¿Sabías que una buena administración de personal puede generar un ROI positivo para tu empresa Mid? A pesar de esto, existen varios negocios que no cuentan con una estrategia implementada en la actualidad.

Un estudio sobre las tendencias globales de talento en el 2022 arrojó que el 81 % de empleados se siente en riesgo de agotamiento (síndrome de burnout), y solo 2 de cada 5 colaboradores afirma que su compañía satisface sus necesidades. Con un sistema de administración de personal podremos empezar a mejorar esas cifras, logrando un ambiente laboral adecuado para los equipos de trabajo, y adicionalmente, mejores KPIs de desempeño.

¿Estás preparado para implementar un plan de acción que potencie el talento de tu empresa? En esta nota abordaremos la definición de la administración de personal; la importancia de llevarla a cabo y, finalmente, la forma en la que puedes ejecutar un buen proceso de administración de personal en tu empresa de más de 500 colaboradores.

Definición de administración de personal

La administración de personal hace referencia a la creación de acciones que ayudan a desarrollar las capacidades, conocimientos y habilidades de los colaboradores de una empresa, con el objetivo de mejorar su productividad y cumplimiento de las métricas de desempeño laboral.

La gestión de Recursos Humanos es imprescindible para que haya una administración de personal óptima, ya que este equipo cuenta con la información necesaria y los conocimientos adecuados para desarrollar diferentes estrategias de bienestar, ambiente laboral, procesos y conocimientos que aporten valor a cada colaborador de la compañía. 

Importancia de la administración de personal en una empresa

Cuando llevas a cabo una estrategia adecuada de administración de personal, no solo contribuyes con un ambiente laboral agradable y con una mejora en la productividad del talento humano; sino también influyes en una mayor retención de talento, y con ello, en una disminución significativa en los costos de la compañía. Según Gallup, una persona que se siente comprometida con su trabajo, puede impulsar la rentabilidad en un 21 %.

Aunque estos son solo algunos de los beneficios de la administración de personal en la actualidad, lo cierto es que estas acciones influyen en otros aspectos:

• Optimización de los recursos humanos, financieros, tecnológicos y materiales con los que cuenta una empresa.

• Fortalecimiento de la cultura empresarial.

• Desarrollo del talento humano a nivel de conocimientos, habilidades, capacidades, competencias y herramientas.

• Mayor motivación.

• Incremento en KPIs de desempeño laboral.

• Mejor clima laboral.

• Aumento en la calidad y en los resultados del capital humano.

Ten en cuenta que para que la estrategia de administración de personal pueda ser efectiva, el equipo de recursos humanos debe estar capacitado y tener conocimientos previos sobre el tema. Como indica nuestra profesora Virginia Tardito, “¿Por qué fallan los programas de recursos humanos? Muchas veces se debe al desconocimiento de las nuevas tendencias y prácticas para afrontar los nuevos retos del mundo de hoy”. 

¿Cómo llevar una buena administración de personal?

Ahora ya que sabes qué es la administración de personal y sus ventajas, veamos cómo ejecutarla adecuadamente. Una correcta administración de personal debe tener la siguiente estructura:

1. Planificación

En este punto se establecen los objetivos de recursos humanos que se quieren ejecutar en un periodo de tiempo determinado. Posteriormente, se realiza la estructuración y planeación de tácticas y KPIs con los cuáles se desarrollará y medirá cada una de las acciones que formarán parte de la estrategia.

Para que exista una planificación adecuada, que tenga sentido con los objetivos de administración de personal, es importante disponer de hallazgos que resulten relevantes para el área de RR. HH. Aquí puedes hacer uso de diferentes herramientas como evaluaciones de desempeño y encuestas de ambiente laboral, que logren exponer las verdaderas necesidades y oportunidades que hay dentro de la empresa.

Si aún no tienes ideas de qué estrategias puedes realizar, por lo general, van clasificadas en estas tipologías:

• Beneficios relacionados al salario emocional.

• Cursos, certificados, diplomados, etc.

• Creación de un plan interno de carrera.

• Incremento de salario.

Finalmente, recuerda que los objetivos que te plantees deben ser SMART (específicos, mensurables, alcanzables, relevantes y temporales). Si no es así, obtener métricas sobre los resultados de la administración de personal será una tarea compleja.

Sabemos que plantear los objetivos de recursos humanos es un proceso que implica una serie de pautas y requisitos para hallar el camino más indicado. Para darte un mano en ese aspecto, hemos elaborado un checklist para plantear objetivos de recursos humanos, de manera que puedas identificar los recursos existentes o los faltantes para poder cumplir las metas y avalar el desarrollo de las mismas.

Fuente: Crehana

2. Organización

Cuando tengas toda la planificación estructurada, lo que debes hacer a continuación es presupuestar, organizar y gestionar todas las acciones que vas a desarrollar, de tal manera que las acciones de administración de personal que ideaste previamente se puedan llevar a cabo. Te recomendamos realizar una lista con todos los recursos financieros, materiales y humanos que necesitas para contar con una doble verificación.

Para este paso del proceso de la administración de personal, es importante que definas las pautas previamente. A continuación, te brindamos un par de recomendaciones:

Sé un líder antes de ser un gerente

El liderazgo es la capacidad de influir en las personas y conducirlas a lograr un objetivo común. Un líder normalmente tiene la visión, la inspiración y el carisma para liderar un equipo y puede proporcionar dirección y motivación. 

Los líderes tienen la capacidad de identificar una necesidad, visualizar una solución y solicitar la ayuda de quienes los rodean para alcanzar la meta. Un gerente, por otro lado, generalmente se enfoca en los detalles de administrar un equipo u organización: garantizar que las tareas se completen a tiempo, supervisar las operaciones diarias, etc.

Centrarte en ser un líder en lugar de ser un gerente conducirá a una administración de personal más eficaz y motivadora.

Comunícate con tu personal

La comunicación es una pieza esencial de la administración del personal, tanto del lado del liderazgo (por ejemplo, transmitir instrucciones claras y concisas) como del lado del empleado (por ejemplo, comunicar éxitos y fracasos).

También se deben alentar las líneas abiertas de comunicación, y los líderes deben asegurarse de que su personal se sienta cómodo para acudir a ellos con cualquier idea, inquietud o pregunta. Esto creará un entorno en el que los colaboradores se sientan valorados, respetados y motivados.

Escucha activamente

Una de las partes más importantes de la comunicación efectiva es la escucha activa: estar activamente comprometido con lo que otra persona nos dice, en lugar de escucharlo pasivamente o pensar en otras cosas.

Sin una escucha activa, los líderes no pueden entender realmente lo que necesita su personal o la información que están tratando de transmitir. La práctica de la escucha activa en la administración de personal brinda a todos los empleados la oportunidad de compartir opiniones, sentirse empoderados y generar cambios positivos en la organización.

Conoce a tu personal

Para garantizar una adecuada administración de personal y también crear una cultura de trabajo positiva, los líderes deben conocer a su personal. Esto significa que las relaciones deben seguir siendo profesionales, pero conocer a los empleados a nivel personal hará que la experiencia diaria sea más agradable y atractiva para ellos.

Algunas ideas para conocer mejor a tu personal:

• Dinámicas rompehielos antes de las reuniones de equipo.

• Conversaciones personales 1 a 1 con cada miembro del equipo.

• Cafés mensuales o bimensuales (virtuales o presenciales) para hablar de cualquier otro tema que no sea referente al trabajo.

Fomenta el aprendizaje

Una cultura de aprendizaje y desarrollo beneficia a todos los lados de la organización. Desde la perspectiva de la administración de personal, ayuda a mejorar las habilidades de tu fuerza laboral y mejorar continuamente las habilidades y la experiencia disponibles para la organización. También aumenta la retención, una clave para la administración de personal sólida y consistente.

Desde la perspectiva de los empleados, una cultura de aprendizaje les permite ganar experiencia, mejorar sus habilidades y capacidades, aumentar la confianza y experimentar nuevas formas de hacer su trabajo.

Ofrece críticas constructivas

La crítica constructiva o la retroalimentación juegan un papel clave en el proceso de la administración del personal. Ninguna fuerza laboral es perfecta y, como líder, debes ayudar a tus empleados a crecer, tanto por su bienestar como por el éxito de la organización.

Ofrecer retroalimentación constructiva ayuda a los empleados a mejorar en sus áreas de oportunidad. Para ser constructivos, los comentarios deben presentarse de una manera positiva que sea fácil de entender y deben seguirse con ideas sobre cómo mejorar y/o una conversación sobre un plan de acción para seguir adelante.

Genera confianza

Construir una relación de confianza con los empleados los ayudará a sentirse apoyados y motivados, al tiempo que crea un mejor entorno para la colaboración. Muchas de las otras estrategias enumeradas aquí también ayudarán a generar confianza, por ejemplo, la escucha activa, la comunicación abierta y la retroalimentación constructiva.

Delega de forma estratégica

Delegar trabajo es una parte crucial de cualquier estrategia eficaz de administración de personal. Después de todo, los líderes deben ejecutar las operaciones diarias y garantizar que los roles, las responsabilidades y las expectativas se comuniquen a todos los miembros del equipo.

Sin embargo, delegar no es lo mismo que dictar, por lo que no debes designar el trabajo a los empleados y exigir que lo hagan de cierta manera. En su lugar, guíalos con instrucciones claras, ayúdalos a ser innovadores y productivos y colabora con ellos para crear un verdadero entorno de equipo.

Invierte en programas de recompensas y reconocimiento

Las recompensas y el reconocimiento han sido fundamentales para brindar una experiencia de empleado casi perfecta a nivel mundial. La práctica del reconocimiento de los empleados reforma la cultura laboral y la administración del personal.

El reconocimiento aumenta y maximiza la eficiencia del trabajo y la productividad en el lugar de trabajo. Apreciar a los empleados por su trabajo los alentará a hacerlo mejor. Por lo tanto, aumenta su moral y productividad a largo plazo.

Un programa de recompensas podría incluir nombrar a un empleado del mes, excursiones especiales para el personal u otros beneficios únicos y significativos.

3. Ejecución

La ejecución es la administración de Recursos Humanos llevada a la acción. Aquí empezarás a poner en marcha lo que planificaste y organizaste previamente. ¡Recuerda que puedes implementar tácticas que no requieren grandes inversiones! 

Recuerda que la acción que vayas a realizar debe generar un valor agregado para la persona. Si buscas un sistema de administración de personal relacionada a la gestión del talento, Crehana es la solución efectiva para gestionar equipos en todos los aspectos y en un solo lugar.

Crehana es un software de recursos humanos que contempla una amplia variedad de soluciones para la gestión de talento y aprendizaje de tu equipo. Es una opción completa para la administración de personal preparado para los retos actuales y futuros.

Una de nuestras grandes funcionalidades es que puedes diagnosticar cuál es el nivel de habilidades de tus talentos y crear espacios de formación enfocados en un área específica, y compuestos por Rutas de Aprendizaje que le ayudarán a tu equipo a adquirir y potenciar diferentes habilidades. ¿Quieres saber cómo se encuentra cada persona de tu organización en determinadas áreas y habilidades específicas? Crehana cuenta con el impulso del Machine Learning para descifrarlo.

Las soluciones de desempeño de este sistema de administración de personal son otro punto a tener en cuenta. Si lo que quieres es alinear y gestionar los objetivos de las personas con el negocio, esto está asegurado.

Por último, esta herramienta de administración de personal te ofrece la posibilidad de escuchar la voz de tu equipo para diseñar experiencias del empleado superiores. Puedes apelar a la creación de encuestas, implementar la retroalimentación y brindar reconocimientos para motivar a tu equipo.

4. Seguimiento

Finalmente, para cumplir con las funciones y los objetivos de la administración de personal, es clave que exista una persona encargada de coordinar, auditar y seguir el proceso, de modo que pueda comprobar si la estrategia ejecutada es efectiva, o, por el contrario es necesario adaptarla para que genere los resultados esperados por la empresa.

Para que la trazabilidad pueda ser fácil y ordenada, ten en cuenta el punto de la planificación y creación de objetivos de la estrategia de administración de personal, de esta manera, cualquier persona del equipo podrá tener a cargo esta tarea.

¡Ya tienes toda la información en tus manos! Ahora que sabes de qué trata la administración de personal en una empresa, su importancia y metodología, es momento de que tu equipo en crecimiento empiece a crear su propio plan de acción.

Si bien existen unos parámetros y un paso a paso para ejecutar una estrategia de administración de personal de forma adecuada, recuerda que puedes innovar en diferentes procesos, y que todo se trata de experimentar. ¡Empieza a marcar la diferencia en tu empresa ahora!