¿Por qué una empresa de +500 empleados debe diseñar una política de teletrabajo?

Si gestionas equipos remotos y descentralizados, desarrollar una política de teletrabajo es indispensable para garantizar una correcta ejecución de las labores a distancia de todos los empleados.

Según Forbes Centroamérica, el trabajo digital ―llámese teletrabajo, trabajo desde casa, trabajo móvil, coworking, o incluso la transformación de los espacios de trabajo de oficina en ambientes digitales―realmente pueden transformar la experiencia de los colaboradores, y además, impactar de forma positiva en la productividad y eficiencia de la operación del negocio.

A lo largo de este artículo, profundizaremos en los beneficios clave que una política de trabajo remoto aporta a las empresas con un gran número de empleados, enfatizando cómo cada persona del equipo puede aplicar a esta modalidad y ejecutar sus funciones con efectividad.

Optimización de la productividad mediante lineamientos claros

Una política de teletrabajo define claramente las expectativas y responsabilidades de los colaboradores al trabajar desde casa, proporcionando una estructura que facilita la optimización de la productividad. Al establecer criterios específicos, se minimizan malentendidos y se fomenta un ambiente de trabajo remoto eficiente.

Por un lado, la política de teletrabajo debe establecer los horarios laborables esperados para los empleados remotos. Esto incluye la especificación de las horas de inicio y fin de la jornada laboral, así como la gestión de pausas y descansos. Dejar en claro estas directrices ayuda a estructurar el tiempo de trabajo, permitiendo que los colaboradores mantengan una rutina consistente y eviten la sobrecarga laboral.

La política de trabajo remoto también debe definir cómo se gestionan los proyectos y tareas a distancia. Esto podría incluir la implementación de plataformas o herramientas de teletrabajo, el establecimiento de plazos claros y la asignación de responsabilidades específicas. Una gestión efectiva de proyectos asegura que los colaboradores se mantengan enfocados en las tareas prioritarias y contribuye al logro de los objetivos empresariales.

Alineación con los objetivos estratégicos de la empresa

Al redactar los términos y las condiciones en una política de teletrabajo, los líderes de recursos humanos pueden garantizar que las actividades remotas estén alineadas con los objetivos estratégicos de la organización. Esto implica definir claramente los roles y metas de los colaboradores que trabajan a distancia para asegurar que su contribución esté en sintonía con la visión y misión corporativa.

Dentro de la política interna de teletrabajo se debe contemplar cómo se evaluarán las metas y objetivos del equipo y de cada colaborador. En este lineamiento se tiene esclarecida la definición de criterios de evaluación, la frecuencia de las evaluaciones y los métodos para proporcionar retroalimentación constructiva. 

Para ello, el Departamento de Recursos Humanos puede disponer de plataformas de evaluación de desempeño para hacer el seguimiento de metas y garantizar la alineación de objetivos individuales con los objetivos estratégicos de la empresa. Además, les permite monitorear el avance de los colaboradores en tiempo real, para así hacer ajustes en el momento preciso. Estos softwares contribuyen, de cierta manera, en el éxito de los resultados organizacionales.

Sin duda, una política de teletrabajo que aborde estos elementos no solo optimiza el rendimiento, sino que también garantiza que cada empleado remoto sea un actor estratégico en la consecución de los objetivos a largo plazo de la organización.

Plataforma Desempeño de Crehana

Gestión efectiva de la cultura organizacional

Una política de teletrabajo bien elaborada es un instrumento para mantener y fortalecer la cultura, incluso en un entorno virtual. En ese sentido, los HR Managers deben determinar las prácticas de comunicación, normas de conducta y valores fundamentales asegurando que la cultura empresarial se preserve, independientemente de la ubicación física de los colaboradores.

Para dirigir un equipo de trabajo en remoto, una comunicación clara y consistente es esencial para mantener la cohesión entre los empleados y asegurar que todos estén al tanto de los proyectos en curso. La política de teletrabajo aborda cómo se lleva a cabo la comunicación entre los colaboradores y sus líderes, así como entre los propios miembros del equipo. 

En este apartado de una política de trabajo en casa se incluye la frecuencia y los métodos de reuniones virtuales, herramientas de mensajería instantánea y protocolos para compartir actualizaciones y progresos entre cada área de la empresa. 

Para garantizar una comunicación bidireccional, los HR Tech integrales proporcionan canales para que los empleados expresen sus opiniones y brinden un feedback constructivo sobre la implementación de la política de teletrabajo. Estas retroalimentaciones pueden ser cruciales para ajustar la política, abordar preocupaciones específicas y realizar mejoras continuas. La capacidad de responder de manera ágil a las necesidades y percepciones de los empleados fortalece la eficacia del teletrabajo en consonancia con la cultura organizacional.

Plataforma Desempeño de Crehana

Evaluación de la aptitud para el teletrabajo

La política de teletrabajo es una herramienta valiosa para evaluar la aptitud de los colaboradores que desean adoptar esta modalidad. Al establecer criterios claros para la transición de trabajo presencial a remoto, el área de recursos humanos puede realizar evaluaciones específicas para determinar si un colaborador posee las habilidades y la disciplina necesarias para trabajar de manera efectiva fuera de la oficina.

Para ello, se requiere evaluar la capacidad del empleado para utilizar soluciones tecnológicas, como softwares de colaboración remota, plataformas de comunicación y otras herramientas específicas del trabajo a distancia. Además, se evalúan habilidades de autogestión, como la capacidad para establecer y seguir un horario, la gestión eficaz del tiempo y la capacidad para mantener la concentración en un entorno remoto.

Una plataforma de desarrollo de equipos permite realizar evaluaciones y análisis exhaustivos de las habilidades y competencias de los empleados. Con esta función integrada, puedes evaluar las habilidades actuales de los empleados y compararlas con las habilidades requeridas para cumplir los objetivos de la organización, así como recomendar cursos de capacitación específicos o sugerir cambios en la asignación de tareas para optimizar la eficiencia a distancia.

Los resultados de los análisis se presentan de manera clara y visual. Esto permite a los HR Managers acceder fácilmente a los insights y tomar decisiones informadas respecto a su política de teletrabajo.

Plataforma Skill XP Evolution de Crehana

Adaptación a las exigencias legales y normativas

Las políticas de teletrabajo deben reflejar el cumplimiento de las leyes y normativas laborales vigentes. Al abordar cuestiones como el tiempo de trabajo, compensación y derechos laborales, la empresa se asegura de que su política de teletrabajo sea legalmente sólida y cumpla con las regulaciones locales e internacionales.

La adaptación a las exigencias legales también implica la evaluación de los riesgos para la salud y seguridad de los empleados que trabajan de forma remota. Esto podría incluir la provisión de pautas para configurar un entorno de trabajo ergonómico y seguro en casa, así como la implementación de medidas para prevenir lesiones o problemas de salud relacionados con el trabajo a distancia.

Las políticas deben abordar los derechos de los empleados en caso de enfermedad o incapacidad, estableciendo pautas claras sobre cómo deben informar de su situación y cómo se gestionará la continuidad del trabajo en tales circunstancias. Esto puede incluir la implementación de licencias médicas y apoyo en la transición de regreso al trabajo después de una ausencia por motivos de salud.

Las exigencias legales y normativas pueden cambiar con el tiempo, por lo que la política de teletrabajo debe someterse a revisiones regulares para asegurar su conformidad continua. Esto garantiza que la empresa se mantenga al día con cualquier cambio en la legislación y que ajuste la política según sea necesario.

Al adaptarse de manera proactiva a las exigencias legales y normativas, las empresas de gran tamaño no solo cumplen con las obligaciones legales, sino que también establecen un marco ético y seguro para el trabajo remoto. Este enfoque no solo protege a la empresa de posibles riesgos legales, sino que también contribuye a la creación de un entorno de trabajo remoto transparente, ético y centrado en el bienestar de los empleados.

Para darte una mano en este aspecto, hemos elaborado un modelo de política de trabajo remoto, el cual podrás descargar de forma gratuita para que puedas comenzar a implementarlo en las nuevas solicitudes de teletrabajo en tu empresa. En dicho documento, encontrarás los siguientes puntos:

• Criterios de admisibilidad

• Normas generales para los colaboradores a distancia

• Beneficios asociados al trabajo remoto

• Medidas correctivas y advertencias

• Gestión de la carrera

Fuente: Crehana

Como puedes ver, cada componente de esta política de teletrabajo busca crear un ambiente laboral remoto que refleje los valores y metas de la empresa, asegurando que los colaboradores cuenten con las habilidades y herramientas necesarias para responder con eficacia en esta modalidad laboral.

Recuerda que la implementación de una política interna de teletrabajo representa una inversión estratégica desde el área de recursos humanos. No solo ofrece lineamientos a los empleados, sino que también impulsa la eficiencia operativa, fomenta la cultura organizacional y contribuye al alineamiento con los objetivos empresariales.