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驴C贸mo tener una comunicaci贸n asertiva en equipo remoto? Pautas para lograrlo

Milagros Garc铆a - 11 Oct 21

Articulo

7 min.

Tener聽una comunicaci贸n asertiva en equipos remotoses posible. Si bien hoy en d铆a existen varias plataformas y herramientas para comunicarnos con nuestro team,聽la pantalla no siempre nos permite transmitir una idea o mensaje de forma directa, correcta y amigable.聽Sin embargo, hay algunas pautas que puedes seguir para lograrlo.

Por otro lado, si te preguntas por qu茅 la comunicaci贸n con tu equipo remoto no es muy buena, quiz谩 se deba a tu manera de expresarte. Responde las siguientes preguntas y haz una autocr铆tica:

鈥 驴Tu tono de comunicaci贸n es amigable o distante?

鈥 驴Sueles usar muchos imperativos en tus mensajes?

Como l铆der, debes enfocar tu comunicaci贸n en estos tres puntos:

鈥 Procura ser lo m谩s claro/a posible en tus mensajes, tanto escritos como orales.

鈥 Usa un tono amigable.

鈥 Escucha a tu equipo.

Si ya pones en pr谩ctica lo anterior, comprendes la importancia de la comunicaci贸n asertiva en un聽equipo. Ahora, solo tienes que hacer lo siguiente.

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1. Considera la importancia de la comunicaci贸n asertiva en el trabajo

La comunicaci贸n es importante en todos los 谩mbitos de nuestras vidas. En el trabajo, es indispensable tener una comunicaci贸n eficaz con el equipo para aumentar el crecimiento, la productividad y la sostenibilidad de la organizaci贸n.

Pero, en un ambiente remoto聽suelen existir inconvenientes para enviar mensajes porque los trabajadores no se encuentran en el mismo lugar de trabajo. Por eso, hay que darle importancia al desarrollo de esta habilidad, sobre todo, en tiempos dif铆ciles.聽

Tal como menciona Claudia Palacios, profesora de nuestro curso online de Comunicaci贸n Asertiva, "cuando nos comunicamos con alguien, no hay mejor sentimiento que saber que nos estamos haciendo entender". De all铆 la importancia de la comunicaci贸n asertiva en el trabajo.

As铆, la cultura organizacional debe promover que los colaboradores sean emp谩ticos unos con otros para que el clima laboral sea positivo y favorezca a la construcci贸n de equipos aut贸nomos.

2. Ten en claro cu谩les son las ventajas de una buena comunicaci贸n asertiva

Un informe de Gallup menciona algunas de las ventajas de tener una comunicaci贸n asertiva en el trabajo:

Toma de decisiones聽

La comunicaci贸n asertiva en el lugar de trabajo facilita las discusiones orientadas a objetivos. Permite que el equipo pueda decidir efectivamente y evitar confusiones. Los ayuda a generar debates y presentar sus distintos puntos de vista.

Formaci贸n de equipos

La comunicaci贸n ayuda a construir relaciones de equipo s贸lidas, que permite aumentar la moral de todos los trabajadores para resolver problemas r谩pidamente. Al trabajar como un equipo, se asegura la colaboraci贸n y el 茅xito de toda el 谩rea de trabajo. Asimismo, los empleados se sentir谩n motivados y tendr谩n un mejor desempe帽o.聽

Crecimiento y productividad

Los empleados que practiquen una buena comunicaci贸n destacar谩n y tendr谩n mejores posibilidades de crecimiento dentro de la organizaci贸n. Se esforzar谩n por trabajar en su m谩ximo potencial y aumentar谩n la productividad.聽

Liderazgo

Los colaboradores que tienen buenas habilidades de comunicaci贸n tienen una mayor posibilidad de convertirse en futuros l铆deres. Pueden comunicar ideas de manera efectiva y tienen una direcci贸n clara para proceder y entregar buenos resultados.聽

Capacitaci贸n efectiva

Si los l铆deres tienen una buena comunicaci贸n con sus empleados, podr谩n comprender mejor cu谩les son las necesidades de capacitaci贸n de su equipo. La falta de comunicaci贸n suele convertirse en un obst谩culo para el crecimiento del empleado. Entre el equipo, debe existir confianza para poder comunicarse e identificar las habilidades que necesita el empleado para crecer.

Por lo tanto, los l铆deres de los equipos y los HR Managers deben trabajar en planes de capacitaci贸n corporativa que sea acorde a las necesidades de los colaboradores. As铆, tanto las habilidades blandas como las duras deben contemplarse para aumentar la productividad del equipo.

Tal es el caso de la capacitaci贸n en liderazgo empresarial, que le permite a los teams aprender sobre herramientas de innovaci贸n digital, el poder de crear h谩bitos, habilidades de comunicaci贸n interpersonal, comunicaci贸n asertiva, toma de decisiones fundamentadas, pensamiento estrat茅gico, feedback y conversaciones dif铆ciles, gesti贸n de equipos de trabajo con Scrum, inteligencia social para l铆deres, soft skills, manejo de tiempo y productividad, equipos efectivos en trabajo remoto y mindfulness.

Resoluci贸n de conflictos

En el trabajo, todas las personas tienen un diferente punto de vista, lo que suele ocasionar conflictos. Comunicarse sobre los problemas y buscar una soluci贸n en conjunto ayudar谩 a resolver enfrentamientos de manera r谩pida y a prevenirlos.聽

Para lo cual, la comunicaci贸n entre empleados es m谩s que clave. Sin una buena comunicaci贸n, respeto y priorizaci贸n de las tareas o proyectos, es dif铆cil que un equipo entregue los mejores resultados. De esta manera, la escucha activa tambi茅n se vuelve importante para evitar problemas y actuar r谩pido.

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Fuente: Freepik

3. Dale importancia a lo que聽dices y c贸mo lo dices

En la actualidad, lograr una comunicaci贸n asertiva en remoto puede ser una dificultad. Esto se debe, principalmente, a que el entorno digital no nos permite usar nuestras herramientas de comunicaci贸n por completo.

Estas limitaciones de comunicaci贸n pueden provocar malentendidos o retrasos en el flujo de trabajo. Entonces, 驴c贸mo lograr una comunicaci贸n asertiva con tu equipo a trav茅s de la pantalla? 驴Es posible? S铆. La clave est谩 en qu茅 decimos y c贸mo lo decimos.

Y no nos referimos al mero actor de 鈥渃omunicar鈥 o 鈥渄ecir algo鈥, sino a comunicarnos de una manera correcta, directa y respetuosa a trav茅s del lenguaje escrito, que es el que m谩s usamos en聽los canales digitales. Recordemos que las videollamadas no se realizan con mucha frecuencia, salvo para temas puntuales o reuniones semanales/mensuales.

驴Cu谩les son ejemplos de comunicaci贸n asertiva?

Estas son algunas frases de comunicaci贸n asertiva que te servir谩n para comunicarte mejor con tu equipo remoto.

1. Si inicias una conversaci贸n, no olvides saludar a tu equipo

No: "A partir de ma帽ana, nos comunicaremos v铆a Slack".

S铆: "隆Hola, chicos! / Buenos d铆as, equipo. Recuerden que a partir de ma帽ana nos comunicaremos v铆a Slack".

2. S茅 amigable, no imperativo/a

No: "Env铆ame el documento".

S铆: "Karen, no te olvides de enviarme el documento".

3. Pregunta si todo est谩 claro

No: "No hay tiempo para preguntas, terminamos".

S铆: "Eso es todo, 驴alguna duda o pregunta?".

4. La magia del 鈥減or favor鈥

No: "Rev铆salo ahorita".

S铆: "Por favor, rev铆salo y luego me comentas qu茅 opinas".

5. Agradece las veces que sea necesario

Un simple 鈥溌racias!鈥 puede hacer la diferencia en tu comunicaci贸n y generar satisfacci贸n en tu equipo.

No: "OK聽/ Listo".

S铆: "隆Gracias equipo! / 隆Gracias por tu ayuda!".

6. Evita el uso de may煤sculas

En digital, las palabras en may煤scula tienen una connotaci贸n poco positiva o se entienden como gritos.

No: "驴YA REVISASTE LO QUE TE ENV脥E?".

S铆: "Jorge, 驴pudiste revisar lo que te env铆e?".

5. Busca soluciones y聽plantea alternativas

No: "Eso es imposible".

S铆: "Te entiendo. Y si el pr贸ximo mes empezamos con鈥".

驴Qu茅 te parecieron estos ejemplos de comunicaci贸n asertiva en equipo? Se trata de un cambio radical en el paradigma de la comunicaci贸n entre los miembros de un team, para que esta sea m谩s emp谩tica y ayude a promover la colaboraci贸n entre las personas.

Sigue leyendo para descubrir m谩s consejos que permiten tener una buena comunicaci贸n asertiva en equipos remotos.

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4. Env铆a friendly reminders

Si quieres lograr una comunicaci贸n asertiva en equipo聽desde casa, env铆a recordatorios amigables. 驴Para qu茅 sirven? Para recordarle (de forma adecuada) un asunto en particular a alguien o un grupo de personas. 驴Cu谩l es el objetivo? Que el destinatario cumpla con la tarea que le estamos recordando.

驴C贸mo escribir un friendly reminder? Aqu铆, lo importante es utilizar un tono amistoso, abordar lo necesario y emplear un lenguaje conciso.

Por ejemplo:

  • "Hola, chicas, 驴qu茅 tal? Recuerden que este lunes empezamos con los nuevos horarios. Cualquier duda o pregunta respecto al cronograma me lo hacen saber. 隆Estamos conversando!".
  • "隆Hola, Valeria! 驴C贸mo est谩s? No olvides incluir los 煤ltimos datos en el cuadro de Excel que compartimos con todo el equipo. Un abrazo".

5. Presta atenci贸n a tu equipo

Escucha lo que tu equipo tiene que decirte. Es com煤n que en medio de las tareas y las particularidades del trabajo remoto surjan algunas inquietudes, preocupaciones o incluso desacuerdos. Si quieres lograr una comunicaci贸n efectiva en el trabajo,聽debes estar atento y disponible para resolver este tipo de situaciones.

驴Qu茅 pasar谩 si no lo haces? La comunicaci贸n se volver谩 confusa y lenta. No dejes pasar estos momentos, acl谩ralos apenas puedas. Conversa con tu equipo de manera grupal e individual.

Recuerda que mostrar inter茅s por tu聽equipo tambi茅n significa valorar sus comentarios o ideas y, sobre todo, empatizar con sus pensamientos o sentimientos.

6. Usa una comunicaci贸n visual

Como dice el dicho, una imagen vale m谩s que mil palabras. A veces, una captura de pantalla, un gr谩fico, una flecha o algunas palabras enmarcadas/subrayadas pueden ayudar a que una idea se comprenda m谩s r谩pido y mejor.

Utiliza la comunicaci贸n visual cuando sea necesario. Por ejemplo: para complementar o compartir una idea, reforzar lo que has explicado previamente, dar ejemplos, indicar referencias, etc.

7. Los emojis favorecen la comunicaci贸n asertiva en remoto

Los emojis son divertidos y amigables. Por lo tanto, un uso adecuado de los mismos puede favorecer la comunicaci贸n asertiva en equipos que trabajan en remoto. Por lo general, se usan como complemento de los mensajes.

Si sientes que tu comunicaci贸n escrita ha sido cortante o fr铆a (a veces suele pasar), un emoji puede equilibrar tu comunicaci贸n y hacerla m谩s asertiva.

驴En qu茅 momentos es recomendable usarlos? En situaciones puntuales. Por ejemplo: para saludar, despedirse, felicitar o enviar un friendly reminder.

comunicacion asertiva en el trabajo

Fuente: Freepik

8. Mejora los textos con elementos visuales

Si tienes que elaborar un manual o una gu铆a para tu equipo, aseg煤rate que incluya im谩genes u otros elementos visuales. Los documentos con bloques de texto no son precisamente los m谩s atractivos.

Hoy en d铆a hay muchos recursos gr谩ficos para dinamizar los textos y presentarlos de una manera m谩s pr谩ctica.

9. Un software de colaboraci贸n para una comunicaci贸n asertiva

驴Usas las redes sociales o WhatsApp para comunicarte con tu equipo? Si tu respuesta es afirmativa, es hora de que dejes de hacerlo. 驴Por qu茅? Porque no son los canales de comunicaci贸n adecuados para compartir ideas, planificar tareas y organizar datos.

Usar WhatsApp o Messenger puede ser muy distractivo y afectar tu productividad y la de tu equipo.

驴Sab铆as que existen softwares colaborativos para trabajar a distancia o de manera remota? Hay varias alternativas. Si quieres tener una comunicaci贸n asertiva聽con tu equipo, invierte en uno de ellos.聽Por ejemplo: si necesitas hacer聽una sesi贸n de lluvia de ideas a distancia,聽puedes aprovechar las herramientas para realizar brainstorming a distancia.

Algunas herramientas de trabajo remoto:

  • Slack
  • BaseCamp
  • Trello
  • Monday
  • Dropbox
  • Notion
  • HelpScout
  • Asana
  • ClickUp
  • Google Drive

En 煤ltimo caso, recurre a WhatsApp cuando se trate de temas urgentes o de car谩cter personal.

10. Establece normas de comunicaci贸n

Las聽normas聽de comunicaci贸n son clave para lograr una comunicaci贸n asertiva en remoto. Estas deben ser claras, sencillas y ejemplificar el tipo y el tono de comunicaci贸n adecuados.

Por lo general, son gu铆as que tambi茅n incluyen el uso correcto de las herramientas y redes sociales, los canales de comunicaci贸n oficiales y algunas recomendaciones para situaciones espec铆ficas.

11. Promueve la toma de perspectiva

Los l铆deres de equipo pueden promover la toma de perspectiva para una verdadera comunicaci贸n asertiva en equipo. As铆, de acuerdo a un art铆culo publicado en Forbes, el modelo meta-espejo es una herramienta de programaci贸n neuroling眉铆stica muy utilizada en el coaching.

驴Y por qu茅 es relevante para el 谩mbito empresarial? Porque le permite a los equipos abordar los problemas y circunstancias desde diferentes puntos de vista para una mejor reflexi贸n y para una toma de decisiones m谩s acertada.

Esta t茅cnica le permite a las personas observar una misma situaci贸n desde distintas posiciones. Es una gran clave no solo para mejorar la comunicaci贸n asertiva en equipos sino que, tambi茅n, ayuda en los momentos de negociaci贸n.

12. Habla en primera persona

Cuando las personas hablan en primera persona, esto lo que suele generar es una mayor apertura al di谩logo. Distinto ser铆a plantear 鈥渆l equipo necesita鈥︹ o 鈥渓a empresa requiere鈥︹ que 鈥淵o creo que鈥︹. Esta 煤ltima posici贸n cambia la perspectiva comunicacional y favorece a un intercambio de opiniones.

Esta t茅cnica permite tener una comunicaci贸n asertiva en equipo, incluso si hay personas del team que trabajan de forma remota, h铆brida o presencial. Ya que esto no depende del esquema o modelo de trabajo.

13. Ofrece feedback cuando sea oportuno

Si al ofrecer feedback la otra persona dice que 鈥渟铆鈥, procura que la cr铆tica sea constructiva y que est茅 basada en una verdadera comunicaci贸n asertiva para mejorar el equipo. Digamos que hay quienes suelen evitar las sesiones o reuniones de retroalimentaci贸n debido a malas experiencias pasadas, por eso, el intercambio de informaci贸n sobre la performance de un colaborador debe basarse en un lenguaje apreciativo, firme y respetuoso.

14. S茅 espec铆fico en la comunicaci贸n

Ser espec铆fico es otra forma de tener una comunicaci贸n asertiva en equipo. La ambig眉edad debe evitarse para que el mensaje sea verdaderamente impactante, en el sentido de que influya en los resultados como se espera.

Por ejemplo:

  • En vez de 鈥淢e gustar铆a que seas m谩s activo en el equipo鈥, se puede decir lo siguiente: 鈥淢e hubiese gustado que hayas participado m谩s en la reuni贸n planteando tu postura al respecto, 驴crees que la pr贸xima vez puedas hacerlo?鈥.
  • En lugar de 鈥淪茅 m谩s responsable con las tareas que tienes que hacer鈥, se puede plantear esto: 鈥淣ecesito que entregues los reportes diarios y semanales de forma puntual para poder tomar decisiones a tiempo鈥.

15. Fomenta el pensamiento cr铆tico del equipo

驴De qu茅 otra manera se puede lograr la comunicaci贸n asertiva en el equipo? La respuesta est谩 en el pensamiento cr铆tico. Una gran forma de estimularla es a partir de las reuniones de feedback que hemos mencionado anteriormente.

Esto le permitir谩 al equipo tener un enfoque m谩s acertado para la toma de decisiones. Ahora bien, estas decisiones requieren de una comunicaci贸n emp谩tica, respetuosa y firme para su transmisi贸n. Por eso es que el pensamiento cr铆tico y la comunicaci贸n asertiva en equipo van de la mano.

Al poner en pr谩ctica estas pautas, ver谩s c贸mo ir谩 de a poco mejorando la comunicaci贸n asertiva en tu equipo. Esto, sin lugar a dudas, impactar谩 en la optimizaci贸n del tiempo y los recursos. Al mismo tiempo, esto contribuir谩 en un buen clima laboral donde todas las personas de la organizaci贸n est茅n a gusto en el espacio de trabajo, est茅n comprometidos y motivados a dar lo mejor de s铆 para alcanzar los objetivos propuestos.

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驴Sab铆as que mantener una comunicaci贸n asertiva con los dem谩s genera bienestar, impulsa el desarrollo de la聽inteligencia emocional y te permite un mejor control sobre ti mismo/a? No dejes que la pantalla sea un impedimento para tener una buena comunicaci贸n con tu equipo.

Recuerda que no聽se nace asertivo/a, pero se puede aprender a serlo.聽En Crehana for business, contamos con tracks de aprendizaje personalizados para mejorar las habilidades blandas de tu equipo. 隆Transforma hoy a tu team!