¿Cómo hacer benchmarking? Rómpela con las mejores prácticas de tu industria

¿Cómo hacer benchmarking? Rómpela con las mejores prácticas de tu industria

Última actualización 17 de Febrero del 2021Tiempo de lectura: 7 min.

Tatiana Forero

Emprender tu propio negocio con éxito implica trabajar con eficiencia para romperla frente a tus competidores. En este caso, saber cómo hacer benchmarking es tu llave de acceso a las prácticas más eficientes de tu industria. 🔑

El benchmarking consiste en analizar los procesos de tu negocio con los de tus competidores para implementar prácticas más efectivas. Como resultado, obtienes información para identificar brechas en tus procesos y lograr una ventaja competitiva.

👉 En esta nota aprenderás cómo hacer benchmarking. En las 3 primeras secciones de la nota revisaremos qué es el benchmarking, cuáles son sus tipos y para qué sirve. Pero si quieres ir directo a la salsa, pincha en el índice.

Índice

¿Cómo hacer benchmarking competitivo en una empresa?

  1. Determina el proceso a comparar para saber cómo hacer benchmarking
  2. Crea un reporte con tu estado actual
  3. Entiende qué es un benchmark y defínelos
  4. Elige a quién quieres analizar
  5. Documenta los objetivos y el alcance del análisis benchmarking
  6. Recopila los datos para aprender cómo hacer benchmarking
  7. Analiza tu rendimiento frente a los datos recopilados
  8. Identifica mejoras, potencialidades, oportunidades y amenazas
  9. Implementa las mejores prácticas en tu empresa
  10. Mide, evalúa y repite fases del benchmarking

 

¿Qué es benchmarking?

El benchmarking es un proceso sistemático y continuo que evalúa y analiza los procesos, servicios y técnicas dentro o fuera de tu empresa para encontrar las mejores prácticas, con el fin de aumentar tu eficiencia y competitividad.

💡 Aquí la palabra clave es "mejores prácticas".

Y es que son estas las que te servirán como punto de referencia para planear futuras estrategias que te guíen en la implementación de cambios organizacionales y operativos en tu empresa.

Saber cómo hacer benchmarking significa que debes trabajar con unas métricas que representen esas "mejores prácticas" que estás buscando y que puedas replicar en tu negocio para mejorar tu rendimiento. 

Algunos ejemplos de empresas que utilizan benchmarking son:

  • Coca Cola Vs. Pepsi
  • Burger King Vs. McDonald’s
  • Adidas Vs. Nike
  • Movistar Vs. Claro
     

Tipos de benchmarking

Una de las ventajas de conocer cómo hacer benchmarking es que esta metodología se puede adaptar al área o el objetivo que tengas para optimizar tu negocio. Por cierto, aquí te enseñamos cuáles son los mejores cursos para gestionar tu emprendimiento

Volviendo al tema, cada uno de los 3 tipos de benchmarking tiene diferentes usos y atiende diferentes problemas.

Benchmarking interno

✅ Consiste en hacer una comparación de dos procesos iguales o similares dentro de la misma organización.

El benchmarking interno implica mirar hacia adentro para que puedas identificar las mejores prácticas de tu compañía y aprender de su propia estructura. 

Benchmarking competitivo

✅ Es un tipo de benchmarking externo que realiza una comparación directa de tus productos, servicios, procesos o métodos frente a los de tus competidores.

Este tipo de benchmarking no solo es la oportunidad perfecta para reconocer las fortalezas y debilidades de tu organización, sino para conocer mejor a tus competidores.

Este análisis benchmarking es mucho más valioso si evalúas todo tipo de competidores: grandes, directos, pequeños, etc.

Benchmarking funcional

✅ Se trata de comparar una práctica idéntica o similar dentro de áreas iguales o similares de compañías que están fuera de tu industria inmediata. Es un tipo de benchmarking externo.

Por ejemplo, el proceso de recepción de pedidos puede ser similar en la industria textil como en la alimentaria.

Al ampliar el alcance de la visión, el proceso de benchmarking funcional te ayuda a identificar prácticas que son superiores en sus áreas funcionales en cualquier industria donde puedan existir.

 

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¿Para qué sirve el benchmarking?

Hemos hablado de que aprender cómo hacer benchmarking te da una guía para administrar tu negocio, redefinir tus objetivos con base en estándares realistas e identificar áreas, sistemas o procesos donde puedes implementar mejoras, ¿verdad?

Sin embargo, existen otras ventajas del benchmarking que debes conocer:

  • Aumenta la productividad al introducir prácticas nuevas y competitivas. 
  • Ayuda a identificar oportunidades te permite detectar cuando un competidor está teniendo éxito o dificultades con su estrategia y tomar acción.
  • Reduce tus costos de operación al tener valores de referencia claros según tu industria.
  • Saber qué es el benchmarking te deja tener un espacio para la innovación y la mejora. 
  • Aplicar la metodología del benchmarking te permite conocer las fortalezas y debilidades de tu empresa. 
  • Con el benchmarking tendrás un mejor entendimiento sobre tus competidores. 

 

Fuente: Pexels.

 

👉 ¿Cómo se hace un benchmarking?

Aprender cómo hacer benchmarking requiere de un enfoque sistemático y estructurado.

¡No te preocupes, que es un proceso muy sencillo de entender! A continuación, conocerás los 10 pasos del benchmarking.

1. Determina el proceso a comparar para saber cómo hacer benchmarking

Primero lo primero, y esto es responder a la siguiente pregunta:

¿Qué proceso, área o producto quieres mejorar en tu organización al aplicar la metodología benchmarking?

Y es que delimitar cuáles son los procesos que vas a comparar en un análisis benchmarking es fundamental para concentrar tus esfuerzos en conseguir información sobre los indicadores que más impacto tendrán en tus objetivos.

¿Cómo determinar cuál es el proceso ideal para hacer un análisis benchmarking?

✅ Identifica cuáles son las áreas estratégicas de tu empresa y examina los procesos que traen los mayores resultados, según tus objetivos.

Recuerda la Ley de Pareto: el 20% de tus acciones te trae el 80% de tus resultados.

✅ Consulta con los líderes de todos los departamentos de tu empresa para ver qué procesos sería útil incluir en el análisis benchmarking. 

De esta manera, te aseguras de que aprender cómo hacer benchmarking sea algo de altísimo valor para la mayor cantidad posible de personas dentro de tu empresa.

Algunas ideas de procesos que puedes comparar en un análisis benchmarking son:

  • Estructura de costos
  • Gestión de inventario
  • Procesos de control de calidad
  • Servicio al cliente
  • Experiencia del cliente y Customer Success.
  • Estrategia digital orgánica, paga y en Social Media
  • Desarrollo de productos

 

2. Crea un reporte con tu estado actual

¿Ya sabes sobre qué procesos vas a aplicar la metodología benchmarking? Genial, continuamos.

Crea un documento para describir tus procesos actuales y los resultados que generan en determinado periodo. Así tendrás una base para el análisis benchmarking.

Sé tan detallado como puedas. Crea flujos de trabajo; define cargos, responsables y funciones; detalla los procesos y tareas, sobre todo, incluye cifras sobre los resultados que dichas acciones representan para alcanzar los objetivos propuestos.

Esto hará que tus procesos actuales se puedan comparar más fácilmente con la información recolectada gracias a la metodología benchmarking y, así, entender los rezagos actuales en tu rendimiento.

 

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3. Entiende qué es un benchmark y defínelos 

¿Qué es un benchmark? Es un parámetro de referencia, una métrica o un indicador que te permite medir los resultados de una acción determinada.

El siguiente paso es definir qué benchmarks, o parámetros de referencia, te darán la información que necesitas para llegar a tus objetivos en el área o procesos de tu elección. 

Por ejemplo, si hablamos de un análisis benchmarking de Social Media, podemos tener métricas de redes sociales como:

  • Participación diaria por publicación
  • Tasa de engagement de las publicaciones
  • Número de publicaciones semanales
  • Tasa de respuesta a los mensajes
  • Número de mensajes enviados y recibidos

 

⚠️ Ten en cuenta que para aplicar la metodología benchmarking con éxito, los benchmarks deben ser compatibles entre las dos partes a comparar.

 

Fuente: Pexels.

 

4. Elige a quién quieres analizar

¿Con quién te vas a comparar? Recuerda que puedes hacer un benchmarking interno o externo.

Sea cual sea el tipo de benchmarking que quieras hacer, la idea en esta fase del benchmarking es crear un listado con todas las empresas con las que quieras hacer la evaluación (incluyendo la tuya, si el benchmarking es interno).

Para eso, debes identificar los competidores que posean las mejores prácticas y ver si la información del análisis benchmarking puede ayudarte con tus objetivos.

Ahora bien, para construir este listado puedes evaluar distintos tipos de competidores:

  • Directos
  • Indirectos
  • Aspiracionales

 

Competencia directa para el benchmarking

 Tus competidores directos son aquellos que hacen exactamente lo mismo que tú. 

Puedes elegir entre dos tipos de empresas:

  • Competidores más cercanos, es decir, empresas que son similares a ti en términos de tamaño y éxito. Esto te sirve para evaluar el mercado y planificar el futuro a corto, mediano y largo plazo.
  • Competidores más pequeños. Muchas empresas pequeñas aprovechan la flexibilidad en su estructura para ser más disruptivas. Hacerles un análisis benchmarking puede ayudarte a mantenerte en vanguardia y evitar que te tomen por sorpresa.

 

Competencia indirecta

✅ Son aquellas empresas que no hacen lo mismo que tú, pero que venden soluciones a tu público potencial.

En este grupo para el análisis benchmark también puedes incluir aquellos negocios que ofrecen un servicio que tú quieres ofrecer, pero que no necesariamente operan dentro de tu misma industria. 

Por ejemplo, si tienes una panadería artesanal que quiere implementar un servicio de domicilios, una competencia indirecta sería la logística de entrega de Domino's Pizza.

Competencia aspiracional

 Son aquellas empresas consideradas como las líderes del sector, por lo que son ideales para el benchmarking externo.

Y es que mirar a los más grandes de una industria puede brindarte información muy valiosa sobre cómo operan y funcionan. Además, te da una idea de cómo construyen las bases para trabajos y proyectos futuros.

¡Recuerda que puedes compararte contigo mismo con el benchmarking interno!

✅ También puedes saber cómo hacer benchmarking entre las distintas áreas de tu empresa y con los resultados anteriores de determinado proceso.

Un ejemplo de benchmarking interno es si vas a lanzar una nueva campaña en Redes Sociales, puedes comparar su rendimiento con el histórico del performance de la última campaña que ejecutaste.

Sin embargo, siempre es recomendable complementar con un benchmarking externo con competidores dentro o fuera de tu industria para evitar sesgo y aumentar las opciones de crecimiento.

🎯 Elige una cantidad de competidores razonable dentro de tu presupuesto y flujo de trabajo.

¡No quieres tener una lista interminable de competidores para ejecutar un análisis benchmarking que te ocupe más tiempo del que debería!

Además, te recomendamos segmentarlos en informes separados para facilitar el análisis posterior.

5. Documenta los objetivos y el alcance del análisis benchmarking

Ya que tenemos todas las bases del análisis benchmarking establecidas, lo que sigue es documentarlo.

De esta manera, todos los miembros de tu equipo estarán enterados del alcance y las etapas del benchmarking para remar en la misma dirección.

👉 En este documento debes establecer cómo se hace un benchmarking especificando:

  • ¿Cuál es el objetivo del benchmarking?
  • ¿Qué proceso, área, producto, servicio o método vas a comparar?
  • ¿Frente a qué organizaciones harás el benchmarking?
  • ¿Qué benchmarks o parámetros de referencia usarás para medir tu rendimiento frente a tu competencia?
  • ¿Con cuál metodología o herramientas de benchmarking recopilarás la información?
  • ¿Cuál es el resultado deseado del análisis benchmarking?
  • ¿Cuál es el alcance, duración y frecuencia del benchmarking?

 

6. Recopila los datos para aprender cómo hacer benchmarking

La clave para aprender cómo hacer benchmarking es la recopilación de datos, pues este es un paso fundamental en el proceso para encontrar las mejores prácticas.

Un análisis comparativo solo se puede hacer por medio de los datos y benchmarks. Y en esta parte puedes tener un desafío: saber cómo encontrarlos.

Sin embargo, desarrollar un plan para recopilar información te ayudará en esta fase del benchmarking.

¿Cómo recopilar datos para un benchmarking?

  • Dependiendo del proceso que quieras comparar y tus benchmarks elegidos, algunas de las herramientas con las que puedes saber cómo hacer benchmarking son:
    • Moz
    • Brandwatch
    • Ahrefs
    • SEMrush
    • Similar Web

 

  • Puedes buscar en informes de ventas, artículos de noticias y comunicados de prensa para ver qué información están publicando las empresas. Por ejemplo, muchas empresas publican sus mejores prácticas en sus informes de gestión, así que échales un ojo en tu proceso de benchmarking.

 

  • Si haces benchmarking externo, puedes revisar los reportes e investigaciones sobre determinadas industrias que consultoras como Nielsen realizan. ¡Allí encontrarás benchmarks o parámetros de referencia valiosos! 

 

  • También puedes adquirir información a través de sitios web, blogs, informes, materiales de marketing y artículos de noticias. 

 

  • Si no encuentras la información que necesitas en medios externos, tal vez necesites diseñar tus propias investigaciones de mercado. Puedes realizar investigaciones cuantitativas (encuestas), investigaciones cualitativas (entrevistas) o contratar proveedores externos para esta etapa del benchmarking.

 

  • Por último, si estás haciendo benchmarking interno, la recopilación de datos será muchísimo más sencilla y conveniente, pues solo debes hablar con el área encargada y pedir un reporte con los resultados históricos. 

 

7. Analiza tu rendimiento frente a los datos recopilados

Una vez que hayas recopilado todos los datos necesarios, organízalos de una manera útil para proceder con el análisis benchmarking.

¿Qué significa esto? Intenta acomodarlos teniendo en cuenta patrones o valores atípicos. 

De esta manera, en esta fase del benchmarking podrás comparar tus procesos con los de tu competencia y, con un análisis minucioso, identificar qué está causando las deficiencias en tus procesos.

💡 Por ejemplo, al analizar la estrategia en Social Media de tus competidores puedes ver benchmarks como:

  • Qué clase de contenido están publicando en sus Redes Sociales.
  • Cuál es su tasa de engagement.
  • Cuáles son los horarios en los que tienen más interacción.
  • Qué tan bien rinden sus campañas pagas. 

 

Con la mirada puesta en tus objetivos, procesa los parámetros de referencia de tu benchmarking para remediar rezagos en rendimiento o encontrar las mejores prácticas de tu industria. Por cierto, puedes aprender a dominar la analítica digital con este curso de Crehana.

 

Fuente: Freepik.

 

8. Identifica mejoras, potencialidades, oportunidades y amenazas

El análisis benchmarking te permite detectar oportunidades de mejora y ver qué está haciendo tu competencia que tú todavía no. 

Así pues, después de comparar tus procesos, identifica los puntos claves que debes optimizar en tu estructura o estrategia para cerrar las brechas de rendimiento. Luego, crea un plan para implementar esos cambios. 

Aprovecha esta etapa del benchmarking no solo para cubrir las lagunas, sino para innovar, agregar valor y evaluar nuevas posibilidades. 

Como sugerencia, procura que las acciones de tu plan sigan unos objetivos SMARTFija tus metas y los tiempos de integración de estas nuevas prácticas.

9. Implementa las mejores prácticas en tu empresa

Con un plan formulado, queda aplicar las mejores prácticas que encontraste gracias al proceso de benchmarking.

👉 Como cualquier cambio, este implica un proceso de aprendizaje.

Así que debes asegurarte que todas las personas de tu equipo estén bien capacitados y puedan completar sus tareas bajo los nuevos estándares del benchmarking.

 

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10. Mide, evalúa y repite las fases del benchmarking

Ya que has aprendido cómo hacer benchmarking, debes saber que se trata de un proceso iterativo y de mejora continua. 

👉 Luego de implementar las mejoras en tu empresa, examina los cambios que ocurren durante algún tiempo. Si todo está marchando bien, puedes repetir el análisis benchmarking con otro proceso y otros parámetros de referencia.

👉 Es muy importante fijar la periodicidad con la que se realizará el análisis benchmarking.

Lo ideal es ejecutar las fases del benchmarking cada 3 a 6 meses, pero si se te complica mucho, procura hacerlo al menos 1 vez al año.

¡Ya sabes cómo hacer benchmarking!

El benchmarking es útil para saber si tu organización debe actualizarse o pivotar.

Ahora está en tus manos evaluar y comparar constantemente tus procesos con los benchmarks de la competencia. 

De esta manera conseguirás mantenerte a la vanguardia con las mejores prácticas de la industria para satisfacer las demandas cambiantes del mercado. 🚀

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