¿Cómo diseñar un flujograma de selección de personal exitoso? Guía para empresas de gran tamaño

¿Sabes cómo puede impactar la falta de un flujograma de selección de personal en grandes empresas? Si tu equipo de Recursos Humanos no cuenta un diagrama de flujo del proceso de selección de personal, es probable que el reclutamiento sea lento y costoso, que cada reclutador siga diferentes pasos y criterios al elegir al candidato más adecuado o que sea difícil rastrear y analizar el rendimiento de este proceso.

De hecho, según un estudio de Gartner, una de las prioridades de los departamentos de Recursos Humanos es la contratación. Así, el 36% afirma que sus estrategias de contratación de personal resultan insuficientes para encontrar las habilidades que necesitan. La alineación de todo el departamento sobre el tema es esencial. Por eso, aquí te compartimos cuáles son los pasos de un diagrama de flujo de un proceso de selección de personal.

1. Redacta un job description efectivo

Dado que este esquema actúa como guía de todas las actividades del proceso de reclutamiento y selección, desde la definición de la vacante hasta la contratación final, es importante ser cuidadoso con el job description optimizado para la era digital. Aquí es donde tu equipo de Recursos Humanos debe hacer un análisis exhaustivo sobre el puesto que se desea cubrir para definir cuáles son las funciones y las responsabilidades implicadas. Algunas preguntas que pueden ser de ayuda:

• ¿Qué puesto se debe cubrir y cuál es su importancia en la estructura organizacional?
• ¿Estás buscando un reemplazo para un empleado jubilado, fallecido o que ha renunciado?
• ¿Se trata de un nuevo puesto en la organización que requiere habilidades y competencias específicas?
• ¿Cuáles son las cualidades y competencias clave que se esperan de la persona contratada? Especifícalos en el flujograma de selección de personal.

Es importante involucrar a los líderes del área en esta etapa para obtener una visión integral de las necesidades de contratación y establecer estrategias adecuadas para el flujograma de reclutamiento. Además, tienes que considerar el plan estratégico y los objetivos de la empresa a largo plazo para garantizar que la contratación esté alineada con la visión y cultura corporativa.

2. Atrae la atención del candidato ideal al difundir la vacante

En el proceso de diseño del flujograma de selección de personal para empresas grandes, el segundo paso es la difusión de la vacante en cuestión. Este es el momento clave que tiene tu empresa para conectar con potenciales candidatos para cubrir el puesto. Ya que se trata de uno de los puntos de contacto principales entre ambas partes, no debes dejar afuera la creatividad y la estrategia al presentar el cargo para captar la atención.

Piensa de forma innovadora y usa los diversos canales de comunicación de Recursos Humanos existentes para la divulgación de ofertas de empleo. Puedes recurrir a los referidos internos por parte del personal actual o publicar la vacante en redes sociales como Linkedin, la red profesional por excelencia.

• Destaca los aspectos más atractivos del puesto.
• Resalta cómo es la cultura organizacional.
• Indica qué tipos de oportunidades de crecimiento existen (¿puedes ampliar este tema de manera tal de dar cuenta que esto es real con un plan de desarrollo de carrera desde el minuto cero?).
• Incluye todos los beneficios adicionales.
• Emplea lenguaje claro y convincente.

Otra recomendación al diseñar un diagrama de flujo de proceso de selección es el enfoque de la marca empleadora. Este punto es muy valioso y puede marcar importantes diferencias a la hora de recepcionar CVs. Si tienes material gráfico y audiovisual que exponga cómo es el clima de trabajo, o si tienes testimonios de empleados que dan cuenta de una gran satisfacción laboral, puedes recurrir a él para generar más interés.

3. Identifica a los candidatos ideales

El siguiente paso en el diagrama de flujo de reclutamiento de personal es la selección de currículums. Esta etapa crítica puede entenderse como una fase eliminatoria en la que es necesario adoptar una visión minuciosa para el análisis, con el objeto de identificar a quiénes son los candidatos más idóneos para ocupar el puesto, considerando la compatibilidad con los requisitos excluyentes de la job description.

Como profesional de Recursos Humanos en una empresa de gran tamaño, tienes que hacer análisis meticulosos de cada uno de los currículums recibidos y comparar las competencias y experiencia del candidato con el perfil requerido. Por lo tanto, el uso de un flujograma de reclutamiento en esta etapa es vital para agilizar el proceso y garantizar que los candidatos más adecuados avancen a la siguiente etapa.

• Establece criterios claros para la evaluación de los currículums (¿qué formación académica se espera? ¿Qué tipo de experiencia laboral se pretende? ¿Debe reunir una cierta cantidad de habilidades blandas y técnicas para progresar en el proceso de selección?).
• Emplea herramientas de seguimiento y clasificación de candidatos para mantener un registro ordenado y claro.

4. Evalúa comportamientos con pruebas psicológicas

Un paso que no debe omitirse en todo flujograma de contratación de personal y reclutamiento es el que corresponde a la realización de tests psicológicos laborales. Este punto es crucial como primer contacto directo entre el empleador y el candidato, ya sea de forma virtual (remota) o presencial. Sea cual sea el caso, es en esta etapa que se efectúan pruebas y entrevistas que permiten evaluar el ajuste del candidato a nivel profesional.

¿Qué es lo que se pretende indagar con estas pruebas psicológicas? El propósito es comprender la sinceridad del conocimiento y habilidades que los candidatos expresan tener. Por consiguiente, como reclutador debes estar atento y emplear diferentes técnicas de pruebas psicológicas para analizar cómo se comporta el candidato y cuáles son sus respuestas.

Gracias a esto, puedes tener una visión más clara sobre cómo actuaría frente a un potencial problema y si hay posibilidades de que se integre al equipo rápidamente por sus habilidades sociales. Asimismo, no hay que olvidar que las pruebas psicológicas son una excelente herramienta, pues permiten evaluar cuál es el grado de compatibilidad del candidato con la cultura organizacional.

• Señala cuáles son las pruebas psicológicas que deberían realizarse en tu flujograma de selección de empleados.
• Identifica qué es lo que se pretende evaluar con cada una de ellas.
• Explica cómo se evaluarán los resultados obtenidos para un proceso justo y objetivo.

5. Evalúa los conocimientos específicos

Una vez aprobado el paso de las pruebas psicológicas laborales, el siguiente en el flujograma de selección de personal debería ser la evaluación de conocimientos y habilidades clave. Es decir, en esta instancia se deben evaluar todas aquellas habilidades que estén relacionadas directamente con la vacante a cubrir. Por ejemplo, si el puesto es de Social Media Manager, podrías preguntar por la elaboración de una estrategia para redes sociales indicando un contexto específico.

En otras palabras, estas pruebas de conocimientos de habilidades técnicas te permiten como reclutador verificar aquellos candidatos que tienen más desarrolladas las hard skills demandadas y requeridas. Esto es aún más relevante en grandes empresas, donde la competencia es elevada.

• Diseña los tests de habilidades laborales junto a los líderes de cada departamento.
• Incluye ejercicios prácticos, cuestionarios y simulaciones para una mejor comprensión.
• Estandariza el proceso en el flujograma de reclutamiento de personal.
• Determina qué conocimientos son excluyentes y cuáles pueden aprenderse en el marco de una capacitación corporativa para el desarrollo de equipos.

6. Haz las entrevistas laborales

¿Quieres conocer a los candidatos más allá de lo que dicen sus currículums y lo que has analizado hasta el momento? ¿Tienes interés en conocer cómo son a nivel profesional más allá de las habilidades técnicas reveladas? El próximo paso en este flujograma de selección de personal son las entrevistas. Esta etapa permite analizar con mayor profundidad los resultados obtenidos.

Es en esta instancia en la que debes estar atento a los detalles y observar cómo se desenvuelve el candidato ante tus preguntas y solicitudes. No solo es importante detectar las palabras usadas, también el lenguaje corporal, los gestos y otras señales no verbales. Todo esto te ayudará a tener una idea más clara sobre su personalidad y si se adecúa al puesto y los valores de tu empresa.

• Pregunta por sus motivaciones y expectativas.
• Determina si el candidato se adecúa a lo que tu empresa está buscando.

Sin embargo, es importante tener en cuenta que la creación de un propósito compartido y un mayor impacto al negocio es un aspecto en el que debes trabajar en tu estrategia de gestión de talento para cultivarlo de forma diaria en el personal. Así, si bien es fundamental que la marca empleadora y el talento a contratar coincidan en perspectivas, el propósito es clave para el compromiso laboral.

Si tienes interés en profundizar más sobre estos aspectos, puedes escuchar nuestro episodio de podcast Amazing People junto a Rebeca Saldaña, Gerente de Cultura y Persona en Smartfit México para entender cuáles son esas estrategias innovadoras que ayudan a impulsar el crecimiento, la motivación y la excelencia empresarial:

7. Implementa dinámicas de evaluación en situaciones reales

Si bien la mayoría de las grandes empresas están omitiendo este paso en el flujograma de selección de personal, puede que te resulte interesante contemplarlo en la búsqueda de determinados perfiles (sobre todo cuando se trata de cargos de liderazgo o gerenciales). En esta instancia, los candidatos que aprobaron la entrevista se encuentran frente a situaciones prácticas y reales para demostrar sus competencias y habilidades.

Por ejemplo, se le puede requerir a un candidato que participe en una simulación de situación laboral o que participe en una actividad de un proyecto para determinar cómo es trabajando en equipo. Por medio de este tipo de dinámicas de evaluación laboral, puedes saber cómo se podrían desempeñar los candidatos en situaciones reales.

8. Contrata al talento adecuado

Ha llegado el proceso de selección a su fin. En esta fase, debes tomar la decisión final sobre el candidato a ocupar la vacante.

• Revisa los datos recolectados en todas las fases con atención.
• Considera los resultados de los tests y pide referencias en anteriores trabajos.
• Selecciona al candidato más adecuado (debe coincidir con la cultura empresarial de tu organización).

Un proceso de reclutamiento exitoso garantiza que la empresa cuente con el talento adecuado para alcanzar sus objetivos y asegura que el nuevo empleado se integre de manera efectiva y productiva en la organización.

9. Diseña un programa de onboarding ganador

De acuerdo con estadísticas de Harvard Business Review, las empresas que activan un programa de onboarding podrían ver un 50% más de retención de empleados (un dato no menor, ¿cierto?). Por eso, para terminar el flujograma de reclutamiento y contratación de nuevos empleados, es importante elaborar un buen plan de onboarding considerando las últimas tendencias sobre el tema.

A propósito, ¿quieres profundizar en cómo debería ser el onboarding? Descúbrelo en este recurso:

La descripción del cargo es el primer aspecto a contemplar al desarrollar un flujograma de reclutamiento que permita identificar y atraer al talento humano más adecuado para cubrir una vacante. Sigue los pasos que aquí te hemos compartido para contratar a los candidatos más adecuados a lo que tu empresa necesita.