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¿Qué es una función en Excel? Descubre la magia detrás de las fórmulas que te facilitan la vida

¿Qué es una función en Excel? Descubre la magia detrás de las fórmulas que te facilitan la vida

Última actualización 10 de Noviembre del 2021Tiempo de lectura: 7 min.

Carolina Jojoa

¿Estás aprendiendo Excel y aún no tienes claro qué es una función en Excel y cómo se utiliza? No te preocupes ¡Llegaste al lugar indicado!

Al explorar Excel es normal que nos sintamos perdidos con tantos términos, pero no tienes que asustarte. La naturaleza cartesiana de Excel y sus elementos son realmente sencillos de entender; solo tendrás que practicar y familiarizarte con su interfaz y su lenguaje.

En esta ocasión, en este post, empezaremos por enseñarte qué es una función en Excel, para qué sirven las funciones en Excel y los tipos de funciones que existen en Excel.

¿Qué es una función en Excel?

Empecemos por resolver qué es una función en Excel. Una función en Excel es una operación predefinida que realiza cálculos utilizando valores (argumentos) específicos en un orden particular (estructura). Están creadas, principalmente, para ahorrarnos tiempo y para que Excel se encargue de todo lo demás.

“Dicho en otras palabras, Excel se encarga de todo el cálculo, fórmula o acción, por nosotros, y solamente nos pide que le indiquemos la función y los datos; como los argumentos”, según explica Julieta Santarelli, contadora pública con maestría en Management & Analytics, quien dicta el curso Excel básico para principiantes.

En términos prácticos, para entender qué es una función en Excel, podemos verlo como una especie de códigos atajos que nos ahorran tener que escribir toda una operación matemática o todo un cálculo/análisis de determinados datos.

 

Estructura de una función en Excel

Ahora, después de entender qué es una función en Excel, debes aprender cómo aplicar una función en Excel, para lo cual es necesario que sepas cuál es la sintaxis o estructura de una función en Excel.

Al respecto, Julieta Santarelli indica las partes de una función en Excel, entendiendo que una función siempre se compone de los siguiente elementos:

  • Signo igual (=) + el nombre de la fórmula: para indicarle a Excel que realice el cálculo y devuelva el resultado de la fórmula que a continuación escribiremos.
  • Un paréntesis de apertura: dentro del cual vamos a empezar a introducir los argumentos de la función, para eso debes tener claro qué es el argumento de una función en Excel, como te explicamos en el siguiente elemento.
  • Argumentos: pueden ser una constante (palabra, número, fecha), una referencia (celda o rango) o una función (que serían funciones anidadas). Estos deben ir separados por comas (,) o puntos y comas (;), dependiendo de la configuración.
  • Por último, un paréntesis de cierre: al apretar enter, tendremos el resultado.

Estructura de una función en Excel

Fuente: Crehana

Ahora que ya entendemos qué es una función en Excel y cuál es su sintaxis debes, además, saber diferenciarla de otro término muy utilizado, pero estrechamente ligado a la función en Excel: la fórmula.

Diferencia entre fórmula y función en Excel

Para identificar mejor qué es una función en Excel, es necesario diferenciar qué es una fórmula y qué es una función en Excel.

Por un lado, una fórmula matemática es “un conjunto de operaciones entre números y operadores matemáticos, que resuelven un cálculo devolviendo un resultado”. En este sentido, si tenemos datos numéricos, podemos hacer varias fórmulas en la plantilla de Excel, tal y como si usaramos una calculadora con operadores matemáticos, que ya conocemos:

operadores matemáticos en Excel

Fuente: Crehana

Según indica Microsoft Support, la fórmula en Excel “siempre empieza con un signo igual (=), seguido de números, operadores matemáticos (como los signos de más y menos) y funciones, que pueden ampliar el poder de una fórmula”, 

Ejemplo de una fórmula en Excel puede ser la multiplicación de 4 por 8: =4*8. 

Al escribirlo en una celda de Excel y apretar enter, el sistema te tiene que devolver el resultado: 32.  De la misma forma, puede hacerse con coordenadas de celdas que contienen valores, como lo veremos en la siguiente imagen, donde se multiplicará 4*10 (B5*C5), y se sumará 6+6+10 (B7+CY+D7):

formulas en Excel

Fuente: Crehana

Por otro lado, ejemplos de función en Excel son: SUMA, BUSCAR, EXTRAE, etc., que funcionan como una especie de ‘códigos atajos’ que pueden usarse para ejecutar operaciones simples o complejas. 

En el siguiente ejemplo sumaremos en repetidas ocasiones el número 2, pero en este caso no hará falta que pongamos el signo más (+) tras cada dato para sumar, sino que utilizaremos la función SUMAR, o SUM en inglés:

funciones en Excel

Fuente: Crehana

Tipos de funciones en Excel

Y si te preguntas cuáles son las funciones de Excel, debes saber que existen diferentes grupos y que se categorizan, valga la redundancia, según su función.

Excel tiene una gran cantidad de funciones que te permiten hacer cualquier cosa que se te ocurra. Además, se pueden combinar distintas funciones, como sucede en algunas fórmulas de Excel avanzado.

  • Funciones matemáticas y trigonométricas: una función matemática en Excel sirve para hacer cálculos matemáticos y trigonométricos, usando datos numéricos. Por ejemplo: función =SUMA(), o función =PRODUCTO().
  • Funciones estadísticas: permiten calcular análisis estadísticos de los datos, como máximos =MAX(); mínimo =MIN() y promedios =PROMEDIO(). También están la función =CONTAR() y la función =CONTAR.SI().
  • Funciones lógicas: permiten evaluar expresiones lógicas y decidir el curso de una acción con base en su resultado. Ejemplos de este grupo son las funciones =SI(), =Y() o =O().
  • Funciones de fecha y hora: como su nombre lo indica, nos permiten hacer operaciones con este tipo de datos, tales como función =AHORA(), función =DIASEM() y función =FECHA().
  • Funciones de texto: permiten transformar los datos de texto o construir nuevos datos de texto, como la función =CONCATENAR().
  • Funciones de búsqueda y referencia: las usamos para encontrar valores o referencias en nuestras hojas de cálculos en nuestras hojas de búsqueda. La más conocida de este grupo es la función BUSCARV().
  • Funciones de información: sirven para conocer tipos de datos almacenados en las celdas y obtener información específica sobre ellos. Una de ellas es la función =SIERROR(). 

Otros grupos de funciones de Excel son:

  • Funciones de compatibilidad
  • Funciones de cubo
  • Funciones de base de datos
  • Funciones de ingeniería
  • Funciones financieras
  • Funciones definidas por el usuario instaladas con complementos
  • Funciones web
 

¡Y eso es todo! Ahora que sabes qué es una función en Excel y para qué sirve, puedes empezar a sentar las bases de tus proyectos contables con compresión total del funcionamiento y la naturaleza de Excel.

Sigue aprendiendo más sobre qué es Excel y para qué sirve y anímate a seguir tomando cursos de Data y Analítica, con los que puedes aprender cómo aplicar Excel avanzado para tu negocios. Utiliza esta plantilla de workflow en Excel para planificar tus proyectos y no te detengas, las posibilidades en este programa son infinitas. Así que, ¡manos a la obra!

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