🏅 Optimización de costos: ¿cómo aplicarla en las empresas? | Crehana
+10 recomendaciones para la optimización de costos en Recursos Humanos

+10 recomendaciones para la optimización de costos en Recursos Humanos

Última actualización 30 de Julio del 2022Tiempo de lectura: 7 min.

Hugo Rodríguez

Pese a que la optimización de costos está asociada con el dinero, es cada vez más frecuente su vinculación con las mejoras en los procesos de negocio. ¿Por qué ocurre esto? Debido a que la transformación digital y el valor agregado que recibe cada área dependen, en gran medida, de una administración de costos eficiente.

Sin embargo, la gestión de este tipo de recursos depende de muchas variables. Como bien afirma el medio Forbes, desde la crisis sanitaria ocasionada por el COVID-19 en 2020, "las empresas de todos los tamaños han adoptado un enfoque mucho más cauteloso en materia de gastos empresariales". Así que, son muchas las organizaciones que buscan la mejor forma para poder administrar mejor sus ingresos.

Si quieres saber más al respecto, en este post te enseñaremos qué es la optimización de costos y la mejor forma de ejecutar este proceso. Además, verás cuál es la mejor estrategia de optimización de costos y el papel del área de Recursos Humanos durante la ejecución del procedimiento.

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¿Qué es la optimización de costos?

La optimización de costos se basa en un enfoque holístico donde se realiza una revisión integral de todos los tipos de costos dentro de una cadena de producción. En este proceso, se desarrollan revisiones dentro de la empresa, contemplando la economía global en la que se inserta. 

Es fundamental que, dentro de tu plan financiero, esté contemplado un proceso de optimización de costos. Según menciona Elaine King, profesora de nuestro curso online de Finanzas para emprendedores, "iniciar un negocio sin hacer un plan financiero es como salir a un viaje de carretera con el tanque de gasolina a medio llenar".

Por esta razón, es esencial que sepas la mejor forma de gestionar tus finanzas y optimizar tus gastos, ya que así no sólo comenzarás tu emprendimiento con buen pie, sino que también le darás a tu negocio el impulso que necesita para ser exitoso.

La optimización de costos se puede aplicar desde el aspecto individual de una compañía hasta lo más global y es necesaria para poder generar eficiencia y reinversión, fortaleciendo los productos y servicios y mejorando la competitividad.

Diferencias entre optimizar y reducir costos

La optimización de costos y la reducción de costos suelen ser expresiones que se usan como sinónimos indistintamente, aunque esto no es correcto. ¿Quieres saber cuáles son las diferencias de cada término? Te lo explicamos a continuación:

  • La optimización de costos responde a un procedimiento de mejora continua, mientras que la reducción es la consecuencia de una necesidad muy específica, siendo realizada de forma puntual y sin un mayor análisis en cuanto a su impacto en las empresas.

En esencia, el término optimización de costos se encuentra generalmente en las agendas de las empresas, aunque se se puede descartar su aplicación en caso de que la organización se encuentre en un período financiero estable. Sin embargo, en momentos de crisis, se vuelve muy común que las compañías y sus directivos empiecen a pensar en reducciones de costos y gastos para protegerse.

Sin embargo, es importante comprender que existen factores clave para poder llevar adelante una administración de costos eficiente.

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¿Qué debes considerar al optimizar costos en una empresa?

La optimización es un proceso de gestión en el que se van generando análisis de costos y estrategia de optimización de costos.

En este punto existen dos cuestiones a tener en cuenta:

  • Los costos deben estar sujetos a un análisis exacto.

  • Los costos están influenciados por factores externos.

Dentro de los objetivos de una optimización de costos hay uno fundamental que no puedes perder de vista: aumentar la rentabilidad de la organización.

Para saber cómo optimizar costos en una empresa, tienes que pensar en las actividades que no generan valor y que pueden evitarse. Además, todas las actividades de valor agregado tienen que llevarse a cabo de la manera más rentable posible con el mismo rendimiento.

Asimismo, es importante tomar en cuenta varios elementos que influyen dentro de la optimización de costos de tu empresa, los cuales son:

1. ¿Quién ejecuta la optimización?

Este procedimiento no necesariamente implica que deba ser realizado por la compañía. Todo análisis de costos en una empresa puede llevarse a cabo, tanto por un consultor externo como por colaboradores internos.

Eso sí, independientemente de quiénes realicen la labor, es importante que tengan en cuenta dos ejes para ejecutar la optimización de costos con éxito:

  • Optimización de costos a mediano y largo plazo (globales, estratégicos).

  • Optimización de costos a corto plazo (operativos).

2. Eventos específicos

Además de considerar los ejes estratégicos y operativos, es posible distinguir diferentes tipos de costos relacionados con eventos puntuales específicos.

En ocasiones, es necesario afrontar las crisis inesperadas que puedan surgir y mejorar resultados, por lo que una reducción de costos puede servir de ayuda para ello. Algunas de estas situaciones pueden ser:

  • Descenso inesperado de ventas.

  • Disminución de los precios de venta.

  • Precios de materia prima.

  • Precios de compras en curso.

  • Optimización de costos anterior en pérdida.

Muchas de ellas pueden funcionar para una situación particular y lograr asegurar la supervivencia de la empresa en el corto plazo, aunque probablemente afecten la vida futura de la organización.

En este sentido, es importante pensar en llevar adelante una administración de costos eficiente, ya que durante su ejecución, pueden dejarse de lado acciones como las siguientes:

  • Procesos de investigación y desarrollo.

  • Estrategias de marketing.

  • Formación profesional.

Si una empresa pierde este tipo de actividades por un proceso inexacto de reducción de costos, arriesga su competitividad y se expone a problemas más reales que pueden repercutir en la compañía a mediano y largo plazo.

3. El enfoque

Cuando pienses en un proceso para optimizar costos, tienes que considerar cómo estará enfocado y cómo se gestionará para que tenga éxito.

Hay dos posibles perspectivas bajo las cuales se puede realizar una optimización de costos:

  • Un enfoque proactivo permite influir en los costos de manera temprana y continua para tener resultados lo más precisos posible. Gracias a las nuevas tecnologías como análisis predictivo mediante Big Data, se puede realizar una administración eficiente, que sirva para mejorar la planificación.

  • El enfoque reactivo se basará solo en circunstancias particulares, sin ninguna planificación previa y sin incluir toda la cadena de valor ni todos los tipos de costos. Por consiguiente, la elección de esta perspectiva siempre va a quedar en desventaja ante un enfoque proactivo.

costos de una empresa

Fuente: Pexels

Recomendaciones para optimizar costos en Recursos Humanos

Favorecer la optimización de costos de las empresas desde el área de personal es posible, teniendo en cuenta algunas recomendaciones. Existen políticas y medidas que no perjudican a los empleados y que resultan una buena forma de ahorrar en gastos laborales.

Por ello, te presentamos algunas de las principales recomendaciones para optimizar costos en Recursos Humanos.

1. Aplica una retribución flexible

Toda empresa que necesite realizar cambios en el área de Recursos Humanos para ahorrar costos laborales debe pensar en planes de retribución flexibles.

Esto es posible, gracias a ventajas fiscales y ahorro de impuestos que incrementan la imagen positiva de la organización, volviéndola atractiva para captar nuevos talentos.

2. Toma medidas de flexibilización

Dentro de una compañía, es importante considerar implementar ciertas medidas de flexibilización, cuidando que no repercutan negativamente dentro del rendimiento de la empresa y la productividad de los colaboradores.

Algunas de las decisiones principales que pueden tomarse en este sentido son las siguientes:

  • Reducción de la jornada laboral.

  • Reestructuración de las funciones en los departamentos y áreas.

  • Optimización de tareas.

  • Externalización de procesos administrativos.

  • Traslados y desplazamiento de empleados. 

Todas estas medidas de flexibilización permiten la optimización de costos, ya que se piensa gradual y progresivamente en un modelo general y no particular.

3. Rediseña la prestación de servicios globales

En el marco de las operaciones internacionales, se hace muy complicado que las empresas (y, concretamente, el departamento de Recursos Humanos) adquieran información referente a lo siguiente:

  • Actividades y cronogramas de procesos esenciales.

  • Herramientas y recursos.

  • Proveedores externos.

Por ende, muchos procesos en diversas zonas geográficas obligarán a las compañías a apostar por duplicar esfuerzos, lo que implica costos más elevados. Y esto no se traduce, necesariamente, en resultados de alta calidad.

Entonces, ¿qué pueden hacer las empresas para optimizar costos y obtener los resultados esperados? Según determina el portal Gartner, las organizaciones tienen la opción de apostar por dos decisiones clave:

  • Acordar los grados de estandarización global ante el local, para aquellos procedimientos centrales de Recursos Humanos.

  • Establecer un proceso definido para la toma de decisiones, relacionada con la asignación de los recursos.

4. Revisa las exenciones

Para ahorrar costos laborales en relación a los salarios, las empresas deben analizar constantemente sus nóminas y revisar particularmente las exenciones.

Existen algunas que deben aplicarse para ciertos grupos de personas y que resultan una forma de optimizar costos, en caso de que se detecten a tiempo.

cálculo de costos

Fuente: Pexels

5. Evita la búsqueda de talento

Al contar con el personal que posea el talento necesario para la empresa, los costos operativos se ven mejor aprovechados, ya que se focalizan en los puntos en los que más se necesitan y no se desperdician en búsqueda de personal.

En este sentido, la optimización de costos resulta del proceso cuidadoso de selección del personal adecuado para cada tarea.

6. Aplica la protección de datos

Siempre hay que tener en cuenta que, para el ahorro de costos en políticas de Recursos Humanos, se consideran muchos factores en muchos niveles.

La optimización de costos basada en la protección de datos personales es un punto clave, ya que si no se cumplen estas directrices puede llegar a desencadenarse una serie de perjuicios económicos como multas y sanciones.

7. Desarrolla las capacidades

Otra manera para administrar costos en una organización, a través del sector de Recursos Humanos, es mediante el desarrollo de las capacidades adecuadas, que permitan optimizar la prestación de servicios de este departamento.

Actualmente, los entornos de trabajo necesitan nuevos tipos de capacidades por parte de los colaboradores. Y si bien una formación específica es capaz de mejorar el rendimiento de los miembros del personal a corto plazo, una estrategia pensada a futuro implica que las compañías deberán definir roles y cargos multifuncionales.

Determinar este tipo de cargos ayudará a que las organizaciones no sólo sean capaces de responder a los difíciles retos comerciales que puedan surgir, sino que también sean capaces de ahorrar en cuanto a los distintos costes.

¿De qué forma se pueden definir estos tipos de roles? A través de la evaluación de los siguientes factores:

  • Rasgos de comportamiento.

  • Experiencia destacada.

  • Habilidades técnicas.

8. Sistematiza procesos administrativos y costos de distribución

Muchos procesos que implican sistematización pueden ser un buen lugar para la reducción de costos. Así que, pensar en alternativas que faciliten el desempeño de estas tareas es clave para una administración de costos eficiente.

Asimismo, en muchas ocasiones los costos de distribución de la información que resulta confidencial (como recibos o certificados) pueden resultar muy elevados.

Entonces, para una optimización de costos en este sentido, se puede pensar en formatos digitales que no impliquen recursos materiales.

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9. Usa la tecnología

En el mismo marco del punto anterior, una buena forma de optimizar costos en el área de Recursos Humanos es pensar en incorporar herramientas de inteligencia artificial de un HR Manager, como pueden ser el Big Data o, incluso, lo que es Machine learning y todo el tema del aprendizaje automático.

Gracias a este tipo de recursos, es posible optimizar el tiempo y agilizar los procesos empresariales.

10. Renegocia con tus proveedores

Es posible que hayas conseguido un buen proveedor y no te hayas puesto a la tarea de renegociar tus nuevas tarifas. Pues, aunque no lo creas, esta es una excelente opción para que puedas optimizar costos y realizar una mejor gestión de las finanzas de tu empresa.

Por lo tanto, nuestra recomendación es que planifiques una reunión con tus proveedores y procura realizar algunas de estas alternativas:

  • Plantea argumentos objetivos: aunque tus proveedores no estén por la labor de cambiar la tarifa, si te apoyas en argumentos sólidos y coherentes, con los que puedas justificar esa reunión, es posible que acaben cediendo.

  • Facilita los servicios para tu proveedor: una forma de cooperar con tu proveedor es la de evitar que invierta muchos recursos en ti. Si consigues reducir el tiempo de procesamiento de los pedidos, quizá esté más receptivo para una modificación en las tarifas.

  • Plantea un futuro mejor: en caso de que sean tiempos de crisis, puedes plantearle a tu proveedor la posibilidad de recuperar las tarifas anteriores cuando se supere el mal momento y se recuperen tus ventas. También, podrías optar por asegurarle que la reducción de tarifas aumentará tus ventas, lo que derivará en una mayor cantidad de pedidos y será beneficioso para la persona o ente que te suministra los productos.

11. Abastece tu empresa con sólo lo necesario

En este punto, no pretendemos que conviertas tu empresa en una organización austera, la cual no invierte en procesos o herramientas costosas. Lo que pretendemos establecer es que debes ser muy analítico y saber exactamente el suministro que puedas necesitar en cuanto a elementos de materia prima, tecnologías o, incluso, el talento humano.

La idea es poder aprovechar todos los elementos que tengas a la mano y evites un desperdicio de los mismos. Para ello, puedes apoyarte en los inventarios, los cuales representan una excelente herramienta para un mejor control de tus recursos.

optimización de costos en una empresa

Fuente: Pexels

El departamento de Recursos Humanos representa un papel estratégico en cualquier empresa. Poder gestionar el capital humano y pensar en cómo optimizar costos en personal resultan claves para construir procesos eficaces de productividad, competitividad y rentabilidad.

Ahorrar costos en recursos humanos permite conseguir mejores resultados con menos inversión al mismo tiempo que se implementan medidas para controlar otros aspectos de la empresa. Por ende, un HR Manager tiene que incluir en sus funciones estrategias de optimización de costos para que vayan en sintonía con la estrategia de la empresa.

Este ha sido nuestro post. Si quieres saber más acerca de la optimización de costos, inscríbete en nuestras Academias, donde tendrás acceso a todo el contenido y la información necesaria para poder gestionar tu empresa de la mejor forma posible y consolidarla en el mercado.

También te ofrecemos esta guía sobre costos de contratación, donde aprenderás a gestionar este tipo de gastos y poder optimizar los presupuestos de tu compañía.

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