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Aprende a hacer un mapa de stakeholders y fortalece tus alianzas estratégicas

Aprende a hacer un mapa de stakeholders y fortalece tus alianzas estratégicas

Última actualización 2 de Julio del 2021Tiempo de lectura: 7 min.

Vania Escobar

¿No sabes para qué sirve  un mapa de stakeholders? ¿Estás empezando un proyecto y te falta concretar alianzas? ¡No te preocupes! El día de hoy te enseñaremos todo lo que necesitas saber para aprender cómo hacer un mapa de stakeholders y fortalecer las alianzas estratégicas de tu proyecto.

Sin darte mucho spoiler, te contaremos qué es un mapa de stakeholders y cómo hacer uno. También, hablaremos de cómo mantener una buena estrategia de comunicación con tus stakeholders y cómo lidiar con aquellos que son difíciles...

¿Ya estás listo? ¡Empecemos!

¿Qué es un mapa de stakeholders y por qué es importante?

Según Project Manager, un mapa de stakeholders se entiende como: 

“Una matriz visual de influencia-interés de cuatro cuadrantes que se utiliza para identificar a las partes interesadas y categorizarlas en términos de su influencia e interés en el proyecto”.

En otras palabras, un mapeo de stakeholders te permite identificar grupos de interés que pueden ser futuros aliados de tu proyecto. Por ello, es muy (muy) importante que realices una investigación a fondo respecto qué actores son influyentes para ejecutar  tu proyecto.  

Por lo general, existen  muchos grupos de interés en un  proyecto, por lo que sin un mapeo de stakeholders adecuado tendrás dificultades para comunicarte con ellos y mantenerlos contentos. De esta forma, el mapeo de las partes interesadas es el comienzo para armar una estrategia de comunicación eficaz.

Debes tener en cuenta que los proyectos no pueden tener éxito si hay poca o ninguna comunicación con otros grupos de interés de tu entorno. Cuanto mejor sea la comunicación, más fluida será la ejecución del proyecto y, al mismo tiempo, te será más fácil comprender los deseos de tus stakeholders.

Asimismo, el mapa de stakeholders también es una buena forma de gestionar las expectativas de tus potenciales aliados. Al trazar un mapa de stakeholders, tendrás más claro sus intereses en cuanto al proyecto. Por lo tanto, a medida que se ejecuta, un gerente de proyecto puede lidiar gradualmente con esas expectativas, alineándolas con el proyecto y logrando que todos estén contentos con los entregables.

que es un mapa de stakeholders

Imagen: Lucidsparck

Para terminar esta sección conceptual sobre el mapa de stakeholders,  queremos compartir una frase de nuestro profesor David Franco, del curso online de Trust Building: Fortaleciendo relaciones, sobre la importancia de los stakeholders en la elaboración de un proyecto:

“Los stakeholders son factores que comparten con nosotros un proyecto y que pueden afectar, directa o indirectamente, el resultado de este mismo. Nosotros como seres individuales no podemos hacer solos un proyecto, es importante permitir el aporte de otros actores para llegar a un final exitoso”

 

¿Cómo hacer un mapa de stakeholders?

Ahora bien, hasta este punto ya tienes claro qué es un mapa de stakeholders. Naturalmente, el siguiente paso es comentarte cómo hacer un mapa de stakeholders. ¡Toma nota!

Paso 1: Identifica a los stakeholders de tu proyecto

Para empezar a hacer un mapa de stakeholders, debes identificar a potenciales grupos de interés que se relacionen con tu proyecto. Tanto aquellos actores que ya están llevando un proyecto similar, como potenciales inversionistas.

Para hacer esto, puedes enumerar todas las personas, empresas o instituciones del estado que se ven afectadas por tu trabajo o que tienen un interés personal en tu éxito o fracaso. 

Algunas de las variables que debes tener en cuenta en un mapa de stakeholders:

  • Roles

  • Autoridad

  • Conocimiento

  • Sus expectativas sobre el proyecto

  • Su Interés sobre el proyecto

  • Su capacidad de influencia en el proyecto.

Paso 2: Comprende a los stakeholders clave de tu proyecto

Como siguiente paso para mapear a tus stakeholders, te recomendamos tener claro las características de cada stakeholder en cuanto a tu proyecto. Por ello, hemos elaborado algunas preguntas que serán tu guía en este proceso:

  • ¿Tienen interés económico o emocional en el resultado de tu trabajo? ¿Esto es positivo o negativo?

  • ¿Qué información de tu proyecto es relevante para ellos?

  • ¿Quién influye en su opinión? ¿Esas influencias son otros stakeholders del rubro?

  • Si en el caso se interesen por tu proyecto, ¿qué puedes hacer para ganar su apoyo?

mapa de stakeholders

Imagen: Stakeholders sostenibilidad

Paso 3: Entrevista a los stakeholders más influyentes

Luego de hacer un buen mapa de stakeholders, debes procurar hacer una alianza con ellos. ¿Cómo hacerlo? la forma más común de contarles de tu proyecto (y que sepan de tu existencia) es mediante una entrevista.

Una vez identificados a  los stakeholders clave para tu proyecto, debes tratar de contactarlos mediante correo o teléfono. Una vez pactada la entrevista, solo queda en ti construir un lazo de confianza con el stakeholder de tu proyecto.  A continuación, queremos mostrarte algunos ejemplos de preguntas para que logres redactar una entrevista exitosa con tus stakeholders: 

  • ¿Por qué estás interesado en este proyecto?

  • ¿Cuáles son sus expectativas para este proyecto?

  • ¿Qué te inspiró a involucrarte en este proyecto?

  • ¿Cuál crees que será el impacto de este proyecto después del lanzamiento?

  • ¿Qué tan rápido ves este proyecto en marcha?

  • Si te sientes positivo con este proyecto, ¿por qué?

  • Si te preocupa este proyecto, ¿por qué?

  • ¿Prefieres reuniones en persona, telefónicas o por correo electrónico?

Si tienes experiencia en entrevistas de trabajo, realizar esta entrevista con tus stakeholders no será un problema. Como último consejo,  si bien la entrevista será virtual (por la pandemia de la actualidad), no debes olvidar manejar un buen lenguaje corporal. ¡Luego nos cuentas como te va! 

Paso 4: Mantén una buena gestión de stakeholders

Una vez te comuniques y entrevistes con la mayor cantidad de stakeholders, tendrás un mejor panorama para realizar un mapa de stakeholders. De esta forma, debes identificar qué partes interesadas tienen mayor nivel de poder e interés sobre tu proyecto. Este es un paso importante pues te permite ordenar tu mapa de stakeholders.

Cabe resaltar que si tienes una plantilla de stakeholders a tu poder, será mucho más fácil categorizar a todos los stakeholders de tu proyecto. En nuestro ejemplo, verás que hay 4 cuadrantes con 2 variables muy importantes que debes tener en cuenta: interés y poder.

Si aún te confunde cómo categorizar a los stakeholders, te dejamos una lista con las pautas que debes seguir en tu análisis de stakeholders: 

  • Personas de alto poder y muy interesadas: estos son los stakeholders que debes priorizar más. Por ello, debes involucrarlos y atraerlos activamente a tu proyecto para que logres un proceso más exitoso. 

  • Personas de alto poder y menos interesadas: mantenga a estas partes involucradas (hasta donde puedas) y, sobre todo, debes mantenerlas interesadas satisfechas. Sin embargo, no debes abrumarlos con tu mensaje para que no corten contacto contigo.

  • Personas de bajo poder y muy interesadas: los stakeholders de esta categoría suelen ser muy útiles como apoyo para tu proyecto. Por ello, debes mantenerlos informados de las novedades y procesos del mismo.

  • Personas con poco poder y menos interesadas: con este tipo de stakeholders debes mantenerlos controlados, pero no aburrirlos con información del proyecto pues no tienen mucho interés en el mismo.

Para ilustrar mejor la dinámica de un mapa de stakeholders, te dejamos un ejemplo de cómo puedes ordenar tus grupos de interés:

mapa de stakeholders

Imagen: Crehana

Además, no olvides que puedes descargar nuestra plantilla de matriz de stakeholders. ¡Es gratis!

 

¿Cómo mantener una buena estrategia de comunicación con tus stakeholders?

Si estás a la cabeza de un proyecto, ya debes saber que mantener una buena relación con tus stakeholders es clave para potenciar el impacto de tu proyecto. De esta forma, si bien ya tienes un mapa de stakeholders, debes establecer una buena comunicación con tus stakeholders. Te explicamos lo que debes tener en cuenta a continuación:

  • Debes tener presente el QUÉ: en tu estrategia de comunicación con tus stakeholders debes tener claro qué temas deben ser abordados y qué tono de comunicación utilizar (formal o informal).

  • No olvides el POR QUÉ: hazte la pregunta de ¿por qué se aborda este tema con este grupo? Recuerda que cada stakeholders tiene un poder e interés diferente en cuanto a tu proyecto.

  • Planifica QUIÉN: debes tener claro quién es el responsable de comunicarse con los grupos de interés. Puede ser el gerente de comunicaciones o el asistente de relaciones públicas. Recuerda que tu organigrama y los respectivos roles dentro de tu organización deben estar presentes en tu equipo de trabajo.

  • Piensa en el CÓMO: el contenido es importante, pero también la forma. De esta manera, debes evaluar cómo enviarás el mensaje: mediante una carta o por correo electrónico. También, debes tener en cuenta  la forma en que los grupos de interés te harán llegar sus respuestas. Esto implica formularios o mediante llamadas telefónicas.

  • Planifica el CUÁNDO: debes establecer un cronograma claro para las comunicación con tus stakeholders. Esta puede ser diaria, semanal, quincenal, entre otras frecuencias.

gestion de proyectos

Imagen: Escuela de postgrado UTP

¿Cómo lidiar con stakeholders difíciles?

Durante el proceso de realización de un mapa de stakeholders (y en todo lo que viene después) habrá organizaciones o personas difíciles de tratar…

Con ello, la siguiente pregunta es ¿qué se hace cuando nos toca comunicarnos con partes interesadas difíciles? No importa cuán testarudos puedan parecer, siempre hay formas de ganar su confianza, te lo contamos en breve: 

Acepta su autoridad, no luches contra ella

Te comentamos que al tratar con las partes interesadas de tu proyecto, hay momentos en los que pueden presentarse desacuerdos . En estas ocasiones, debes reconocer  la posición de autoridad y la estructura jerárquica de tu stakeholder. 

Si sigues este consejo, probablemente, tu stakeholder cambiará su actitud y será más dialogante con tu equipo.

Sé discreto y honesto

Es probable que Durante todo este proceso de comunicación con stakeholders aparezcan razones válidas que den pie a un  conflicto. Cuando esto ocurre, no puedes simplemente “esconderlo bajo la alfombra”.

Recuerda que a nadie le gusta escuchar que está equivocado, por ello, debes buscar la manera de decirlo en otras palabras. Un consejo para no generar malestar en el stakeholder es no hablar de lo que está bien o lo que está mal, sino de las necesidades del proyecto y cómo este se ve afectado por tal tema.

Adapta tu comunicación

No todos los stakeholders son iguales. Por ello, necesitas conocer bien a tus grupos de interés para que tengas claro cómo debes comunicarte con cada uno. En este aspecto, recurre la pregunta: ¿prefieres mensajes de texto, correo electrónico, llamadas telefónicas o reuniones cara a cara?  

Para incrementar tu  red de stakeholders, debes tratar de que estos grupos  se sientan satisfechos . Esto no se logra necesariamente con halagos (aunque puede funcionar), sino con  buenas relaciones basadas  en un excelente trabajo. Ahí es donde está el corazón de tus stakeholders, así es como los harás felices.

mapa de stakeholders

Imagen: Pixabay

 

Ya llegamos al final… Esperamos que este artículo te haya enseñado cómo hacer un mapa de stakeholders y aproveches nuestros consejos sobre mapeo de stakeholders para emprender un mejor proyecto.

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¡Nos vemos en las aulas!

 

 

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