🏅Optimización de costos: recomendaciones para empresas
10 recomendaciones para la optimización de costos en recursos humanos

10 recomendaciones para la optimización de costos en recursos humanos

Última actualización 27 de Abril del 2021Tiempo de lectura: 7 min.

Ariana Piccioni

La optimización de costos está asociada con el dinero pero cada vez más se vincula con las mejoras en los procesos de negocio.

La transformación digital y el valor agregado a cada área dependen de una administración de costos eficiente.

En esta nota veremos cuál es la mejor estrategia de optimización de costos y el papel del área de recursos humanos en este proceso.

 

¿Qué es la optimización de costos?

La optimización de costos es una idea que viene de las prácticas económicas japonesas y alemanas desde hace algunas décadas.

En este sentido, la estrategia para optimizar costos se basa en un enfoque holístico donde se realiza una revisión integral de todos los tipos de costos dentro de una cadena de producción.

En este proceso se piensa en construir y desarrollar constantemente revisiones dentro de la empresa y contemplando la economía global en la que se inserta. Aquí radica la diferencia entre optimizar y reducir costos.

La optimización de costos se puede aplicar desde lo individual hasta lo más global en empresas y es necesaria para poder generar eficiencia y reinversión, fortaleciendo los productos y servicios y mejorando la competitividad.

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Diferencias entre optimizar y reducir costos

La optimización de costos y la reducción de costos suelen ser expresiones que se usan como sinónimos indistintamente pero esto no es correcto.

El término optimización de costos se encuentra generalmente en las agendas de las empresas pero se va disolviendo su aplicación cuando la economía marcha bien.

En momentos de crisis se vuelve muy común que empresas y personas empiecen a pensar en reducciones de costos y gastos para protegerse.

Sin embargo, es importante comprender que existen factores clave para poder llevar adelante una administración de costos eficiente.

Las empresas deben tener presente que una optimización de costos en crisis no es suficiente y que se debe pensar como un proceso continuo.

 

Cómo optimizar costos en una empresa

Como decíamos antes, optimizar costos no es lo mismo que reducir costos ni ahorrar dinero.

El término se refiere más que nada a un proceso de gestión en el que se van generando análisis de costos y estrategia de optimización de costos.

En este punto existen dos cuestiones a tener en cuenta:

  • Los costos deben estar sujetos a un análisis exacto
  • Los costos están influenciados por factores externos
     

Dentro de los objetivos de una optimización de costos nos encontramos con uno general que es aumentar la rentabilidad de la organización.

Para saber cómo optimizar costos en una empresa, tenemos que pensar en las actividades que no generan valor y que pueden evitarse.

Además, todas las actividades de valor agregado tienen que llevarse a cabo de la manera más rentable posible con el mismo rendimiento.

Todo análisis de costos en una empresa puede llevarse a cabo por un consultor externo o por empleados internos que tienen que tener en cuenta dos ejes para ejecutarlo con éxito:
 

✅ Optimización de costos a mediano y largo plazo (globales, estratégicos)

✅ Optimización de costos a corto plazo (operativos)
 

optimización de costos

Fuente: Pexels

 

Optimización de costos en crisis

Además de considerar los ejes estratégico y operativos es posible distinguir diferentes tipos de costos relacionados con eventos puntuales específicos.

Existen varios escenarios posibles para necesitar una reducción de costos y para pensar qué significa optimizar costos.

Algunos de estos escenarios pueden ser:
 

📌 Descenso inesperado de ventas

📌 Disminución de los precios de venta

📌 Precios de materia prima

📌 Precios de compras en curso

📌 Optimización de costos anterior en pérdida 
 

En ocasiones se piensa en medidas relacionadas a la reducción de costos para poder paliar las crisis y mejorar resultados.

Muchas de ellas pueden funcionar para una situación particular y lograr asegurar la supervivencia de la empresa en el corto plazo pero probablemente afecten la vida futura de la organización.

En este sentido, es importante pensar en llevar adelante una administración de costos eficiente ya que se pueden obviar actividades que realmente son importantes como procesos de investigación y desarrollo, marketing o formación profesional.

Si una empresa pierde este tipo de actividades por un proceso inexacto de reducción de costos, arriesga su competitividad y se expone a problemas más reales que afecten a la empresa de todas maneras.

 

optimización de costos

Fuente: Pexels

 

Enfoque para una optimización de costos eficiente

Cuando pensamos en un proceso para optimizar costos, tenemos que considerar cómo estará enfocado y cómo se gestionará para que tenga éxito.

Un enfoque proactivo permite influir en los costos de manera temprana y continua para tener resultados lo más precisos posible. 

Gracias a las nuevas tecnologías como análisis predictivo mediante Big Data se puede realizar una administración de costos eficiente que sirva para planificar.

En cambio, un enfoque reactivo se basará solo en circunstancias particulares, sin ninguna planificación previa y sin incluir toda la cadena de valor ni todos los tipos de costos.

Por consiguiente, la elección de un enfoque reactivo siempre va a quedar en desventaja de un enfoque proactivo.

 

¿Cómo optimizar costos en recursos humanos?

Favorecer la optimización de costos de las empresas desde el área de personal es posible teniendo en cuenta algunas recomendaciones.

No todo tiene que ser drástico cuando pensamos en cómo optimizar costos en recursos humanos. 

Existen políticas y medidas que no perjudican a los empleados y que resultan una buena forma de ahorrar costos laborales.

Veamos 10 recomendaciones para optimizar costos en recursos humanos.

 

1. Retribución flexible

Toda empresa que necesite realizar cambios en el área de recursos humanos para ahorrar costos laborales debe pensar en planes de retribución flexibles.

Esto es posible gracias a ventajas fiscales y ahorro de impuestos que incrementan la imagen positiva de la empresa, volviéndola atractiva para captar nuevos talentos.

 

2. Medidas de flexibilización

Reducción de la jornada laboral, reestructuración de las funciones en los departamentos y áreas, optimización de tareas, externalización de procesos administrativos, traslados y desplazamiento de empleados. 

Todas estas se consideran medidas de flexibilización que permiten la optimización de costos ya que se piensa gradual y progresivamente en un modelo general y no particular.

 

optimización de costos

Fuente: Pexels

 

3. Seguridad Social bonificada

Al contar con todas las bonificaciones aplicadas, la empresa puede beneficiarse ya que resulta fundamental que conozca las actualizaciones normativas que la implican.

A veces puede parecer que es una reducción de costos acertada pero en realidad no se produce más que una postergación de ese costo que deberá ser asumido en el futuro.

 

4. Exenciones

Para ahorrar costos laborales en relación a los salarios, las empresas deben analizar constantemente sus nóminas y revisar particularmente las exenciones.

Existen algunas que deben aplicarse para ciertos grupos de personas y que resultan una forma de optimizar costos si se detectan en tiempo y forma.

 

5. Necesidad de talento

Al contar con el personal que posea el talento que necesita la empresa, los costos operativos se ven mejor aprovechados ya que se focalizan en los puntos en los que más se necesitan.

La optimización de costos en este sentido resulta del proceso cuidadoso de selección constante de personal adecuado para cada tarea.

 

6. Protección de datos

Siempre hay que tener en cuenta que para el ahorro de costos en políticas de recursos humanos se consideran muchos factores en muchos niveles.

La optimización de costos basada en la protección de datos personales es un punto clave debido a que si no se cumplen estas directrices puede llegar a desencadenarse una serie de perjuicios económicos como multas y sanciones.

 

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Fuente: Pexels

 

7. Convenios colectivos de trabajo

Las cláusulas presentes en los convenios colectivos de trabajo deben tenerse en cuenta para aplicarlos en cualquier plan que busque ahorrar costos en recursos humanos.

 

8. Costos de distribución

Los costos de distribución de la información que resulta confidencial (como recibos o certificados) pueden resultar muy elevados en oportunidades.

Para una optimización de costos en este sentido se puede pensar en formatos digitales que no impliquen recursos materiales.

 

9. Sistematización de procesos administrativos

Muchos procesos que implican sistematización pueden ser un buen lugar para la reducción de costos.

Pensar en alternativas que faciliten el desempeño de estas tareas es una clave para una administración de costos eficiente.

 

10. Uso de tecnologías

Además de las dos recomendaciones anteriores, una buena forma de optimizar costos es pensar en incorporar tecnologías digitales e inteligencia artificial en recursos humanos (tales como Big Data o Machine learning).

Esto es positivo ya que se puede efectivizar el tiempo a través de ellas.

 

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Fuente: Pexels

 

El departamento de Recursos Humanos representa un papel estratégico en cualquier empresa.

Poder gestionar el capital humano y pensar en cómo optimizar costos en personal resultan claves para construir procesos eficaces de productividad, competitividad y rentabilidad.

Ahorrar costos en recursos humanos permite conseguir mejores resultados con menos inversión al mismo tiempo que se implementan medidas para controlar otros aspectos de la empresa.

Un HR Manager tiene que incluir en sus funciones estrategias de optimización de costos para que vayan en sintonía con la estrategia de la empresa.

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