La información es el bien más valioso y el gobierno de datos es un concepto que lo entiende a la perfección. Eso sí, no basta con sólo tener el dato a la mano, también hay que saber la forma para utilizarlo.
Actualmente, las empresas han comprendido la forma de utilizar su información y la importancia de la misma, especialmente con los avances en cuanto a la transformación digital. La tecnología se ha convertido en uno de los principales motores de cambio, alterando la percepción que tienen las personas y empresas sobre los datos, convirtiéndolos en parte de los bienes más preciados de la actualidad.
Con el dominio de la información y una correcta aplicación de la misma, las compañías tendrán la facultad de ser exitosa y sobrevivir en cualquier mercado, por encima de su competencia.
En este post, te enseñamos qué es el gobierno de datos, cuál es su importancia, los elementos que lo conforman y los pasos para implantarlo en tu compañía. ¡Acompáñanos!
¿Qué es el gobierno de datos?
Cuando hablamos de gobierno de datos, nos referimos a la capacidad que tiene una empresa para la gestión de sus activos de datos, buscando siempre la seguridad y resguardo de esta información a través de la implantación de políticas y recursos (tanto humanos como tecnológicos).
El gobierno de datos se trata, simplemente, de saber administrar el conocimiento que tiene una empresa sobre su información. Abarca una perspectiva holística, con la cual podrás organizar la información de la mejor forma posible y esta te permite tener más confianza en las decisiones empresariales que decidas afrontar.
Eso sí, si quieres que un programa de gobierno de datos se ejecute adecuadamente y cumpla su función, los datos deberán ser tratados como activos en la empresa. Lo que implica que debes diseñar una estrategia de datos, la cual, según el portal Deloitte, se traducirá "en una mejor toma de decisiones, una mejor comprensión de los usuarios y una mayor eficacia de la misión".
Esta consideración permite que los distintos proyectos empresariales se ejecuten de la mejor forma posible. Ahora bien, para considerar que tus activos de datos serán útiles para la compañía, primero debes corroborar que tus fuentes sean del todo confiables. ¿Qué queremos decir con esto? Que conozcas aspectos referentes a:
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Su origen
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Su veracidad
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Si están actualizados
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Si están alineados, tanto con las políticas internas como con la misión y visión de la organización
¿Para qué sirve el gobierno de datos?
Como mencionamos anteriormente, el gobierno de datos permitirá una mejor gestión de la información, lo cual derivará en una mejora en cuanto a la toma de decisiones. Ser consciente y estar seguro de que debe implantarse una medida pasa, principalmente, por estar seguro de que se tiene el conocimiento suficiente como para avanzar en dicha decisión.
Es decir, con la información en la mano podrás realizar los análisis de datos que sustenten la decisión que estás por tomar. Si una empresa cuenta con información verificada y confiable, tendrá a su disposición todo lo que necesita saber para avanzar en una dirección determinada.
Lo que facilitará el gobierno de datos a tu empresa es que todo lo relacionado con los procesos de gestión de información se ejecutarán de forma eficiente y cumpliendo con lo establecido. Principalmente, este mecanismo buscará evaluar que los datos cumplen con las demandas establecidas y, a su vez, se reduzcan los costes en cuanto a la protección y seguridad de los mismos.
¿Cuáles son las ventajas del gobierno de datos?
Ahora que conoces qué es el gobierno de datos y lo que justifica su existencia en el mundo, es hora de hablar más en profundidad sobre este tema. ¿En qué puede beneficiar a tu empresa, aparte de todo lo que hemos mencionado anteriormente?
Aunque no lo creas, existen una serie de ventajas en cuanto a los gobierno de datos, además de poder tomar mejores decisiones empresariales ¿Quieres saber cuáles son?
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Hay una mayor accesibilidad de datos: los datos oportunos y confiables están a tu disposición cuando los requieras.
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Puedes asegurar que los datos cumplen con lo que se pide: una vez tengas acceso a ellos, tendrás la posibilidad de evaluar tanto la calidad como la utilidad de la información almacenada.
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Gestiona los datos como un activo: como te mencionamos al principio, la gestión de los datos como activos es muy importante, ya que podrás satisfacer a tus clientes, al tiempo que tomas decisiones con más rapidez.
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Asegura la integridad de tus procesos empresariales: el mecanismo de gobierno de datos ayuda a la prevención de incoherencias en los distintos sistemas y aplicaciones. Esto implica que no faltará información al momento de realizar alguna operación o evaluación, así como también al ofrecer un servicio determinado.
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Agrega valor: tener un plan de gobierno de datos ayudará a que se determinen los límites de comunicación para aportar valor a la empresa, mediante una visión conjunta que sea capaz de transformar todo el negocio.
Estas son algunas de las ventajas que tiene el gobierno de datos, ligadas en su mayoría con la toma de decisiones y la agilización de procesos empresariales. Ahora bien, ¿qué elementos conforman este programa?
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¿Cuáles son los elementos clave para el gobierno de datos?
Usualmente, los programas de gobierno de datos disponen de ciertos funcionamientos que son esenciales para aprovechar al máximo este recurso.
Los pilares esenciales dentro del proceso de gestión de datos son los siguientes:
1. Administración de datos
El administrador de datos debe ser responsable de una parte de la información de la empresa, principalmente en aspectos relacionados con la seguridad, calidad y el uso que se le da a un dato. Usualmente, el equipo encargado de esta área busca formarse para poder dirigir y ejecutar todo lo que abarca la política de gobierno de datos.
Estos equipos son conformados por usuarios conocedores de datos, expertos en su materia, aunque el administrador de datos es capaz de ocupar puestos en cuanto a la tecnología.
También son capaces de colaborar con otros analistas (como los de calidad de datos, del cual hablaremos en instantes) y otros profesionales de distintos tipos de gestión de proyectos.
2. Calidad de datos
Una de las claves esenciales dentro del gobierno de datos es buscar permanentemente que la información recabada sea de calidad. Principalmente, se localizan puntos que determinen la integridad, precisión y coherencia de estos datos en los sistemas, los cuales suelen ser características fundamentales en cualquier iniciativa exitosa.
Un profesional de la calidad de datos debe cumplir con funciones como las siguientes:
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La limpieza y depuración de los datos.
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La corrección de errores e inconsistencias en la información.
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La correlación y eliminación de instancias duplicadas.
Los recursos de calidad de datos son capaces de ofrecer estas funciones mediante la creación de perfiles, así como el análisis y la comparación de datos, entre otras características.
3. Gestión de datos
Hay una disciplina de gestión asociada con los procesos del gobierno de datos que debes tomar en cuenta siempre: Marter Data Management (o MDM). Estas iniciativas permiten estableces una agrupación maestra de distintos tipos de información sobre productos, clientes y diversas entidades comerciales, para poder garantizar que los datos sean confiables y consistentes en los sistemas de la empresa.
Para ello, MDM encaja a la perfección. Sin embargo, al igual que ocurre con los distintos programas de gobierno de datos, esta clase de protocolos suele generar polémica en las empresas, dadas las diferencias suscitadas entre departamentos sobre la manera de formatear los datos maestros.
Asimismo, lo complejo que resulta MDM ha hecho se vea limitada su adopción, en comparación con el gobierno de datos. Pero la combinación de ambos mecanismos ha derivado en una transformación hacia proyectos MDM considerados de menor escala, que son impulsados por metas establecidas por la gobernanza.
4. Casos de uso
Si hablamos de un gobierno de datos realmente eficaz, debemos referirnos a aquel que forma parte del centro de la gestión de datos utilizados en los sistemas operativos, así como las aplicaciones de análisis.
De igual manera, se trata de un componente esencial dentro de las iniciativas referentes a la transformación digital, al tiempo que pueden servir de ayuda en algunos procesos corporativos, como pueden ser los siguientes casos:
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Gestión de riesgos
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Gestión de procesos comerciales
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Fusiones y adquisiciones
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¿Cómo implementar un programa de gobierno de datos?
Como puedes imaginar, son muchas las organizaciones y empresas que han optado por implantar un programa de gobierno de datos dentro de la organización. Para ello, basta con cumplir 7 pasos, que deberás respetar para garantizar el éxito de tu negocio.
¿Quieres saber cuáles son estos pasos a seguir? Aprende a implantar este mecanismo en tu empresa a través del siguiente proceso:
1. Confecciona el grupo de personas responsables del programa
Lo más importante de todo, al momento de comenzar a diseñar gobierno de datos, es definir quiénes serán las personas responsables de dirigir este procedimiento.
Una vez te hayas asegurado de distribuir las responsabilidades de la forma más adecuada posible, se debe elegir un consejo, dentro del cual se debatirán todas las estrategias y actividades que serán vitales para mejorar la información existente.
2. Determina el objetivo del programa
Todo proyecto debe tener un objetivo en mente. Una vez que tengas estructurado tu equipo de trabajo, es momento de establecer qué es lo que pretenden lograr con el programa. Es decir, las metas de la empresa sobre la creación de un programa de gobierno de datos.
¿Cómo deben ser estas metas? Principalmente, lo que se busca es que puedan ser medibles, además de fáciles de entender para todo el personal que forma parte del programa de gobierno de datos.
3. Establece cuáles son tus métricas
Un punto esencial es determinar el tema de las métricas, ya que estas servirán como un termómetro del funcionamiento eficaz del programa de gobierno de datos. Sabrás si se están obteniendo los objetivos esperados o, incluso, si no está funcionando el programa en lo absoluto.
Las métricas que evaluarás son las denominadas como KPI (siglas de Key Performance Indicators), lo que vendrían a ser los Indicadores Claves de Actuación.
4. Empieza a tomar decisiones
Al tener claro todo lo anterior, es momento de tomar las decisiones pertinentes para saber cuál será la siguiente estrategia. Estas medidas son conocidas como políticas.
La toma de decisiones será ideal, sólo en caso de que la definición de los KPI sea la adecuada. Ahora, debes saber que decidir la opción correcta no es solo un proceso del que se debe tener certeza, sino que debe hacerse rápido, por lo que también es importante que la elección de los profesionales encargados del equipo también haya sido la adecuada.
5. Transmite las decisiones en tu empresa
Una vez tomada la decisión, es momento de informar a todos aquellos que estén en el programa de gobierno de datos. Así, todos los integrantes estarán al tanto de lo que sucede y así, estar más cerca de lograr los objetivos establecidos.
La divulgación de la decisión puede realizarse mediante cualquier medio, como pueden ser:
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De forma verbal
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Por correo electrónico
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Mediante documentos escritos
La clave es que la información se le transmita a todos los integrantes del programa.
6. Mide los resultados
Tras la implantación de las políticas, es momento de tomar medidas. Y, por supuesto, tomar la decisión eficaz basado en las mediciones.
Lo bueno de utilizar los KPI es que los resultados que emitan estos indicadores servirán de base para poder elaborar nuevas políticas y, así, mejorar todo el gobierno de datos en conjunto.
Eso sí, algo muy importante es que las políticas implementadas no te servirán para alcanzar completamente las metas establecidas. Así que es fundamental medir el desempeño y así establecer los cambios que se pueden realizar para conseguir el objetivo de la forma más rápida y eficaz posible.
7. Realiza auditorías
Finalmente, plantearte la realización de una auditoría será muy efectivo para saber si el programa de gobierno de datos ha dado sus frutos o, en caso de que no haya sido así, conocer las razones.
Si eres consciente del motivo por el cual falló el programa o conoces las razones por la cual funcionó, la auditoría te ayudará a poner en perspectiva aquellos elementos que se pueden mejorar y qué acciones están siendo acertadas dentro de tu gobierno de datos.
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Mantener un gobierno de datos en tu empresa te ayudará, no sólo a tener una base confiable y segura de información útil para tu empresa sino que, además, te servirá para realizar todo tipo de estrategias de marketing, así como también disminuir los costos de producción de tu compañía y hasta visualizar las oportunidades de negocio que se presenten.
Independientemente de cómo quieras estructurar lo que es tu plan de negocios, piensa siempre en cómo manejar el tema del gobierno de datos en tu compañía.
Y aprovecha la información disponible ya que, como bien menciona el profesor Omar Rincón, docente de nuestro curso online de Tableau intermedio: Visualización de datos, "la visualización de datos es como un mapa que nos indica si el camino que estamos tomando en nuestro negocio es el correcto, y si no, nos permite volver sobre nuestros pasos y corregir lo que estamos haciendo mal".
Por ello, los datos son esenciales para cualquier empresa. Así lo asegura también el portal Forbes, el cual sostiene que "no basta con tener datos ordenados y limpios, es necesario diseñar una serie de procesos y lineamientos que les permitan manejar correctamente la información y obtener el mayor valor de ésta". ¡Dale a la información el valor que merece!
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