¿Cómo tener una comunicación asertiva en equipo remoto? Pautas para lograrlo

Tener una comunicación asertiva en equipos remotos es posible. Si bien hoy en día existen varias plataformas y herramientas para comunicarnos con nuestro team, la pantalla no siempre nos permite transmitir una idea o mensaje de forma directa, correcta y amigable. Sin embargo, hay algunas pautas que puedes seguir para lograrlo.

Por otro lado, si te preguntas por qué la comunicación con tu equipo remoto no es muy buena, quizá se deba a tu manera de expresarte. Responde las siguientes preguntas y haz una autocrítica:

• ¿Tu tono de comunicación es amigable o distante?

• ¿Sueles usar muchos imperativos en tus mensajes?

Como líder, debes enfocar tu comunicación en estos tres puntos:

• Procura ser lo más claro/a posible en tus mensajes, tanto escritos como orales.

• Usa un tono amigable.

• Escucha a tu equipo.

Si ya pones en práctica lo anterior, comprendes la importancia de la comunicación asertiva en un equipo. Ahora, solo tienes que hacer lo siguiente.

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1. Considera la importancia de la comunicación asertiva en el trabajo

La comunicación es importante en todos los ámbitos de nuestras vidas. En el trabajo, es indispensable tener una comunicación eficaz con el equipo para aumentar el crecimiento, la productividad y la sostenibilidad de la organización.

Pero, en un ambiente remoto suelen existir inconvenientes para enviar mensajes porque los trabajadores no se encuentran en el mismo lugar de trabajo. Por eso, hay que darle importancia al desarrollo de esta habilidad, sobre todo, en tiempos difíciles. 

Tal como menciona Claudia Palacios, profesora de nuestro curso online de Comunicación Asertiva, "cuando nos comunicamos con alguien, no hay mejor sentimiento que saber que nos estamos haciendo entender". De allí la importancia de la comunicación asertiva en el trabajo.

Así, la cultura organizacional debe promover que los colaboradores sean empáticos unos con otros para que el clima laboral sea positivo y favorezca a la construcción de equipos autónomos.

2. Ten en claro cuáles son las ventajas de una buena comunicación asertiva

Un informe de Gallup menciona algunas de las ventajas de tener una comunicación asertiva en el trabajo:

Toma de decisiones 

La comunicación asertiva en el lugar de trabajo facilita las discusiones orientadas a objetivos. Permite que el equipo pueda decidir efectivamente y evitar confusiones. Los ayuda a generar debates y presentar sus distintos puntos de vista.

Formación de equipos

La comunicación ayuda a construir relaciones de equipo sólidas, que permite aumentar la moral de todos los trabajadores para resolver problemas rápidamente. Al trabajar como un equipo, se asegura la colaboración y el éxito de toda el área de trabajo. Asimismo, los empleados se sentirán motivados y tendrán un mejor desempeño. 

Crecimiento y productividad

Los empleados que practiquen una buena comunicación destacarán y tendrán mejores posibilidades de crecimiento dentro de la organización. Se esforzarán por trabajar en su máximo potencial y aumentarán la productividad. 

Liderazgo

Los colaboradores que tienen buenas habilidades de comunicación tienen una mayor posibilidad de convertirse en futuros líderes. Pueden comunicar ideas de manera efectiva y tienen una dirección clara para proceder y entregar buenos resultados. 

Capacitación efectiva

Si los líderes tienen una buena comunicación con sus empleados, podrán comprender mejor cuáles son las necesidades de capacitación de su equipo. La falta de comunicación suele convertirse en un obstáculo para el crecimiento del empleado. Entre el equipo, debe existir confianza para poder comunicarse e identificar las habilidades que necesita el empleado para crecer.

Por lo tanto, los líderes de los equipos y los HR Managers deben trabajar en planes de capacitación corporativa que sea acorde a las necesidades de los colaboradores. Así, tanto las habilidades blandas como las duras deben contemplarse para aumentar la productividad del equipo.

Tal es el caso de la capacitación en liderazgo empresarial, que le permite a los teams aprender sobre herramientas de innovación digital, el poder de crear hábitos, habilidades de comunicación interpersonal, comunicación asertiva, toma de decisiones fundamentadas, pensamiento estratégico, feedback y conversaciones difíciles, gestión de equipos de trabajo con Scrum, inteligencia social para líderes, soft skills, manejo de tiempo y productividad, equipos efectivos en trabajo remoto y mindfulness.

Resolución de conflictos

En el trabajo, todas las personas tienen un diferente punto de vista, lo que suele ocasionar conflictos. Comunicarse sobre los problemas y buscar una solución en conjunto ayudará a resolver enfrentamientos de manera rápida y a prevenirlos. 

Para lo cual, la comunicación entre empleados es más que clave. Sin una buena comunicación, respeto y priorización de las tareas o proyectos, es difícil que un equipo entregue los mejores resultados. De esta manera, la escucha activa también se vuelve importante para evitar problemas y actuar rápido.

Fuente: Freepik

3. Dale importancia a lo que dices y cómo lo dices

En la actualidad, lograr una comunicación asertiva en remoto puede ser una dificultad. Esto se debe, principalmente, a que el entorno digital no nos permite usar nuestras herramientas de comunicación por completo.

Estas limitaciones de comunicación pueden provocar malentendidos o retrasos en el flujo de trabajo. Entonces, ¿cómo lograr una comunicación asertiva con tu equipo a través de la pantalla? ¿Es posible? Sí. La clave está en qué decimos y cómo lo decimos.

Y no nos referimos al mero actor de “comunicar” o “decir algo”, sino a comunicarnos de una manera correcta, directa y respetuosa a través del lenguaje escrito, que es el que más usamos en los canales digitales. Recordemos que las videollamadas no se realizan con mucha frecuencia, salvo para temas puntuales o reuniones semanales/mensuales.

¿Cuáles son ejemplos de comunicación asertiva?

Estas son algunas frases de comunicación asertiva que te servirán para comunicarte mejor con tu equipo remoto.

1. Si inicias una conversación, no olvides saludar a tu equipo

No: "A partir de mañana, nos comunicaremos vía Slack".

Sí: "¡Hola, chicos! / Buenos días, equipo. Recuerden que a partir de mañana nos comunicaremos vía Slack".

2. Sé amigable, no imperativo/a

No: "Envíame el documento".

Sí: "Karen, no te olvides de enviarme el documento".

3. Pregunta si todo está claro

No: "No hay tiempo para preguntas, terminamos".

Sí: "Eso es todo, ¿alguna duda o pregunta?".

4. La magia del “por favor”

No: "Revísalo ahorita".

Sí: "Por favor, revísalo y luego me comentas qué opinas".

5. Agradece las veces que sea necesario

Un simple “¡Gracias!” puede hacer la diferencia en tu comunicación y generar satisfacción en tu equipo.

No: "OK / Listo".

Sí: "¡Gracias equipo! / ¡Gracias por tu ayuda!".

6. Evita el uso de mayúsculas

En digital, las palabras en mayúscula tienen una connotación poco positiva o se entienden como gritos.

No: "¿YA REVISASTE LO QUE TE ENVÍE?".

Sí: "Jorge, ¿pudiste revisar lo que te envíe?".

5. Busca soluciones y plantea alternativas

No: "Eso es imposible".

Sí: "Te entiendo. Y si el próximo mes empezamos con…".

¿Qué te parecieron estos ejemplos de comunicación asertiva en equipo? Se trata de un cambio radical en el paradigma de la comunicación entre los miembros de un team, para que esta sea más empática y ayude a promover la colaboración entre las personas.

Sigue leyendo para descubrir más consejos que permiten tener una buena comunicación asertiva en equipos remotos.

4. Envía friendly reminders

Si quieres lograr una comunicación asertiva en equipo desde casa, envía recordatorios amigables. ¿Para qué sirven? Para recordarle (de forma adecuada) un asunto en particular a alguien o un grupo de personas. ¿Cuál es el objetivo? Que el destinatario cumpla con la tarea que le estamos recordando.

¿Cómo escribir un friendly reminder? Aquí, lo importante es utilizar un tono amistoso, abordar lo necesario y emplear un lenguaje conciso.

Por ejemplo:

• "Hola, chicas, ¿qué tal? Recuerden que este lunes empezamos con los nuevos horarios. Cualquier duda o pregunta respecto al cronograma me lo hacen saber. ¡Estamos conversando!".
• "¡Hola, Valeria! ¿Cómo estás? No olvides incluir los últimos datos en el cuadro de Excel que compartimos con todo el equipo. Un abrazo".

5. Presta atención a tu equipo

Escucha lo que tu equipo tiene que decirte. Es común que en medio de las tareas y las particularidades del trabajo remoto surjan algunas inquietudes, preocupaciones o incluso desacuerdos. Si quieres lograr una comunicación efectiva en el trabajo, debes estar atento y disponible para resolver este tipo de situaciones.

¿Qué pasará si no lo haces? La comunicación se volverá confusa y lenta. No dejes pasar estos momentos, acláralos apenas puedas. Conversa con tu equipo de manera grupal e individual.

Recuerda que mostrar interés por tu equipo también significa valorar sus comentarios o ideas y, sobre todo, empatizar con sus pensamientos o sentimientos.

6. Usa una comunicación visual

Como dice el dicho, una imagen vale más que mil palabras. A veces, una captura de pantalla, un gráfico, una flecha o algunas palabras enmarcadas/subrayadas pueden ayudar a que una idea se comprenda más rápido y mejor.

Utiliza la comunicación visual cuando sea necesario. Por ejemplo: para complementar o compartir una idea, reforzar lo que has explicado previamente, dar ejemplos, indicar referencias, etc.

7. Los emojis favorecen la comunicación asertiva en remoto

Los emojis son divertidos y amigables. Por lo tanto, un uso adecuado de los mismos puede favorecer la comunicación asertiva en equipos que trabajan en remoto. Por lo general, se usan como complemento de los mensajes.

Si sientes que tu comunicación escrita ha sido cortante o fría (a veces suele pasar), un emoji puede equilibrar tu comunicación y hacerla más asertiva.

¿En qué momentos es recomendable usarlos? En situaciones puntuales. Por ejemplo: para saludar, despedirse, felicitar o enviar un friendly reminder.

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8. Mejora los textos con elementos visuales

Si tienes que elaborar un manual o una guía para tu equipo, asegúrate que incluya imágenes u otros elementos visuales. Los documentos con bloques de texto no son precisamente los más atractivos.

Hoy en día hay muchos recursos gráficos para dinamizar los textos y presentarlos de una manera más práctica.

9. Un software de colaboración para una comunicación asertiva

¿Usas las redes sociales o WhatsApp para comunicarte con tu equipo? Si tu respuesta es afirmativa, es hora de que dejes de hacerlo. ¿Por qué? Porque no son los canales de comunicación adecuados para compartir ideas, planificar tareas y organizar datos.

Usar WhatsApp o Messenger puede ser muy distractivo y afectar tu productividad y la de tu equipo.

¿Sabías que existen softwares colaborativos para trabajar a distancia o de manera remota? Hay varias alternativas. Si quieres tener una comunicación asertiva con tu equipo, invierte en uno de ellos. Por ejemplo: si necesitas hacer una sesión de lluvia de ideas a distancia, puedes aprovechar las herramientas para realizar brainstorming a distancia.

Algunas herramientas de trabajo remoto:

• Slack
• BaseCamp
• Trello
• Monday
• Dropbox
• Notion
• HelpScout
• Asana
• ClickUp
• Google Drive

En último caso, recurre a WhatsApp cuando se trate de temas urgentes o de carácter personal.

10. Establece normas de comunicación

Las normas de comunicación son clave para lograr una comunicación asertiva en remoto. Estas deben ser claras, sencillas y ejemplificar el tipo y el tono de comunicación adecuados.

Por lo general, son guías que también incluyen el uso correcto de las herramientas y redes sociales, los canales de comunicación oficiales y algunas recomendaciones para situaciones específicas.

11. Promueve la toma de perspectiva

Los líderes de equipo pueden promover la toma de perspectiva para una verdadera comunicación asertiva en equipo. Así, de acuerdo a un artículo publicado en Forbes, el modelo meta-espejo es una herramienta de programación neurolingüística muy utilizada en el coaching.

¿Y por qué es relevante para el ámbito empresarial? Porque le permite a los equipos abordar los problemas y circunstancias desde diferentes puntos de vista para una mejor reflexión y para una toma de decisiones más acertada.

Esta técnica le permite a las personas observar una misma situación desde distintas posiciones. Es una gran clave no solo para mejorar la comunicación asertiva en equipos sino que, también, ayuda en los momentos de negociación.

12. Habla en primera persona

Cuando las personas hablan en primera persona, esto lo que suele generar es una mayor apertura al diálogo. Distinto sería plantear “el equipo necesita…” o “la empresa requiere…” que “Yo creo que…”. Esta última posición cambia la perspectiva comunicacional y favorece a un intercambio de opiniones.

Esta técnica permite tener una comunicación asertiva en equipo, incluso si hay personas del team que trabajan de forma remota, híbrida o presencial. Ya que esto no depende del esquema o modelo de trabajo.

13. Ofrece feedback cuando sea oportuno

Si al ofrecer feedback la otra persona dice que “sí”, procura que la crítica sea constructiva y que esté basada en una verdadera comunicación asertiva para mejorar el equipo. Digamos que hay quienes suelen evitar las sesiones o reuniones de retroalimentación debido a malas experiencias pasadas, por eso, el intercambio de información sobre la performance de un colaborador debe basarse en un lenguaje apreciativo, firme y respetuoso.

14. Sé específico en la comunicación

Ser específico es otra forma de tener una comunicación asertiva en equipo. La ambigüedad debe evitarse para que el mensaje sea verdaderamente impactante, en el sentido de que influya en los resultados como se espera.

Por ejemplo:

• En vez de “Me gustaría que seas más activo en el equipo”, se puede decir lo siguiente: “Me hubiese gustado que hayas participado más en la reunión planteando tu postura al respecto, ¿crees que la próxima vez puedas hacerlo?”.
• En lugar de “Sé más responsable con las tareas que tienes que hacer”, se puede plantear esto: “Necesito que entregues los reportes diarios y semanales de forma puntual para poder tomar decisiones a tiempo”.

15. Fomenta el pensamiento crítico del equipo

¿De qué otra manera se puede lograr la comunicación asertiva en el equipo? La respuesta está en el pensamiento crítico. Una gran forma de estimularla es a partir de las reuniones de feedback que hemos mencionado anteriormente.

Esto le permitirá al equipo tener un enfoque más acertado para la toma de decisiones. Ahora bien, estas decisiones requieren de una comunicación empática, respetuosa y firme para su transmisión. Por eso es que el pensamiento crítico y la comunicación asertiva en equipo van de la mano.

Al poner en práctica estas pautas, verás cómo irá de a poco mejorando la comunicación asertiva en tu equipo. Esto, sin lugar a dudas, impactará en la optimización del tiempo y los recursos. Al mismo tiempo, esto contribuirá en un buen clima laboral donde todas las personas de la organización estén a gusto en el espacio de trabajo, estén comprometidos y motivados a dar lo mejor de sí para alcanzar los objetivos propuestos.

¿Sabías que mantener una comunicación asertiva con los demás genera bienestar, impulsa el desarrollo de la inteligencia emocional y te permite un mejor control sobre ti mismo/a? No dejes que la pantalla sea un impedimento para tener una buena comunicación con tu equipo.

Recuerda que no se nace asertivo/a, pero se puede aprender a serlo. En Crehana for business, contamos con tracks de aprendizaje personalizados para mejorar las habilidades blandas de tu equipo. ¡Transforma hoy a tu team!