¿Cómo crear un presupuesto de reclutamiento y reducir costos en una empresa grande?

El presupuesto de reclutamiento es un instrumento que no solo es útil para el área de Finanzas y Contabilidad conozca de antemano el costo a la hora de hacer un balance general; también es imprescindible para optimizar la dedicación de tiempo y recursos en este proceso de RRHH. De hecho, un estudio de SHRM demostró que el costo promedio por contratación es de casi $4700.

Reclutar y contratar nuevos empleados tiene su costo. Por eso, aquí te compartimos todo acerca del presupuesto de reclutamiento: qué es, por qué es importante y cómo hacerlo en una empresa de más de 500 colaboradores.

¿Qué es un presupuesto de reclutamiento?

El presupuesto de reclutamiento es un tipo de presupuesto de Recursos Humanos. Consiste en una planificación financiera clave para las empresas grandes, que se enfoca en el proceso de selección de empleados para cubrir posiciones de todo tipo, ya sea estratégicas u operativas. En este presupuesto, el equipo de RRHH contempla aquellos costos, medios, canales y formas en las que se realiza el proceso de selección, dedicando sus esfuerzos para atraer y retener a los mejores candidatos.

Por lo tanto, en el marco de una empresa grande, el presupuesto de reclutamiento ayuda a prever costos fijos y variables implicados, como la publicidad de ofertas de trabajo en bolsas de empleo, evaluaciones de competencias, entrevistas y compensaciones a los candidatos. También, es útil para buscar estrategias que contribuyan a la reducción de costos sin perder la calidad.

¿Por qué es importante el presupuesto de reclutamiento?

La relevancia del presupuesto de reclutamiento para empresas de más de 500 empleados radica en que permite administrar y gestionar cada uno de los costos involucrados en el proceso de selección de personal. De esta manera, se puede tener claridad sobre las finanzas y requerimientos mensuales que se necesitan para poder lograr los objetivos de forma eficiente.

En adición, contar con un presupuesto de reclutamiento supone grandes ventajas para este tipo de compañías porque ayuda a parametrizar los procesos internos de selección a partir del desarrollo de lineamientos. Sin dudas, esto da lugar a una gestión mucho más estructurada y hace que todas las personas involucradas en el proceso puedan llevar a cabo su tarea fácil y eficientemente.

Pero un presupuesto de reclutamiento y selección de personal no solo es útil para tener métricas y valores que ayuden a la comprensión del comportamiento de la organización, también facilita el desarrollo de previsiones de costos mensuales y anuales para el departamento. Por consiguiente, se obtiene una mejor planificación financiera y una optimización de los recursos disponibles con menos rotación de empleados.

En resumen, estos son los principales beneficios de un presupuesto de reclutamiento para grandes empresas:

• Eleva la calidad de los candidatos: puedes invertir en mejores canales de reclutamiento, herramientas de evaluación y selección de candidatos cuyo perfil esté alineado con la visión y los valores de tu organización.
• Reducción de costes: tienes un dominio superior en el control de los costos asociados a nuevos empleados, lo que te permite ajustar y optimizar los gastos.
• Mayor eficiencia: puedes activar un proceso de selección eficiente y estructurado, con más rapidez y calidad en la contratación.
• Más flexibilidad: es más fácil adaptar y ajustar las estrategias y presupuestos en función de las necesidades y cambios en el mercado laboral.
• Mejora la imagen empleadora: tener un proceso de reclutamiento profesional e invertir en atraer y seleccionar a los mejores talentos puede mejorar la reputación de tu empresa para atraer a empleados con habilidades avanzadas en futuras oportunidades de trabajo.

¿Cómo hacer un presupuesto de reclutamiento?

Hacer un presupuesto de reclutamiento puede parecer muy fácil pero es necesario recabar información y realizar unos cuantos cálculos. Aquí te compartimos el paso a paso en detalle.

1. Analiza las necesidades del personal

El primer paso en la elaboración de un presupuesto de reclutamiento es identificar las necesidades de personal de la empresa. Para hacer esto, debes comenzar por analizar cuáles son los puestos que próximamente deben cubrirse. Una forma de identificarlos es mediante el diálogo constante con gerentes y líderes de cada área.

Esta retroalimentación te servirá para comprender cuáles son aquellas habilidades y competencias que están faltando en sus equipos y que necesitan ser cubiertas. Es decir, habrá casos en los que una adecuada capacitación disminuye la brecha de habilidades existente, pero habrá otros en los que se requiere contratar talento especializado.

A propósito, con Crehana puedes diagnosticar el nivel de habilidades en tus equipos. Evalúa a cada persona de tu compañía en áreas y habilidades específicas a través de Machine Learning.

Además de esto, es importante evaluar los tiempos estimados para cubrir las vacantes. Es decir, cuánto tiempo se tardará en encontrar a los candidatos ideales y en integrarlos a la empresa. Se pueden emplear herramientas y técnicas de análisis de datos para proyectar tendencias y ser más preciso en el proceso.

2. Calcula los costos asociados

Lo siguiente que debes hacer es analizar cuáles son los gastos de tu equipo en este proceso, en un determinado período de tiempo. Posteriormente, debes calcular cuáles son los costos internos y cuáles los externos:

• Costos internos: es la inversión interna para llevar adelante el proceso de reclutamiento. Por ejemplo, el cumplimiento legal, los costos de desarrollo de los empleados, los gastos administrativos y los salarios de los especialistas en selección.
• Costos externos: aquellos gastos que se hacen a partir de la contratación de servicios de organizaciones o profesionales externos. Por ejemplo, servicios de consultoría y publicidad de reclutamiento.

Ten en cuenta que, como se menciona en nuestra guía sobre costos de contratación, los costos externos pueden llegar a ser mucho más altos que los internos, por eso es tan importante tenerlos en cuenta.

Fuente: Crehana

3. Define el presupuesto de reclutamiento

El tercer paso en la elaboración de un presupuesto de selección y reclutamiento es la definición del mismo, el cual debe estar basado en los costos reales que se necesitan teniendo como referencia los cálculos que has realizado en el punto anterior.

Aquí es importante considerar que estos costos de reclutamiento pueden variar según la complejidad de la vacante y el perfil del candidato ideal. Una buena práctica es que el presupuesto asignado sea proporcional al nivel de complejidad de la posición en cuestión y que se ajuste de acuerdo con el perfil de los candidatos que se buscan.

Por ejemplo, supongamos que necesitas contratar a un gerente de proyectos con un perfil altamente especializado en una industria en particular, por lo que debe tener una amplia experiencia laboral. Es muy probable que los costos sean significativamente mayores que si estuvieras buscando cubrir una vacante para un puesto administrativo junior.

Asimismo, este presupuesto de reclutamiento debe ser realista y adecuado para llevar adelante el proceso sin que afecte negativamente las finanzas de la organización.

4. Desarrolla una estrategia de reclutamiento efectiva

No todo queda en el armado del presupuesto de selección. Lo siguiente es diseñar y aplicar estrategias de reclutamiento eficaces. Desde luego, escoger al candidato adecuado no es un punto que deba tomarse a la ligera. Si quieres crear equipos autónomos, diversos y con un alto potencial e impacto en el negocio, este paso es fundamental.

En este artículo sobre estrategias de reclutamiento, te compartimos al menos 26 técnicas que puedes poner en práctica para encontrar al talento ideal de tu empresa. Por ejemplo, trabajar el employer branding, priorizar la movilidad interna, considerar la recontratación laboral, mejorar el proceso de onboarding y crear un programa de recomendación.

5. Asigna recursos

¿Quiénes son los encargados de llevar a cabo el proceso de selección? Es fundamental que asignes tareas específicas a los miembros de tu equipo de RRHH durante el proceso de reclutamiento. Además, debes asegurarte de que cuentan con el tiempo suficiente para realizarlo.

Sin embargo, esto no es nada sencillo cuando se trata de empresas de gran tamaño. Por lo tanto, hay que considerar la adquisición de herramientas tecnológicas para la selección como apoyo. Este es el caso de un software especializado en reclutamiento y contratación que también ayuda a centralizar información relacionada, facilitando el análisis de datos y la toma de decisiones.

A propósito sobre el impacto de la digitalización en Recursos Humanos, Rosy Barrón, Country Manager de Holmes HR que participó en nuestro podcast Amazing People, mencionó: “Si tu quieres hacer un departamento realmente efectivo sin invertir más, entonces, tengo que hacer que toda esta tarea administrativa, que no da valor, se automatice (...) ¿Sabes cuánto tiempo te puedes tardar en recoger datos de tu gente? La tecnología te beneficia; te vuelves más efectivo”.

6. Realiza un correcto seguimiento y evaluación

Una vez que has asignado los recursos contemplados en tu presupuesto de reclutamiento, tienes que hacer un seguimiento constante de los resultados y evaluar el rendimiento de dicho proceso.

• El establecimiento de indicadores de desempeño es clave ya que con ellos se puede medir la efectividad de la selección. Algunos ejemplos de estos indicadores pueden ser el tiempo promedio de contratación, el costo de contratación por candidato, el número de candidatos por vacante, entre otros.
• El registro de los gastos de cada reclutamiento que inicies es otra forma de evitar que se produzcan gastos superiores a los previstos.

Fuente: Crehana

Aún así, hay que considerar cómo se priorizan las iniciativas de optimización de costes en todo el departamento. Como se señala en una investigación de Gartner, estos esfuerzos no consiguen producir todo su potencial cuando no se evalúan sistemáticamente: requieren una comprensión clara y rigurosa.

En otras palabras, realizar un seguimiento y evaluación adecuados de tu presupuesto de selección y reclutamiento te permitirá tener una mejor comprensión del rendimiento y te ayudará a tomar decisiones más informadas en el futuro.

Como recomendación final, no olvides documentar el proceso y llevar un registro detallado de los gastos; de esta forma, podrás identificar posibles áreas de mejora. Asimismo, podrás hacer los ajustes necesarios para una mayor eficiencia y también reducir los costos asociados.

Si bien el área de selección se enfrenta a diferentes desafíos a diario, herramientas e instrumentos como el presupuesto de reclutamiento te ayudarán a disminuir riesgos. ¿El secreto? La constancia, investigación e implementación de estrategias para facilitar y estandarizar procesos.