¿Cómo poner en marcha un plan de seguimiento de personal en empresas con +200 empleados?

El seguimiento de personal, sobre todo en empresas grandes, es una práctica fundamental para gestionar eficazmente el talento y fomentar el desarrollo de habilidades en el entorno laboral actual. Con el objetivo de maximizar el rendimiento y la productividad de los empleados, así como promover su crecimiento profesional, las organizaciones buscan implementar estrategias efectivas de seguimiento de personal. 

En este artículo, exploraremos en detalle qué es el seguimiento de personal en empresas, los aspectos clave a considerar, beneficios de implementarlo y cómo Crehana puede ser una solución integral para optimizar este proceso.

¿Qué es seguimiento de personal?

El seguimiento de personal se refiere al proceso de supervisar y evaluar el desempeño, desarrollo y crecimiento de los colaboradores dentro de una organización con un gran número de empleados. Esta práctica busca garantizar que cada individuo alcance su máximo potencial y contribuya de manera efectiva al éxito de la empresa. Mediante el seguimiento de los colaboradores, las empresas pueden monitorear de cerca el rendimiento de sus empleados, identificar áreas de mejora y proporcionar retroalimentación para promover un crecimiento continuo.

Hay compañías que manejan gran número de personal, es por esto que el seguimiento de personal se complejiza. Para esto, es necesario llevar a cabo una evaluación por sectores o por tareas para así tener un resultado completo de nuestros equipos de trabajo.

Recordemos que el seguimiento de personal en una empresa es bueno que se realice desde el área de los recursos humanos, pues esta es la encargada de velar por un ambiente laboral idóneo y a la vez productivo. Las labores de esta área van desde el monitoreo, la asignación y evaluación de las tareas. 

Cuestiones a revisar durante el seguimiento de personal

En resumen, el seguimiento de personal son varias acciones encaminadas a evaluar el rendimiento de una persona dentro de una empresa. Y son varios los aspectos que influyen en el buen desarrollo de las actividades como:

• Estado emocional.
• Estrés laboral.
• Disposición de recursos para el trabajo.
• Comunicación efectiva.
• Ambiente laboral.

Como vemos, todos estos aspectos son esenciales de revisar al hacer seguimiento de personal. No podemos afirmar que conocemos el estado de nuestros equipos de trabajo, debemos antes preguntar el estado de nuestros empleados.

 ¿Qué aspectos tener en cuenta para hacer seguimiento de personal?

Para lograr evaluar el personal, en especial hacer seguimiento a personal de nuevo ingreso, debes conocer en general la estructura de la empresa y las labores que se despliegan de cada dependencia. 

Partiendo de esto, ahora podemos revisar un listado de aspectos que siempre deberás evaluar: 

• Conocer la misión y visión de la empresa y cómo estos se definen en objetivos claros que los trabajadores deben conocer.
• Revisar la actitud participativa en los procesos de la empresa. A la vez, determinar en qué casos esta participación no se da.
• Analizar la evaluación que hace el supervisor del área de cada empleado.
• Observar si los objetivos de la empresa se alinean a los propósitos del empleado para su vida personal.

El seguimiento de personal nos dice que debe existir un equilibrio entre las áreas personales y laborales para que así los objetivos se alcancen. Es fundamental en todo caso conocer la  motivación en el trabajo y lograr que los trabajadores mantengan este sentimiento positivo y de crecimiento personal. 

 ¿Qué áreas evaluar en el seguimiento de personal?

Partiendo de las consideraciones anteriores, ahora veremos los aspectos en particular a evaluar durante el seguimiento de personal. 

John Whitmore en su libro Coaching: método para mejorar el rendimiento de las personas, nos dice que “no se trata de dar órdenes y obedecer, las personas de recursos humanos deberían inspirar a tomar acción y dar la potestad de apropiarse las ideas y objetivos para así sentirse parte de la empresa”. Se logra así un seguimiento personalizado.

De esta manera, antes de evaluar desde la posición del que ordena hacer algo, debes ponerte en los zapatos del otro para entender su posición. Así el seguimiento de personal es una especie de coaching donde la retroalimentación es fundamental para mejorar.

Áreas a evaluar en el proceso de seguimiento

• Productividad y calidad de trabajo: se puede medir mediante la cantidad de trabajo realizado durante la jornada laboral. Para mejorar este aspecto puedes sugerir metodologías ágiles en el trabajo o herramientas que reduzcan el tiempo dedicado.
• Eficiencia: se mide acorde a la complejidad del trabajo y la capacidad que tiene el trabajador de hacer en el menor tiempo una buena labor. Para mejorar la eficiencia se pueden proporcionar herramientas para el manejo del tiempo y de establecimiento de objetivos, sin dejar de lado los estándares de calidad de cada área.
• Objetivos: revisar si los objetivos son claros para cada área de trabajo y para cada trabajador. Entender cómo estos objetivos se alinean con la empresa. Para esto es bueno tener una guía del trabajador para hacer un seguimiento de personal más efectivo. 
• Actitud: esta se puede medir con la iniciativa, compromiso, interés y valor de pertenencia que tiene el empleado con la empresa. Se puede mejorar este índice al mostrar cómo la empresa aporta al proyecto de vida. Debemos tener feedback de cómo se sienten nuestros trabajadores. 
• Educación: debe evaluar si el trabajador cuenta con los conocimientos suficientes para desarrollar una labor, de lo contrario se puede saturar al tener que desarrollar labores no concernientes a su cargo o no contar en el momento con estas habilidades. Se debe capacitar de forma constante.

¿Por qué es importante hacer seguimiento de personal?

Son varios los beneficios que obtenemos si decidimos hacer un seguimiento de personal en nuestra empresa o equipo de trabajo. El seguimiento y evaluación de personal si se realizan de la forma correcta por área de trabajo, llevarán a la empresa a un desarrollo más alto y a cada uno de sus miembros. 

Te compartimos algunas de las razones más importantes con las cuales podrás decidir empezar a hacer seguimiento de personal en tu compañía, estas son: 

• Es la mejor manera de mejorar el rendimiento de tus empleados y de equipos completos.
• Te permite destacar a los empleados que cumplen con sus objetivos incentivando que otros lo hagan. A la vez, generar  crecimiento profesional.
• Ayuda a mantener felices e involucrados a tus trabajadores.
• Permite que los trabajadores se desarrollen profesionalmente y crezcan dentro de su área.
• Te ayuda a crear un ambiente donde los trabajadores se sientan parte de la empresa y conozcan los objetivos comunes a todos. 
• Puedes comprobar el nivel de formación y capacitación para cada área de trabajo e implementar formas de mejora. 
• Llegas a verificar si los trabajadores cuentan con las herramientas para el desarrollo de sus actividades.

Implementar el seguimiento de trabajadores en una empresa es parte de los procesos de transformación digital que toda empresa grande debe tener en cuenta. Por ello, te recomendamos esta Guía de transformación digital para líderes, en la que encontrarás información sobre la importancia de implementar herramientas de seguimiento de recursos humanos y el rol de los líderes en el éxito de estas implementaciones. 

Ebook de Crehana

¿Cómo llevar a cabo el seguimiento de personal en empresas grandes?

El seguimiento de personal en empresas grandes requiere una planificación cuidadosa y la implementación de procesos efectivos. Aquí hay algunas pautas para llevar a cabo un seguimiento de personal exitoso:

1. Escoge una metodología

Dentro de las metodologías se encuentran las fichas de seguimiento en las cuales puedes colocar rangos numéricos para calificar, también respuesta de elección múltiple y espacios para llenar. Es importante que estas metodologías se realicen con apertura y escucha hacia los trabajadores durante el seguimiento de personal.

Algunas de estas metodologías son:

• Escala de puntuación numérica para evaluar una acción.
• Selección de opciones entre a,b,c,d, para evaluar situaciones dentro del trabajo.
• Diario de seguimiento de personal: anotar las experiencias de la evaluación o hacer comentarios a los formatos anteriores. 
• Calificación de conductas.
• Evaluación por grupos de trabajo o áreas.

2. Crea una dinámica de autoevaluación

Luego, puedes crear una encuesta de seguimiento de personal la cual será respondida por una muestra de empleados. De esta manera se busca la autoevaluación la cual es muy importante para corroborar la percepción que cada trabajador tiene de sí mismo. 

No todos los empleados deben llenar el formato ya que el seguimiento de personal desde recursos humanos debe ser analizado y escoger a aquellos con mayor compromiso en el trabajo. Así lograrás medir el desempeño y compromiso y tener la validación de tus resultados por parte de los trabajadores. 

3. Haz una evaluación psicológica

En este punto del seguimiento de personal es recomendable que crees una ficha de seguimiento de las motivaciones y estado emocional de la persona. Estos registros son confidenciales y los debes hacer con ética para determinar el estado de ánimo de tus empleados.

4. Genera una evaluación conjunta

Finalmente puedes hacer seguimiento de personal acorde a las dinámicas de grupo: entre iguales, subordinados, jefes de área, delegados entre otros. Si te has preguntado cómo hacer seguimiento de mi personal en conjunto, aquí te contamos cómo. 

• Crea un formato donde cada integrante del equipo evalúe a sus compañeros pares, pero a la vez a sus subordinados, jefes o delegados. 
• Obtener permiso para el seguimiento de personal consentido por los participantes.
• No referirse a los nombres si no a los cargos los cuales se van a evaluar, explicar que esta evaluación es general y no en relación a una persona en particular.
• Es importante explicar sobre la objetividad de la evaluación y mostrar ejemplos de la evaluación a los trabajadores como guía.
• Evalúa y generaliza los resultados para dar un resultado por cargo y por equipo en general.

Herramientas para llevar a cabo el seguimiento de personal en empresas grandes

El seguimiento de personal en empresas grandes se puede simplificar y optimizar mediante el uso de herramientas especializadas. A continuación, se presentan algunas herramientas populares que pueden ayudar en este proceso:

• Software de gestión del desempeño: estas soluciones proporcionan funcionalidades para establecer objetivos, realizar evaluaciones de desempeño, generar informes y gestionar planes de desarrollo individualizado.
• Plataformas de retroalimentación y colaboración: estas herramientas facilitan la comunicación y el intercambio de retroalimentación entre los empleados y sus supervisores. Permiten una comunicación transparente, agilizando el proceso de seguimiento de personal.
• Sistemas de gestión del aprendizaje: estas plataformas brindan acceso a cursos de capacitación en línea y recursos de aprendizaje. Los empleados pueden desarrollar habilidades y competencias específicas mientras se realiza un seguimiento de su progreso y rendimiento.
• Soluciones de encuestas y evaluaciones: estas herramientas permiten recopilar datos y opiniones a través de encuestas y evaluaciones, lo que facilita la recopilación de información valiosa sobre el desempeño y la satisfacción de los empleados.
• Software de seguimiento y análisis de datos: estas soluciones ayudan a recopilar, organizar y analizar datos relacionados con el seguimiento de personal. Permiten generar informes personalizados y obtener información clave para la toma de decisiones estratégicas.

¿Cómo optimizar el seguimiento de personal con Crehana?

En Crehana, ofrecemos una plataforma integral que combina múltiples funcionalidades para el seguimiento de personal en empresas grandes. Nuestra solución incluye herramientas de gestión del desempeño, retroalimentación en tiempo real, seguimiento de habilidades y desarrollo profesional. 

Con nuestras soluciones, las empresas pueden llevar a cabo un seguimiento de personal efectivo y maximizar el potencial de sus colaboradores.

Plataforma de desempeño

La herramienta de desempeño de Crehana permite identificar las áreas de oportunidad dentro de la organización, lo que conduce a equipos más productivos. Con ella, puedes medir la productividad y eficiencia de tu compañía, lo que te permite tomar decisiones más acertadas durante el seguimiento de personal. Con un enfoque en el crecimiento individual, esta herramienta impulsa el rendimiento y el cumplimiento de metas en tu organización.

Plataforma de Desempeño de Crehana

Plataforma de Desarrollo

La plataforma de desarrollo de Crehana centraliza la capacitación y el aprendizaje de tus equipos, proporcionando contenidos y recursos de alta calidad. Con esta herramienta útil para el seguimiento de personal, puedes gestionar los indicadores clave de rendimiento (KPIs) relacionados con el desarrollo del talento y mejorar el rendimiento de tus equipos fortaleciendo sus habilidades.

Plataforma de Desarrollo de Crehana

Plataforma de clima laboral

La herramienta de clima laboral de Crehana es una valiosa aliada para administrar la cultura interna y la satisfacción de tu equipo. Al mejorar el clima laboral, puedes fomentar un entorno de trabajo positivo y propicio para el crecimiento del talento. 

Esta plataforma te permite evaluar el ambiente laboral, identificar áreas de mejora y tomar medidas para aumentar la satisfacción y el compromiso de tus empleados. Al contar con un clima laboral favorable, tu equipo estará más motivado, lo que se traducirá en un mayor rendimiento y productividad en tu organización, haciendo rendir al máximo tu inversión en capital humano. 

Plataforma de clima laboral de Crehana

Implementar un seguimiento de personal en empresas, sobre todo en aquellas de gran tamaño, es esencial para potenciar el crecimiento, la productividad y el desarrollo de habilidades de los empleados. A través de un enfoque integral que abarque la evaluación del desempeño, la retroalimentación constante y el acceso a oportunidades de capacitación, las organizaciones pueden maximizar el potencial de su talento humano.

Al invertir en un seguimiento de personal efectivo y utilizar herramientas como las ofrecidas por Crehana, las empresas pueden impulsar el talento de sus colaboradores, mejorar el rendimiento y mantenerse competitivas en un entorno empresarial en constante evolución.