¿Cómo hacer un reporte de ventas en Excel? La guía que esperabas

Al tener un negocio nos preocupamos porque permanezca en constante crecimiento y en medir las acciones que nos están llevando a lograr resultados, por eso realizamos un reporte de ventas, para tener una visión detallada de las actividades comerciales.

Si aún estás comenzando y no tienes claridad de cómo hacerlo pero estás interesado en analizar la productividad de tu fuerza de ventas y encontrar la clave para vender más, llegaste al artículo indicado. Te contaremos cómo se hace un reporte, qué debe incluir y cómo esto te dará toda la información que necesitas para comenzar a proyectarte.

Además, te contaremos cómo hacer un reporte de ventas en Excel, una herramienta versátil que te solucionará la vida gerencial y operacional, pues podrás tratar los datos con mayor facilidad.

Nosotros estamos listos para contarte todo sobre la generación de reportes de venta, ¿tú, estás listo para conocerlo? Sabemos que sí, ¡aprendamos juntos!🚀 

Índice

1. ¿Qué es un reporte de ventas?
2. Antes de saber cómo hacer un reporte de ventas en Excel, ¿qué incluir en este informe?
3. ¿Cómo hacer un reporte de ventas en Excel?

1. ¿Qué es un reporte de ventas?

Un reporte de ventas responde a la pregunta: ¿qué estamos haciendo para atraer clientes? Pues en él podrás verificar el progreso de las actividades o estrategias de ventas planeadas en equipo, al igual que estar al tanto de los ingresos operacionales. Todo dependerá de las métricas trazadas con tu equipo de trabajo, pero lo que sí te aseguramos es que un reporte de ventas facilita la vida.

Según el blog del CRM Force Manager “un reporte de ventas mensual es, a grandes rasgos, una recopilación de los datos comerciales, que son analizados posteriormente para poder identificar la progresión de tu equipo de ventas y te ayudan, si es necesario, a poder redirigir el plan estratégico establecido”.

Este seguimiento, a través de un formato de control de ventas en excel, es indispensable para ver cómo está la gestión de cada una de las personas que intervienen en el proceso, al igual que determina si un negocio es rentable o no, pues es posible ver si las expectativas se están cumpliendo, si los asesores comerciales están alcanzado las metas y cuál es el presupuesto a establecer.

El reporte de ventas no es el documento más elaborado de todos y con cifras exorbitantes. Lo necesario en este punto es tener claro el presupuesto de ventas, las ventas cerradas por cada uno de los agentes comerciales, el tipo de estrategia comercial utilizada, entre otros. Más adelante hablaremos de lo que debería contener un reporte de resultado de ventas, mientras tanto podrías probar este taller de técnicas de negociación para comenzar a crecer.

¿Para qué sirve un reporte de ventas?

Saber cómo hacer un reporte de ventas en Excel abre oportunidades para mejorar resultados, pues de acuerdo con Hubspot los informes de ventas “representan la principal herramienta con la cual conocerán la situación financiera de la empresa. Con la ayuda de estos análisis, pueden determinar si las estrategias implementadas han sido las correctas, o si es tiempo de hacer cambios y buscar nuevos procesos de ventas para evitar impactos negativos”. 

Es decir que los reportes de ventas diarias, mensuales o anuales que hagamos nos servirán para la mejora continua. Así que siempre habrá oportunidad de hacer las cosas cada vez más bien. Solo ten en cuenta este importante consejo: haz tu reporte de ventas muy concentrado porque de este dependerá la toma de decisiones de la gerencia y las posibles inversiones que se hagan. Los errores son de humanos, pero te ayudaremos a minimizarlos con las recomendaciones que se vienen. 😉

Beneficios de llevar un control de las ventas

• Un reporte de resultados de ventas te permitirá monitorear el personal, “saber las zonas que han sido cubiertas y conocer el tipo de producto que más tiene movimientos”, asegura Click Balance.
• La generación de reportes de ventas son útiles para las fuerzas o representantes comerciales, pues les permite analizar la información para autoevaluarse, conocer su rendimiento e idear nuevas estrategias para aumentar las ventas.

 

Fuente: ForceManager

• Hacer un reporte de ventas en Excel permite jugar con las herramientas que tiene este programa, como los gráficos, las tablas, los datos, las cifras y por supuesto los cálculos con lo que podrás tener información precisa sobre costos y gastos. Esto también permite que cualquier persona pueda entender la información de la que se está hablando.
• Con el informe de ventas también mides la estrategia de marketing, es decir que es posible que verifiques si las tácticas aplicadas están impactando directamente en las ventas.
• En el reporte de ventas no solo se analizan números de forma independiente, sino que se ve como un todo para percibir las ventas vs. las estrategias comerciales.

Fuente: Planilla Excel

2. Antes de saber cómo hacer un reporte de ventas en Excel, ¿qué incluir en este informe?

Ya sabes lo importante que es llevar un control de las ventas a través de los reportes, pero te estarás preguntando qué tipo de información deberías incluir para la gerencia o el equipo de ventas. Te daremos algunas pistas, sin embargo, ten en cuenta que tú puedes crear tus propias métricas e ítems a reportar. 

Algunos de los puntos más comunes para tener en cuenta cuando estés aplicando cómo hacer un reporte de ventas en excel son: niveles de ventas alcanzadas, crecimiento mensual y el porcentaje de crecimiento alcanzado, los ingresos por ventas, las visitas comerciales, las llamadas y los negocios cerrados por los vendedores,

Un ejemplo de reporte de ventas es el de una tienda de ropa, donde puedes tener en cuenta la unidad por factura, es decir, la cantidad de artículos que tiene cada transacción, esto lo define la compañía, pero por lo general son mínimo tres artículos. 

También, el ticket promedio, que es el valor que tiene cada transacción, en este caso, tú decides cuál es la meta de esta variable. La idea es que las tres unidades que dijimos que se venderán, sumen un valor específico, ese es uno de los objetivos que resaltará el informe ejecutivo de ventas.

Fuente: Justexw

💡Llegaste hasta aquí, tenemos un dato muy útil

Más que decir cuánto hay que vender por visita de cliente y esperar a que mágicamente se cumpla el valor del ticket promedio tenemos un consejo útil en caso de tener una tienda física: la venta cruzada. ¿Qué tal si a quien compra un pantalón le ofreces un accesorio que le combine y los zapatos perfectos para su outfit? Esta información de ventas centrada en la estrategia comercial te permitirá verificar el éxito de tu plan de ventas. ¿Tú eres de los que se deja llevar por esas recomendaciones?

La venta por metro cuadrado es otro de los indicadores a la hora de saber cómo hacer un reporte de ventas en Excel. Esto nos da información sobre el espacio y cómo está funcionando la distribución de los productos en la tienda. Ojo a la fórmula: divide la venta total de la tienda en los metros cuadrados. Dependiendo del resultado sabrás si es necesario potencializar un producto, hacer descuentos, o cualquier otra táctica que te permita vender más. 

Por último, otro dato que podrás incluir en tu informe de ventas en Excel es la tasa de conversión, que se refiere al número de clientes que entra en un día a la tienda vs. los clientes que compran. Así se mide la efectividad comercial.

“Los reportes de ventas en Excel funcionan tomando datos de ventas de productos, actividades de canalización y campañas de ventas, y luego agregándolos en informes para crear una visualización de cómo se están desempeñando sus actividades de ventas y campañas. Con estos datos, puedes crear informes que cubran periodos de tiempo, como reporte de ventas diarias, mensuales o trimestrales”, cuenta la página Siempre Excel.

3. ¿Cómo hacer un reporte de ventas en Excel?

Llegamos a la parte en la que aplicarás los conocimientos y comenzarás a cambiar el rumbo de tu negocio, en caso de que ya manejes los reportes de ventas pero no en Excel, esta es la oportunidad para aprender cómo hacer un reporte de ventas en Excel fácilmente.

Lo primero que debes tener en cuenta es el presupuesto asignado en el periodo de tiempo del cual harás el reporte de ventas mensual, semanal o anual. Igualmente, recomendamos hacer el comparativo con la venta de años anteriores, para así evaluar tu desempeño y el crecimiento y decrecimiento frente al año pasado, reportando el cumplimiento de presupuesto que estás teniendo año a año. ¡Decrecer no es una opción, así que esfuérzate mucho por cumplir el presupuesto y la estrategia de ventas!

Luego, reúne las cifras según tus indicadores, datos de ventas y la información requerida con los directivos para avanzar en los procesos y tomar decisiones.

Ahora es cuando aprendes cómo hacer un reporte de ventas en Excel:

 ☑️ Tabula la información

Crea tablas dinámicas para agrupar la información que ya te contamos, entre ellas el mes, el número de ventas, el crecimiento y el vendedor. Si tienes dudas sobre cómo hacer una tabla dinámica en Excel para tus reportes de ventas  en este artículo encuentras el paso a paso.

Fuente: Crehana

☑️ La fórmulas, las mejores amigas del reporte de ventas

¡No te asustes! En Excel puedes encontrar infinidad de opciones de fórmulas, pero para los informes de ventas no requieres mil ecuaciones. Las fórmulas de porcentajes, sumas, restas, divisiones y los promedios, son las más utilizadas.

Fuente: Hubspot

Según Hubspot, “se puede medir el crecimiento mes a mes, restando una casilla contra otra y mostrar la diferencia, ya sea en positivo o en negativo. Otra posibilidad es calcular el porcentaje de crecimiento, haciendo una división simple de una casilla sobre otra y cambiar el formato a «Porcentaje» para mostrar los resultados de ventas de esta manera”.

Tres formatos y plantillas listos para hacer tus reportes de ventas

☑️ Todo es más fácil cuando hay gráficos que muestren los resultados

Una de las virtudes de Excel es que a pesar de ser un programa muy numérico, también permite convertir la información en gráficos, así que aprovecha los diagramas y gráficos de barras, de líneas, etc., para hacer un informe de ventas en Excel con gráficos de más fácil entendimiento para todo tipo de público, desde el gerente como el equipo comercial.

¿Cómo hacer gráficos en Excel? Selecciona los datos de la columna y da clic derecho, elige la opción cambiar tipo de gráfico y en la categoría de previsión selecciona columnas agrupadas a líneas.

Una recomendación útil para la lectura y el manejo de tus informes de ventas en Excel

No temas usar los colores para ilustrar la información. Estamos hablando de datos densos, así que los colores le dan respiro al documento. Una combinación básica es subrayar en rojo los que necesitan mayor atención y en verde los resultados positivos.

Como ves, aprender cómo hacer un reporte de ventas en Excel no es nada misterioso, incluso es muy fácil. El reto es rescatar los datos adecuados para que el informe de ventas valga realmente la pena para la compañía y te permita tomar más y mejores decisiones. ¡Ponlo en práctica!