Reconocer las diferencias entre firma electrónica y firma digital es necesario para todas las personas que forman parte de los equipos de talento humano de las grandes compañías. También, para los líderes y colaboradores independientemente de la posición jerárquica que ocupan dentro de la empresa. 

Como resultado del desarrollo de actividades bajo la modalidad de trabajo remoto o híbrido y de las colaboraciones entre personas de todas partes del mundo, se vuelve indispensable saber cómo inciden las diferencias entre una firma electrónica y una firma digital en entornos organizacionales. 

Una firma digital tiene implicancias legales y se asocia directamente con la identidad de la persona. Por el contrario, una firma electrónica requiere de un aval de identidad posterior para que el documento firmado tenga validez total. 

Si bien ambas pueden confundirse debido a su naturaleza divergente, se deben aclarar cuáles son sus principales características para utilizar cada una de ellas de manera correcta y en cada contexto en particular. 

Continúa leyendo esta guía sobre la importancia de las diferencias entre firma electrónica y firma digital. Como resultado, podrás incorporar nuevos conocimientos para agilizar los procesos y hacer más eficiente la gestión del departamento de recursos humanos de toda organización.

¿Qué es la firma electrónica?

Una firma electrónica es una firma similar a la manuscrita, realizada en medios digitales, pero que posee algunas limitaciones. Efectivamente, permite verificar el dispositivo desde donde ha sido emitida, la dirección IP o un correo electrónico específico. 

El uso de estas herramientas digitales es beneficioso para agilizar los procedimientos de firma de contratos que se efectúen entre las partes que no se encuentran presencialmente. 

De acuerdo con nuestro ebook “Transformación digital 2.0”, el empleo de recursos tecnológicos entre los años 2019 y 2023 ha permitido ahorrar 862 millones de horas de trabajo. Esta situación representa la optimización del trabajo y de la productividad con respecto a los resultados numéricos y al bienestar de las personas.

“Transformación digital 2.0, Crehana”

Sin embargo, en este análisis sobre las diferencias entre firma electrónica y firma digital, se debe mencionar que la firma electrónica no es un elemento que acredite identidad por sí mismo.

Por estos motivos, puede ser concebido como un componente gráfico y no legal que se emplea para firmar contratos y otros documentos enviados a través de correos electrónicos o apps de mensajería instantánea o corporativa. 

De todos modos, se debe destacar que en algunos países la firma electrónica sí puede ser incluida como un parámetro jurídico. Desde esta premisa, es indispensable corroborar el tratamiento legal que tenga la firma digital y la firma electrónica en las instituciones gubernamentales correspondientes. 

Puede decirse entonces que por medio del empleo de la firma electrónica, se recibe información, pero no es posible identificar con precisión y validez a la persona firmante. Por ende, se requiere complementar la información con documentación extra o solicitar una firma digital. 

¿Qué es la firma digital?

Desde una perspectiva conceptual, una firma digital puede ser definida como un mecanismo de aval legal que una determinada persona realiza como si estuviera firmando de forma presencial. De hecho, a diferencia de la firma tradicional, la firma digital se lleva a cabo mediante distintas plataformas virtuales. 

Se trata de un mecanismo legal de conformidad que tiene como finalidad encriptar ciertos documentos digitales para darles el mayor nivel de seguridad posible. 

A continuación, se detallan otras de las principales características que deben ser tenidas en cuenta para comprender en mayor profundidad las diferencias entre firma electrónica y firma digital:

• La firma digital está confirmada por un conjunto de lineamientos criptográficos. Estos se pueden materializar en diversos valores alfanuméricos que representan el consentimiento de la persona sobre la información que se explicita en el documento. 

• Este es un recurso que equivale a la firma de carácter manuscrito, pero dentro del contexto digital que permite mejorar los procesos de reclutamiento con inteligencia artificial y mejorar la ejecución de distintos procesos organizacionales. 

• Toda firma digital debe estar asociada con la identidad del firmante. Es decir que debe ser equivalente a la firma asociada con la identificación de la persona según la normativa de cada país. 

• Puede llevarse a cabo a través de un lápiz digital o por medio del empleo de las yemas de los dedos de la persona en un dispositivo electrónico que lo permita. Más allá del soporte que se emplee, se requiere la obtención de un certificado digital para que la firma tenga plena validez jurídica.

¿Cuáles son los tipos de firmas digitales más comunes?

De modo general, las firmas digitales se pueden clasificar en función del grado de seguridad asociados con su utilización. Asimismo, en función de los marcos legales gubernamentales de cada país.

A pesar de las diferencias entre las firmas digitales, aquí se destacan las clases más relevantes. Estas suelen estar en consonancia con las Leyes Modelo de la Comisión de las Naciones Unidas para el Desarrollo Mercantil Internacional (CNUDMI) sobre el comercio electrónico y las firmas electrónicas:

Firma digital simple

Esta es la firma más simple que tiene el nivel más bajo de seguridad. En el caso de que sea requerida en ámbitos judiciales, es probable que se soliciten documentos complementarios. Esto con el objetivo de garantizar un mayor grado de ciberseguridad en relación con la identidad del firmante. 

En esta guía sobre las diferencias entre firma electrónica y firma digital, se debe destacar que una firma digital simple puede ser creada por una persona natural o jurídica. 

Firma digital avanzada

Una firma de este tipo facilita la identificación del firmante de manera más precisa y desde una perspectiva jurídica. Particularmente, se emplea una interfaz digital autorizada y avalada a nivel gubernamental. Esta envía por SMS un código de un solo uso o código OTP (One Time Password) con el objetivo de proseguir con el protocolo de la firma y verificación de identidad. 

Igualmente, este código puede enviarse mediante correo electrónico o apps de mensajería instantánea. 

Por otro lado, existe una vinculación directa entre la información suministrada y el dispositivo utilizado. Por esta razón, cualquier cambio que se realice sobre el documento firmado a través de esta modalidad será percibido y detectado por la plataforma interviniente. 

En comparación con la firma digital simple, la firma digital avanzada posee un mayor grado de seguridad. De este modo, una firma digital avanzada puede ser usada en una instancia judicial sin problemas. 

Firma digital cualificada

Puede catalogarse como una firma digital avanzada específica que requiere de la emisión de algún prestador o entidad de servicios de certificación autorizada por cada país. 

Es la firma que mayor nivel de seguridad tiene. En efecto, al momento de emplear una firma digital cualificada, se debe disponer de un certificado digital para que sea válida. Dicha credibilidad y validez la brinda el aval de distintos entes gubernamentales.

A la vez, para conocer más sobre las diferencias entre firma electrónica y firma digital, es necesario detallar que la firma digital cualificada puede clasificarse del siguiente modo:

• Firma digital cualificada local: la certificación digital está alojada localmente en el sistema operativo del dispositivo del usuario firmante. Se genera por medio de recursos criptográficos (tarjetas criptográficas o sellos criptográficos) o mediante claves Token. 

• Firma digital cualificada centralizada: se almacena dentro de un servidor con altos niveles de seguridad cibernética que cuenta con supervisión. Esta clase de firma digital es la más elegida por empresas de gran tamaño debido a un acceso seguro y efectivo desde cualquier navegador por parte de las personas firmantes. 

A partir de la categorización precedente, se necesita que los equipos de trabajo dispongan de los conocimientos teóricos y prácticos esenciales. Por medio del desarrollo de habilidades laborales, se podrán reconocer las diferencias entre firma electrónica y firma digital, junto o los subtipos de esta última.

De acuerdo con un artículo de Harvard Deusto, la educación para los equipos de trabajo debe ser accesible, flexible, personalizada, interactiva y colaborativa. 

Al respecto y según nuestro podcast “Afronta la brecha intergeneracional de talento” con Martha Barroso de Manpower, es fundamental el aprendizaje continuo a lo largo de todas las etapas de la vida y desde un enfoque empresarial. 

A partir de esto, todas las personas que forman parte de la compañía y que integran las distintas generaciones laborales deben conocer cuáles son los recursos digitales esenciales a emplearse. Ello para adaptarse a los nuevos contextos laborales del presente y a los del futuro.

Una de las mejores alternativas para brindarles a los colaboradores de los equipos de talento distintas instancias de capacitación y formación educativa es el software de desarrollo de Crehana. De una manera ágil y efectiva, brinda distintos recursos como la posibilidad de realizar cursos online, Planes Individuales de Desarrollo (PID) y dinámicas de gamificación para aprender por medio del entretenimiento de una manera rápida y efectiva. 

Con el aprendizaje y las actividades lúdicas, según un artículo de Harvard Deusto, incorporar conocimientos a través del juego impacta de manera positiva en el bienestar general de las personas y en su rendimiento.

De hecho, la gamificación y los entornos de trabajo favorecen el compromiso con las tareas individuales y grupales. Así, permiten alcanzar las metas de una forma sistémica y entretenida. 

En resumen, saber cuáles son las diferencias entre firma electrónica y firma digital optimiza los procesos de recursos humanos de las compañías de gran dimensión. De este modo, se pueden establecer relaciones contractuales con personas que se encuentran en otras zonas de localización geográfica o que trabajan en forma remota. 

Al mismo tiempo, es posible agilizar la gestión de contabilidad de recursos humanos y de proyectos por medio del consentimiento de las personas que intervienen en cada uno de ellos. En este contexto, se deben usar los recursos tecnológicos más adecuados para disponer de las firmas digitales y electrónicas.

Procura entonces aprovechar las ventajas de las diferencias entre firma electrónica y firma digital. Por consiguiente, tendrás la posibilidad de aumentar la productividad. Todo a través del empleo de recursos digitales que faciliten la máxima eficiencia de todos los procedimientos empresariales.