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¿Qué es gestión de tiempo? Estrategias para nunca estar tarde

¿Qué es gestión de tiempo? Estrategias para nunca estar tarde

Última actualización 13 de Abril del 2021Tiempo de lectura: 7 min.

Arturo Chavero

La gestión del tiempo es una de las habilidades más importantes para una persona o equipo en cualquier proyecto. 

Ya seas freelance, director, emprendedor o lo que sea, te aseguramos que uno de los grandes problemas que te enfrentas día a día, es la cantidad de tareas que tienes que hacer.Por si fuera poco, la lista de tareas parece nunca acabar y crece con el tiempo.  

Hoy hablaremos sobre ¿qué es la gestión de tiempo?, 4 estrategias para administrar mejor tu tiempo y los beneficios de gestionar bien el tiempo. 

¿Qué es gestión de tiempo?

La gestión de tiempo es la habilidad de asignar y repartir el tiempo para cumplir cierto número de tareas y, consecuentemente, completar un proyecto. 

El tiempo es limitado, todos tenemos las 24 horas por día y, como todo recurso limitado, hay que saber administrarlo. 

En tu vida, ya sea que quieras crear un negocio u organizar una fiesta, la gestión de tiempo es una habilidad crucial para el éxito de las dos. 

Qué es gestión de tiempo

Fuente: Pexels

Las 4 estrategias para la gestión del tiempo 

Los autores Jack Canfield, Mark Victor Hansen y Les Hewitt, en su libro The power of focus, comparten 4 estrategias para ayudar a project managers y, en general, a cualquiera que quiera gestionar mejor su tiempo. 

Aquí te compartimos las cuatro estrategias, también conocidas como las cuatro D de la gestión de tiempo: 

Qué es gestión de tiempo

Fuente: Pexels

1. Do - Hacer 

Si puedes hacer algo que no tome mucho tiempo, no lo dejes para mañana y hazlo de inmediato. Para esto, puedes usar la regla de los dos minutos de David Allen: si lo puedes hacer en menos de dos minutos, hazlo. 

Hacer las cosas y reducir la pila de tareas es crucial para administrar bien el tiempo. Con las redes sociales a nuestro alcance en cualquier momento es muy fácil distraernos y ,como sea, debemos mantener nuestra atención en concentrarnos en la tarea dada para ejecutar eficazmente. 

2. Delete - Eliminar 

Probablemente, la estrategia más sencilla de las cuatro. Antes de hacer cualquier actividad pregúntate ¿la actividad te ayudará a obtener el resultado que necesitas?

Dependiendo de la respuesta, podrás decidir si eliminar, conservar o realizar la tarea. Para esta estrategia de gestión del tiempo, puedes acudir al principio de Pareto o la regla 80/20, donde el 80% de los resultados son causados por el 20% de las tareas o actividades realizadas. 

En la gestión de proyectos es muy común encontrarse con la tarea de priorizar diferentes tareas para su ejecución efectiva. 

3. Defer - Aplazar 

No todas las actividades o tareas para cumplir los objetivos se pueden cumplir inmediatamente. Hay veces que para continuar con una tarea, necesitamos meditar nuestra decisión o esperar a tener más información para poder tomar una decisión. 

Muchos expertos en productividad recomiendan usar un tablero kanban y agregar una columna de tareas aplazadas. 

Es importante recalcar, que aplazar, al igual que crear una tarea nueva tiene un tiempo definido, ya que uno de los peores enemigos de la gestión de tiempo es la postergación indefinida de las tareas porque solo se irían acumulando las cosas por hacer.

4. Delegate - Delegar 

Muchas veces para gestionar el tiempo de la manera más eficiente posible, tendremos que delegar el trabajo a otras personas y confiar en el resultado. 

Los resultados de delegar pueden ser sorprendentes, sobre todo al trabajar con personas mucho más capacitadas y expertas en sus respectivos temas. 

Delegar, no se trata solo de asignar roles, sino de encontrar la tarea adecuada para la persona correcta y guiarla para que pueda realizar la tarea sin ningún impedimento. 

Los beneficios de una buena gestión del tiempo 

¿Por qué es importante la gestión de tiempo? Ya sabemos que no tenemos todo el tiempo en el mundo y necesitamos administrar bien nuestro tiempo. Sin embargo, hay un número de beneficios extra, al gestionar el tiempo:

Qué es gestión de tiempo

Fuente: Pexels

1. Aumenta tu productividad y eficiencia 

¿Cómo lograr más con menos? Dadas las horas limitadas, el objetivo de la gestión del tiempo será lograr más en menos tiempo. La idea de gestionar el tiempo va ligada a ser más eficientes en nuestras tareas y aprovechar mejor nuestro día. 

Para aumentar tu eficiencia y productividad en las tareas que tienes que realizar, el orden juega un papel muy importante. Los japoneses sabían sobre la importancia del orden, por eso inventaron la metodología 5s para tener un lugar más ordenado y aumentar su productividad

Te invitamos a mantener ordenada tu área de trabajo, verás como estar en un espacio más ordenado mejorará tu productividad. 

2. Logra tus objetivos

La mayor satisfacción que uno puede tener es lograr los objetivos que uno se propone alcanzar, no siempre es fácil, pero entender que la gestión de tiempo es una habilidad clave para lograrlos, ya es un paso adelante. 

Todo reto y tareas diarias que tenemos que realizar necesitan tener un tiempo alocado. De lo contrario, nuestros objetivos tendrían un suspenso para ser realizados y ,a la larga, podrían ser olvidados.

Para alcanzar tus objetivos, te invitamos a usar objetivos SMART, una metodología para creación de objetivos, donde uno de los componentes más importantes es definir el tiempo. 

3. Toma mejores decisiones

No es nada nuevo la relación entre la gestión de tiempo y la toma de decisiones. Cuando uno se siente apresurado por tomar una decisión, aumenta la probabilidad de tomar la decisión errónea. 

Con una administración efectiva del tiempo, te encontrarás  en menos situaciones donde tengas que tomar una decisión bajo presión. 

Sin embargo, debes estar preparado para tomar decisiones difíciles en tu vida personal o profesional, ya que aún con la mejor gestión de tiempo, estas decisiones estarán presentes. 

4. Incrementa tu confianza

Tal vez, te preguntes ¿por qué la gestión de tiempo aumentará tu confianza? La respuesta es muy simple: lograr nuestros objetivos, proyectos y  tareas, tiene un efecto positivo en el cerebro. El sentido de satisfacción es, altamente, motivador y te da un incremento de confianza para realizar el siguiente proyecto. 

Por otro lado, si estamos constantemente intentando mantenernos a tiempo, uno se puede sentir desmotivado, agotado y, eventualmente, con menos confianza al realizar la siguiente tarea. 

La confianza en nosotros mismos es un factor importante para lograr nuestros objetivos a tiempo, pero la confianza en uno mismo también debe ser demostrada con las personas que nos relacionamos. 

Aumentar tu carisma te puede ayudar a transmitir esta confianza. Además, las relaciones que construimos, cuando queremos gestionar un proyecto, son muy importantes, ya que una buena relación llevará una comunicación efectiva.

5. Mejora tu autodisciplina 

Hacer las tareas diarias que uno tiene que hacer es un buen reto, pero hacerlas con un margen de tiempo es aún mucho mejor. 

Al gestionar el tiempo, administramos el esfuerzo que dedicaremos a nuestras tareas y responsabilidades. Esto incluye, la asignación de un horario y respetarlo. 

La autodisciplina de gestionar el tiempo propio o de un equipo tendrá un impacto directo en los objetivos que tengamos en mente. Además, cuanto mejor autodisciplina, mejor gestión de tiempo, mayor confianza en uno mismo, mejor toma de decisiones, entre otros temas que ya hemos tocado. 

6. Reduce el estrés 

¿Quién imaginaría que ponerse un plazo para cumplir los objetivos, reduciría el estrés? Así es, si gestionamos bien nuestro tiempo, evitaremos sentirnos agobiados y presionados. 

Además, reducir el estrés impacta directamente en el rendimiento de uno mismo. Si los niveles de ansiedad y estrés disminuyen, la energía para abordar las tareas diarias y los niveles de concentración aumentan. 

Te invitamos a reducir el estrés de tu día a día, como ya has leído esto te ayudará a concentrarte más, ser más eficiente y, por último, gestionar mejor el tiempo. 

¿Cómo nos volvemos mejores gestionando el tiempo?

Existen muchas apps, libros, hacks, entre otras cosas que pueden ayudarnos a mejorar nuestra habilidad para gestionar el tiempo, pero nada de esto importa si no tenemos las skills correctas en un inicio. Es como decir que comprar los mejores pinceles y pintura, te convertirán en un pintor.

Todos los beneficios que te hemos dado son recíprocos, esto significa que hacer un esfuerzo por un lado afectará el otro, de la misma manera que si empezáramos por el otro lado. Por ejemplo, reducir el estrés conducirá a mejorar la gestión de tiempo que tenemos, de la misma manera que gestionar nuestro tiempo reducirá el estrés.

Te hemos compartido los beneficios que obtendrás al gestionar bien tu tiempo, pero eso no es todo. Si ya tienes muchas tareas y actividades por hacer y no sabes cómo ordenarlo, puedes usar nuestra plantilla gratuita de cronograma para actividades personales y empezar a administrar mejor tu tiempo. 

Descargar cronograma de actividades personales para administrar mejor mi tiempo

Ahora depende de tí como empezar a gestionar tu tiempo de manera eficiente y alcanzar las metas que te propongas. 

¡Nos vemos en la próxima nota! 😉

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