Trabajar en casa: ¿Cómo trabajar en equipo de manera remota?

Trabajo Remoto 16 de Marzo del 2020

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Juliane Angeles

Trabajar en casa: ¿Cómo trabajar en equipo de manera remota? Trabajar en casa: ¿Cómo trabajar en equipo de manera remota?

Debido a las medidas preventivas ante el brote del COVID-19 en el mundo  —entre ellas, evitar el contacto con otras personas y no asistir a lugares concurridos como universidades, centros comerciales u oficinas— muchas empresas han decidido promover el teletrabajo. ¿Y qué es el teletrabajo? Trabajar desde un lugar que no sea tu oficina (como tu casa), haciendo uso de la tecnología.

Como señala la Organización Mundial de la Salud, trabajar a distancia ayudará a tu empresa a seguir en funcionamiento y, sobre todo, a proteger a tus talentos.

Si eres de los que tiene un poco de experiencia liderando equipos de forma remota, adaptarte a esta forma de trabajo te será más sencillo que la mayoría. Pero si no es tu caso, quizás te estés preguntando cuáles son las claves para que tú y tu equipo se adecuen rápidamente.

Y en esta parte de la historia es cuando debemos hacer uso de nuestras habilidades blandas, como la adaptación al cambio. Recuerda que esta soft skill nos exige tres cosas: conocer a fondo el nuevo contexto, identificar cuáles son los cambios a los que debemos adecuarnos y actuar en concordancia a ellos.

Por otro lado, si formas parte de un equipo y quieres mantener tu desempeño laboral desde tu casa, ten en cuenta que el home office requiere de nuevos hábitos, como tener un espacio propio para realizar tus tareas, establecer horarios y no caer en distracciones. ¿Estás preparado?

Afortunadamente, existen algunas prácticas que puedes aplicar —como líder o miembro de un equipo— para que esta modalidad de trabajo tenga éxito en tu empresa. Conócelas a continuación.

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Coordina vía llamadas o videochats

Usar el correo electrónico para coordinar tareas en equipo no es conveniente. Olvídalo. ¿Te imaginas las decenas de correos que se acumularían? Úsalo solo cuando se trate de enviar información o archivos específicos que no necesiten una respuesta.

En ese sentido, la mejor opción es comunicarse a través de videochats o llamadas telefónicas. Estas podrían realizarse tres veces a la semana (para revisar el status de las tareas) y no deberían durar demasiado. Entre 30 y 45 minutos es lo recomendable.

Usa herramientas colaborativas

Hoy en día existen diversas herramientas que facilitan el trabajo de manera remota. Estas son algunas de ellas:

Google Hangouts

Si tienes una cuenta en Google, Hangouts es la herramienta que necesitas para mantenerte en contacto con tu equipo o compañeros. Esta aplicación te permite enviar mensajes o fotos a tus contactos, iniciar llamadas de voz o video gratuitas. Además, puedes convertir cualquier conversación en una videollamada grupal con hasta 10 contactos y sincronizar los chats en todos tus dispositivos, así como enviarles mensajes a tus contactos, incluso si no están conectados.

Lo mejor: Hangouts funciona en Android, iOS o la Web y es gratuita.

Slack

Se trata de una herramienta hecha para optimizar el trabajo en equipo. En su página web lo explican así: “En Slack, los equipos trabajan en canales, el lugar donde se concentran todos sus mensajes, herramientas y archivos, lo que ahorra tiempo e incentiva la colaboración entre compañeros de trabajo”.

¿Qué te permite realizar? Compartir archivos, hacer llamadas de voz o video, compartir pantalla para mostrar tu trabajo y colaborar con miembros externos a tu equipo, etc.

Lo mejor: te permite conectar otras herramientas. El Directorio de Aplicaciones de Slack cuenta con más de 2000 aplicaciones que puedes integrar, para no pasarte el día saltando de una pestaña a la otra. Tiene una versión gratuita con ciertas limitaciones.

Trello

Es otra herramienta recomendaba por profesionales que trabajan en equipo y de manera remota. Trello te permite organizar y priorizar tus proyectos o tareas a través de tarjetas, listas y tableros.

Tiene una versión gratuita, pero es muy limitada a comparación de las de pago.

Lo mejor: está disponible en Android y iOS.

Skype

Es una herramienta muy popular debido a que te permite realizar llamadas de audio y videollamadas de alta definición, compartir presentaciones o cualquier elemento durante una llamada con la pantalla compartida, grabar llamadas en directo y realizar conversaciones en modo privado.

Con Skype puedes realizar un video o una audioconferencia con un máximo de 50 usuarios y habilitar subtítulos en directo.

Lo mejor: es gratuita. En su versión escritorio está disponible para Windows, Mac OS X y Linux. Y en su versión para móviles está disponible en Android, iPhone y Windows 10 Mobile.

Microsoft Teams

Es la herramienta de colaboración de Office 365. Permite administrar fácilmente los proyectos en equipo. Es de pago, pero debido a la coyuntura Microsoft ha puesto a disposición de los usuarios una versión gratuita, para promover el trabajo de manera remota. Genial, ¿verdad?

¿Qué incluye la versión gratuita de Teams?

- Búsquedas y chats ilimitados

- Videollamadas

- Almacenamiento de archivos personal y del equipo

- Colaboración en tiempo real con Office

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Comunicación clara y positiva

Para que un equipo remoto funcione con éxito, es importante que exista una buena comunicación entre compañeros. Si eres el líder, asegúrate de fijar normas de comunicación para el correcto entendimiento y desenvolvimiento de los profesionales a tu cargo.

Por otro lado, te en en cuenta que para coordinar tus tareas utilizarás servicios en línea. Desde mensajería hasta videochats grupales o personales, por lo que una comunicación que no sea breve, precisa y oportuna podría generar malos entendidos.

Sé receptivo y mantente disponible

Acorta las distancias pese a trabajar en casa. Que no te encuentres en el mismo lugar de trabajo que tus compañeros no significa que tu comunicación deba retrasarse. Por ejemplo, si alguien de tu equipo hace una consulta en el chat grupal, no debería esperar varias horas para recibir una respuesta.

La idea es que sean tan receptivos y se mantengan disponibles como lo son en la oficina.

Colaboración en equipo

La mejor manera de mantener a un equipo conectado es a través de la colaboración. Si bien parte de la colaboración puede darse durante las videollamadas o chats grupales, las ideas y comentarios también pueden surgir en conversaciones casuales fuera del espacio grupal.

Las conversaciones “informales” o personales no están mal. Lo que podría ser perjudicial para el espíritu colaborativo del equipo es que se tomen decisiones sobre las tareas en esos chats, donde obviamente no están todos los miembros que deberían participar.

Esto provocaría, además, que algunos miembros del equipo no se sientan considerados o valorados.

¿Cómo trabajar desde casa?

El teletrabajo o home office demanda, entre otras cosas, concentración, un horario establecido, autocontrol y fuerza de voluntad. Aquí algunas recomendaciones:

- Habilita un espacio propio. No trabajes en el sofá o en el comedor y mucho menos en la cama. Si no cuentas con una habitación extra, coloca un escritorio en algún espacio de tu casa.

- Busca la silla más cómoda que tengas. Recuerda que pasarás varias horas frente a tu laptop y necesitas estar correctamente sentado.

- Esfuérzate por cumplir un horario. Cumple la rutina de levantarte, asearte y tomar desayuno. Sí, exactamente igual como si tuvieras que ir a la oficina.

- No trabajes en pijama. Sí, reconocemos que puede ser muy cómodo, pero recuerda que el teletrabajo implica videollamadas. El hecho de que estés en casa no significa que debas descuidar tu presencia.

- Aleja las distracciones de tu escritorio. Si ya estás conectado, no hace falta tener tu smatphone a la mano.

- Evita abrir tus redes sociales en la web. Podrías perder la concentración y empezar a procrastinar. Si no quieres verte en esa situación, te sugerimos revisar la nota “Cómo dejar de procrastinar: Tips para ser más productivo”.

- Si es posible, tratar de salir unos minutos antes de empezar tu día. Por ejemplo: puedes realizar una caminata breve cerca de tu casa.

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