Saber qué es un HRIS puede liberar a tu equipo de recursos humanos de tareas operativas, horarios de trabajo prolongados e incluso, de una fuga de talentos. De hecho, sus números de ventas entre las compañías no mienten.

Según un reporte de User Guiding, se espera que el mercado de software de RR. HH. supere los 10 billones de dólares al final de este año. Además, se menciona que el 74 % de negocios planean incrementar su inversión en tecnologías de recursos humanos.

Ante este panorama, en este artículo, te explicaremos el significado de HRIS, cómo funciona, cuáles son sus ventajas y qué debes hacer para usar un HRIS en tu empresa de gran tamaño. ¡Gestiona el talento de tu empresa y la información con tecnología inteligente!

¿En qué consiste un HRIS?

Un HRIS o Human Resources Information System, por sus siglas en inglés, es un software para almacenar, gestionar y procesar información relativa a la planilla del personal, las políticas y los procedimientos laborales. Todo HRIS sirve como plataforma para centralizar datos que facilitan el acceso al conocimiento de los equipos de trabajo, el registro de procesos y la generación de reportes de recursos humanos.

La importancia del sistema de información de recursos humanos o HRIS radica en que permite evitar el uso de documentación física y manual, de manera que el flujo de información entre la empresa y sus empleados sea fluido, automatizado y eficiente. Como consecuencia de ello, el equipo de recursos humanos puede centrar sus esfuerzos en tareas más estratégicas y productivas.

Funciones de un HRIS

¿Qué funciones caracterizan a los sistemas HRIS? Veamos:

• Gestionar información personal del talento de la empresa: datos de contacto, historial, roles, pagos, etc.

• Permitir autogestión de datos a las personas que trabajan en la compañía.

• Controlar ausencias, retrasos y asistencias.

• Mantener un registro de las capacitaciones y formación de los equipos.

• Producir datos para el HR analytics y los KPIs de recursos humanos.

¿Cómo se integra un sistema de información de recursos humanos con un HRMS?

A menudo, los términos HRMS (sistema de gestión de recursos humanos) y HRIS (sistema de información de recursos humanos) se usan indistintamente para significar lo mismo. Sin embargo, hay una diferencia básica entre HRIS y HRMS que debemos entender. 

Como te mencionamos antes, un HRIS es una base de datos de empleados que contiene detalles sobre beneficios, asistencia y tiempo libre. Un HRMS incluye las funciones de un HRIS pero también profundiza en la gestión del talento. Hoy en día, la mayoría de softwares de recursos humanos se personaliza de acuerdo con las necesidades de los clientes, independientemente de si se llama HRIS o HRMS.

Debido a este importante contexto, en Crehana hemos elaborado un ebook sobre lo que es un HRMS en las empresas, en el que conocerás sus beneficios para el rendimiento corporativo, su impacto en el personal y aprenderás cómo implementar este software de recursos humanos de un modo efectivo.

Fuente: Crehana

Beneficios de sistemas HRIS

Entender qué es un HRIS implica tomar conciencia de sus beneficios. En la siguiente lista, te presentamos algunas ventajas de usar un HRIS en tu empresa grande.

1. Organización y centralización de la información

Cuando el número de empleados aumenta constantemente, administrar los datos de los colaboradores y otras operaciones de recursos humanos en hojas de cálculo puede ser tedioso y propenso a varios errores. Los errores de datos causados por sistemas obsoletos pueden generar problemas de cumplimiento e insatisfacción de los empleados. 

Aquí es donde brilla un sistema de información de recursos humanos. Con un HRIS, puedes almacenar datos pertenecientes a múltiples funciones de recursos humanos de manera organizada, fácil y eficaz. Recopilar datos de tu equipo e ingresarlos en un HRIS es mucho más fácil.

En vez de usar documentos de Google Sheets, Excel o, lo que puede ser peor, hojas de papel para guardar registros y bases de datos, un HRIS permite centralizar en una sola plataforma toda la información de las personas, sus tareas y, en general, de la empresa.

Esto favorece la tarea de recolectar, monitorear, actualizar y buscar cualquier dato en pocos segundos. Además, posibilita organizar los documentos de manera ordenada, por secciones y categorías, para que cualquier participante sepa dónde encontrar cada recurso.

2. Control de gestión del talento

Las características de un HRIS facilitan la gestión del talento en distintas etapas. Con un HRIS, puedes administrar los procesos de reclutamiento, el plan de desarrollo profesional de tus equipos, las formaciones que requiere cada persona y el progreso de su desempeño.

Esto provoca un impacto muy positivo en la percepción de un candidato y de cualquier miembro de la empresa. De hecho, en una encuesta difundida en el blog de Frevvo, se muestra que el 80 % de personas que trabajan en equipos de RR. HH. consideran que el uso de tecnologías de recursos humanos favorece la actitud de los trabajadores hacia las empresas.

3. Toma de decisiones basada en datos

Al conocer qué es un HRIS y para qué sirve, puedes darte cuenta de la enorme cantidad de datos objetivos que ofrece sobre la interacción entre las personas y las empresas. Este despliegue ordenado de información sirve para que los equipos de RR. HH., los gerentes de departamentos y la compañía en general tomen decisiones basadas en certezas y evidencias.

Como menciona nuestro profesor Ricardo Vivas, la información ordenada permite un análisis objetivo de los datos de una organización y su capital humano, lo que puede convertirse en un agente de cambio positivo para la cultura corporativa y, por supuesto, para la retención del mejor talento de la empresa.

4. Ahorro de tiempo y dinero

El concepto de HRIS también implica un ahorro progresivo de gastos y de horas dedicadas a diferentes tareas. El hecho de que sus funciones permitan automatizar procesos libera fuerza de trabajo hacia labores más importantes en la gestión estratégica de recursos humanos. Todo esto tiene una consecuencia positiva en relación a la inversión económica y de tiempo que se hace en personal y recursos.

¿Cómo elegir el mejor HRIS para tu empresa?

Después de entender qué es un HRIS y sus beneficios, es momento de saber cómo elegir un sistema de información de recursos humanos para tu organización. 

Elegir el HRIS correcto puede ser una tarea tediosa, considerando la cantidad de opciones disponibles. Es necesario tomar la decisión que satisfaga las necesidades de recursos humanos de tu empresa. Los siguientes consejos harán que el proceso de selección de HRIS sea fácil y efectivo para tu organización:

1. Identifica las necesidades de la organización

Para una correcta administración del personal y de la valiosa información de una empresa, como directivo o manager de equipo de RR. HH., requieres conocer cuáles son las necesidades de la organización en relación al HRIS. Para ello, puedes empezar considerando los siguientes aspectos:

• El tamaño de los equipos

• La categoría o el rubro del negocio

• El estado laboral de los equipos de trabajo: empleados permanentes, contratistas, freelancers, etc

• Los procesos de gestión que se requieren trabajar con el HRIS

• El presupuesto para el uso del HRIS

2. Reúne a tu equipo

Seleccionar el HRIS adecuado para tu organización es una tarea enorme y no puede basarse en la decisión de una sola persona. Recopila las opiniones de las partes interesadas, profesionales de recursos humanos, profesionales de TI, empleados de nómina, gerentes de informes y ciertos empleados que lo utilizarán. 

Esto te ayudará a obtener perspectivas de diferentes departamentos. Si omites este paso, hay muchas posibilidades de que a los empleados no les guste el sistema de información de recursos humanos o les resulte difícil de usar. Asegúrate de colaborar con tu equipo en cada etapa.

3. Revisa los tipos de HRIS disponibles

Según la funcionalidad, un HRIS se clasifica ampliamente en cuatro tipos, que incluyen operativo, táctico, estratégico e integral. Echemos un vistazo más profundo a cada tipo:

HRIS operativo

Un HRIS operativo se ocupa principalmente de los datos internos de los empleados. Proporciona todos los datos necesarios para tomar decisiones importantes de recursos humanos y apoyar a los colaboradores. Por ejemplo, los datos demográficos de los empleados se pueden utilizar para mejorar la diversidad y la inclusión en la organización.

HRIS táctico

Un HRIS táctico a menudo proporciona datos para ayudar a tomar decisiones relacionadas con la asignación de recursos para el reclutamiento, el diseño del trabajo, el análisis del trabajo, la capacitación y el desarrollo, el reconocimiento de los empleados y más.

HRIS estratégico

Un HRIS estratégico ayuda a una organización a desarrollarse y crecer estratégicamente concentrándose en sus objetivos y misión. Proporciona información clara y detallada sobre los recursos humanos de una organización en particular, lo que ayuda en la planificación de la fuerza laboral. Esto es para organizaciones que desean emprender nuevos negocios o diversificar los negocios actuales.

HRIS integral

Un HRIS integral es un sistema integrado completo que contiene todo, incluidos los archivos de recursos humanos, los archivos relacionados con los empleados, los detalles de contratación y los detalles de educación y experiencia de los empleados. Es un repositorio central que contiene toda la información esencial requerida para tomar decisiones para la fuerza laboral.

4. Investiga qué sistemas de información de recursos humanos hay en el mercado

Luego de tener clara esta información y haber entendido exactamente qué es un HRIS, puedes investigar sobre las herramientas de recursos humanos que funcionan como HRIS. 

Este es uno de los pasos más importantes involucrados en la selección de HRIS. Hay varios proveedores de sistemas HRIS en el mercado. Haz una lista de los proveedores de HRIS de buena reputación que ofrecen un producto que es consistente con las necesidades y objetivos de tu organización. 

Tómate el tiempo para recopilar información detallada sobre cada proveedor, sé realista cuando preselecciones a los proveedores y evalúa si las características ayudarán a tu organización a superar los desafíos de recursos humanos existentes. Además, asegúrate de que la opción elegida esté dentro del presupuesto asignado.

Cuando hagas la elección, asegúrate de que incluyan las siguientes funcionalidades:

• Almacenamiento de documentos

• Plantillas

• Función de autogestión

• ATS (Aplicant Tracking System) para gestionar el reclutamiento

• Función para la gestión del desempeño

5. Ponte en contacto con los proveedores de HRIS

La información recopilada de Internet por sí sola no es suficiente para tomar una decisión de compra. Programa entrevistas con cada uno de los proveedores de HRIS para obtener una comprensión clara de su producto. Solicita demostraciones en vivo y regístrate para obtener pruebas gratuitas. 

Asegúrate de que todos los miembros del equipo asistan a las sesiones de demostración. Obtener una experiencia práctica te ayudará a evaluar si el producto es adecuado para tu organización. Además, revisa si los proveedores brindan soporte oportuno y útil en caso de que surja algún problema.

6. Toma la decisión correcta

A estas alturas ya estarás casi listo para elegir el HRIS adecuado para tu organización. Habla con tu equipo y concluye comparando las funciones de HRIS con el presupuesto y las necesidades de la organización. 

Una vez que estés listo para dar el gran paso, habla con el proveedor seleccionado y analiza la migración. Asegúrate de que los empleados tengan una idea clara sobre qué es un HRIS y estén preparados para la implementación. Después de ello, tómate el tiempo para darles una demostración clara que explique cada módulo del HRIS. 

7. Evalúa tu elección de nuevo

Una vez finalizada la implementación, anima a los empleados a utilizar todas las funcionalidades. Después de aproximadamente un mes, realiza una breve encuesta para ver si tus empleados encuentran útil el sistema. Vuelve a reunir al equipo para averiguar si el HRIS los ha ayudado a superar los desafíos de recursos humanos que se discutieron.

En Crehana tenemos claro estas necesidades de recursos humanos, y por eso, contemplamos una amplia variedad de soluciones para la gestión de talento y la capacitación de equipos en empresas grandes de diferentes industrias. Somos una suite completa para preparar a las personas de tu equipo a los retos actuales y futuros.

Nuestras soluciones de Desarrollo, Clima y Desempeño están diseñadas para retener, desarrollar y fidelizar al talento humano, mientras potenciamos al máximo sus capacidades profesionales.

En resumen, con nuestro software de recursos humanos puedes:

• Entrenar a tu equipo con cursos diseñados por expertos en las diferentes industrias y subir tus propios contenidos para el aprendizaje corporativo.

• Crear capacitaciones de onboarding.

• Diagnosticar brechas de habilidades.

• Medir el progreso de tu equipo.

• Alinear a las personas con los objetivos del negocio.

• Escuchar lo que tu equipo tiene para decirte (feedback).

Soluciones de Crehana

Al seleccionar un HRIS, es esencial asegurarte de que sea coherente con las necesidades de recursos humanos de tu organización. Cuando el HRIS implementado no es adecuado para los empleados y tu organización, puede perjudicar los resultados de la empresa. Recuerda que antes de adquirir un HRIS, comprende los beneficios y las características que lo acompañan.

¡Nos vemos!