo, como para gestionar mejor todas las actividades de tu día a día. Estamos seguros de que ya quieres empezar a usarla, por eso te regalamos esta plantilla de matriz de Covey en Excel para que la pongas en práctica cuando antes.
Nuestros cursos online de pensamiento estratégico también serán tus mejores aliados al momento de fortalecer tus soft skills y convertirte en un profesional integral que sabe manejar su tiempo, gestionar sus emociones, comunicarse asertivamente y trabajar en equipo.
Y ahora que viste la importancia de la matriz de Covey para tu autogestión, estamos seguros de que aprender más sobre este tema está en tu primer cuadrante de la matriz. Por eso te esperamos en clases para seguir explorando el mundo de la productividad. ¡Nos vemos!