Descubre cómo funciona Microsoft Project y cómo usarlo para la gestión de proyectos

¿Sabías que Microsoft Project es un software popular para la gestión de proyectos? ¿Tenías idea de que puedes usar Microsoft Project para lograr los objetivos de tu negocio? ¿Cómo sueles organizar y delegar las funciones y tareas de los proyectos de tu empresa?

Si quieres que tu negocio crezca y quieres cumplir tus metas personales y empresariales, entonces, es necesario que inviertas tu tiempo y tu presupuesto en la utilización de una buena herramienta de gestión de proyectos como Microsoft Project.

En esta nota te contaremos qué es Microsoft Project, qué beneficios aporta MS Project —como también se le conoce a este programa— en la gestión de proyectos, cómo descargar e instalar el software, cuáles son sus características y muchas otras cosas más.

¿Qué es Microsoft Project?

Microsoft Project es una herramienta de administración de proyectos avanzada y sencilla para planear, administrar y entregar cualquier proyecto a tiempo. Puedes trabajar desde proyectos individuales hasta grandes iniciativas que involucran a un gran equipo de trabajo.

Entonces, si quieres mantenerte organizado, enfocado y pendiente de cada avance de un proyecto importante, Microsoft Project es una herramienta con la que lo puedes conseguir.

Debes tomar en cuenta que Microsoft Project 2019 es la versión más reciente de Project. Las versiones anteriores incluyen Microsoft Project 2016, Microsoft Project 2013, Microsoft Project 2010 y Project 2007. Además, Microsoft Project 2019, es compatible con Windows 10.

Imagen: MS Project

Cualquier persona que busque programas de gestión de proyectos, debería considerar a Microsoft Project como una gran alternativa. ¿Aún no estás convencido? Para esto estamos aquí, para ayudarte a tomar una decisión sabia y, además, para explicarte cómo funciona Microsoft Project y cuáles son sus ventajas.

¿Cómo descargar e instalar Microsoft Project?

Como te comentamos líneas arriba, la versión más reciente es Microsoft Project 2019, que se ejecuta solo en Windows 10. Entonces, si quieres descargar Microsoft Project, debes tomar en cuenta que hay tres planes de precios para las soluciones que están basadas en la nube.

Bien, el plan más económico en Microsoft Project es de 10 dólares por usuario al mes. Cuenta con funciones limitadas y no incluye herramientas esenciales como informes, envíos de timesheet y administración de recursos.

El siguiente nivel de los planes de Microsoft Project es de 30 dólares mensuales por usuario con un compromiso anual de por medio. Incluye funciones que no están disponibles en la primer plan; pero no incluye la gestión o planificación de los recursos empresariales

Por último, existe el plan de Microsoft Project de nivel superior. El pago es de 55 dólares mensuales por usuario y, también, tiene un compromiso anual. Esta versión tiene todas las funciones del software.

Imagen: MS Project

Si es la primera vez que estás utilizando una herramienta de gestión de proyectos, como Microsoft Project, te recomendamos empezar con el plan más económico y, luego, si el equipo crece y los proyectos son más grandes, puedes migrar al segundo o tercer plan. 

En tal sentido, sin importar el plan de Microsoft Project que elijas, para descargar e instalar la herramienta, tendrás que registrarte primero y luego descargar el software (si eliges el segundo o tercer plan). Si seleccionas el primer plan, solo necesitarás registrarte porque todo se gestiona a través del explorador web.

¿Cuáles son las características de Microsoft Project?

La última versión de Microsoft Project viene con muchas novedades, características y funciones que enriquecerán tu experiencia como usuario y como líder de gestión de proyectos.

No importa la metodología ágil que escojas para desarrollar tus proyectos, lo importante es que Microsoft Project sea la herramienta imprescindible que te ayude a lograr tus objetivos. Conoce cuales son sus características para que puedas sacarle el máximo provecho.

• Trabaja de forma flexible. Escoge entre una variedad de herramientas y enfoques que se adecúen a tus necesidades empresariales.
• Visualiza tus proyectos. Crea una vista centralizada de todos los programas y proyectos de tu negocio.
• Planea tus proyectos. Simplifica el proceso de planeación y reduce el tiempo de aprendizaje, ya que tiene herramientas como la vista de escala de tiempos y una  plantilla de cronograma de Gantt.
• Utiliza las plantillas integradas. Elige entre una amplia variedad de plantillas personalizadas e integradas en Microsoft Project. 
• Mejora tus resultados. Crea paneles interactivos para ver el estado general y explora los detalles mediante la visualización de Power BI.

Imagen: MS Project

Por las razones que mencionamos, aprender cómo se administra un proyecto con Microsoft Project, no es una tarea complicada. Así que no tengas miedo de dirigir tu negocio de manera personalizada en Microsoft Project, según las necesidades de cada proyecto. 

Entonces, como resultado, si lo que buscas es una herramienta que te ayude a cumplir con los plazos establecidos, asignar las tareas a los miembros del equipo, agregar una programación cuando lo requieras y supervisar las fechas de vencimiento de cada tarea asignada, entonces, deberías darle una oportunidad a Microsoft Project.

¿Cómo funciona Microsoft Project?

Una vez que tienes acceso al software de Microsoft Project, puedes empezar a gestionar proyectos y planificar las tareas que hacen falta para cumplir determinados objetivos. Todos los datos que introduzcas sobre el proyecto en Microsoft Project se mostrarán de forma gráfica a través de diferentes tipos de vistas.

También puedes configurar la manera en la que se llevarán a cabo las tareas. Por ejemplo, puedes establecer que no es posible iniciar un determinado tipo de tareas hasta haber completado las que le preceden. Llegó el momento de hablar sobre cuáles son las funciones de Microsoft Project, para ello, vamos a explorar algunas de las principales funciones del programa.

Funciones de gestión y planificación

No te preocupes si no sabes cómo se administra un proyecto con Microsoft Project, porque el programa tiene funciones avanzadas para la gestión y planificación de tus proyectos. Además, todo se puede hacer de forma intuitiva, porque la interfaz del software pone a la vista todo lo que se necesita para lograr la gestión de proyectos.

Entonces, ¿cómo funciona Microsoft Project y qué se puede hacer con sus funciones de gestión y planificación? Estas son algunas de las cosas que puedes hacer.

• Priorización de tareas y programación: Microsoft Project utiliza lista de tareas, tableros kanban, hojas de ruta de proyectos y diagramas de Gantt. Los usuarios pueden enumerar las tareas, establecer la duración y agregar cualquier detalle adicional.
• Calendario de equipo compartido: Microsoft Project brinda a los usuarios la facilidad de crear calendarios personalizados para una o varias tareas y, además, todos los miembros del proyecto pueden usarlo y visualizarlo.
• Gestión de recursos: ejecuta un seguimiento de los recursos de trabajo, de los recursos de materiales, de los recursos de costos y de los recursos de gastos utilizando gráficos en Microsoft Project.
• Seguimiento del tiempo: establece periodos de duración para la finalización de las tareas cuando las planificas en lista y en la sección de Gantt. Esta acción te permite medir los plazos propuestos frente al tiempo de finalización real.

Imagen: MS Project

Funciones de colaboración

Microsoft Project también tiene funciones que optimizan el trabajo en equipo y permiten que un equipo de trabajo pueda colaborar en determinados proyectos a distancia.

Entonces, ¿cómo funciona Microsoft Project y cuáles son sus funciones de colaboración? Toma nota de las siguientes funciones:

• Uso compartido de archivos: exporta tu proyecto creado en Microsoft Project y envíalo por correo electrónico.
• Aplicación móvil: Microsoft Project ofrece una versión móvil de su software para usuarios de iOS y Android. Sincroniza tu proyecto y permanece en contacto con los miembros de tu equipo para que puedan coordinar las tareas del proyecto en ejecución.

Funciones de seguridad

Este software también tiene algunas herramientas para brindarle seguridad a tu proyecto, sobre todo, porque evita el acceso de personas que no estén vinculadas con él. Esto hace de Microsoft Project una herramienta robusta y segura para la gestión de proyectos.

Entonces, ¿cómo funciona Microsoft Project y cuáles son sus funciones de seguridad?

• Autenticación de dos factores (2FA): Microsoft Project te permite configurar una verificación de identidad adicional a través de 2FA.
• Integraciones de inicio de sesión único (SSO): Microsoft Project es parte del ecosistema de Office 365, esto quiere decir que puedes aprovechar las capacidades de SSO de Azure.
• Permisos de cuenta: protege tus activos mediante el uso de controles granulares de permisos (tarea, equipo y proyecto), para restringir el acceso solo a los usuarios correctos.

Funciones presupuestarias

Si tienes más o menos idea de cómo usar Microsoft Project, entiende que el software ofrece soluciones para la gestión de proyectos de forma integral. Por ello, tenemos que mencionar que el programa tiene funciones que optimizan el uso de los recursos que se invierten en cada proyecto.

Entonces, ¿cómo funciona Microsoft Project y cuáles son sus funciones presupuestarias?

• Informes presupuestarios: las funciones presupuestarias de Microsoft Project utilizan campos de costos presupuestarios personalizados en los resúmenes de los proyectos. Estos informes presupuestarios se pueden ver en el panel del proyecto y, además se pueden exportar.
• Hojas de tiempo: Microsoft Project te permite crear y enviar hojas de tiempo personalizadas para que puedas realizar la facturación y la gestión de nómina.

Definitivamente, el software de gestión de proyecto de Microsoft, Microsoft Project, es una herramienta potente con muchas ventajas a nivel de funcionalidad. Microsoft Project es conocido por ser una herramienta de fácil uso, flexible para una variedad de objetivos y tamaños de proyectos y, además, por contar con una experiencia de usuario visualmente intuitiva y familiar.

Imagen: MS Project

¿Qué beneficios nos aporta MS Project en la gestión de proyectos?

¿Sabías que una de las mejores herramientas de gestión de proyectos para mejorar los resultados que obtienes en tu negocio es Microsoft Project? ¡Así es! Esta herramienta ofrece una serie de ventajas muy amplias para quienes la saben utilizar.

La gestión de proyectos suele ser una actividad complicada y demandante en cualquier entorno, si no se cuenta con las herramientas adecuadas es muy difícil organizar las tareas y lograr que todas las personas cumplan con los objetivos que le corresponden. Utilizando Microsoft Project es posible ejecutar los proyectos de una empresa de forma ordenada, a tiempo, y asegurando resultados positivos.

En este apartado te queremos comentar cuáles son las ventajas de utilizar MS Project en la gestión de proyectos de tu empresa. Entonces, ¿qué beneficios nos aporta la herramienta de Microsoft Project para la gestión de proyectos? Pasemos a verlo.

Con Microsoft Project puedes completar tus proyectos a tiempo

Uno de los beneficios más importantes de Microsoft Project es que permite que todos los miembros de un equipo de trabajo estén enterados de qué es lo que deben hacer para completar un proyecto. MS Project tiene algunas funciones con las que es posible ver de forma ordenada todas las tareas pendientes y los plazos de vencimiento de cada una.

Si eres el encargado de llevar la gestión de un proyecto, puedes utilizar Microsoft Project para establecer las fechas de inicio y finalización de las tareas, seleccionar a los encargados de cumplir cada actividad, y ver qué tal avanza un proyecto a través de diferentes vistas, entre las que se incluyen un tablero de tareas, un tablero Kanban y una línea de tiempo.

Te ayuda a organizar el trabajo de una forma muy sencilla

Microsoft Project es ideal para organizar el trabajo y llevar a cabo la gestión de proyectos, sobre todo, porque su interfaz es muy intuitiva y fácil de usar, pero también, porque permite hacer un desglose de tareas y paquetes de trabajo con el que todo queda más claro.

Este software de gestión de proyectos permite que las personas creen una lista de tareas con tan solo un par de clics, también se pueden asignar a los responsables de cada actividad a través de su sistema de drag and drop, y configurar todo lo que hace falta para que los proyectos se ejecuten de la mejor manera posible.

Imagen: Administrando proyectos

Te aporta datos de valor para tomar decisiones

Las vistas de Microsoft Project y sus funciones de análisis de datos permiten que sus usuarios puedan ver con más claridad cuáles son las cosas que están funcionando y cuáles no. De esta manera, se pueden tomar decisiones que contribuyan a la optimización de las estrategias de trabajo y lograr mejores resultados.

Por ejemplo, si se integra con Power BI, resulta muy sencillo entender cuáles son las áreas ineficientes dentro de la empresa, y qué es necesario para optimizar los procesos en la gestión de proyectos.

Es ideal para optimizar el trabajo en equipo

También debemos mencionar que Microsoft Project es flexible y se adapta a las necesidades de cada proyecto. Es decir, solo tienes que aprender cómo funciona Microsoft Project y adaptar el programa a la metodología de gestión de proyectos que utilizas para coordinar tus equipos de trabajo, porque el software es totalmente personalizable. Puedes usar MS Project con cualquier tipo de gestión de proyectos.

Además de que con MS Project puedes usar cualquier tipo de gestión de proyectos, tienes opciones para seleccionar las vistas que te parezcan más cómodas, evaluar el progreso que se ha obtenido con un proyecto, y configurar todos los parámetros que hagan falta para sacar el máximo provecho de tus equipos de trabajo. Vale destacar también que el programa está optimizado para trabajar en dispositivos móviles, por lo que se puede utilizar en cualquier momento y desde cualquier lugar.

Microsoft Project se integra muy bien con otras herramientas

En este punto ya debes conocer cuáles son algunas de las integraciones de Microsoft Project, sin embargo, hay que destacar que la lista es muy amplia. Puedes integrar el software con el resto de programas de Microsoft 365, especialmente, con Microsoft Teams, Microsoft Power BI y Microsoft Azure.

Es probable que ya estés familiarizado con otros programas de Microsoft 365, así que te resultará muy sencillo entender cómo funciona Microsoft Project y ampliar todas sus funciones con los demás programas con los que se puede integrar.

Ahora que ya sabes cuáles son los beneficios de Microsoft Project, puedes decidir con más seguridad si efectivamente se trata del programa que estás buscando para llevar a cabo la gestión de proyectos en tu empresa.

Desventajas de Microsoft Project

Así como hablamos de las ventajas de Microsoft Project, es necesario que comentemos cuáles son las principales desventajas que tiene el software. De esta manera podrás saber qué tomar en cuenta al momento de decidir si es el programa que necesitas para la gestión de proyectos en tu empresa.

Una de las desventajas más importantes de Microsoft Project es que el programa tiene muy pocas integraciones con software de terceros, un punto bastante importante si lo comparamos con otras herramientas de gestión de proyectos. Es decir, solo podrás utilizar el software de forma integrada con los otros programas de Microsoft 365.

De igual manera, hay que resaltar que Microsoft Project no es el mejor software de gestión de proyectos en lo que respecta a funciones de colaboración, existen mejores alternativas en el mercado, con las que resulta muy sencillo trabajar en equipo.

A grandes rasgos, las desventajas más importantes de Microsoft Project son la falta de integración y de funciones para optimizar el trabajo en equipo. Sin embargo, la lista de ventajas es mucho más amplia y tiene más peso que estos puntos que te acabamos de comentar.

Si quieres sacarle provecho a MS Project, te recomendamos revisar nuestro curso de Project Management: Planificación de proyectos, con el que aprenderás todo lo que necesitas para gestionar proyectos de forma efectiva.

Imagen: MS Project

Si alguna vez has trabajado con productos de Microsoft, no tendrás problemas para adoptar este nuevo software de gestión de proyectos. Si usas sabiamente y estratégicamente la herramienta de Microsoft Project, entonces, estarás agregando un valor sustancial a tu negocio y a tu flujo de trabajo.

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¡Hasta pronto!