A gestão de mudanças se tornou uma habilidade essencial para poder lidar com tudo o que está por vir no futuro, seja no trabalho ou em sua vida pessoal. Portanto, é importante que você aprenda a assimilar esta característica e desenvolvê-la, pois ela representa um claro indicador de liderança profissional (algo pelo qual as empresas anseiam).

O que você sabe sobre o que significa mudança? Kelly Hernández, professora do curso online de gestão de mudanças para transformação, afirma que "é um processo que nos convida a pensar de uma maneira diferente. Faz parte do desenvolvimento natural da humanidade, desafia estruturas sociais rígidas e nos convida a viver de uma forma mais flexível e empática com nós mesmos".

Agora, como lidar corretamente com as mudanças e variações nos negócios? E se um dia formos demitidos? E se o mercado mudar? Esta incerteza pode ser resolvida com a correta gestão de mudanças, por isso é uma boa ideia aprender a desenvolver esta habilidade.

Neste posto, você verá o que é a gestão da mudança, alguns dos elementos que a compõem, os tipos de mudança organizacional e como você pode implementar esta estratégia em sua empresa. Junte-se a nós!

O que é gerenciamento de mudanças?

A gestão da mudança é uma metodologia que se compromete a garantir que os funcionários de uma empresa possam ter uma experiência aceitável e positiva durante a fase de mudança da empresa. Ela inclui uma série de ferramentas e técnicas que servem para fornecer aos funcionários o suporte de que necessitam durante a fase de transição.

Este processo (também conhecido como Change Management) engloba uma série de diretrizes baseadas no seguinte:

• Preparar e apoiar os funcionários.
• Determinação das etapas de trabalho.
• Monitorar as atividades e garantir o sucesso da implementação.

Diante da voracidade da mudança nos ambientes de trabalho atuais (impulsionada principalmente pela transformação digital), a gestão da mudança surge como a resposta à necessidade de lidar com todos esses eventos.

Algumas das transformações que fomentaram o processo de gestão da mudança são:

• Mudanças tecnológicas.
• Mudanças no modelo de negócios.
• Mudanças a nível organizacional.
• Modificações no nível do processo.

Qual é a importância da gestão da mudança?

As pessoas muitas vezes estão relutantes em mudar por causa da incerteza que ela pode criar. Entretanto, é vital que você saiba administrar a gestão da mudança, pois seus funcionários são o principal motor de sua empresa e seu principal ativo.

Por este motivo, uma das características da liderança é a capacidade de adaptação e de administrar as mudanças da melhor maneira possível. Então, qual é a importância deste aspecto?

Para as empresas, é importante saber que as pessoas que estão conscientes da necessidade de adaptação às mudanças tendem a aumentar seu compromisso com a empresa. Eles também demonstram sua capacidade de assumir novos desafios e desenvolver autoconfiança.

Por esta razão, a companhia Iberdrola recomenda que as empresas devem incentivar aspectos como estes:

• Um fluxo regular e constante de informação.
• A confiança da equipe na direção.
• O projeto de um ambiente no qual os colegas de trabalho se tornam uma boa influência uns sobre os outros.

O que poderia acontecer se não houvesse uma gestão adequada dos pensamentos? Sentimentos negativos podem resultar, tanto para a empresa quanto para o pessoal:

• Para os colegas de trabalho: pode levar à frustração, estresse ou alguma instabilidade emocional.
• Para as empresas: há a possibilidade de uma atmosfera ruim, menor produtividade.

Portanto, é fundamental criar uma gestão de mudança que seja rápida, duradoura e, acima de tudo, eficaz. Mas que tipo de mudanças podem ser geradas em uma empresa?

Tipos de mudança organizativa

Dentro da gestão de mudanças, existem diversos tipos de variantes, que você faria bem em considerar. Estes modelos são determinados principalmente pela forma como as mudanças acontecem, por isso mostramos as diferentes variações para que você possa estar atento aos sinais.

Os tipos de mudança organizativa podem ser:

1. Incremental

Esta é geralmente a mais comum dentro das empresas. O tipo de mudança incremental é aquela em que apenas algo diferente é acrescentado à rotina diária da empresa.

Um exemplo claro deste modelo é geralmente o uso de novo software na empresa. Portanto, a gestão de mudanças é geralmente muito mais fácil de adotar e mais suportável para o pessoal.

2. Transformacional

A partir deste modelo, a gestão de mudanças começa a se tornar mais complexa. O tipo transformacional é normalmente aplicado quando se lida com uma situação de crise e afeta todas as partes do negócio.

O que a gestão da mudança envolve? Basicamente, a reestruturação em todos os níveis, incluindo a implementação de novas tendências (sejam operacionais, conceituais ou estruturais).

3. Evolutivo

Neste caso, a gestão da mudança ocorre muito mais gradualmente. Geralmente ocorre quando é necessário atender a um objetivo específico da empresa.

Que tipo de objetivo? Um exemplo pode ser quando a empresa procura atender a uma nova demanda de mercado.

4. Revolucionário

Dos 4 tipos de mudança, esta é geralmente a mais drástica, pois a sobrevivência da empresa envolvida está em jogo. Neste caso, geralmente acontece com empresas muito tradicionais que aspiram a se restabelecer no mercado.

Entendendo que devem se adaptar a um novo mundo de trabalho, em constante mudança, as empresas clássicas decidem fazer mudanças profundas, que podem variar desde a base empresarial até a gestão ou mesmo a reformulação de produtos.

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Elementos dentro da gestão de mudanças

Quando falamos de gestão de mudanças, não falamos também de projetos. A gestão de mudanças envolve mudanças tangíveis, como a implementação de novos processos, sistemas, serviços ou produtos, mas também pode envolver a incorporação de novos hábitos.

Segundo a professora Hernández, para entender a anatomia de um projeto de gestão de mudanças no âmbito organizacional, é necessário entender os elementos que compõem este processo:

1. Pessoas

Relacionadas aos valores, comportamentos e códigos compartilhados na organização.

2. Processos ou frameworks de trabalho

Relacionados ao know-how da empresa em termos de mecanismos, metodologias e procedimentos para gerar valor para um cliente.

3. Tecnologia

Relacionada aos sistemas, aplicações e cenários de trabalho que envolvem o componente digital e tecnológico. 

A mudança é frequentemente percebida como um problema, mas o verdadeiro problema é a relação que uma pessoa tem consigo mesma. Nisso reside a importância de compreender o comportamento de suas emoções.

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Como implementar a gestão da mudança?

Como você pode ver, a gestão da mudança é todo um processo essencial para as empresas. Portanto, é importante que você aprenda a melhor maneira de implementá-la em seu negócio.

Para que este processo de gestão funcione, recomendamos os seguintes passos:

1. Defina a estrutura de seu projeto e prepare um roteiro.

Para que um processo de gerenciamento de mudanças funcione, é preciso ter clareza sobre o que a metodologia implicará. Isto significa que você precisa descrever, em detalhes, todos os aspectos de seu processo, por exemplo:

• As metas estabelecidas.
• As equipes envolvidas.
• Os processos e os líderes que serão afetados.

Depois, para tornar o processo mais suave, apresentar um plano no qual as mudanças são divididas em fases. Uma mudança na rotina do funcionário pode levar a desconforto e frustração, o que a longo prazo terá um impacto sobre seu desempenho e sobre os resultados da empresa.

Se você apresentar o projeto desta forma, seus funcionários estarão mais bem preparados e aptos a lidar melhor com o que vem depois da gestão da mudança.

2. Disponibilizar recursos

Além das pessoas em sua empresa, a gestão de mudanças também depende de uma série de ferramentas que precisam ser aplicadas. Estes instrumentos serão de grande ajuda no apoio aos funcionários nas transições e simplificarão ainda mais todo o processo.

Para realizar o gerenciamento de mudanças, é importante que você forneça a seu público toda a infraestrutura que será necessária (geralmente hardware e software), pois isto aumentará as chances de sucesso para seu projeto.

3. Estabeleça uma comunicação fluida

Uma parte importante da gestão da mudança é que as pessoas devem se sentir envolvidas e estar cientes de todo o processo. A ideia é mantê-los atualizados, constante e claramente.

Desta forma, as expectativas de todos os funcionários são alinhadas e o compromisso é promovido. Isto pode ser visto no feedback contínuo e, assim, advertir a todos os que se preocupam com possíveis mudanças e contingências.

4. Celebre cada conquista

Dentro da gestão de mudanças, é tão importante que os funcionários permaneçam engajados quanto é importante que o líder seja paciente com a resposta dos funcionários à mudança.

Como líder, você deve entender que todos reagem a mudanças de maneiras diferentes. Portanto, é fundamental que você reconheça o esforço e a dedicação que um funcionário demonstra, e que você encoraje a celebração de realizações e objetivos.

5. Ajuste o planejamento, se necessário

Um processo de gerenciamento de mudanças não acontece da noite para o dia, nem é inteiramente previsível para muitas pessoas. E apesar de todos os seus esforços e planejamento, eventos imprevistos podem ocorrer.

O que você pode fazer? A chave é se adaptar ao novo cenário e rever seu plano para ajustá-lo à nova realidade.

Fases da gestão da mudança

A mudança é 80% emocional e 20% racional. Quando há mudanças, em maior ou menor grau, geralmente há uma sensação de perda, e é importante reconhecer isto. As emoções que costumam ser vivenciadas são:

• Estado de choque: diante da mudança, inicialmente, há um estado de surpresa ou espanto. "Chamo-lhe começar uma nova aventura", diz Hernández. 
• Negação: aqui é onde você se pergunta "por que eu" ou "por que a mim? Em geral, os seres humanos não gostam que as coisas mudem, mesmo que digamos o contrário.
• Frustração: ao assumir que as coisas não podem ser como eram antes, as pessoas ficam com raiva, e quando compreendem as implicações do problema, tendem a procurar os culpados.
• Incerteza: "e agora?", você pode perguntar. Este é um momento vital de reflexão, onde você terá que tomar decisões para não ficar preso à depressão.
• Reflexão: após ter analisado a situação, você se perguntará se esta nova mudança é boa ou relevante, e no final você considerará os benefícios até chegar à aceitação.

A curva de mudança não é linear, nem vai na mesma velocidade: uma ou mais etapas podem ser repetidas, e nem todas precisam ser vivenciadas na mesma ordem. Mas manter estas etapas em mente ajuda você a lidar com o processo de gerenciamento.

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Ferramentas para o gerenciamento eficaz da mudança

Embora os processos e estágios sejam similares nesta área, ter uma caixa de ferramentas de gerenciamento de mudanças em mãos ajudará. É importante não confundi-los com ferramentas de gerenciamento de projetos.

1. Roteiro

Saber para onde ir é uma das questões mais importantes nos processos de mudança organizacional. Não apenas para completar e honrar uma visão, mas também para assumir mudanças com o pé direito porque, como mencionado acima, abordar situações de diferentes maneiras (ter um plano A, um plano B e um plano C) com caminhos diferentes sempre fará a diferença.

2. Treinamento

No gerenciamento de mudanças, o treinamento permitirá identificar as necessidades de treinamento das equipes que serão impactadas por um processo de mudança.

3. Projeto de comunicação

Um projeto de comunicação o ajudará a organizar todas as informações que você vai divulgar sobre o projeto de acordo com o público-alvo, canais, freqüência e mensagens-chave a serem comunicadas.

4. Plano das partes interessadas

Ele permitirá que você enfatize a gestão dos patrocinadores do projeto para facilitar a tomada de decisões necessárias à implementação e ajudará você a compreender a composição de seu público. Você poderá fazer planos de ação focados no impacto que deseja gerar tanto nas pessoas quanto nas áreas de trabalho.

5. Planejamento de Líderes e Gerentes de Mudança

Em um plano de partes interessadas, deve-se levar em conta todas as partes interessadas internas e externas, incluindo líderes, funcionários segmentados por seu impacto e abertura à mudança: clientes, acionistas, fornecedores, até mesmo sindicatos.

6. Plano de Reconhecimento

Com esta ferramenta, você poderá detalhar que estratégia de reconhecimento utilizará para manter suas equipes motivadas, por exemplo: 

• Cartões de horário para você.
• Eventos de celebração conjunta.
• Vitórias definidas no roteiro do projeto.

Todas essas ferramentas o ajudarão a obter uma imagem muito mais clara das iniciativas em seus projetos de gerenciamento de mudanças.

Um exemplo de liderança em um projeto de gerenciamento de mudanças

Daniel Barenboim é um pianista e maestro de renome mundial. Ele, juntamente com o palestino Eduard Said, uniu músicos israelenses, palestinos e árabes na West-Eastern Divan Orchestra, uma orquestra em torno do significado real da música para superar os preconceitos e a guerra existente entre culturas.

Mas o que isso tem a ver com a gestão de mudanças? Kelly Hernández aponta que é uma excelente analogia indicar que, na prática, você poderia imaginar que é aquele maestro de orquestra: um grupo formado por pessoas de diferentes origens e talentos, que convergirão em um ambiente comum, e sua missão seria gerenciar a mudança de forma abrangente e sustentada ao longo do tempo, além de facilitar o processo de transformação.

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Lembre-se de que sua capacidade de influenciar será baseada na força das relações que você é capaz de construir. Para construir relacionamentos valiosos, basear-se na confiança e na empatia é fundamental para gerar conversas honestas que nos permitam compreender o ponto de vista de outras pessoas e compreender, por sua vez, como elas estão vivenciando a cultura da mudança e o que podemos fazer para acompanhá-las.

Este é um exemplo do importante papel que você terá como gerente de mudança para fazer história em uma organização através de uma gestão de projetos eficaz com uma abordagem holística e assertiva da mudança.