Una base de datos de candidatos es un conglomerado de información sobre los aplicantes que han atravesado las distintas etapas de los procesos de selección de talento humano en una compañía. 

Aquí no solamente se hace referencia a las personas que han quedado seleccionadas en las diversas fases de reclutamiento más avanzadas. También, a aquellos postulantes que han tenido un primer acercamiento o que han enviado su hoja de vida sin continuar avanzando en las fases de la metodología de selección de recursos humanos. 

Toda base de datos de candidatos es amplia y para aprovecharla al máximo, es necesario aplicar criterios clasificatorios o de cribado para disponer de la información precisa ante una determinada búsqueda de empleo. 

Continúa leyendo esta guía sobre la importancia de las bases de datos de candidatos en las compañías. Como consecuencia, se podrán crear equipos de talento ágiles y optimizados con mayor facilidad y a menor costo.

¿En qué consiste una base de datos de candidatos?

Desde un enfoque conceptual, una base de datos de candidatos puede definirse como aquella información organizada estructuralmente acerca de potenciales candidatos que pueden ser útiles para búsquedas de trabajo específicas dentro de una organización. 

De hecho, existen distintos tipos de bases de datos de candidatos que se pueden categorizar de acuerdo con una serie de criterios específicos que aquí se detallan:

• Una base de datos tiene un patrón en común. Por ejemplo, existen bases de datos de candidatos para el departamento de talento humano empresarial; otras, que contienen los datos de contacto para ocupar posiciones de trabajo en otros sectores de la compañía. 

• Las bases de datos de candidatos almacenan la información de los nuevos aplicantes que se han postulado a las búsquedas de empleo. A la vez, una base de datos contiene los perfiles de empleo de toda la comunidad de talentos de la organización. 
  
  Así, muchas empresas recurren a contrataciones internas porque suelen ser más redituables económicamente. 

• Mejoran la cartera de candidatos y pueden ampliarse a lo largo del tiempo según las necesidades empresariales. A la vez, permiten acciones masivas para agilizar los tiempos, llevar a cabo comunicaciones con los postulantes para transmitir la evolución de su candidatura en cada caso y promover la accesibilidad de los datos.

¿Cuáles son las ventajas de las bases de datos en los procesos de selección?

Por otro lado, tener una base de datos de candidatos en el área de talento humano de la organización está íntimamente vinculado con un conjunto de aspectos positivos para los grupos de trabajo y la organización en su conjunto. 

En esta sección de esta guía sobre la importancia de las bases de candidatos en entornos de trabajo de gran dimensión, se detallarán algunos de los ítems más relevantes a tener en cuenta en relación con sus beneficios:

Una base de datos candidatos reduce la contratación externa

Si lideras equipos numerosos en la compañía, es probable que sea necesario cubrir nuevos puestos de trabajo en forma constante o cada cierta frecuencia.

En este sentido, una base de candidatos se posiciona como una excelente opción para disponer de información de calidad y ya clasificada sobre los potenciales candidatos que ya existen en la compañía. 

En efecto, para la organización, es menos costoso rotar a los colaboradores que ya conocen la cultura corporativa y que tienen un alto nivel de encaje con la empresa. 

A diferencia de la contratación externa, la búsqueda de aplicantes internos simplifica los procesos de reclutamiento y regula el clima de trabajo de forma más efectiva. 

Aquí se presentan algunas recomendaciones útiles que se pueden considerar para sacarle el máximo provecho a una base de datos de candidatos para contratar en forma interna:

• Mantén la base de datos de postulantes internos actualizada para optimizar los tiempos de procesamiento de la información. Una de las formas más efectivas es dedicar un cierto tiempo con periodicidad para borrar perfiles que no se adecuan a las búsquedas específicas o que ya se hayan ido de la compañía. 

• Haz un relevamiento de datos cuantitativos sobre cuáles son los colaboradores que desean realizar un cambio de perfil profesional. Una de las mejores opciones es utilizar una plataforma tecnológica para recopilar datos de calidad que sirvan para descartar perfiles de candidato y/o incluir nuevos. 

• Lleva a cabo entrevistas con los líderes de equipo de las distintas áreas de la empresa. Esto, con el objetivo de conocer el estado de situación general de las personas, las preferencias de empleo y si se requieren nuevos perfiles según las necesidades de los grupos laborales. 

• Complementa el empleo de bases de datos de candidatos con métodos de selección como el social recruiting. A pesar de que esta metodología tiene sus aspectos positivos y negativos, puede ser de utilidad para valorar aún más un perfil interno o contratar personal en forma externa. 
  
  No obstante, no se debe perder de vista la relevancia del capital humano que ya forma parte de la empresa. 

Fuente: Crehana

Aumenta la fidelización de los recursos humanos 

Por otro lado, tener una base de datos de candidatos optimizada dentro de una empresa permite acceder a perfiles de trabajo que ya se encuentran activos en la organización. 

En ocasiones, las personas buscan un cambio de puesto para crecer profesionalmente o disponer de nuevos desafíos en la empresa. 

Al mismo tiempo, tener una base de datos potencia los procesos de reclutamiento interno y los niveles de engagement porque aumentan los niveles de participación de los integrantes de las compañías. 

Esto impacta directamente sobre el ambiente de trabajo y predispone al mejoramiento de la retención de talento empresarial. 

De acuerdo con nuestro podcast “Convierte a tu área de Recursos Humanos en un aliado estratégico del negocio” con Andrés Villegas de Makro Group, todas las personas que forman parte del área de talento deben estar informadas sobre las características del negocio. 

También, se vuelve esencial que los colaboradores del departamento de talento participen activamente de distintos procesos, ya sea que tengan o no una relación directa con las tareas del sector. 

¿Cómo aprovechar una base de datos de candidatos en las empresas?

Por último, se deben mencionar las principales estrategias para maximizar los beneficios de las bases de datos en los procesos de reclutamiento de las grandes compañías. 

Aunque existen variaciones según el tipo de negocio en particular, las características de la cultura corporativa y el método de selección que se utilice, aquí se presentan algunos de los más efectivos y positivos. 

Como consecuencia, las bases de datos de candidatos serán aliadas en las instancias de reclutamiento de talento humano organizacional:

Actualizar y revisar la base de datos en forma constante 

Una de las principales vías para mejorar el empleo de bases de datos en empresas de gran dimensión está asociada con la gestión y el seguimiento de la información que poseen. 

Para ello, se recomienda designar un conjunto de personas dentro del área de talento que lleven a cabo estas tareas de forma periódica. 

Esto, con el objetivo de alcanzar actualizaciones constantes y obtener perfiles clasificados cuando sea necesario. 

Entre las acciones que se pueden efectuar para lograrlo, se deben mencionar las siguientes:

Capacitar al talento humano 

Las personas que se dedicarán a efectuar esta clase de actividades laborales deberán tener los conocimientos necesarios.  Ello, con la finalidad de que puedan realizarlo lo más rápido posible y con el mayor grado de eficacia posible. 

Para maximizar las ventajas de la una base de datos de candidatos, se vuelve imprescindible capacitar a los equipos de trabajo que forman parte del departamento de talento. En efecto, este proceso educativo puede agilizarse y optimizarse a través del empleo de recursos digitales. 

Una de las herramientas más apropiadas para utilizar es el software de desarrollo de Crehana que centraliza una experiencia de aprendizaje positiva mediante una interfaz. 

Esta permite diseñar rutas de aprendizaje, conformadas por diversos cursos. A la vez, dinámicas de gamificación y recursos propios del e-learning para alcanzar todos los objetivos educativos propuestos. 

Contratar un Applicant Tracking System (ATS) 

En este caso, un ATS sirve para llevar a cabo una tarea de clasificación y depurado de las bases de datos de candidatos en los procesos de reclutamiento de manera automática.

Sin embargo, siempre se aconseja que esta labor sea supervisada por capital humano altamente calificado. 

Registrar a los postulantes

Usar un formato de registro de candidatos permite hacer un seguimiento de los antiguos aplicantes o los que ya han tenido contacto con la compañía. 

Aunque tal vez una persona no cumpla con todos los parámetros determinados para un perfil laboral en particular, se vuelve esencial almacenar sus datos de contacto y experiencia para potenciales búsquedas. 

“Formato de registro de candidatos”, Crehana

Usar nuevos recursos digitales 

Finalmente, en esta guía sobre la relevancia de la base de datos de candidatos, se debe mencionar el papel que ocupan los recursos digitales. 

De acuerdo con un artículo de Harvard Deusto, se cree que para el año 2030 las nuevas tecnologías alcanzarían su máximo esplendor y el ser humano podría sacarle provecho a todas sus ventajas dentro de los distintos ámbitos de aplicación. 

Así, el empleo de herramientas digitales agiliza los tiempos de trabajo. También, reduce los niveles de estrés y mejora el clima de trabajo. Todo, por medio de la automatización de tareas, como la elaboración, supervisión y actualización de las bases de datos de los candidatos en las empresas. 

En este contexto, es importante contemplar estos consejos:

• Escoge la plataforma digital que más se adecue a las necesidades de los equipos y de las compañías. 

• Realiza instancias de pruebas para corroborar la eficiencia de las interfaces tecnológicas

• Capacita a tus equipos para que puedan aprovechar estos recursos digitales en el tiempo y en todos los procedimientos. 
  
  De acuerdo con nuestro ebook “Transformación digital 2.0”, el empleo de las nuevas tecnologías es fundamental para potenciar la ventaja competitiva de cada compañía.
  
  De esta manera, los recursos digitales permiten trabajar con flexibilidad, a través de una baja inversión y mediante una optimización de las decisiones. 

“Transformación digital 2.0”, Crehana

En resumen, disponer de una base de datos de candidatos es imprescindible dentro del área de talento humano de las grandes organizaciones. Esto, porque permite acceder a perfiles laborales que han sido descartados en otras ocasiones, pero que podrían ser sumamente útiles en una búsqueda actual. 

Asimismo, agiliza los tiempos de los procesos de reclutamiento y reduce los costos de los procesos de espera y contratación de nuevos colaboradores. 

La Inteligencia Artificial (IA) se posiciona como una de las aliadas principales para acortar los tiempos y mejorar la productividad de las personas que forman parte de los recursos humanos de una organización.

Al mismo tiempo, se debe mencionar cuán importante es fomentar una capacitación continua por parte del talento humano para usar estos recursos digitales a su favor. 

Fortalece entonces las bases de datos de candidatos de tu empresa. Como resultado, tendrás la posibilidad de crear equipos de trabajo efectivos y que coincidan con los valores, la misión, visión y objetivos de la compañía. 

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