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Memorándum: conoce qué es y cómo hacer el tuyo en 4 pasos

Memorándum: conoce qué es y cómo hacer el tuyo en 4 pasos

Última actualización 18 de Agosto del 2021Tiempo de lectura: 7 min.

Santiago Pardo

¿Qué es un memorándum? Seguramente has escuchado el término memorándum o su abreviación memo. Más probable que no, escuchaste esta palabra en el ámbito laboral.

Pero... ¿Qué es exactamente? Comunicados, boletines, anuncios, son algunos de los conceptos que conocemos. ¿Cuál es la diferencia entre estos y un memorándum? Y si algún día me solicitan que haga uno, ¿cómo lo hago?

Aquí te contamos qué es un memorándum y cómo hacer el tuyo en tan solo 4 pasos. 

Junta NegociosFuente: Pexels

¿Qué es un memorándum y para qué sirve?

Un memorándum, también conocido simplemente como memo, es un texto escrito para comunicar información dentro de una empresa. Es diferente a un comunicado de prensa y otros tipos de documentos corporativos. 

Normalmente se utilizan para dar una noticia, recordatorio o anuncio a los empleados dentro de una organización. Por lo tanto, está dirigido a múltiples personas y no a un solo individuo. En ocasiones, contienen elementos persuasivos y/o call to actions. Por ejemplo, si estoy recordando a los empleados que mañana hay un taller todo el día y la asistencia es obligatoria. A diferencia de la comunicación informal dentro de una compañía, como puede ser las charlas en los pasillos o en la fuente de agua, un memo es un medio de comunicación formal y corporativo. 

 

En pocas palabras, un memorándum es una forma de comunicar información a las personas dentro de una organización de la forma más rápida y efectiva. 

¿En qué consiste un memorándum? 

En general, un memorándum consiste de 5 partes. A continuación te detallamos cuáles son. 

  1. Fecha y lugar de emisión
  2. Destinatarios 
  3. Tema a tratar
  4. Mensaje
  5. Firma o sello

Fecha y lugar de emisión

Bastante claro. Poner la fecha y lugar permite aclarar y ubicar fácilmente el memorándum. 

Destinatarios

Como mencionamos arriba, los memorándums siempre están dirigidos a múltiples personas. No están escritos personalmente para una persona. El memo puede ser enviado a una área de la compañía, a un equipo de trabajo o a todos los empleados. 

Tema

En esta parte del memorándum es importante dejar claro cuál es el tema a tratar separado del cuerpo del memorándum. Esto permitirá que sea más fácil localizar el memo además de establecer el lenguaje con el cual lo vas a comunicar.

Mensaje

El mensaje es el cuerpo del memorándum. Un buen mensaje debe ser claro y conciso. Lo estás dirigiendo a múltiples personas por lo que es importante asegurar que todos reciban la información de la manera más efectiva posible. 

Firma o sello

Por último, todo memorándum (impreso) debe contener una firma o sello de validez al final del documento. Si el memo es digital, puede cerrar con el nombre de quien lo está comunicando. Esto para cerrar el memo formalmente y quién lo está comunicando. 

Estos son las 5 partes que conforman un memo. Veamos un ejemplo de un memorándum para identificarlas: 

Ejemplo MemorándumFuente: EjemplosDe

  • Fecha y lugar de emisión: México D.F. 10 de agosto de 2009.
  • Destinatarios: Todos los colaboradores de Grupo Sar.
  • Tema: Desvinculación Daniel Ibarra Chávez.
  • Mensaje: “Se les informa… al móvil 1042”.
  • Firma o sello: Rafael Martínez Córtes, Recursos Humanos Corporativo

Aquí puedes descargar de forma gratuita algunos ejemplos y plantillas de memorándums. 

Genial. Ya conocemos qué es un memorándum y los cinco elementos que lo componen. 

Es hora de que aprendas cómo escribir tu propio memorándum. 

Recordatorio Post-ItFuente: Pexels

Cómo hacer un memorándum en 4 pasos

  1. Redacta tu encabezado

Al inicio de un memorándum, es importante aclarar a quién va dirigido el mensaje, cuál es el tema a tratar y por último el lugar y fecha de emisión. Esto ayudará a que la audiencia pueda reconocer y tener claro de qué trata el memo. Intenta que el encabezado tenga un lenguaje claro y cautivador que atraiga la atención de los destinatarios. Es la primera impresión de tu memorándum. 

 
  1. Describe el propósito 

Dependiendo de a quién esté dirigido tu memorándum, el tono y voz de tu memo puede cambiar. Si lo estás dirigiendo a un grupo pequeño con el que normalmente charlas, el lenguaje puede ser un poco más casual e informal. Pero si, por ejemplo, te estás dirigiendo a un proveedor o a altos mandos de la compañía, el tono y forma del cuerpo del memo debe ser más formal y corporativo. Otro punto importante a considerar es mencionar cualquier evento previo o relevante relacionado a este memo, de esta forma tu mensaje tendrá esa continuidad para que tu audiencia pueda recordarlo más fácilmente. 

  1. Incluye información adicional

En algunos casos, tu memo puede llevar información adicional. Esto puede ser alguna foto o imagen, o puede ser información de contacto como un correo o teléfono. 

  1. Deja claro la acción solicitada

Por último, haz énfasis en lo que esperas al enviar este memorándum. Por ejemplo, si quieres recordarle a tus empleados que la próxima semana es el viaje anual de la oficina, haz énfasis en lo que necesitan hacer o traer para ese viaje. Es importante aclarar las fechas, horas y lugares cuando esto aplique.

Ya que sabes cómo redactar un memorándum, veamos los tipos de memos que existen.

  • Informativo. El propósito de este tipo de memo es dar a conocer a la mayor cantidad de gente posible cierta información o mensaje. Debe ser claro y conciso ya que va dirigido a distintas audiencias.
  • De aclaración. Para hacer énfasis en una política y reforzar dudas e inquietudes de los destinatarios. 
  • Social. Este tipo de memo tiene un tono más relajado y casual. Por ejemplo, se puede usar para comunicar algún evento social de la compañía. 
  • De directiva. Cuando uno quiere comunicar una serie de pasos o indicaciones de manera clara, utilizamos este tipo de memorándum. Esto para hacer énfasis en los procedimientos a seguir. 
  • De respuesta. Se utiliza para hacer una consulta o una petición. Por ejemplo, verificar si el proveedor ya entregó el pedido . 
  • De estado. Se utiliza para comunicar el estatus de algún proyecto o iniciativa de la compañía. 

Redactando en LaptopFuente: Pexels

Ya has aprendido qué es un memorándum, para qué funciona, de qué consiste y cómo redactar el tuyo. 

Así que la próxima vez que en tu empresa o negocio tengas que redactar uno, ya tienes todas las herramientas para hacerlo.

¡Mucho éxito!

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