El método Kaizen es una gran herramienta que los HR Managers pueden utilizar para hacer más eficientes los procesos de Recursos Humanos y obtener el impacto esperado en términos de productividad del talento. Si combinas metodologías ágiles exitosas con la tecnología adecuada, las posibilidades de lograr equipos de alto rendimiento son elevadas. De hecho, una encuesta de Deloitte encontró que más del 90% de los líderes empresariales encuestados cree que usar la tecnología para mejorar los resultados laborales y el desempeño del equipo es muy importante para el éxito de su organización. Sin embargo, solo el 22% considera que sus empresas están listas para usar la tecnología de esta manera.

Por eso, aquí te contamos cómo puedes aplicar el método Kaizen a Recursos Humanos, cómo puedes vincularlo con la tecnología para potenciar tu equipo y cuáles son las técnicas que puedes aplicar.

¿Qué es el método Kaizen para Recursos Humanos?

El método Kaizen es un concepto popularizado por Masaaki Imai y puede comprenderse como una filosofía que persigue el mejoramiento continuo. Asimismo, Kaizen es una palabra compuesta por dos términos japoneses que significan “bueno” y “cambio”. Puede aplicarse a diversos campos laborales, y uno de esos ámbitos es el área de Recursos Humanos de cualquier organización, sin importar el tipo de actividad, industria o tamaño.

En adición, esta metodología ofrece una perspectiva valiosa para los profesionales de RRHH que tienen interés en optimizar los procesos internos y las prácticas que llevan a cabo: siempre hay un margen para mejorar la manera en la que se realiza el trabajo. ¿El objetivo final? Potenciar el desempeño de los empleados y aumentar la productividad laboral.

¿Por qué es importante el método Kaizen en Recursos Humanos?

¿Te gustaría reducir los errores que afectan el rendimiento de tu talento? Hay ineficiencias u obstáculos que podrías identificar y dejar a un margen de tu empresa si sigues los pasos para implementar Kaizen. La adopción de este método es crucial debido al impacto directo en los indicadores de desempeño del talento y los resultados generales del negocio. Así, este enfoque sobre la mejora continua juega un rol central para eliminar todo aquello que puede ser un potencial factor negativo para el éxito de tu estrategia de gestión de talento.

La existencia de ineficiencias e inconsistencias se traducen en efectos perjudiciales y riesgosos. ¿Cómo pueden observarse en la práctica? En flujos de trabajo retrasados, aumentos en los costos y baja calidad e incumplimiento de los objetivos. Entonces, gracias a la aplicación de Kaizen en una empresa, tu equipo de Recursos Humanos puede:

• Cuestionar cómo se llevan a cabo los procesos relacionados con la formación y la entrega de feedback.
• No buscar la perfección en cada aspecto del día a día de los empleados, pero sí perseguir el crecimiento constante confiando en que los datos son el instrumento principal para saber dónde y en qué accionar.
• Preguntar “por qué” se realiza algo de una cierta manera, para identificar la raíz de los problemas; solo así es posible resolverlos de manera consistente.
• Solucionar problemas entre empleados en cuanto se presentan y activar estrategias que ayuden a la prevención de los mismos.
• Jerarquizar las transformaciones, para entender cuáles son posibles para un futuro inmediato en línea con las tendencias en Recursos Humanos.
• Potenciar la innovación y la apertura al cambio sin perder de vista los datos, teniendo en cuenta las exigencias del mercado y los clientes. De hecho, de acuerdo con datos de Mckinsey, se estima que el 50% de los ingresos provendrá de negocios, productos y servicios que aún no existen.

Beneficios del método Kaizen para empresas

Pero, ¿cómo impacta el método Kaizen en la práctica dentro del ámbito de Recursos Humanos? Las organizaciones que lo adoptan encuentran una serie de beneficios específicos que repercuten directamente en la optimización de la gestión del personal y en el desarrollo de equipos efectivos. Algunas de estas ventajas son:

• Formación de líderes naturales: si promueves la toma de iniciativas para la mejora continua, empoderas a tus colaboradores para que asuman roles de mayor liderazgo en sus respectivas áreas de trabajo.
• Crecimiento profesional constante: gracias al foco en los valores de la empresa y las necesidades y demandas del mercado en relación al desarrollo profesional de los empleados. Esto se traduce en una fuerza laboral más comprometida y éticamente orientada a lo que la organización espera.
• Adquisición de hábitos positivos: necesario para el trabajo en equipo, lo cual conduce a la adopción de prácticas más eficientes, comunicación fluida y colaboración efectiva entre el personal.
• Aumento de la competitividad: por medio de la mejora constante de habilidades y competencias, los empleados se vuelven más capacitados y versátiles, lo que se traduce en un equipo mejor preparado para los desafíos del futuro del trabajo.

Técnicas del método Kaizen para la mejora continua

Aquí te compartimos dos técnicas Kaizen recomendadas para lograr equipos de alto rendimiento con una sólida estrategia de Recursos Humanos:

Las 5S de Kaizen

Cada “S” del método Kaizen refleja la importancia del trabajo constante y la paciencia, en lugar de los apuros y las exigencias, en aras de obtener resultados significativos:

• Seiri: implica clasificar entre lo útil y lo inútil para despejar el área de trabajo. Si tu equipo de trabajo maneja demasiada información y documentación en relación al rendimiento de los empleados del área de Ventas, puede ser difícil llegar a conclusiones en tiempo y forma.
• Seiton: es ordenar lo útil y decidir sobre lo inútil, en pos de optimizar el espacio de trabajo. En Recursos Humanos, esto podría implicar organizar los archivos de manera lógica y accesible. Por ejemplo, todo lo relacionado al desempeño podría concentrarse en un único lugar, y que esa información no esté mezclada con evaluaciones de clima laboral.
• Seiso: relacionado con mantener el orden. Una buena práctica de Recursos Humanos es la asignación de responsabilidades para realizar inspecciones regulares del espacio de trabajo.
• Seiketzu: implica cuidar la higiene y la salud; mantener el espacio limpio. Es necesario garantizar que las áreas de trabajo estén limpias y sean cómodas y seguras para los empleados.
• Sheitzuke: tiene relación con el desarrollo de la disciplina y el autocontrol para la productividad. En Recursos Humanos, esto podría implicar establecer rutinas y procedimientos para tareas clave, como la gestión de la nómina, la programación de capacitaciones y la revisión de evaluaciones de desempeño.

Ciclo PDCA o Deming

Planificar, hacer, comprobar y actuar son los cuatro pilares sobre los que se asienta este método Kaizen para verificar el correcto funcionamiento de una estrategia o acción en particular. Supongamos que tu equipo de RRHH desea implementar un programa de bienestar laboral con foco en la salud mental. Las etapas del ciclo de Deming que deberían seguir son:

• Planificar: como líder de RRHH podrías reunirte con los gerentes de la organización para definir los objetivos y estrategias del programa en base al método Kaizen. Un objetivo tiene que ver con reducir el estrés laboral en un 20% en los próximos seis meses y aumentar la participación en actividades de bienestar en un 30%.
• Hacer: se ejecutan las estrategias delineadas en la fase anterior de Kaizen. Para eso, puedes organizar talleres de manejo del estrés, sesiones de mindfulness y actividades de ejercicio físico durante la jornada laboral, además de ofrecer cobertura para sesiones de psicología para aquellos empleados que lo requieran.
• Comprobar: una vez que el programa está en marcha, hay que analizar datos relevantes para evaluar la eficacia. Puedes implementar encuestas de satisfacción de los empleados. Por ejemplo, después de tres meses, podrías descubrir que la participación en las actividades de bienestar aumentó un 25% y los reclamos relacionados con el estrés disminuyeron un 15%.
• Actuar: en función de los datos recabados, puedes accionar para mejorar. Por ejemplo, si descubres que determinadas actividades de bienestar aportaron más impactos positivos en tu equipo, podrías asignar más recursos a esas actividades y menos al resto.

Si quieres profundizar en temáticas relacionadas con el bienestar de tu empresa, en este episodio de nuestro podcast Amazing People by Crehana conversamos con Ofelia Vassallo, Vice President of Commercial Sales & Co-Founder de Aurora Beneficios, sobre la importancia que tienen los beneficios corporativos para las empresas y las claves a seguir para diseñar programas de alto impacto:

¿Cómo implementar Kaizen en una empresa?

Supongamos que tienes como meta potenciar los niveles de desempeño de los ejecutivos de ventas de una empresa aseguradora. Puedes implementar los siguientes pasos del método Kaizen con el apoyo de un software de Recursos Humanos dedicado al desempeño:

1. Crea un equipo de trabajo Kaizen

Para implementar la metodología Kaizen en la mejora del desempeño del equipo de Ventas, puedes formar un equipo interdisciplinario compuesto por el líder de RR. HH. y Ventas, y el responsable de formación de la empresa.

2. Define los objetivos a seguir

El siguiente paso es la definición de objetivos claros y específicos. Por ejemplo: “aumentar la tasa de conversión de prospectos en clientes en un 15% en los próximos tres meses”. Recuerda utilizar la regla SMART para la redacción de objetivos, como está estructurado en la plantilla que aquí te enseñamos:

Ejemplo de objetivos SMART por Crehana

3. Recolecta y analiza los datos

Con una plataforma de evaluaciones de desempeño como Crehana, puedes implementar el método Kaizen al recopilar datos. Por consiguiente, puedes tener una noción precisa sobre qué áreas de oportunidad trabajar para el desarrollo. Por ejemplo, tras obtener los resultados de desempeño, podrías detectar que los ejecutivos de ventas carecen de habilidades blandas sólidas para la construcción de relaciones duraderas con los clientes B2B.

Reportes en la plataforma de Desempeño de Crehana

4. Diseña estrategias de crecimiento y activa la mejor

Luego, tu equipo se podría reunir y hacer una lluvia de ideas sobre potenciales estrategias que podrían activarse. La idea ganadora podría ser el ofrecimiento de cursos de desarrollo de soft skills de ventas sobre comunicación efectiva, el pensamiento estratégico y la empatía, entre otros.

Academia de Ventas de Crehana

5. Monitorea el progreso

Parte de la importancia del método Kaizen recae en el seguimiento. Por eso, es necesario que sigas de cerca cómo impacta esta estrategia de formación en los objetivos pautados al principio.

• Recopila datos sobre la aplicación de las nuevas habilidades en situaciones reales de ventas.
• Si observas mejoras en la relación con los clientes, esta estrategia puede ser considerada todo un éxito.

No olvides entregar retroalimentación constante, ya sea por escrito o con reuniones 1:1.

Plataforma de Desempeño de Crehana sobre feedback

6. Incorpora planes individuales de desarrollo

Tras el análisis de los resultados y la evolución del equipo, es posible que identifiques vendedores que requieren un desarrollo adicional en ciertas habilidades blandas. El próximo paso podría ser la creación de planes individuales de desarrollo para estos empleados.

Plataforma de Desempeño de Crehana sobre PID

7. Documenta los procesos y las nuevas estrategias

Los detalles sobre los cursos implementados, los resultados logrados y la experiencia del equipo puedes documentarlos en un manual de procedimientos Kaizen accesible para todos los miembros del equipo de Ventas. Esto garantiza que las prácticas exitosas se mantengan y puedan replicarse cuando resulte necesario.

Ejemplos de empresas que usan el método Kaizen

El método Kaizen puede aplicarse a diversos tipos de negocios y empresas. Veamos algunos ejemplos de empresas que lograron aplicar exitosamente el método Kaizen. 

Toyota

El fabricante de automóviles japonés es el mejor ejemplo de empresas que aplican Kaizen a sus procesos. Incluso, son los responsables de dar a conocer este método y de demostrar que sus resultados son medibles y extremadamente efectivos. Toyota ha utilizado este método durante décadas y ha aprovechado sus principios en muchos niveles y áreas diferentes de la empresa.

Amazon

La empresa de ecommerce más grande del mundo aplica el método Kaizen en sus estrategias de retención de talento. Amazon sabe que sus equipos de trabajo son clave para lograr resultados exitosos, por eso cuenta con un programa de optimización de procesos para la reducción de errores. Este programa se aplica utilizando la metodología Kaizen y consiste en escuchar diariamente lo que las personas que trabajan en Amazon tienen para decir. 

Ford

Si bien Toyota es pionero en la implementación de Kaizer, existe otra compañía de automóviles que supo aprovechar los beneficios de esta metodología. A partir del año 2006, Ford decidió implementar acciones que permitan desarrollar procesos más eficientes, en menor plazo de tiempo. El objetivo es que cada vez que se repite un proceso, este se haga de una manera más eficiente que antes.

Con todas las recomendaciones y pasos que te hemos compartido sobre el método Kaizen, pueden activar mejoras a la hora de abordar actuales y futuras estrategias de gestión del talento. ¡Obtén increíbles indicadores de desempeño con esta metodología para Recursos Humanos!