¿Cómo hacer un análisis de puestos que mejore los procesos de reclutamiento?

Un análisis de puestos es un proceso fundamental dentro del área de recursos humanos de las grandes empresas porque permite el reconocimiento de las necesidades de contratación de la organización y establecer con precisión los parámetros principales para llevar a cabo una determinada búsqueda de empleo dentro de la compañía. 

Dentro de este contexto, un buen método de análisis de puestos está asociado con un mejoramiento del engagement por parte de los nuevos empleados, la generación de un buen clima laboral, junto con una elevación del desempeño individual y grupal. Si bien la metodología de análisis de puesto en RR. HH. puede variar en función de las características de la cultura corporativa y de los objetivos empresariales, existe una serie de elementos generales que pueden mencionarse.

Sigue leyendo esta guía sobre la importancia del análisis de puestos en el área de talento humano y maximiza tus procesos de selección de personal. De este modo, podrás encontrar colaboradores con un alto nivel de encaje con cada perfil profesional y aumentar la productividad.

Determina las tareas del puesto 

En primera instancia, a la hora de llevar a cabo un análisis de puestos, se necesita delimitar cuáles son las responsabilidades del perfil en cuestión. Aquí, se incluye establecer cuál es la posición que ocupará dentro del organigrama de funciones de la empresa, los tipos de vínculos que tendrá con el resto de los colaboradores y áreas de las grandes compañías, junto con las tareas generales y específicas a ejecutar en su jornada diaria de trabajo.

A continuación, detallamos algunas de las recomendaciones a tener en cuenta al momento de planificar y llevar a la acción un análisis de puestos en el reclutamiento y selección de personal:

a. Consulta con los responsables del área que solicita el puesto

Tener contacto con los líderes de equipo de cada sector de la organización es de utilidad para conocer de primera mano cuáles son las necesidades de trabajo. A veces, se solicita cubrir un perfil laboral que puede ser cubierto por los mismos colaboradores sin que esto represente altos niveles de exigencias ni modificaciones en las rutinas de trabajo. 

Al mismo tiempo, puede suceder a la inversa: los empleados realizan una mayor cantidad de tareas y están altamente estresados. Frente a este panorama, un análisis de puestos se vuelve central para descubrir cuál es el estado real de situación de los departamentos que están solicitando cubrir una vacante.

Acá señalamos algunos de los ítems que se pueden considerar para que la interconsulta con los superiores jerárquicos de los diversos departamentos sea efectiva  durante un procedimiento de análisis y descripción de puestos:

• Diagrama tus consultas en función de una evaluación previa que hayas realizado a partir de la información disponible sobre el área y sus puestos correspondientes. 

• Pregunta por los detalles de cada perfil en tu análisis de puestos. De hecho, las descripciones de puestos son útiles para anunciar la oferta y reclutar candidatos, pero carecen de especificaciones sobre las tareas reales involucradas. Por ello, un análisis de puestos de trabajo exitoso puede ayudar a los reclutadores y gerentes de contratación a descubrir estos detalles. De este modo, las descripciones de trabajo más precisas que reflejen las tareas y los requisitos exactos del rol pueden ayudar a las grandes empresas a maximizar la calidad de la contratación, reducir los costos y ahorrar tiempo.

• Consulta por todas las actividades que debería llevar a cabo una persona que ocupe el puesto. Al respecto, es central hacer una clasificación de tareas primarias y secundarias; junto con las interconexiones que existen en relación con la ejecución de su rol profesional en la empresa. 

b. Obtén datos cualitativos sobre las necesidades de los colaboradores en relación con el perfil buscado

Por otro lado, un análisis de puestos laborales se puede potenciar mediante la obtención de información cualitativa de calidad por parte del talento humano que forma parte de los equipos de trabajo. Como consecuencia, es posible reconocer las características específicas de cada perfil laboral requerido, pero desde la perspectiva de los compañeros que se encuentran en el mismo estrato de la pirámide de la estructura organizacional.

Particularmente, se puede lograr a través de una serie de mecanismos prácticos que hacen del análisis de puestos de trabajo un fenómeno más productivo desde este enfoque:

• Entrevistas one to one o en grupo con los colaboradores de los equipos para reconocer los requerimientos de las personas durante el contacto diario con el perfil de trabajo en cuestión. 

• Observación de la forma de trabajar de los grupos que integran el sector empresarial en el que se está necesitando un puesto de trabajo. De este modo, se analizará cada rol y se efectuará una evaluación de los hallazgos y conclusiones que se hayan considerado como relevantes para el procedimiento del análisis de perfiles.

• Cuestionarios con preguntas abiertas con la finalidad de conocer en detalle cuál es el nivel de satisfacción en relación con la división de las tareas dentro de los equipos. Es importante establecer cuáles serán las variables a contemplar según las especificaciones de cada área empresarial y los requerimientos a cubrir en el perfil de trabajo buscado.

Específica las competencias y la experiencia necesarias 

Por otra parte, en un buen análisis de puestos se deben fijar cuáles serán las skills técnicas y blandas del candidato ideal. Asimismo, es imprescindible determinar cuáles son las áreas laborales en las que debe haber trabajado cada postulante para acceder al proceso de selección y reclutamiento de talento en la compañía. Esto para corroborar el nivel de concordancia entre sus habilidades, la experiencia y el lugar que ocupará dentro de la estructura organizacional.

En este apartado, te mencionamos una serie de recomendaciones prácticas que pueden evaluarse en relación con el estudio de las competencias y de la experiencia laboral dentro de un análisis de puestos:

• Fija la participación obligatoria del candidato ideal según los tipos de experiencia laboral que se consideren apropiados. Esto puede establecerse a partir del análisis interno de las necesidades de los sectores y mediante el estudio de la competencia y de sus mecanismos de descripción de perfiles de trabajo. 

• Elige aquellas competencias duras que sean esenciales dentro del método de análisis de puestos que lleves a cabo. No obstante, aunque hay ciertos parámetros técnicos que deben ser cubiertos por el aplicante ideal, ten presente la importancia de que el talento humano que ingrese a la compañía tenga skills relacionadas con el desarrollo y el trabajo en equipo. 

• En un análisis de puestos, escoge las habilidades blandas a desarrollar no solamente a partir de las funciones que debería cumplir el candidato ideal. También, teniendo en cuenta la cultura de la empresa. Efectivamente, la elección de postulantes que tengan un alto nivel de encaje con la misión, la visión, los objetivos y valores de la compañía son los que más engagement generarán a lo largo del tiempo.
  
  Por ende, podrán contribuir positivamente con el clima de trabajo y maximizar el desempeño. De acuerdo con nuestro Calendario de Recursos Humanos 2024, el 71% de los CEO empresariales considera esencial que los colaboradores tengan un alto nivel de compromiso con la organización para mejorar los estándares de trabajo y la retención del talento en el tiempo.

“Calendario de Recursos Humanos”, Crehana

Revisa cada job description

Una de las tareas centrales en un análisis de puestos está asociada con la elaboración de una descripción de empleo adecuada, en la que se debe incorporar toda la información recabada en los pasos anteriores. Asimismo, en un buen análisis de puestos, es necesario corroborar que la job description esté bien redactada desde un punto de vista ortográfico y de estilo.

Esto con el objetivo de captar la atención de los postulantes ideales a través de la transmisión de una buena oportunidad de empleo que comunique los valores de la empresa con asertividad. 

Aquí te presentamos algunos consejos a considerar para optimizar cada una de las descripciones de trabajo en las áreas de talento humano al llevar a cabo un análisis de puestos:

a. Optimiza las descripciones de empleo

Cada job description es una presentación de la compañía a los potenciales ingresantes y una presentación empresarial en el mercado de trabajo. A la vez, permite crear una imagen de marca para el público en general y las empresas que integran la competencia. En un efectivo proceso de análisis de puestos, se deben tener en cuenta una serie de ítems para potenciar las ventajas de cada descripción de empleo en un proceso de reclutamiento de personal:

• Corrobora que tenga buena redacción en función de criterios ortotipográficos y de estilo. De hecho, el análisis y la descripción del puesto de trabajo deben ser concisos y claros.

• Constata que toda la descripción maximice el Employer branding y sea el comienzo de una experiencia del candidato positiva. En ese sentido, se vuelve imprescindible transmitir los valores de la empresa para elevar el nivel de encaje organizacional de los aplicantes. 

• Verifica que esté toda la información requerida para el puesto laboral específico en el análisis de puestos. Aquí se destaca la presentación de las tareas a realizar, las habilidades y la experiencia solicitadas. Una de las principales tendencias de HR hoy en día está asociada con la búsqueda de perfiles que tengan cualidades blandas que deben ser incluidas en la descripción de empleo.
  
  Según un artículo de Harvard Deusto, los mánagers necesitan personas que tengan skills blandas para trabajar por medio de un liderazgo humanista que se sustente en el desempeño colaborativo y la búsqueda de un progreso común. Asimismo, de acuerdo con nuestro podcast Potencia tu perfil profesional con Catalina García de Teleperformance, los potenciales colaboradores deben comunicar cuáles son las principales habilidades blandas dentro de un proceso de reclutamiento porque actualmente un CEO es lo primero que tiene en cuenta al optar por una determinada persona dentro de un proceso de decisión entre varios perfiles profesionales.

b. Verifica los sitios de publicación de las job descriptions

El equipo de recursos humanos de las compañías puede tener excelentes descripciones de empleo, pero si no están publicadas en las fuentes de reclutamiento adecuadas, difícilmente puedan tener el alcance planificado.

Por ello, es necesario contemplar en un análisis de puestos las distintas vías de publicación de los perfiles profesionales que están siendo buscados en las organizaciones. Con respecto a ello, es aconsejable tener en cuenta estas acciones:

• Analiza cuáles son los sitios de publicación que más emplea el candidato ideal. Pueden ser las redes sociales como LinkedIn o plataformas especializadas. 

• Estudia los medios de comunicación que utiliza la competencia para dar a conocer sus descripciones de empleo a su público objetivo. 

• Haz pruebas de publicación en distintos soportes y analiza los resultados obtenidos. Así, podrás realizar ajustes para publicar cada una de tus job description en el sitio más adecuado y en función de los objetivos que se deseen conseguir.

Utiliza la IA y efectúa ajustes en el análisis de puestos

Por último, en todo buen análisis de cargos, se debe reconocer el panorama de RR. HH. de manera general con el objetivo de detectar fortalezas y oportunidades de mejora. Para lograrlo, las nuevas tecnologías se posicionan como aliadas para maximizar los resultados y potenciar los beneficios de llevar a cabo un buen proceso de reclutamiento de personal.

A continuación, exponemos algunos consejos que pueden servir al momento de emplear la IA en un análisis de puestos de recursos humanos:

• Revisa los resultados obtenidos con interfaces digitales de evaluación de puestos. Haz encuestas a los gerentes de contratación y líderes de cada área para saber cómo ha evolucionado el rol con el tiempo. Es posible que algunos líderes no se den cuenta, por ejemplo, de que en el pasado un talento en este rol asumió más responsabilidades de las que debería tener. En efecto, aquello que originalmente comenzó como un puesto de nivel básico en las descripciones de trabajo puede haberse convertido en un perfil más técnico. 

• El análisis de puestos de trabajo potenciado con el uso de recursos tecnológicos puede mostrar que se necesita más de una persona para completar todos los deberes y las responsabilidades asignadas a un rol. Por eso, es importante verificar que las tareas correctas se hayan asignado a los trabajos correctos. Si encuentras que el trabajo de un departamento encajaría mejor en un equipo diferente, se podrán transferir esas tareas a otro perfil de empleo. De esta manera, con los datos del análisis de puestos, se pueden encontrar formas de mover las responsabilidades laborales en función de las competencias de cada perfil de trabajo.

• Al determinar las habilidades y los conocimientos exactos que se necesitan para un rol en el análisis de puestos, puedes desarrollar programas de capacitación a través del uso de la tecnología que se adapten específicamente a cada uno. Por ende, se puede garantizar que los nuevos talentos obtengan la capacitación y el apoyo que necesitan para incorporarse sin problemas. Igualmente, crear soluciones de aprendizaje y desarrollo que promuevan el crecimiento a largo plazo.
  
  Una de las mejores alternativas es usar el software de desarrollo de Crehana, que maximiza el crecimiento a través de distintas instancias de capacitación, brinda experiencias de aprendizaje positivas y da herramientas digitales innovadoras como las actividades de gamificación. Estas facilitan la incorporación de conocimientos a través del entretenimiento.

Plataforma de desarrollo de Crehana

En resumen, un análisis de puestos efectivo facilita la detección de las necesidades de reclutamiento en entornos organizacionales a gran escala. Al mismo tiempo, optimiza las fases del selección de nuevos talentos porque los responsables del sector de recursos humanos disponen de un paradigma de búsqueda específica y que se estructura en base a la experiencia, los niveles de estudio requeridos para ocupar el perfil laboral, junto con el grado de encaje que tiene el aplicante ideal con los valores, la misión, visión, objetivos y con la cultura corporativa en particular.

Así, toma relevancia el uso de las nuevas tecnologías y de la IA que ofrecen herramientas digitales para potenciar los resultados del análisis de puestos en el proceso de contratación. Todo por medio de una ágil recopilación de información y posterior análisis para una acertada toma de decisiones. 

Procura entonces evaluar el estado de los procesos de análisis de puestos que se efectúan en tu empresa. Ofréceles a los colaboradores que se encargan de dicho método las herramientas necesarias para su realización.

Como resultado de un apropiado método de análisis de puestos, podrás optimizar las instancias de captación de talento, reducir la tasa de rotación y de abandono de empleo, y elevar el indicador de retención. Esto con la finalidad de optimizar el rendimiento a través de la contratación de los candidatos ideales para cada perfil profesional solicitado.