Llevar a cabo un levantamiento de perfil efectivo es indispensable para todas las grandes compañías que hoy en día buscan aumentar la retención de talento, reducir los costos de contratación y generar equipos de trabajo que se potencian a través de lazos saludables y de un elevado sentido de pertenencia hacia la organización. Todo este proceso comienza desde un levantamiento de perfil que contenga los requerimientos técnicos y competencias involucradas en la ocupación del perfil laboral. También, implica enmarcar aquellas cualidades que debe tener un candidato ideal para ocupar un determinado puesto, en función de la cultura organizacional y de los valores de la compañía.

Para que sepas cuáles son los elementos fundamentales que debes tener en cuenta a la hora de llevar a cabo un levantamiento de perfil de cargo, hemos elaborado esta guía. Al finalizarla, dispondrás de todos los conocimientos teóricos y prácticos que necesitas para potenciar el rendimiento de las empresas de +1000 empleados desde un proceso de levantamiento de perfil adecuado. 

¿Qué es un levantamiento de perfil?

Un levantamiento de perfil de cargo es un proceso que detalla las características del candidato persona para un puesto laboral dentro de una organización y que agiliza la gestión del talento humano dentro de las empresas de gran tamaño. Se trata de una instancia necesaria para establecer los distintos perfiles de recursos humanos y de todas las áreas de las grandes compañías. En efecto, los levantamientos de perfiles permiten definir cuáles son las competencias duras y blandas. También, la experiencia y el nivel de estudios académicos que necesitan los candidatos para aplicar a una vacante que esté disponible en la organización. 

Asimismo, si un levantamiento de perfiles no es correcto, aumentan las posibilidades de abandono de empleo a corto, mediano y largo plazo. Esto se debe generalmente a que las personas renuncian a sus empleos como consecuencia de un mal salario, que no incluye compensaciones no económicas (salario emocional). En segundo lugar, como resultado de una falta de oportunidades de crecimiento interno dentro de la empresa. 

Ante este contexto, el levantamiento de funciones es un recurso que evita el aumento de la tasa de renuncia, ya que establece cuáles son los requerimientos y competencias involucradas en un cargo en particular. Igualmente, un buen ejemplo de levantamiento de perfil ofrece una serie de lineamientos generales en los que se detalla cuál debería ser el nivel de encaje de la persona con la compañía en relación con los valores, la misión, visión y los objetivos empresariales. 

Por otra parte, en un levantamiento de perfil profesional, se suelen incluir las funciones a cumplir de dicho talento, junto con el tipo de relación que tendrá con el resto de las personas de la compañía, dentro de un marco delimitado por el organigrama de funciones.

Ventajas de un levantamiento de perfil

La realización de un levantamiento de perfil de puesto en aquellas empresas que tienen +1000 empleados es indispensable para potenciar todos los beneficios asociados con los procesos de reclutamiento. Con el objetivo de conocerlos en mayor profundidad, a continuación te presentamos algunas de los aspectos positivos más importantes:

a. Optimización de la toma de decisiones en el proceso de contratación

Llevar a cabo un levantamiento de perfil hará más sencillo el proceso de contratación, ya que se podrá comprender con más claridad cuáles son las habilidades, la experiencia, las competencias y la personalidad del candidato que requiere la empresa para el puesto laboral. Esto será posible como consecuencia de las siguientes ventajas asociadas con efectuar un buen levantamiento de perfil de trabajo:

• Visualización integral de cuáles son las necesidades de contratación en relación con un puesto de empleo en especial. 

• Un levantamiento de perfil sirve como guía durante todas las fases de reclutamiento para constatar si el postulante cumple o no con los requerimientos duros y con los niveles de encaje de valores de la compañía. 

• Permite detectar casos de candidatos que no son ideales para un perfil de trabajo en particular, pero sí para otros potenciales dentro de la organización. De este modo, en forma indirecta, un levantamiento de perfil favorece la creación de una base de talentos para futuras búsquedas laborales en la compañía. 

b. Creación de equipos efectivos

Levantar el perfil individual de tus colaboradores permitirá construir grupos de trabajo que se complementen entre sí y trabajen de manera más armoniosa, brindando mejores resultados a la empresa, con respecto a las metas y objetivos propuestos. De este modo, un levantamiento de perfil bien ejecutado puede generar un impacto positivo en la gestión de RR.HH y en el rendimiento general de la organización. Esto al alinear mejor las habilidades, intereses y metas de los colaboradores con los objetivos de la empresa. Todo por medio de los siguientes factores:

• Trabajo en equipo con personas que tienen los mismos objetivos y niveles de coincidencia en relación con los valores de la compañía.

• Aumento del bienestar individual y general como consecuencia de la unión de personas que han sido seleccionadas a través de un buen levantamiento de perfil. 

• Incremento del desempeño y del alcance de las metas debido a un alto grado de motivación individual y grupal; que genera un mejoramiento del rendimiento productivo para la organización. 

c. Ambiente laboral positivo

Un levantamiento de puesto efectivo potencia el clima de trabajo, ya que las personas que forman parte de los equipos han sido seleccionadas porque poseen la experiencia y los estudios académicos necesarios y debido a que tienen un alto nivel de encaje con los valores y la misión y visión de la organización. Es decir que un levantamiento de perfil exitoso es el primer paso para seleccionar personas que tengan un alto nivel de compromiso y sentido de pertenencia con la compañía. 

Entonces, es necesario reconocer el estado de situación general del clima de trabajo con la finalidad de constatar cuáles son los principales caminos que existen para potenciarlo, alcanzar el bienestar de las personas y elevar el nivel de productividad. Para lograrlo, los recursos digitales se posicionan como los principales aliados. Según nuestro ebook Transformación digital 2.0: Financial Services, Manufacturing & Trade and Consumer Goods, el buen uso de la tecnología fortalece la comunicación, optimiza los procesos, aumenta la rentabilidad y mejora la tasa de conversión.

“Transformación digital 2.0: Financial Services, Manufacturing & Trade and Consumer Goods”, Crehana

Como afirma Diego Olcese, CEO de Crehana, en una nota de Mexico Business News, la utilización de las nuevas tecnologías dentro de los ámbitos de recursos humanos es una decisión estratégica que permite resolver todo tipo de problemas (incluyendo la elaboración de un apropiado levantamiento de perfil), desarrollar competencias relacionadas con la comunicación y con el trabajo colaborativo entre todos los departamentos, con el objetivo de potenciar los niveles de rendimiento de las grandes organizaciones.

En función de lo dicho previamente y a partir de la importancia de la tecnología en recursos humanos, usar el software de clima laboral de Crehana permite mejorar la cultura interna y elevar los niveles de satisfacción laboral a través de procesos de reconocimiento y encuestas laborales que permitan recopilar información cuantitativa de calidad. Todo a través de la posibilidad de implementar programas de reconocimiento personalizados. Además,  invertir en un software de gestión de personal como este es ideal para llevar a cabo encuestas que permiten la recopilación de información que favorezca el entendimiento del contexto de los equipos y la toma de decisiones asociada. 

Plataforma de clima laboral de Crehana

Errores al realizar un levantamiento de perfil

El levantamiento de perfil puede convertirse en una gran herramienta para tu gestión como HR Manager. Sin embargo, hay ciertos errores que pueden llegar a dificultar la generación de un buen levantamiento de perfil de trabajo. En esta sección, te mencionamos aquellos que debes considerar para aprovechar todos los beneficios asociados con su realización:

a. Levantamiento de perfiles desactualizados 

Los objetivos y las prioridades de una organización pueden cambiar constantemente; incluso, las tareas que llevan a cabo determinados miembros dentro de la organización. A partir de ello, es necesario actualizar los perfiles de la compañía para que el proceso de selección sea capaz de captar el mejor talento para cada una de las vacantes disponibles. 

b. No ampliar el acceso a los perfiles de los puestos

El levantamiento de perfil no es de exclusivo conocimiento del departamento de RR.HH. Por el contrario, debe transmitirse la información relacionada a través de carteleras presenciales u online, programas de comunicaciones internas u otras vías disponibles, para que el personal de la organización tenga conocimientos de los perfiles de las vacantes existentes. Esta situación está asociada con un incremento del bienestar y del sentido de pertenencia. Todo como resultado de la participación e inclusión de los colaboradores que integran los equipos de las compañías.

c. Exhaustiva delimitación de las funciones a cumplir en el puesto

Aunque los perfiles de trabajo son relevantes dentro de la empresa, el establecimiento de los requerimientos no es inamovible. Si bien la estructuración de los elementos a tener en cuenta constituye una base a seguir para hallar al candidato ideal, no debe ser tomada como decisiva para la asignación de tareas de un colaborador. En pocas palabras, los ítems que se enumeran en un levantamiento de perfil no son taxativos, sino enunciativos con respecto a las obligaciones se deberán cumplir al ocupar una vacante laboral.

Pasos para hacer un levantamiento de perfil

Más allá de que decidas contratar una consultoría de reclutamiento para efectuar un levantamiento de cargo o que lo lleves a cabo por tu cuenta, es importante conocer cuáles son los pasos para realizarlo. A continuación, te los presentamos:

a. Definición del propósito del levantamiento de perfil

El paso más importante para levantar un perfil laboral implica delimitar cuál es el objetivo del levantamiento del perfil. Aquí te enumeramos algunos ejemplos:

• Ocupación de un nuevo puesto de trabajo a través de fuentes externas. 

• Estructuración de la compañía y necesidad de recurrir a promociones internas. 

• Delimitación de aquellas funciones que está realizando un mismo colaborador de manera sobrecargada con el objetivo de hallar al candidato ideal para realizarlas. 

• Ejecución de un mapa de talento de las posiciones laborales que se encuentran disponibles dentro de las grandes empresas. 

b. Determinación  del nombre del cargo

En todo levantamiento de puesto, se necesita hallar una correcta nomenclatura del cargo profesional.  Esto es importante desde la perspectiva de los postulantes y de las empresas, en función de la tecnología que se utiliza para el filtraje de los CV en las plataformas de búsqueda de empleo y en las redes sociales. Por ello, un levantamiento de perfil debe estar bien nomenclado para que la búsqueda en los distintos medios de Internet pueda tener buen alcance; y conectar con la mayor cantidad de usuarios que coincidan con el "candidato persona".

c. Establecimiento de los requerimientos del perfil 

A la vez, si quieres disponer de un levantamiento de perfil adecuado, deberás especificar una serie de elementos bien predefinidos que aquí te mencionamos: 

• Tareas a cumplir para ocupar el cargo laboral. 

• El nivel de experiencia y estudios académicos del candidato persona. 

• Conexiones de procesos y actividades con el resto de las personas y departamentos de la organización. 

• Detalles de la interdependencia dentro de la estructura del organigrama gerencial.

• Competencias duras y blandas requeridas a establecer en el levantamiento de perfil. De acuerdo con nuestro podcast Buscando talento: ¿Qué necesitan las empresas en LATAM? con Alejandro Paz, Country Director México en Robert Walters, es importante establecer un pensamiento estratégico a la hora de definir cuáles serán las competencias a valorar para un determinado perfil profesional. Una de las más valoradas está asociada con la flexibilidad frente al cambio y con la posibilidad de adaptarse a contextos cambiantes, ya sean internos o externos.

Puede decirse entonces que para definir el levantamiento de perfil en forma apropiada, se puede optar por recabar información de los miembros del equipo de trabajo; y/o personas que ocupen o hayan ocupado el puesto vacante, como los supervisores, equipos interdisciplinarios y otros expertos en particular.

d. Fijación de la remuneración del cargo y la modalidad de contratación

Por otro lado, es importante, en el levantamiento de perfil, definir el sueldo a percibir y la forma de contratación (presencial, remota, híbrida, por objetivos, etc.). A la hora de fijar estos puntos, no olvides darle valor no solamente a una compensación económica según el marco legal de tu país. También, analiza ofrecer flexibilidad laboral, ya que eleva el nivel de engagement de los colaboradores hacia la compañía.

e. Validación del levantamiento de perfil

Tras elaborar el levantamiento de puesto compártelo con los stakeholders relevantes, como supervisores, gerentes y equipos de recursos humanos, para obtener retroalimentación y asegurarte de que los perfiles sean precisos y completos para las vacantes en cuestión.

f. Ajustes y oportunidades de mejora 

Realiza los ajustes correspondientes a los perfiles basados en los comentarios recibidos durante el proceso de validación del levantamiento de perfil. Debes asegurarte de que el análisis haya sido realista y alcanzable. Esto debe ser prioridad al momento de considerar los cambios propuestos. 

Para saber cómo crear un levantamiento de perfil, es indispensable que exista buena comunicación entre las personas encargadas de diseñarlo. Asimismo, que se realicen revisiones periódicas de los perfiles para asegurar de que sigan siendo relevantes para la empresa.

g. Implementación

Una vez que el levantamiento de perfil haya sido validado por parte de los actores más importantes de la empresa, procede a utilizarlo de manera efectiva en los procesos de reclutamiento, en las evaluación de desempeño, durante las etapas de desarrollo profesional y en la planificación de la estructuración empresarial.

Formato de levantamiento de perfil

En las grandes organizaciones, es frecuente llevar a cabo procesos de reclutamiento. Por eso, es indispensable disponer de plantillas de levantamiento de perfil de cargo que agilicen el trabajo de los colaboradores que forman parte del departamento de talento humano empresarial. Para que sepas cuáles son los ítems obligatorios que deben estar presentes en el formato de levantamiento de perfil de empleo, aquí te enumeramos y describimos brevemente los más importantes:

• Datos básicos de la vacante laboral: por lo general, incluyen nombre de la vacante o cargo, modalidad de empleo, el horario, tipo de contrato y salario a percibir. En este último punto, es esencial detallar el salario emocional que se les ofrece a los potenciales empleados.

• Funciones principales del cargo: básicamente, se trata de un resumen de las tareas que el nuevo colaborador tendrá que realizar dentro de la compañía. 

• Formación y experiencia: en este apartado se incluye el nivel de estudios, profesión requerida y conocimientos específicos de la vacante.

• Información relevante de la empresa: a diferencia del paradigma tradicional de reclutamiento, hoy en día, es necesario atraer y fidelizar al talento desde las primeras fases del proceso de selección. Por este motivo, es necesario efectuar un adecuado formato de levantamiento de perfil de cargo que contenga datos de la compañía y una especificación de los valores y su misión como organización. 

Recuerda que el proceso de levantamiento de perfiles puede variar según la compañía y sus necesidades específicas. Sin embargo, estos pasos generales te proporcionarán una base sólida para llevar a cabo este proceso de manera efectiva. De este modo, existen distintos tipos de soporte de levantamientos de perfil que tienen características específicas según el tipo de puesto requerido. Una excelente idea es utilizar nuestro formato de levantamiento de perfil laboral que contiene algunas variables básicas a las que se les pueden agregar parámetros adicionales.

"Formato de levantamiento de perfil laboral", Crehana

En resumen, el levantamiento de perfil es una de las herramientas que debe ser puesta en acción por los especialistas que forman parte del departamento de recursos humanos de las grandes empresas. Esto con el objetivo de mejorar los procesos de reclutamiento y captar talentos que coincidan con la cultura corporativa, además de disponer de todas las competencias y habilidades requeridas para ocupar un determinado puesto empresarial.

En simples palabras, para encontrar personas que formen parte de los equipos de trabajo que tengan un alto nivel de encaje y cuyos valores coincidan con los de la organización, es central planificar estratégicamente el diseño de cada levantamiento de puesto de trabajo.

Entonces, capacita a los colaboradores que se encargan del proceso de levantamiento de funciones laborales dentro de los entornos organizacionales de gran dimensión. Además, potencia sus beneficios a través del uso de los recursos digitales disponibles como interfaces y software especializados. Como resultado, el levantamiento de perfil laboral para tus equipos será una ventaja diferencial. Así, podrás crear equipos con sentido de pertenencia, compromiso y que tengan la capacidad de orientar su voluntad hacia el alcance de los objetivos organizacionales previamente establecidos.